2012非原材料采购流程和制度

2012非原材料采购流程和制度 非原材料采购流程和 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 非原材料采购主要是指工厂备品备件、公司固定资产、工厂 固定资产、办公用品、劳防用品、礼品、工程辅料等物品的采购。 根据目前的采购分布形式和采购方式，采购 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 、报账、预付款 流程如下: 一、 备品备件申请采购流程和报账流程: 1、 设备能耗部(或物质部)提出申请单------工厂设备能耗部经理审 批-----工厂厂长签字------生产运营总监签字(单个物品采购金 额大于5000元)-----采购供应部进行按单采购。 2、 通用普通件(五金杂件、通用阀门、通用轴承、劳防用品等)，就 近采购，有固定供应商并且单个物品单价有合同绑定的及时系统分 配供应商，或者电话知会供应商送货即可。 3、 对于没有合同绑定价格或者单个物品价格比较高的，采取综合询价 比价，充分考虑工厂设备的实际需求进行综合 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 确定在采购，确 保综合成本最优。避免在采购过程中寻求最低价，要充分考虑性价 比和技术需求，对价格高于现有报价最低的，要找出原因并且在比 价表中说明清楚，在存档。 4、 对于有指定厂家信息的物品采购，同样遵循三家比价过程，但是要 侧重分析指定厂家物品性能分析(技术指标、工厂指定原因确定、 使用用途确定等)综合比价后把比价信息跟采购部经理和需求部门 汇报，得到需求部门认可后进行采购(对于大型试验设备有方便的 可以到供应商处进行现场考察和试验)。 5、 工厂固定资产的采购(包括办公设备、工厂大型阀门、试验设备等)。 (金额大于5000元的工厂固定资产需要生产总监签字，并且填写工 厂固定资产审批表)。办公设备遵循现有品牌优先，其他替换品牌 进来时要综合考虑后期维护成本，达到综合成本最优方案采购。工 厂阀门采购时采取工厂现有使用阀门使用情况了解优先，综合使用 时间优先进行综合考虑。试验设备遵循通用性优先，维护成本比较 低，可以优先考虑现有具有实力的供应商进行供货(一定是要综合 比价后得到的价格是最优和综合方案最优情况下优先)。合同必须 完善相关条款。 6、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 7、 报账流程:采购订单-----工厂入库单(工厂保管和物质部主管签 字)-----供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型 (金额大于5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财 务)-----采购供应部经理签字-----工厂厂长签字-----总经理或 者生产运营总监签字(金额大于30万或者在建工程类型金额大于 30万)----财务报账。 二、 公司固定资产采购和报账流程: 1、 使用部门填写申请单-----办公室审核签字-----成本会计签字 -----内勤副总签字-----总经理签字(涉及金额大于30万)----- 采购供应部进行采购。 2、 对于办公设备的采购建议是季度采购最具有综合成本优势和采购 方案优势。 3、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 4、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务)-----采 购供应部经理签字-----总经理签字(金额大于30万或者在建工程 类型金额大于30万)----财务报账。 三、 劳防用品、办公用品采购流程和报账流程: 1、 工厂办公室(公司办公室)填写申请或者系统采购申请------办公 室主管签字(系统审批采购申请)------内勤副总签字(系统授权 审批)/工厂厂长签字(审批系统权限)------成本会计签字----- 采购供应部按照申请单(采购申请分配订单给相关供应商)。 2、 对于劳防用品、办公用品征询使用人意见进行采购，办公用品采取 季度采购最方便，节约采购频率，也降低采购成本。劳防用品采取 月度定期采购较有优势。 3、 劳防用品、办公用品采取严格预算制度，前一个月预算下一个月金 额，当金额使用完成后，如果在申请需要关联部门自行掏钱购买(可 以要求现有供应商送货但是要使用部门自行报销)这样有利于严格 控制预算完善预算。强化管理制度上的落实。 4、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 5、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务)-----采 购供应部经理签字-----总经理签字(金额大于30万或者在建工程 类型金额大于30万)----财务报账。 四、 礼品采购流程和报账流程: 1、 需求部门填写采购申请单-----需求部门经理-----成本会计签字 -----办公室审核签字-----总经理签字-----采购供应部按照需求 采购。 2、 礼品遵循现有供应商优先(价格实惠前提下)，对于黄金饰品类型， 建议到同一家或同一品牌供应商(除客户指定需求品牌除外)处购 买，有利于节约采购时间和成本优势。 