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核准通过，归档
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企业人事档案管理
制度
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范本
XX公司人事档案管理制度
一、人事档案保管制度
1(目的
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏。这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。
2(基本内容
档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“九防”(防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染)
措施
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。库房内温度要控制在14—24?之间，相对湿度应控制在45—60%之间。
(1) 材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是:
?对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;
?按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;
?在目录上补登材料名称及有关内容;
?将新材料放入档案。
(2) 检查核对制度。检查的内容是多方面的，包括:
?对材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等;
?对环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等;
?对设备进行检查，如库房内应使用白炽灯，以减少紫外线对档案的损害。
(3) 转递制度。转递的大致程序如下:
?取出应转走的档案;
?在档案底账上注销;
?填写《转递人事档案材料的通知单》;
?按发文要求包装、密封。
(4)保密制度。具体要求如下:
?提高警惕，加强安全保密观念，出入库房要注意关门落锁;
?库房内严禁吸烟和放置易燃、易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用;
?保持档案库房的清洁卫生，按时记录库房内温湿度，定期检查、补充杀虫灭菌药物;
?任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合;
?无关人员不得进入库房，严禁吸烟;
?下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。
二、人事档案利用制度
1(目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2(人事档案利用的方式
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3(人事档案利用的程序
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。
(1)查阅手续。查阅人事档案的人员或者单位应持《查阅人事档案审批
表
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(介绍信)》，其中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况，并且需要查阅单位盖章和负责人签字。经过人事部的审核，确定审批表与查档人一致，并且手续齐备，方可查阅。
(2)外借手续。人事档案借出使用时，要经档案主管部门负责人批准，借档单位(部门)盖章，负责人签字。借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。借档单位务必要按期退还(时间一般不得超过两周)，逾期不还者，档案管理部门要及时催要，以免丢失。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
(4)查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。
(5)各单位各部门利用人事档案应严格履行登记手续
浙公网安备 33021202002483