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资料/CommonExamples SZ-GL-12第PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT2页/共NUMPAGES\*Arabic\*MERGEFORMAT2页物业项目业户档案管理流程通用提示:该管理
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资料可用于集体管理中,为使集体的一切工作和所有员工有章可循,高质高效地完成经营生产任务,最终使其各项工作按规律有序地运转,从而产值最大化。本文档可任意编辑,请在使用前仔细阅读正文。 物业项目业户档案管理流程 1、职责 (1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。 (2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。 (3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。 2、工作程序 (1)管理要求 ①.业户情况发生变更时,应及时修订档案。 ②.业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅
记录
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。 ③.文件、资料要进行合理归档,分类整理。 ④.档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。 ⑤.部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。 ⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。 3、档案管理 (1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。 (2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要,若资料很少,可以不做目录),档案的相关信息增减时,需同时修改目录。 (3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式: ①.客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。 ②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。 ③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。 ④.各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。 (4)业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。 (5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。 (6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面
报告
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,由部门主管批阅后,上报项目经理。 (7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。 (8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。