办公设备
管理制度
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1、总则
1.1、为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,提高办公设备的使用效率和使用寿命,确保办公设备安全、可靠、稳定的运行,特制定本
制度
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。
1.2办公设备分类:
1.2.1、办公设备:包括电脑计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、打印机、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备等物品。
1.2.2、办公家具:包括办公桌椅、会议桌、洽谈桌、文件柜、展厅家具、冰箱、饮水机等物品。
2、职责
2.1、行政部是公司办公设备统一归口管理部门。
2.1.1、负责公司办公设备配置
计划
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及调整
方案
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的制定。
2.1.2、负责公司办公设备采购工作。
2.1.3、负责公司办公设备报修、网络故障排除及统一对外联系工作。
2.1.4、负责公司办公设备登记造册和日常检查工作。
2.1.5、对部门领取的设备进行编号,已便盘点。
2.2、办公设备定点使用部门负责设备的日常维护,并按本规定的要求正确使用。
2.2.1、设备需求部门根据部门需求,经过行政经理审批领取。
2.3、使用人负责该设备的日常维护与保养,按本规定的要求正确使用。工作变动需要时要及时向行政部申请由行政部统一安排。
3、管理规定
3.1、电脑计算机使用管理规定
3.1.1、计算机使用人员必须掌握计算机操作技能,严格遵守计算机操作规程,注意安全操作,以防设备损坏,严禁私自拆卸其配置。
3.1.2、发生故障时,要及时报修网络技术专员,安排修复。
3.1.3、意防止计算机病毒感染,定期用病毒杀毒软件进行检测,一旦发现病毒要马上进行清理,若不能达到清理效果,应及时向网络技术专员
报告
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。软件使用前应确保没病毒。
3.1.4、电脑计算机统一由行政部进行安排与分配,进行登记造册管理。
3.1.5、每台电脑指定专人使用,其他人员不得随意使用。严禁员工私下跟换电脑计算机使用。如发现,造成损坏,统一由该电脑计算机登记表上的员工进行负责赔偿。如该电脑计算机是该部门空置电脑,由该部门负责赔偿。
3.1.6、对于计算机软件的安装(限制安装软件除外)统一由网络管理员负责安装。
3.1.7、任何计算机电脑不得安装游戏。
3.1.8、严禁私自拷贝、泄露及公司有关的机密文件。
3.1.9、各部门负责人必须采取必要措施,确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
3.1.10、保持电脑的清洁,严禁用手、锐物触摸屏幕,使用人在离开前应退出系统并关闭电源。
3.2、电话机的使用管理规定
3.2.1、电话由行政部统一进行管理、监督并控制使用。
3.2.2、每次通话应简洁扼要,以免耗时占线,浪费资金。
3.2.3、禁止拨打与工作无关的私人电话。
3.3、打印复印一体机的使用管理规定
3.3.1、为确保打印复印一体机安全运转,每天开机的时间不宜过长。
3.3.2、打印或复印后必须及时把文件拿走,防止失密。
3.3.3、严禁打印、复印私人资料。
3.3.4、以免照成纸张浪费,请各使用打印、复印功能的同事不要随便打印、复印一些用不上的资料。
3.3.5、为了节省公司的成本,如没必要,请使用二次打印纸。
3.4、传真机使用管理规定
3.4.1、传真机放置于前台,其他部门若需使用时至此处使用。
3.4.2、各需使用传真机传真文件的同事,使用前请与前台确认文件的发放,以免造成不必要的错漏。
3.4.3、不得使用传真传送个人资料。
3.4.4、每天下班后,传真设置成自动接收,防止遗漏重要文件。
3.5、投影仪的使用管理规定
3.5.1、投影仪安装在公司培训室、会议室等地方,使用部门需按照规定使用。以免造成不必要的损坏。
3.5.2、投影仪用于公司、部门以及培训。
3.6、笔记本电脑及投影笔与相机使用管理规定
3.6.1、笔记本电脑、投影笔、相机放置于行政前台,各部门需要使用时移步至此借用。
3.6.2、笔记本电脑、投影笔、相机用于公司会议、培训、各种活动。严禁私人借用于与此无关的用途。
3.6.3、以个人名义需借用笔记本电脑、相机需经过行政经理审核并同意。
3.6.4、笔记本电脑、投影笔、相机需最少提前1天预约,如遇预约时已被各部门同事约满,需本人与各部门沟通协商。
3.7、办公桌椅使用管理规定
3.7.1、请各使用办公桌椅的同事,爱护好,做好日常保养。
3.7.2、如遇办公桌椅损坏需维修时请及时通过部门助理报备与行政文员,由行政文员进行安排维修,以免造成办公的不便。
3.8、展厅家具
3.8.1、展厅家具统一由直销部负责日常管理、清洁与保养。
3.9、其他办公设备的使用管理规定
3.9.1、专管专用,公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人使用必须经设备负责人同意。
3.9.2、办公设备要定期进行维护,以免老化影响使用效果。
3.9.3、办公设备的使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员的过失造成丢失,要追究责任。
4、总则
4.1、本制度由行政部制定,最终解释权归行政部。
4.2、本制度至下发之日起执行。
浙公网安备 33021202002483