3、 必要前提下可以跟供应商签订长期供货合同，细化职责，强化需求 和明确责任，对公司和个人是一个保护作用。 4、 减少外出机会和事宜，增加和加大供应商上门服务力度，建议采购 员与需求部门相关人员联动现场购买确认，有利于保护自身的采购 透明职责。 5、 购买前跟财务咨询清楚报账方式，避免造成过程混乱。签字和过程 资料，特别是陪同人员姓名有必要写在报账单最后联处。 五、 工程辅料采购流程和报账流程: 1、 工程部填写采购申请-----工程部库管员核定库存(采购数量比较 小)-----预算部经理签字-----工程部经理签字-----技术经理签 字(指OEM类型)-----总经理签字(特别是OEM类型)必须总经 理签字-----采购供应部进行采购分配。 2、 对于有库存物料，采购数量比较小优先库存发货(这个要跟工程部 库管员确认)，采购数量比较大的由供应商直接发货。 3、 对于指定材料选型过程，需要工地项目经理、预算部经理签字确认， 并且在报销时跟发票粘贴一起，方便财务审核。 4、 外购材料，得到现场项目经理，预算部经理，总经理确认或者外购 材料部门确认后进行采购。 5、 现场材料采购，可以按照目前市场采购价制定出一个参考价格，上 海平均价与当地平均价外加一个变动价10%为限即可得出。 6、 对于需要现场支持的重点项目采取项目经理负责制，采购配合和询 价采购，以及供应商开发。 、 严格合同绑定价格进行采购，对于项目经理不同意我们现有供应商7 采购物品质量的，可以现场采购但是需要将检测报告发送给采购部 进行报告核定差异原因，并且开发新的供应商。 8、 严格报账制度，所有供应商能够谈到月结的以25号为月结账对账 日。 9、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 10、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务/工程公司 不需要)-----采购供应部经理签字-----总经理签字----财务报 账。 六、 1、凡未通过招标确定采购的供应商(也不是长期采购物品)单次采购 金额在3000元以上的，必须有三家以上供应商报价进行比价，在权衡 质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进 行综合评估。 2、采购人员不得参与物质的验收;采购交货质量、数量、交货等问题 的解决;应根据合同相关条款和规定进行协商解决。 3、凡采购频率较高，量小的采购，采取一年或者半年招标定价合同绑 定价格进行采购。 七、 合同评审审批流程: 7.1、 生产物资(含新建工厂)采购合同评审流程 经办采购员------各采购部经理/工厂厂长审批-------风险监管部评审------ 采购总监(或授权人)批示。 为提高效率，简化流程，采购合同经风险监管部评审后，采购总监授权如下:生产性原材料合同评审30万以下授权给各采购部经理/工厂厂长;生产用固定资产、设备备件等采购合同10万以下授权给采购部经理/工厂厂长/项目总指挥。 7.2、工程公司物资采购合同评审流程 经办采购员------采购供应部经理审批------风险监管部评审------分管领导/总经理批示。 7.3、 礼品、办公用品、办公用固定资产类采购合同评审流程 经办采购员------采购供应部经理/工厂厂长审批------风险监管部评审------分管领导/总经理批示。 7.4、采购作业控制要点 (1) 采购申请创建、采购申请审批、采购订单执行、验收收货、付款报销等应职责分离。 (2) 确保采购申请、采购订单、付款申请经过审批并在审批人的授权范围内。 (3) 采购人员在执行采购申请时须遵循多家比价的原则。若特殊情况，无法三家询价，需在合同评3表中注明理由，并由相关领导审批。 (4) 采购合同内容和条款按风险监管部提供合同版本执行;所有采购合同需供应商签订廉政协议。 (5) 准确性核实: ? 采购部负责对采购申请和采购订单的准确性进行复核; ? 仓库人员负责对采购订单及收货报告的准确性进行复核; ? 财务人员负责对采购订单、采购入库和发票的准确性进行审核。 (6) 对于涉及知识产权的，与供应商签定《知识产权协议》及《保密协议》。 (7) 因特殊情况或工作需要，经公司领导特批采购异型、异常、单一物资，应在报销凭证上注明采购单位电话及联系人，便于审计部门稽查。 (8) 如遇可能造成重大损失或影响人员安全的紧急采购，而授权人无法履行审批手续，采购部可根据实际情况进行电话确认并注明“***电话同意”字样的申请单立即采购，但申请部门必须在三天之内补齐手续。 八、采购申请的创建 8.1、各工厂生产运营部负责创建、修改生产用物料的采购申请，各工程管理部负 责工程用量的采购申请，各资产管理部门(包括但不限于各级办公室、各工厂的设备 及能耗管理部门等)负责固定资产、备品备件、礼品等低值易耗品的采购申请;技术 中心负责研发耗材的采购申请。细则如下: (1)各工厂生产运营部根据生产 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 以及系统提供的原材料采购建议，提出生产用原材料采购申请。采购供应部可根据工厂的采购申请、经济采购批量等条件，沟通、调整采购数量，获批后向供应商下达采购订单。 (2)工程原料及辅料的申请由部门经理及相关业务员提交内勤创建。 (3) 固定资产申请需向资产会计确认资产号由使用部门填写。