公司公文管理办法

公司公文管理办法 公司公文管理办法 总则 目的 为加强重庆HL有限公司(以下简称“公司”)的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 ，特制定本办法。 适用范围 本办法规定了公司公文文种、格式与排版、拟制、收文处理、归档、文件保密等内容。 本办法适用于公司外来文件及公司公文的管理工作。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本规则的引用而成为本规则的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ;凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。 ——GB/T 979>04—2012《党政机关公文格式》。 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件: 公文，是指在公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。 公文处理，是指公文拟制、办理、管理(整理、归档)等一系列相互关联、衔接有序的工作。 外来公文，是指政府部门、行业协会、企业机构等外单位(转)发给公司的公文。 外发公文，是指以公司名义发出的正式公文，包括 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 、请示、函等。 内部公文，是指在公司内部使用的公文，包括决定、决议、意见、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 等。 上行文，是指各部门向上级或公司总经办请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。 下行文，是公司向下属部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。 平行文，是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 公司级文件，是指主要用于向上或向下行文和事关公司全局、全体员工的重大事项，须以“公司名义”即红头文件方式行文，为正式公文，其格式按照国家标准公文的要求执行。 部门级文件，是指在公司内部，各部门以“部门名义”对内发文或对外发文，以负责人签字为准，可不加盖印章，也不使用红头，其格式公司级公文的要求。 公司质量手册、 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 、作业手册、记录等，是指公司内对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度，其格式等编写要求按照公司质量手册、管理制度等相关规定执行。 职责 综合管理部是公司公文的归口管理部门。负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告;负责处理所有以公司名义上报、下发的公文文件的归口管理;负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件及公司下发的规章制度、工作指令等文件，并对公司各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的单位、人员进行处罚。 各职能部门及办事处根据业务需要，设置专职或兼职文员1名，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。各部门以“部门名义”对内发文或对外发文，需报主管副总或总经理审批方可下发，各 部门所有发文文件必须按公司规定统一编号，并留档备案。 公文文种 公司公文的种类及适用如下: 决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。 决议，适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通知，适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。 通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告，适用于公司下级向上级或向政府部门、行业协会等业务主管单位汇报工作、反映情况、回复询问的上行公文。 请示(申请)，适用于公司下级向上级或向政府部门、行业协会等业务主管单位请求批示、批准、批复事项的上行公文。同一级别请求批准事项时，可用“申请”。 函(工作联络函)，适用于平行公司间商务联系、业务协作或知照相关事项的平行公文。 会议纪要，适用于记载、督办、传达公司经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等会议情况和议定事项。 公文格式与排版 公司公文其格式一般包括密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码、发送范围等组成部 分。 密级，按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级(非保密文件可省略相应标识)。 紧急程度，按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类(非急办文件可省略相应标识)。 发文机关标志 公司级文件的发文依据具体需求选择使用: ——“重庆HL有限公司文件”标识的稿纸; ——“重庆HL有限公司(专题)会议纪要”标识的稿纸; ——“重庆HL有限公司商务联系函”标识的稿纸; ——“重庆HL有限公司传真”标识的稿纸; ——“重庆HL有限公司介绍信”标识的稿纸。 部门级文件的发文统一使用符合公司VI规范的稿纸。 公文编号 公司级文件:公司级公文由综合部进行文字校对，并由综合部按文件管理规则编号。公司级公文的发文编号分三种: ——向政府部门、行业协会等业务主管单位报告、请示时，公司内部的重大机构设置、人事任免、总结计划报告、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知、重要方针政策、规章制度、管理办法、条例、规定的发布等适用的编号为“海珑〔年份〕(当年顺序号)号”。 ——与其他平行公司间商务联系、业务协作或知照相关事项时适用的编号为“海珑函〔年份〕(当年顺序号)号”。 ——会议纪要的编号为“〔年份〕年第(当年顺序号)号”。 ——介绍信的编号为“海珑〔年份〕介字第(当年顺序号)号”。 部门级文件 部门级文件由拟文部门指定专人进行文字校对，并按文件管理规则编号，即 “公司简称-部门简称-年份-顺序号”。 注:部门发文编号部门代号为: 部门 代号 部门 代号 监察部 JCD 重庆办 CQB 商务部 SWD 北京办 BJB 财务部 CWD 广州办 GZB 技安部 JAD 武汉办 WHB 综合部 ZHD 成都办 CDB 客服部 KFD 定州办 DZB 统计部 TJD 郑州办 ZZB 昆明办 KMB 例:监察部发文用HLYS-JCD-年份-当年顺序号;广州办发文用HLYS-GZB- 年份-当年顺序号。 签发人。只有“上行文”格式中需带有“签发人”标识，位于发文字号的右侧。 公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期和印章等部分格式，页边距设置以及版记部分的分隔线、抄送单位、印发单位和日期、页码等，参照“国家标准GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》”执行。 公司公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。 公司公文推荐字体:公文标题用3号加粗宋体;标题与正文之间空一行，主送单位用4号加粗仿宋字体;正文、成文日期等用4号仿宋字体。 公文拟制 公司级公文拟制流程 编制(文件起草部门)?部门审核(编制单位/部门负责人)?部门外会签(可缺省)?会审(主管副总会审)?审批签发(总经理)?编号下发及备案(综合部)。 部门级公文拟定流程: 编制(文件起草部门)?部门审核(编制单位/部门负责人)?会签(可缺省)?审批签发(主管副总)?编号下发及备案(部门文员)。 注:各部门下发公文，必须同时抄报综合部及业务相关部门，以便协办或查考。 会议纪要由会议主持人指定拟稿人并签发。 以公司名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、签发、宣贯发放等程序执行: 拟稿。拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及公司有关规章制度;情况真实，观点明确，文字精练，条理清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要;文种、格式、密级、急度划分、行文符合规定;文件实施日期要尽可能明确。拟 稿部门领导要对文稿进行审核。 会签。拟稿部门自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关部门征求意见;会签时间根据文件紧急程度规定的时间而定，一般不超过2日，超过规定会签时间若无反馈意见则视为同意。会签部门如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考。 审核。审核的主要内容包括: 是否需要行文，以何种名义行文; —— ——公文体式、文种、行文是否符合规定; ——文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理; ——公文内容与国家的方针政策、法律、法规及公司其他规章、制度是否一致; ——要求和措施是否明确具体，切实可行; ——内容涉及的部门是否经过协商会签，达成一致意见; ——文件密级、急度确定是否恰当。 签发。公司级公文必须由公司总经理或其授权人签发。文件一经签发即生效，签发人对公文内容负领导责任。对已签发的文稿，未经领导同意，对公文内容不得自行修订。 学习宣贯。公司及各部门公文文件下发后，要求进行宣贯的各部门应组织相关人员进一步学习宣贯或签字确认已学习该文件的内容和要求。 各部门公文拟稿、会签、审核等流程应参照公司公文处理程序执行，并须审批后方可下发。 分发。凭已签发的发文稿纸发放并记录发放许可情况。公司发文可采用纸质或电子文件的方式分送。电子文件是指在公司内部OA系统上公告或点对点传送签收，效力等同纸质方式。 收文处理 登记、批示、分发。公司外来文件统一由综合部负责签收，其他部门原则上不得签收公司外来文件。收发员收到文件后，在收文登记薄上进行登记，按公司领导批示的传阅范围进行分发。 承办。根据公司领导的意见，收发员将文件进行及时的分类和分流，发送到相关部门或岗位。对于需要紧急处理的文件，必须致电话提醒相关人员进行办理。 催办。对重要的和有时限要求的文件，行政收发员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。各承办部门要协助做好及时催办跟踪，并将办理情况向综合管理部和有关领导反馈。 书面文件接收发放均需填《文件接收登记表》，直至文件传递流程结束。 公文归档 存档保管分工: 外来公文、公司级公文由综合部存档保管。 公司召开的会议所形成的文件、材料、领导讲话等，由综合部存档保管。 各部门公文，由各发文单位存档保管，同时需提交一份给综合部备案。 两个以上部门联合召开的会议形成的文件、材料，由主办部门存档保管，其他部门存复制件。 公文办理完毕后，责任部门应及时整理电子文件、纸质载体和有关材料(包括音像)。年度终了后，应在次年3月前完成所有归档工作。 每一年收到和发出的文件应建立电子目录，列明日期、来文单位、字号、标题、序号，以便日后查询。当发生工作移交时，行政事务管理员必须把所有文件档案移交给相关接收人员或其直属领导。 存档保管方式 公文归档要遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌，保证归档文件材料的齐全、完整。书面公文资料应编号装订存档，相应公文电子文档必须存盘备份。 进行归档时必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。发文必须发文稿纸、归档底稿和盖有公章的纸质正文合为一件，收文必须将督办流程表与文本合为一件。 各单位综合管理员应根据各自的职责权限，及时将有关资料整理编号存档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和使用。 文件保密 公司所有员工必须严格遵守公司保密相关规定，任何人不得利用接触秘密文件之便，泄露公司秘密。 其它 本制度自公布之日起开始实施，如有相关旧制度与本制度产生矛盾时以本制度为准。 本制度由综合部负责修订与解释。