如何制定人事档案
管理制度
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人事檔案管理主要包括兩部分:檔案管理和檔案利用。
檔案管理包括五個部分:歸檔、核查、保衛、統計、轉遞。歸檔包括文本資料和電子資料存入,核查和保衛是對檔案進行保管和整理,統計是製作人力資源報
表
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的重要依據,轉遞記錄是統計的重要內容。五個部分構成了檔案管理的主體部分。
檔案利用包括三個部分:查閱、外借和出具證明。人事檔案的利用要遵循一定的程式。查閱是在指定的場所內進行,外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案,
要求
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出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
制定人事檔案管理
制度
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主要包括以上兩部分內容。具體在制定的時候,可以依據企業自身情況進行整理。
以下是一個典型的人事檔案管理制度範本。
人事檔案管理制度
總則
第一條 目的:爲使公司人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規則。
人事檔案保管制度
第二條 內容:
:,:歸檔制度
:,:核查制度
:,:保衛制度
:,:統計制度
:,:轉遞制度
第三條 歸檔制度
資料歸檔程式如下:
:,:對資料進行鑒別,看其是否符合歸檔要求。
:,:按照資料屬性、內容,確定其歸檔的具體位置。
:,:將資料放入檔案,並輸入資料庫。
第四條 核查制度
檢查核對一般定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
:,:突發事件之後。
:,:對有些檔案發生疑問之後。
:,:發現某些損害之後。
第五條 保衛制度
:,:指定專人負責檔案保管。
:,:備齊必要的存檔設備。
:,:資料庫每三天備份一次。
:,:檔案櫃保持清潔,不准存放無關物品。
:,:不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
第六條 統計制度
人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
:,:人事檔案的數量。
:,:人事檔案材料收集補充情況。
:,:檔案整理和保管情況。
:,:檔案及設備利用情況。
第七條 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起,程式如下:
:,:取出應轉走的檔案;
:,:在資料庫中登出檔案;
:,:填寫人事檔案轉遞記錄;
: ,:按發文要求包裝、密封。
人事檔案利用程式
第八條 查閱程式
:,:由申請查閱者提交查檔報告。
:,:查閱部門蓋章,負責人簽字。
:,:由人力資源部審核批准。
:,:申請查閱者在指定的地方進行查閱。
第九條 外借程式
:,:借檔部門寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。
:,:借檔部門蓋章,負責人簽字。
:,:由人力資源部審核批准。
:,:進行借檔登記,並由借檔人員簽字。
:,:歸還時,及時在外借登記上登出。
第十條 出具證明材料程式
:,:由有關單位部門開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章。
:,:其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;
:,:證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記、發出。
浙公网安备 33021202002483