公司文件处理
标准
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第一， 文件的定义此处所批的文件，包括名种规定、来往文件、信件、调查书、
报告
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、契约、凭证类文件、决议、参考文件、帐簿、统计表及其传票等一切业务用文件。第二， 文件处理的原则公司的文件处理必须保持收收发之间的联系，分清责任所在。第三， 保存期限的分类帐簿从其封闭之日，其他文件从组卷时算起，其保存期限分为如下五种。1． 永久保存的。2． 保存10年的。3． 保存5年的。4． 保存3年的。5． 保存1年的。第四， 不同保管期限的文件内容文件的保管期限依照以下标准制定，但还需要有为每一个具体文件划定保管期限的保管期限一览表。1． 永久保存的文件。（1） 公司法规及公司代表大会文件。（2）.董事会及其他重要会议的文件。（3） 有关经营方针及事业规划。（4）预、决算
材料
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。（5）各项规章的制定及修改和废止情况。（6）发至公司内部乘务员机构的指示及命令。（7）.重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。（8）.重要契约、合同的缔结、解除及其他变更。（9）有关公司职员的升降、赏罚及授予的重要内容。（10）.向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容。（11）.重要的诉讼文件。（12）.重要的统计及调查。（13）.除上述内容之外被认为重要的文件。2． 需要保存10年的文件（1） 上述各种文件中不需要永久保存的。（2） 与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等。（3） 事业规划及经营方针的实施细则。（4） 预算的统制及实施细则。（5） 权利和财产的得失、保全及其变更。（6） 诉讼及登记。（7） 与各规定相关的指示事项。（8） 职员的升降、赏罚及授予。（9） 有关职员的卫生保健和福利设施。（10） 递交官方的文件及官方下达的命令。（11） 有关调查的内容。（12） 业务上的差错及事故。（13） 现金出纳簿、核对帐目及各种会计票据。（14） 除以上内容之外，不属于永久保存的，具有意义的文件。3． 需保存5年的文件（1） 以上两项所列务业务中产生的报告、调查及参考资料。（2） 各种简便帐目。（3） 参照前记各项相关的文件。4． 需保存3年的文件（1） 与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外。（2）比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外。（3）比照其他各项相关文件。5． 需保存一年的文件（1） 简单的来往文件。（2） 特别简单的通知、报告、调查及参考文件。（3） 仅供一时之用的和用途单一的文件。第五，文件的整理、装订办结完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由文件收发部门逐年进行，会计文件依会计年度进行整理装订，然后分别保管。若没有逐会计年度整理必要之文件，可另选适宜的时间段装订，这种情况需注明装订年度及文件年限。第六， 保存文件目录的制作依第五条整理过的文件，应在某一组文件的首页或袋皮，附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日、并将其记入同样内容文件清单，分门别类地保管。第七， 文件保存中应注意的方面保存的文件应分门别类地进行整理，并达到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。第八， 文件向保管科的移交各科需保存的文件在保管科移交时，依照另行规定执行。移交时间一般定在帐目封存和其他文件归类完成时。第九， 保存文件的阅览需要查阅已被保存的文件时，需要履行另外规定的有关手续并明确授权。查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下。需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。需经适当的责任者认可方可提出文件查阅。第十， 保管期限的缩短文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关部门合议，缩短其保管期限。第十一， 机构的取消、合并与分设当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。第十二， 非常情况处理
办法
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重要文件应选择安全的场所进行保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，需持特别许可证方可办理。第十三， 文件的销毁1． 已过保管期限的文件，在经各有关部门商定后，予以销毁。2． 销毁原则上采用焚烧，而一般性的报纸、杂志，及其他无价值资料，可采取卖掉的方式。销毁所保存的文件时，需依照有关规定履行必要的手续。
浙公网安备 33021202002483