对外函件管理办法
FX/QG-FW 201505-05
第一章总则
第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化,确保函件的合法性,防范法律风险,维护公司的合法权益,制定本办法。
第二条本办法所称对外函件,指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等,包括:各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。
第三条本办法适用下列对外函件:
1.政府职能部门往来文函:
一类:不涉及权利义务的文函;关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告;
二类:除一类函件外的,费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函;
三类:对行政处罚的回复、答辩、申诉等;
2.司法文书:
一类:司法文书的签收及送达;
二类:所有司法文书及相关请示报告、情况说明;
3.客户往来文函:
一类:按集团
规定
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范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等;对客户利益主张及要求,按集团颁发的
标准
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内容进行的书面回复;
二类:楼书、要约(招商)书;广告推广资料;客户索赔事件。
三类:非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。
4.
合同
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相对方往来文函:
一类:一般工作联系函,如通知、催告函、知会函、邀请函等;
二类:我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函;合同履行变更、异议、中止等文书(工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行);中介机构鉴定文书等。
5.各类外部委托、授权文书。
第二章收函、发函及复函
第一条
职责
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(一)综合部:接收、登记函件,按照函件内容分发相关部门/责任人,发函,复印,存档。
(二)经办部门/责任人:上报函件内容,填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见,草拟函件,填写《函件审批责任单》,按审批意见执行。
(三)法务中心:审查函件,出具法律意见。
(四)子公司董事长:审查、审批、指导、监督发函(按权限)。
(五)事业部总经理:审查、审批、指导、监督发函(按权限)。
(六)集团分管领导:审查、审批、指导、监督发函(按权限)。
(七)集团董事长:审查、审批、指导、监督发函(按权限)。
第二条流程
(一)收函流程:
综合部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见→事业部总经理审阅、审批(按权限)→集团分管领导审阅、审批(按权限)→集团董事长审批(按权限)→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档
(二)发函流程:
经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批(按权限)→事业部总经理审查、审批(按权限)→集团分管领导审查、审批(按权限)→集团董事长审批(按权限)→经办部门执行→综合部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执存档
说明:本条款未列明事项,按照《印鉴使用管理办法》审批权限执行。
第四条收函、发函、回函要求
(一)未按流程、审批权限办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元/项的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-20%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(二)重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元/条的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(三)签收司法文书,签收人应当在送达回执上签收,并写上签收日期,签收当天应立即将文书上报法务中心。未按要求办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元/条的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(四)函件签收需符合工作指南要求,不得擅自签收函件,未按要求办理,未
造成损失的,处相关责任人500-1000元/条的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(五)相关单位、部门人员应当在收到送审函件之日起两个工作日内审查完毕。未按要求办理的,处相关责任人50-200元/天的罚款。
(六)重大函件必须按程序报审签发;函件审批人应当在收到函件之日起一个工作日内审批。未按要求办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(七)有纠纷的涉及时效的未完事项,责任单位和法务部门应把中断时效的复函列入年
工作计划
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,及时回复。对来函规定了回复期限的,函件审查人、审批人应确保在回复期限内向对方复函。未按要求办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元/条的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(八)发函及回函必须严格按照审批内容修改,函件必须经审批权人签字确认后方可对外发送。未按要求办理,未造成损失的,处相关责任人500-1000元/条的罚款,其中,经办人承担70%,主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
(九)各单位综合部、部门专管员应建立完备、准确的对外函件台账,对于所有对外函件逐一登记,不得漏登,台账内容必须包括函件名称、收发双方、收发时间、基本内容、页码、送达回执登记时间等。寄送函件时必须写明文件名称,并留存对方签收回执或快递回执单。未建立台账和留存回执的,处罚相关负责人2000元以上,台账建立不清晰、内容不完整,处罚相关负责人500-1000元,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%;造成损失的,由相关责任人赔偿损失金额的10-30%,并处2000元以上的罚款,其中,经办人承担70%,单位主要领导承担30%。
第五条工作指南
一、收函工作指南
(一)函件签收人应做好签收记录,包括签收时间、签收人员等。对于签收的函件应充分重视,所有来函应保留存档以备查询。
(二)函件原则上由各单位综合部签收,传达室(保安室)人员不得签收任何函件。若能明确函件所涉部门/人的,综合部应当通知该部门/责任人签收或者经该部门/责任人同意后代签收。
(三)函件签收后,由综合部按照函件内容分发相关部门/责任人。
(四)收函单位对于函件存在异议应及时回函,及时回函澄清,表明观点。
二、发函工作指南
(一)函件经办人应按合同签订审批流程及规定权限审批、用印。函件的起草、审查与审批均应附上《函件审批责任单》,由相关责任人签署意见。
(二)对审批权限有争议的,应跨级请示确定审批权限。
(三)各单位综合部、部门专管员应建立《对外函件发送表》,所有发函须详细登记备案(包括函件名称、主要内容、接收方、发送时间、发送方式、份数、签收时间、签收回执等)。
(四)多页函件应加盖骑缝章,避免调包换页。综合部门应在函件发出之日起三日内,将复印件送至法务部门备案存档。
(五)如遇对方拒签时,可采用快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式。应注意快递单上写明文件内容、页码;重要文件采用公证快递的方式。
(六)寄件人保留寄送原件,作为档案长期保管。
第七章附则
第一条本办法由集团法务中心负责修订、解释。
第二条本办法自颁布之日起实行。