并参照公司《固定资产管理程序》的相关规定。 (4) 采购申请上应注明所采购的材料名称、数量、单位、规格、需用日期。需用日期不应少于采购部制定的采购交货期。采购部复核采购申请(合格供应商、 起订量、采购周期、批准权限)，对不合格的采购申请给予退回，并明确指出不合格的具体原因。 8.2、SAP供应商主数据维护 供应商主数据是创建采购订单、按采购订单收货及发票校验等交易的重要基础数据，采购人员必须保证在系统中供应商主数据的准确、完整和唯一，确保与采购相关的交易在系统中正常运行。 8.3、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 采购订单的创建 采购人员/跟单员按采购申请的规格、数量及交货期限在ERP系统下达采购订单。采购部经理审阅批准采购订单。同时采购订单应根据金额大小由相关领导批准，具体按公司相关文件执行。 采购人员将审核后的采购订单传真或Email给供应商，供应商在订单上盖章/签字确认，并将确认后的订单传真回采购部。同时要求供应商在送货单、发票上注明准确的采购订单号。 8.4、跨公司采购订单的创建 集团分公司之间调拨物料，由需方公司在系统中创建跨公司采购订单，发货公司按跨公司采购订单交货，操作流程如下: (1)需方先与供方采购主管沟通，确定物料的不含税价格及税码后，在系统中创建“跨公司采购订单”，并将跨公司采购订单签字传真给供方采购部。 (2)当发货公司有库存时，供方采购部将跨公司采购订单传真至保管办，发货公司保 管办根据跨公司采购订单生成外向交货单并过账发货。如遇短缺原材料的发货，须征求上游采购供应部意见。 (3)当发货公司无库存时，由供方采购部向供应商下标准采购订单: a、供应商送货至发货公司，保管办按标准采购订单号办理入库，然后按以上(2)条 执行; b、供应商直接送货至需方公司，需方公司采购员须按接收物料的实际数量下跨公司 采购订单，传真发至发货公司采购部，发货公司保管办根据采购部创建的标准采购 订单按实际收货数量办理入库，同时根据跨公司采购订单创建外向交货并过账发 货。 (4) 特别注意的是:跨公司采购订单价格需填写不含税价，但税码仍按要求填写。 8.5、采购订单的关闭 对未能在SAP订单时限内执行或因其他原因被取消的订单，采购人员应确保当月在系统中关闭，如有特殊原因需要继续的订单，最迟不超过60天。 具体操作如下: 在SAP系统中选择“ME2N-按采购订单号的采购订单”——“选择参数”(WE103)——“交货-交货已完成” 8.6、创建采购明细报表 采购人员根据SAP系统中的采购订单，每月生成《采购明细报表》(见附件4)。每月5日前将上个月的采购明细报表报所属采购部经理。 同时，采购人员在每月报表中统计采购订单到货情况，对经常到货不及时供应商及时进行跟踪和处理。 九、 供应商账务往来管理 9.1、预付款管理 按照财务每月5日提交的《供应商往来情况说明表》核对供应商往来帐，采购经办人应从付款之日起30天内报销平帐。若特殊情况，当月10日之前提交上月供应商往来说明;若付款日期超过60天未报销，非特殊情况，将给予责任人经济处罚或当月考核扣分1-10分。 9.2、应付款管理 常规供应商发票应在货到15日内开具至采购经办人，特殊情况供应商可每月25日开具当月发票，逾期未开，给予供应商延迟付款的处罚。 采购人员最迟货到30日内将报销凭单交至财务，跨公司采购的报销可延 迟5个工作日，进口物资的供应商报销应在预付款/入库之日起3个月内报销完毕。遇特殊情况书面申请延迟，否则将给予责任人当月考核扣分1-10分。 供应商应付帐款原则上拖欠不能超过3个月。 9.3、供应商付款方式 (1)先款后货分:预付款(如设备类);立即应付。 (2)货到付款分为:货到之日起7天;货到之日起15天;货到之日起 30天;货到之日起45天;货到之日起60天。正规供应商可以开具发票 之日起计算。 (3)月结:按各财务部统一结算时间(如每月第3周周四)结算。 9.4、借支及个人往来管理 9.4.1、 原料类采购人员的个人借支每月月底前小于5000.00元(含)，并列 说明清单给部门经理;一个月内还未归还的，非特殊情况将给予借支人 经济处罚或当月考核扣分。 9.4.2、非原料类采购人员的个人借支，非特殊情况借支日期起在30日之内 报销完毕，非特殊情况将给予借支人经济处罚或当月考核扣分。 9.5、报销及票据管理 9.5.1报销单和借支单上严禁进行任何的涂改，如手工错误需要重新制单， 如人为恶意修改，一经发现将给予开除处理或严厉的经济处罚。 9.5.2每月月底要跟供应商确认当月的发票情况，避免发票遗失;若票据遗 失，但未给公司造成经济损失，给予采购经办人100元罚款;若增值税 发票遗失且造成无法抵税，给公司造成经济损失，视情节严重，给予经 办人200-2000元罚款。 9.5.3任何交至财务部的票据，要有书面移交手续记录，部门定期检查。涉 及发票与财务交接时，须注明发票号，所有财务签字的移交单需保存完 整。 图一 单个采购基本业务流程图 提出采购申请 需求部门或工厂原材料计划员 需求部门经理、工厂主计划、审批采购申请 工厂厂长、运作总监 需求部门或工厂原材料计划员 将采购申请递交采购部 不合格 退回申请人 采购部 审核采购申请 合格 资金计划报财务 采购部 询议价，准备采购订单 采购经理 审批采购订单 采购部 执行采购 跟踪并分析 采购部 采购订单完成情况 每月审核未完成定单 采购经理 并予以处理 采购部 记录保存