公司档案管理制度2008

公司档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。 第一章总则 第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定。 第二条本制度适用于公司及所属各部门档案管理。 第三条本制度以年为单位由公司协同各部门进行补充修订。 第二章档案管理机构的设置及基本要求 第四条公司设档案室 1、公司应设置公司级档案室,归口隶属行政办公室管理,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 2、公司级档案室必须使用 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的档案专柜和标准的卷宗盒进行管理。 3、公司级档案应按标准规范进行分类并建立分类 目录 工贸企业有限空间作业目录特种设备作业人员作业种类与目录特种设备作业人员目录1类医疗器械目录高值医用耗材参考目录 ,实行电脑管理。 4、有规范的档案编号,使用统一的标签填写。 5、公司级档案管理员,必须制定明确的岗位职责。 第五条部门级设资料管理员 1、部门必须设兼职的资料管理员,必须制定明确的资料管理员岗位职责。 2、根据业务范围和资料性质进行的文件分类,并编制《档案存档目录》。 3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照其相关管理程序执行。 1 第三章档案分类 第六条档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理,科学技术,企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字,图表,声像等历史记录。 第七条案卷质量 1、案卷封面,应逐项按照规定用毛笔或者钢笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、卷内文件禁止使用铅笔,圆珠笔,复写纸。破损的文件要进行裱糊。 3、案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 第八条立卷 1、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门须保留的,办公室保存复印件。业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务部保存原件。 2、卷内文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 3、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。 4、卷内文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。 5、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角,背面的左上角打印页号。 6、不同保存期限的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。 第九条分类 档案各级分类应赋予统一名称,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴。公司档案大致分为以下几类:证照类目、制度类目、文件类目、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 类目、项目资料类目。具体归档范围如下: 1、本公司的营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程。 2、本公司对内对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、重要的会议材料,包括公司董事会、股东会、监事会形成的决议,其他会议典型发言、会议记录等。 4、管理制度汇编、工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 5、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 7、项目资料类:各类论证报告、方案、图纸等。 8、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十条档案存档位置编号 1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案存档位置编号表》,以便查阅。 2、《档案存档位置编号表》的编号号必须简明确切,如:证照类编号1-1-1表示“武钢恩施公司营业执照”存放位置在1号柜第一个档案盒第一份文件。 3、档案分类各级编号内应预留若干空挡,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。 4、档案员应及时将办理完毕或经其他人员保存的文件材料收集、整理,按照《档案存档位置编号表》条款“对号入座”。 第四章归档及保存年限 第十一条归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 第十二条归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。 1、永久保存的档案: (1)公司章程、(2)股东名册、(3)组织规程及办事细则、(4)董事会及股东会记录、(5)财务报表、(6)政府机关核准文件、(7)不动产所有权及其他债权凭证、(8)工程设计图、(9)公司规章制度、(10)其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存: (1)预算、决算书类、(2)会计凭证、(3)事业计划资料、(4)其他经核定须保存10年的文书 3、1年至5年保存: (1)期满或解除之合约、(2)其他经核定保存5年的文书 4、1年以下暂时保存: (1)结案后无长期保存必要者。 第十三条公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 第十四条归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。 第十五条按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 第十六条全部案卷组成后,要对案卷做统一排列并编写档号,然后逐卷登记填写《档案保管清册》。 第五章档案管理 第十七条档案员职责 1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作; 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。 4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。 5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 6、每年进行一次档案清理,编制或更新《档案保管清册》做好文件索引,以便查找。 第十八条档案借阅制度 1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅保管的档案材料,须经档案分类所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门的,由部门负责人批准;借阅非本部门的档案材料,须经总经理助理批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。 3、需要借出档案的,须填写《印章、档案外借登记簿》经办公室主任批准方可借出,用后要及时归还,归还时档案管理员要登记签收。 4、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。 5、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。 第十九条销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制《档案销毁清册》(见后档案表格下载),报公司负责人审核批准并指定其监销人后,方可进行销毁。 2、《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 3、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。 4、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。 第二十条移交 1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交清册》(见后档案表格下载),报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。 2、《档案移交清册》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。 3、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签名盖章,《档案移交清册》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。 第二十一条保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。 2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。 3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。 第六章附则 第二十二条本制度由公司行政办公室起草,由办公室负责统一监督和解释,报总经理批准后公布实施,修正时亦同。 第二十三条在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报办公室备案后,与本制度具有同等效力。 第二十四条本制度自印发之日起执行。 二OO九年五月二十三日