企业管理信息系统成功应用案例

MIS应用的成功案例 一、案例背景 北京燕京啤酒集团公司是1993年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展组建的国家二级企业。燕京啤酒集团现拥有总资产50多亿元、员工12800人,占地220万平方米、年产销能力超过160万吨,燕京啤酒集团已经成为中国啤酒行业吨位最大的“航空母舰”之一。燕京啤酒集团是国家经贸委重点支持的520家大型企业之一,下属拥有控股子公司(厂)十六个。北京燕京啤酒股份有限公司(下文简称为燕京啤酒)是燕京啤酒集团的上市公司,2000年燕京完成啤酒销售量141万吨;实现销售收入25亿元;实现利税总额9.2亿元。一个企业的成功固然与其生产技术息息相关,然而管理的科学与否直接影响到这些先进的生产技术能否真正给企业带来效益,良好的技术只有与优秀的管理思想相结合才能产生预期的效果。作为一个大规模的企业,企业管理水平的高低依赖于其信息化建设情况和信息管理水平,企业管理系统是企业管理思想的体现。 燕京啤酒集团在经过一系列决策后决定引进MIS,并聘请了专家进行评估、测试和后期调试,最终形成了现在使用的适合燕京啤酒的MIS。燕京啤酒MIS主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统和存货管理系统等构成。经过不断调整和测试,现在使用的MIS成功在燕京啤酒“生根发芽”并为燕京的后续发展提供保障和动力。 二、MIS在企业中的作用 MIS(管理信息系统--Management Information System)系统,是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。 是一门新兴的科学,其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理,通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解,建立正确的数据,加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员,以便进行正确的决策,不断提高企业的管理水平和经济效益。目前,企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。随着我国与世界信息高速公路的接轨,企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益,企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。 1、硬件应用 由于燕京啤酒公司财务、销售、仓库等部门位于不同的办公楼,办公楼之间相距上千米,为了便于各部门实时传递信息,加强对各部门的管理和监控,需要在公司厂区内建立一个内部网。 2、软件应用 销售管理系统包括销售开票、送货管理、运输费管理、结算管理、退货管理、退变质酒管理等模块,存货管理系统主要包括包装物周转管理、扎鲜啤酒桶周转管理和产成品库房管理等模块,财务系统主要包括总账、固定资产管理、工资管理、应收应付管理、UFO报表、现金流量表、财务分析等子系统。各模块之间实时传递信息,完全实现了销售、财务信 息共享。其功能结构图如下所示: 燕京啤酒企业管理系统应用效果 燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享、加强业务控制和利用信息加强企业管理等方面取得了显著的成效。 满足财务和业务协同,实现企业信息共享 销售发票一次录入,销售业务信息全公司使用;实现了数据共享和信息的有机集成,全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务以及管理信息;销售部门和仓库部门数据的共享,为杜绝假票现象创造了条件,手工条件下,会出现利用假票骗取企业利益的情况,使用计算机后,只要录 入票据的保密信息系统就会自动显示该票据的全部真实信息,票据的真伪当即就可以识别。 降低原始数据错误率,减低企业经济损失,保证统计信息真实性 系统对于产品和客户信息都提供了参照,可以直接从系统中选取而不需人工录入,而且在系统中选定某产品后,其对应成套包装物会自动进入销售发票。这种便捷的录入方式不仅减轻了操作员的劳动强度,而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性,为企业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源。 7、强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱,维护客户的权益、在客户心目中树立良好的公司形象至关重要。燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理,因此用友公司在燕京啤酒管理系统的 规划 污水管网监理规划下载职业规划大学生职业规划个人职业规划职业规划论文 中,从大模块的设计到每个功能的实现处处体现着这一理念。 