食品行业文书管理规定

食品行业文书管理规定TingBaowasrevisedonJanuary6,20021食品行业文书管理规定文书管理制度总则1为使公司的文书管理制度化、规范化，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。2文书包括：业务工作上的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。3全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。4必须严格保守文书的秘密。5文书按下列要点处置或办理：（1）凡属重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”形式出现。所有文书的处置都必须以准确与迅...

TingBaowasrevisedonJanuary6,20021食品行业文书管理规定文书管理制度总则1为使公司的文书管理制度化、规范化，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。2文书包括：业务工作上的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。3全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。4必须严格保守文书的秘密。5文书按下列要点处置或办理：（1）凡属重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”形式出现。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，且必须明确责任。（2）即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。6文书的收发、领取与寄送，原则上由公司办公室负责。二、文书的收放1到达文书全部由公司办公室接收。2到达文书由办公室按下列要点处置：（1）一般文书予以启封，分送各部门。（2）私人文书不必开启，直接送收件人。（3）分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。三、文书的处理1文书的分类：（1）带密级文书，具体分为：a、绝密，指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。b、机密，指重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。c、秘密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（2）普通文书，指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。（3）传阅文书，指在本公司内部传阅或传达的文书。2普通文书的处理原则：（1）由部门负责人以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。3带密级文书的处理原则：（1）带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。（2）指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定的约束。4文书的阅览原则：某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。5与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。四、请示审批1请示审批是公司经营的一项重要程序，凡属公司经营重要事项，都必须经请示，获得总经理审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况需董事长审批通过后方可执行。2必须请示审批事项如下：（1）职务及重要人事安排；（2）各种制度性规定的变更；（3）重要合同契约的缔结、解除与变更；（4）诉讼行为；（5）与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；（6）土地、建筑物的购买与转让；（7）大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支；（8）分支机构的增减；（9）预算与决算事宜；（10）借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更；（11）重要或高额物品的采购；（12）有关公司经营的重要计划与企划；（13）其他上述未涉及的重要事项。3请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交有关领导。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。4请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、行政部门和财务部门等。5请示提案文书必须注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。6请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。7请示提案的原件由公司办公室保管。五、文书的整理与保存1文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。2全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。3制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与专利、证书等特别重要的文书，由公司办公室填写“重要文书目录”后，予以保存。4文书的保存年限如下：（1）永久保存文书，包括章程、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的诉讼关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。（2）保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。（3）保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。（4）保存一年文书，指不太重要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。5所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。6保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。7如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。8必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。9本制度难以执行时，须与公司办公室联系，由办公室相关负责人作出裁定。六、附则1本制度报总经理批准后施行，需要时由公司办公室修改并报总经理批准施行。2本制度由公司办公室负责解释与检查。3本制度施行后，其他相同的规章制度或与之相抵触的制度或规定自行废止。4本制度自颁布之日起施行。

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