CompanyDocumentnumber：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998密件管理细则密件管理细则一、密件制作1．草拟、制作密件人，应按照国家秘密及其密级具体范围的规定和保密期限的规定，拟定相应的密级及保密期限，并按照规定作出明显标志。2．会长、秘书长在审核文稿时，应负责审核承办人拟定的密级和保密期限，发现问题及时向承办人提出改正建议。3．密件的签发。密件由会长签发，同时批准密件的密级和保密期限。密件一经签发，其密级和保密期限即正式生效。4．非正式密件（包括属于国家秘密文件、资料的草稿、讨论稿、征求意见稿等）应按照正式密件管理。不需保存的应及时销毁。5．密件的印制由秘书处办公室专人负责，印制数量要严格根据批准的数量印制，不得多制、私留。密件印刷中的校对稿、废页或样品等，应当采取保密措施。二、密件的分发1．密件严格按规定的范围分发，不得擅自扩大分发范围。2．认真填写密件分发登记表。内容应包括：收文单位、发文时间、密件标题、内容摘要、文号、密级、保密期限、份数等项目。3．对剩余密件应当进行清点。发出密件数量与剩余密件数量之和应与密件印制总数一致。三、密件的传递1．呈送密件，由承办人封装后送秘书处办公室清点、登记，禁止通过普通邮政邮寄或其他社会渠道传递，禁止交由无关人员捎带。传递密件应设专夹、专人、专车呈阅并及时收回，不得通过文件交换站进行传送。文件传递必须履行签收手续。2．在执行传递密件任务时，经办人不得办理与传递密件无关的事项。如有意外，应妥善处理，并立即
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会长、秘书长。四、密件的接收1．交接密件时应严格履行清点、签收手续。2．接收密件时，应认真核对收文单位名称，检查密件袋/套密封是否完好，件数是否相符。对误投的密件不得签收，应及时退给发文机关。发现密件包装破损、密件启封信件数不符，应及时报告会长、秘书长。3．签收密件应写明签收人姓名及收到时间。4．密件除注明有“亲启”字之外，应由秘书处办公室负责人拆封，并对照密件清单核对发文字号、件数，如有不符，应及时与发文单位联系处理。5．保留发文通知单，以便查询。6．接收的密件应在密件收文登记簿上详细登记收件日期、密件文号、密件标题、简要内容、密级、保密期限、份数、分发处理意见等项目。五、密件的传阅1．密件接收后，由会长、秘书长根据密件的阅读范围及工作实际需要，确定知悉密件的人员范围。任何人不得擅自扩大密件的知悉范围。2．传阅密件应专夹、专送，并填写“文件处理表”，记载夹内密件份数、编号及传阅时间，由秘书处办公室专人直接呈送阅件人，阅件者之间不得横传，不得擅自留存密件。3．密件阅件人应在办公室内阅读，不得带回家中。4．传达密件内容时，凡规定不准记录、不准录音、不准录像的，呈送者应当事先申明。六、密件的借阅1．所有密级文件一般不得外借。2．因工作需要暂时使用密件的，应按照阅读范围借用，经会长、秘书长、办公室负责人批准后，办理借用手续，用完后及时退回。3．收回密件时，应当面清点、销号，收件经办人签名并注明退回时间。七、密件的复制、汇编1．所有密件原则上不得复制、汇编。绝密级文件不得复制、汇编。机密、秘密文件确需复制、汇编的，必须书面向密件制发单位提出书面申请，经得同意后，方可复制。复制密件时，要严格履行审批、登记手续,经会长批准、秘书长审核后，方可复制。复制件要加盖文件复制章，并视同原文件管理。2．经批准复制的密件，必须由秘书处办公室复制处理。八、密件的立卷、归档1．密件的立卷、归档及涉密档案的管理应严格执行档案法规
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和档案主管部门的制度规定。2．密件在立卷、归档前，应按照保密法规的规定，进行密级和保密期限的清理清退，做好降密或解密工作。3．同一卷宗中的密件载有不同密级或不同保密期限的，案卷封上应按其最高密级和最长保密期限标明。4．严禁个人复制、保存涉密档案资料。九、密件的清查、清退、销毁秘书处办公室每年清查一次存放的密件，对已办完的，且按规定应当清退的要如数清退，不得自行销毁。没有规定清退的，要依规进行定期销毁，销毁前要登记注销，并经会长、秘书长审批后，由两人以上工作人员共同负责销毁。绝密文件属中央、国务院下发的由省部级单位的秘书部门统一收回，属省级制发单位或省的业务部门统一收回。严禁将密件作为废品出售。十、外出携带密件的管理1、因工作需要随身携带外出时，必须经会长、秘书长批准，办理登记手续，未经批准不得随身携带密件。2、携带密件应采取安全保密措施，做到文件不离人。3、携带密件外出，不得出入无人场所，不得办理私事。4、参加外事活动禁止携带密件。
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