孕前优生项目档案
管理制度
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第一条为进一步加强孕前优生项目的档案管理工作,实现档案管理的规范化、制度化、科学化,依据档案管理有关
规定
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,结合工作实际,制定本制度。
第二条孕前优生项目的档案管理工作依据档案管理有关原则、规定,实行集中统一管理,确保档案的完整与安全。
第三条孕前优生项目档案工作的组织领导:
(一)孕前优生项目档案管理工作由分管主任领导,档案员具体负责。
(二)孕前优生项目档案管理确定一名领导分管,档案员负责孕前优生项目各有关资料的收集、整理、归档工作。
(三)应根据孕前优生项目管理的工作要求加大投入配备设施,运用计算机等现代化科技手段管理档案,广泛运用计算机检索,实现档案管理现代化。
(四)孕前优生项目工作形成的有关资料的建档工作,由档案室牵头,建立档案工作网络,确保档案的完整和齐全。
第四条孕前优生项目档案管理的工作职责
(一)统一管理孕前优生项目的全宗档案;
(二)对孕前优生项目形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作;
(三)为孕前优生项目档案的利用提供服务;
(四)孕前优生项目档案的统计、保密和安全管理工作。
第五条孕前优生项目档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案管理部门的要求规范操作。
第六条加强孕前优生项目档案的安全保护,健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,确保档案完整。
纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案,应分别保管。
第七条孕前优生项目档案利用的原则:
(一)档案管理人员严格遵守保密制度,保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。
(二)本单位工作人员借阅、利用档案,需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案,须持单位介绍信,并经相关领导同意登记后,方可查阅。档案一般不外借,特殊情况须经领导批准。
(三)借阅的档案资料必须妥善保管,并注意保密,不得转借。各级各类人员查阅、利用档案,对所查阅、借阅的档案要严加爱护,严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠,更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者,将按档案法和保密法等有关规定予以处理。
(四)档案借阅用毕后要及时归还。
第八条对借阅的档案,并已利用的,应及时做好利用效果的登记工作。
第九条做好孕前优生项目档案的统计工作,每年立卷归档完毕后,进行统计,填写统计报
表
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