RevisedfinaldraftNovember26,2020公司采购流程管理规定采购的基础流程为了提高公司采购效率,明确岗位职责,有效降低采购成本，满足公司生产需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本
制度
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。一、申请购买1：由申购人或者申购部门根据生产需要确定一种或几种购买物料，并按照公司指定格式的申购单填写单据。2：申购单必须包含完整一些要素：申购人或者申购部门申购物品所属项目或申购用途申购的物资名称申购的物资数量申购的物资规格、技术要求和技术图纸申购物资需求时间申购如有特殊要求需备注各级领导审核签字认可3：申购单及其提报规定申购单应按照申购要素填写完整、清晰，由公司各级领导审批核准后报采购部门涉及申购的物资数量过多时可以以附件的形式提交，为提高工作效率该清单的电子文档应一并提交遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以以电话、微信等形式请示领导，征得领导同意后报采购部门，手续后补如果是指定厂家或者品牌，申购部门必须作出书面说明申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部4：申购单的提报部门公司生产所需物资、固定资产、工程基建等项目由生产部门提报公司日常运作所需的办公物资、服务及其他生活、办公项目由综合部提报公司各部门专用物资由各部门自行提报二、申购单的接收及审核规定1：申购单的接收要点采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，领导经公司领导签字审批完成接收申购单时应遵循无
计划
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不采购、名称规格型号等不完整不清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购，库存已超积压的物资不采购的原则2：申购单的分发规定对于申购单采购部经理应按照人员分工和岗位职责进行分工处理对于紧急项目应优先处理无法于申购部门需求日期到货的应及时通知申购部门重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议3：采购周期的规定单次采购金额预算在1万元以下的小额或零星采购的产品的采购周期不应超过7天单次采购金额预算在1万元以上的需进行比价采购的产品的采购周期不应超过20天单次采购金额预算在10万元以上的项目，需采购部自行招标采购的，采购周期不应超过30天单次采购金额预算在100万元以上的项目，需公司领导成立价格审核委员会，安排采购部自行招标采购的，采购周期不应超过60天申购部门请按以上规定的时间提报申购单，采购部如未能按时完成采购任务需及时向公司领导说明原因三、新供应商开发的规定1、寻找合格供应商，明确供应商开发基本要求?⑴常见供应商分为原材料供应商、小额服务性供应商及临时?性供应商，在开发过程中，需重视(Q、C、D、S)也就是质量、成本、交付、服务并重⑵首先要确定供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺的能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力和人力资源，有没有扩大产能的潜力。最后还要了解供应商的售后服务等。要以上面各条为硬性
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，填写供应商调查表。建立供应商数据库档案四、采购询价在供应商审核完成后，为使公司能采购到适价的零件，采购员需随时收集物资相关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向合格供应商名录内的相关厂商进行索样并询价。五、样品确认样品索回后，需开具《样品检验单》，送技术质量部门进 行样品确认，对于合格样品需要封样留存，对于不合格样品应积极联系供应商进行修改，并在我公司要求时间内重新送样六、报价及确认报价 ⑴需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间、交货?地点等条件，要求供应商报最优惠价格。 (2)确认报价采购员整理报价后逐层上报，公司领导按流程和权限核对价格并进行签字审批。七、合格供应商确认当上述步骤完成后，将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。以一年为周期，对该供应商进行考核，并将结果完整、忠实的
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于《供应商考核表》内。八、采购订单管理规定 (1)下采购订购单 接到《申购单》后，各采购人员按其分管的业务，在整体采?购大计划下分解成各自的采购计划，做出采购订单。采购订单应在签字盖章后2天内发出 (2)采购订单的发送?经采购经理核准完的《采购订单》，由各采购员FAX或Email给供应商。(3)跟催回传订购单发送完后的《订购订单》，由各采购人员保存。各采购员将各自负责的物资资料进行整理，在《订购单》Email后1小时内应打电话给厂商，确认订单是否有收到，三日内需接到供应商的回传订单，若未接到，需主动打电话询问订单是否有变更等事宜。(4)延迟交期通知业务采购员在接到厂商的回传单后，需确认厂商所回传的内容有无更改。若厂商回传的交期确认OK，采购员可记录下来，资料即可归挡;若厂商回传的交期有延误，这时需协调厂商以达到共识。在协调达不到共识时，应即时知会上级领导或相关人员。（生产部、销售部等单位） (5)订购单的整理、归档 采购员在发出采购订单后，需将原始采购订单整理后归档九、物料到货跟踪及退换货规定(1)到交期前联络厂商采购员根据自己的相关资料，在物资交货期的前五日需主动打电活给供应商，了解物资到货进度，以便及时调整。(2)物资送检及退换货处理采购员在将物资跟催进仓库后，需及时办理入库手续和主及时报检。物资合格入库后，采购动作方结束，如物资不合格，需在第一时间给予处理。（通知技术质量部门进行判定。内部整修还是马上进行调换等。如是内部整修，还需通知生产部，安排相关人手进行整修工作，原则上，所有由于质量问题所产生的费用由供应商承担）。不合格品物资退货后，需随时跟进供应商新补物资的供货进度，直至合格品入库。（原则上供应商需把新补件发至我公司后，我公司再行退货）十、对帐、发票接收、提出资金需求计划及付款规定?(1)对帐 采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单，进行单价、数量、总?价的核对，如有异议须与厂商沟通，核对无误后交还财务部进 行帐务处理。(2)发票接收签字及交票要求供应商先开具发票至我公司后，采购员凭订单、入库单、价格审批单或合同（三单必须匹配），交领导签字后，与财务部办理单据移交手续，进行挂账，并对所到单据进行记录备查⑶做资金支付计划及请款手续采购员根据与各供应商达成的付款
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，作出月度、周资金需求计划，此时需填写付款申请单。交领导签字后，方可交到财务部门进行付款。
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