《公文主题词表》使用方法

《公文主题词 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 》使用方法 （摘自中央办公厅秘书局1998年修订的《公文主题词表》 宜宾县人民检察院办公室周建军2005年6月录入） 根据《文献主题标引 规则 编码规则下载淘宝规则下载天猫规则下载麻将竞赛规则pdf麻将竞赛规则pdf 》（GB3860—83）和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词 的方法》（IS05963），结合党委系统公文特点，对本词表的使用方法介绍如下： 一、标引细则 （一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。 （二）选用的词 ，一般应是本词表的正式主题词，其书烈军属形式应与词表中的词形一致。 （三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。 （四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则： 1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。 2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。 3、组配结果应概念清楚、准确。 （五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。 （六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。自由词标引应遵循下列原则： 1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。 2、标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词。 3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。 4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。 （七）主题词的标引位置。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。 （八）主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。 （九）主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。 标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种轩于最未位。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文文种可不作为主题词标引；但如果被转（印）发的公文属于党内法规，其名称（准则、条例、规则、规定、办法、细则等）应作为主题词标引。 二、标引程序 （一）主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。 审读公文。主要通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题（即中心思想），并用精炼的一句话或几句话表述出来。 分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导同志讲话、会议纪要、 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 等公文大多为多主题公文。 分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间，所属文件类型等。如某某省关于1995年开展税收财务物价大检查的工作 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ，这是一个多主题公文，有三个并列主题：“税收大检查”“财务大检查”“物价大检查”，这是公文主题的主要成分，“1995年”“工作报告”是次要成分。 确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需求，确定公文主题标引方式。 （二）主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题标引细则，将主题概念的转换分为直接转换和间接转换。直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中没有与主题概念直接村对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。 （三）主题标引结果审核。这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一是公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题标引细则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致；四看标引记录是否有遗漏。 三、标引实例（略） 如何做好公文处理中的主题词标引 公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。 　　一、主题词标引程序 三步 走 　　第一步:审读文件，分析主题。 　　首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。 　　其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。 　　分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。 　　第二步:提炼、转换主题概念。 　　经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。 　　对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径:( 1 )直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。( 2 )查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引;二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。( 3 )查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。 　　第三步:标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。 　　在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有:( 1 )主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项;( 2 )主题词的转换是否符合标强规则和组配规则;( 3 )同类型公文所选用的主题词是否一致;( 4 )标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。 　　二、主题词标引 三要 　　一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，( 1 )在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，( 2 )对分析出来的主题概念转换成主题词准确。 　　二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。黄委系统公文主题词最大标引深度不超过 7 个。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题概念精度的一个重要因素。 　　三、主题词标引 三不 　　一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。 　　二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。 　　三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。 　　主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。 1