8、加强产品管理,满足市场需求 对于产品的研究分析是管理的一个重要组成部分,不同的产品适合不同的市场,不同产品其市场需求量也不同,同一种产品在不同时期其需求量也不同,这些信息不仅直接影响到产品的销售,而且决定着产品的生产。 业绩考核有据可依,部门、职员评价科学合理 怎样使业绩考核更科学,更有说服力,一直是理论界和实务界研究的重要课题。在该管理系统中为部门业绩考核、员工业绩考核提供了定量分析方法,使业绩考核更科学合理。 10、加强应收账款管理,加速资金周转 在客户数量众多的情况下,为每个客户都建立一本账,不仅可能违背成本效益原则,而且信息不准确、不及时。因此,即便企业已有很先进的应收款管理方法,手工处理方式也制约了这些方法的使用,造成应收账款管理上出现失误。在燕京啤酒管理系统中,可以进行账龄分析,通过对各客户所欠款项进行账龄分析,可以快捷、全面地了解其欠款情况,及时对应收款项进行催收,加速资金周转,减少坏账损失;同时燕京啤酒是上市公司中采用账龄法计提坏账的第一家,账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件。 11、及时、准确的对外提供报表,为利益相关者提供决策信息 北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司,其财务数据必须对外披露,为债权人、所有者、政府部门等利益相关者进行分析决策提供信息。燕京啤酒管理系统实现了财务和销售的集成,销售系统可以将有关业务信息实时进行提炼,编制成账务凭证,自动传递到财务系统,财务系统根据需要即可在UFO 中快速生成企业所需各种报表和分析图表。例如可以生成对利润构成的分析图表。这不仅能保证对外报表能及时、快速获取,而且对外报表的准确性也有了可靠保障。 三、MIS对企业的重要性 现有的燕京啤酒管理系统是北京燕京啤酒股份有限公司与用友软件股份有限公司强强联合和协作所取得的信息化建设的典范。然而燕京啤酒并不满足现状,在此基础上,它将在近期内完成生产管理、质量管理、采购管理等系统的建立,把企业的全面管理推向更高水平。 MIS对于燕京啤酒的信息管理是非常重要的。企业各方面的现代企业管理依赖于信息的访问和使用,任何企业的决策都需要信息。燕京啤酒的信息管理系统主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统和存货管理系统等构成,目前采购管理系统为预留系统。 信息是一种资源,很好地利用信息资源,才能更好地开发和利用各种其他资源。人们普遍认识到,有效地利用企业信息化可以帮助企业有更好地发展规划和良好的商业决策,并提高企业的工作效率。例如MIS在燕京啤酒的财务管理方面应用,在燕京啤酒管理系统中,可以进行账龄分析,通过对各客户所欠款项进行账龄分析,可以快捷、全面地了解其欠款情况,及时对应收款项进行催收,加速资金周转,减少坏账损失;同时燕京啤酒是上市公司中采用账龄法计提坏账的第一家,账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件。 又如在燕京啤酒企业的质量管理和存货管理方面,MIS也起到了重要的作用。啤酒的生产和销售受天气影响很大,而且对新鲜度的要求也高。在销售旺季每天有大量的原材料入库、产成品出库;淡季也要保证正常的生产计划,要有足够的原材料,适当的产成品库存。因此啤酒行业对库存管理的要求比较高。采用信息化库存管理系统,存货分析模块可以从各个角度对库存物料的信息作出分析,如存货数量分析(是否超储或短缺)、原材料占用资金分析、材料来源和去向分析等。根据分析数据进行材料的采购和产品的生产,可以避免原材料存储过多造成资金周转困难,也能避免企业盲目过量生产造成的损失。最重要的是企业能够提供优质、新鲜的啤酒。 能利用好MIS对于企业未来发展是意义重大的。MIS包含了一些抽象的概念和管理理念,以及信息技术和实际应用。信息系统可以不涉及计算机和其他现代技术,甚至可以纯粹是人为的。然而,现代通信技术和计算机技术的发展,信息处理系统的容量已经得到了很大的提高。现在各种信息系统已经离不开现代通信技术和计算机技术,现代信息系统,一般是指系统的人,机并存的局面。信息系统是一个很广泛的概念,信息的载体是数据的各种数据,如数字、文本、图像、声音以及使数据的特定的形式,该文件是一个数据集合,数据库更复杂的数据文件,在物理媒体上使用特定的格式存储的文件。从哲学的角度来看,信息是反映世界的状态、属性的。联系和发展过程中,世界所有的东西体现在人的大脑是信息,信息处理和信息传输过程中,他们的关系是对立的,主观思想和客观事实的主观和客观的统一一致的对应信息是真理。信息理论是信息的收集、存储、处理、输出和转移过程中的法律研究。控制论和系统论和信息论三位一体,既相互联系和不可分割的。企业管理是一个有机的系统,各部门的人员组成一个有机的整体,而且之间存在信息系统。人类在很大程度上依赖于信息和信息系统。 