行政采购管理
制度
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行政采购管理制度
一.目的:为加强公司行政采购管理,保证采购物品能及时、保质、保量满足生产、办公需求,
特制订本制度。
二.范围:适用于本公司所有生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。 三.职责:
1. 需求部门:需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。 2. 行政采购人员或公司指派采购人员:负责寻找供应商、寻价、比价、采购
合同
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呈签及采购作业。
3. 行政部:负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。
4. 总经办/董事长办:按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。 四.固定资产采购:
1.固定资产采购按《固定资产管理制度》执行。
五.行政常用物品采购:
1. 采购人员须选择多个供应商进行综合比较,筛选出2家以上意向供应商。 2. 意向供应商向我司传真报价单,主管部门确定每种物品最终价格。 3. 采购人员通知意供应商送样至本公司。
4. 采购人员接获样品后,将样品送需求部确认,样品确认合格后,可批量供货。 5. 样品经确认和评估合格后,且连续2批次供货无交期、数量、质量问题,可列入《合格供应商》。
6. 连续2次批次供货不合格的供应商,由行政部取消供货资格。行政部建立合格供应商信息档案。
7. 如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求,必须开发新供应商。
8. 采购对供应商下《采购单》
流程
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:行政部采购人员按《请购单》上所需物料的品名、
规格、数量、 交期、质量等选择合格供应商,并将所需购买的物品传真至供应
商。
六.行政零星物品采购:
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1. 行政零星物品采购:主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。 2. 采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择2
家以上供应商,进行询价、比价确认最终价格后,填入《请购单》单价一栏上,并依
据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格,上级主管同意后,方可
进行采购。
七.采购管理:
1. 采购人员必须随时追踪交期、数量,并及时反馈,确保交期,如交期延误及时通知申购部门。
2. 采购物品入厂后,前台通知行政助理验收货物,行政助理将验收后的物品登记在《资
产入库、领用登记表》中,办理入库手续。
3. 行政助理办理完入库手续后,通知需求部门领取货物,申请部门验收领取货物,并在
《资产/物品领用登记表》上签字确认。
4. 行政助理每月月底统计所有《资产入库、领用登记表》核对费用,录入《行政费用月报表》
5. 采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的,使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。
八.采购报销管理
1. 采购申请付款或费用报销,必须附上经过审批的《申购单》、采购合同或报价单,否则财务不予报销。
九.行政采购流程
部门申请
部门负责人确认
行政部审核
总经办复核
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总经理批准
采购询价
采购向主管人员报批
批准
商家送货/外出采购
行政助理验收入库
部门领取
十.本
规定
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自签署发布之日起正式执行。
十一.本规定的解释权归属行政部.
十二.附件: 1.《申购单》 2.《资产/物品领用登记表》 3.《合格供应商名录》
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