总而言之,MIS为燕京啤酒的管理系统实现了财务业务一体化,对企业的业务进行了有效的控制,为企业管理提供了丰富的工具和手段,准确、及时的为企业提供各种对内管理报表和对外财务报表,在企业管理升级中起到了非常重要的作用。 四、对MIS的看法 管理信息系统与计算机的关系密不可分,计算机技术产生以后,迅速在管理领域获得了广泛的应用。二十世纪六十年代,美国经营管理学会及其事业部第一次提出了建立管理信息系统的设想。进入二十世纪八十年代以后,随着各种技术特别是信息技术的迅速发展,管理信息系统也得到了进一步的发展,其概念逐步得到了充实和完善。 管理信息系统是社会系统的抽象表达,社会系统的各个实体之间通过信息发生相互作用,而把这些实体抽象成为管理信息系统里的节点,将不可见的信息具体化,进行分类、检索和储存,提高信息的质量,就可以提高实体之间交流和相互作用的效率。任何一个实际有效的管理信息系统都是一个社会系统的映像,管理信息系统的运作可以提高社会系统的运作效率,它实际上也是社会系统的一部分,是社会系统高度发达的产物。 管理信息系统是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它是一门新兴的科学,其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业信息管理,通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解,建立正确的数据,加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员,以便进行正确的决策,不断提高企业的管理水平和经济效益。目前,企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。 管理信息系统按组织职能可以划分为:办公系统、决策系统、生产系统和信息系统;按信息处理层次进行划分为:面向数量的执行系统、面向价值的核算系统、报告监控系统,分析信息系统、规划决策系统,自底向上形成信息金字塔;按历史发展进行划分为:第一代MIS 是由手工操作,使用工具是文件柜、笔记本等。第二代MIS 增加了机械辅助办公设备,如打字机、范围走向广域范围。按综合结构可以划分为横向综合结构和纵向综合结构,横向综合结构指同一管理层次各种职能部门的综合,如劳资、人事部门。纵向综合结构指具有某种职能的各管理层的业务组织在一起,如上下级的对口部门。 主要功能包括经营管理、资产管理、生产管理、行政管理和系统维护等。不仅仅把管理信息系统看作是一个能对管理者提供帮助的基于计算机的人机系统,而且把它看作一个社会技术系统,将信息系统放在组织与社会这个大背景去考察,并把考察的重点,从科学理论转向社会实践,从技术方法转向使用这些技术的组织与人,从系统本身转向系统与组织、环境的交互作用。 管理信息系统的开发方式有自行开发、委托开发、联合开发、购买现成软件包进行二次开发几种形式。一般来说根据企业的技术力量、资源及外部环境而定。大型医院,连锁超市,有实力的企业,在这方面的投入都较大,系统一般都是公司自己找专业公司开发的这样才符合自己公司的实际情况。另外,MIS一般只要是大一点的需要销售商品的公司都会用到,只是投入的资金不同而已。 管理信息系统可以带来的好处有很多,比如可以简化人们日常工作中的大量机械重复的操作,使一些过程繁琐且数据量大的数据收集工作得已高效的进行,信息系统还可以通过对数据的有效控制,实现对工作流层的控制,协调。现在的信息系统,如专家系统还可以给管 理人员提供决策支持,通过对数据的整理分析给管理层提供有利于决策的决策模型,管理信息系统中的数据仓库,可以对大量的日常数据进行数据挖掘操作,发现一些不为人知的,但是切实可用的规律,变化。例如:电话公司的自动缴费系统,大大缩短了,客户缴费的时间,省去了传统的前台收费后还要手动把所收取费用计入账本的麻烦。沃尔玛的数据挖掘系统,根据客户购买商品的数据,啤酒销量上涨的规律,物流公司可以通过信息系统,对货物进行跟踪控制.....等等。 随着世界信息高速公路的发展,企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益,企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。MIS系统通常用于系统决策,例如,可以利用MIS系统找出目前迫切需要解决的问题,并将信息及时反馈给上层管理人员,使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说,MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状,把握将来的发展路径。 最有效的MIS能够反应随着时间的推移和内部程序的改变,外部的变量如何改变,也就是说,时间和内部变量是否会对外部的变量产生影响。这就建立了一个强大而且有效的知识库,它可以帮助进行预测。虽然建立和维MIS是非常耗时和昂贵的,但是与其带来的潜在利益和对决策准确性的提高相比,对一个组织来说这还是值得的。而MIS也是网络营销中的一个重要的内容。