XX有限公司行政管理制度

中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料 XX有限公司 行政管理制度 新华信管理咨询 家辉公司人力资源行政部 2001年12月31日 目 录 一 办公室管理制度 1 2二 员工礼仪规范 三 保密制度 4 四 内部印章使用管理制度 8 五 办公物品管理制度 11 六 文书管理制度 15 七 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 制度 20 八 公司例会管理制度 24 九 出差管理制度 25 十 图书管理规定 25 十一 电话管理制度 27 十二 公司用车管理制度 28 十三 卫生管理制度 32 一 办公室管理制度 为树立和保持公司的良好形象，给全体员工提供一个良好的办公环境，特对办公室管理作如下规定： 1．早上8：30以后公司内严禁吃早餐。 2．管理、营销类员工在工作时间内一律外着正装，不得着运动衣、毛衣、T恤等。正装包括西装、职业装、衬衫；正装不做色彩要求。 技术类员工着装不做严格要求。 3．每一个员工要维持好自己的桌面卫生及地面卫生，下班后个人桌面须保持整洁，不许摆放任何杂物。 4．不得在办公区域内就餐或吃零食。 5．公司内不许大声喧哗，不得影响他人工作,上班时间不得放音乐。 6．员工间交谈提倡使用普通话。 7．爱护公司配置的电脑、打印机、复印机、办公桌椅。 8．为了维护整体环境的整洁，公司内的墙面不可乱写、乱贴。 9．办公区域内禁止吸烟，在办公区域吸烟一支罚款50元。吸烟区为阳台有显著标志处。 维持良好的办公环境是每位员工的责任，望全体员工共同遵守以上制度。 二 员工礼仪规范 一、员工仪表仪容： 1. 为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,公司员工应按规定着装。 2. 商务活动以及重要会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士宜根据不同场合，着职业套装、套裙、时装，尽量避免穿休闲装。 2. 言行举止大方，着装整齐干净，仪容洁净。 3. 男士不得留长发、怪发，保持头发整洁。女士不得留怪异发型，不画浓妆。首饰佩戴得当。 4. 员工须注意个人清洁卫生，不留长指甲或涂染指甲。 二、员工行为规范： 1. 遵守国家法律法令，不做有损于国家民族利益尊严的事。 2. 忠于职守，不做有损公司的事，时刻维护公司的利益，树立公司的良好形象。 3. 与人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好的企业和个人形象。 4. 工作场所讲普通话，不得大声喧哗，影响他人办公。工作场所称呼领导为姓＋职务，不得直呼其名。 5. 早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“早上好”或“早”，下班互道 “再见”、“明天见”等用语。 6. 每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。进他人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。 7. 注意握手礼节，两人以上场合中，应由年长者或上级先伸手，等对方伸手后再握，并应稍欠身表示尊敬。男士应先等女士伸手后方可与女士握手。握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。 8. 商务活动中时刻注意自己的言谈、举止，保持良好的坐姿站势。在公共场所不应双臂交叉、翘腿抖脚等不雅之举与人交谈，应做到语调温和，用词准确礼貌，不可粗声大噪、手舞足蹈。 9. 外出乘车，下级应坐在司机右侧，后上先下。行走时应落后领导半步至一步，遇领导迎面而来时应主动让路。 10. 在允许吸烟场合而有女士时，应先征求女士意见，同意后方可吸烟。 11. 不得酗酒，特殊情况应先征得领导同意后方可喝酒。 12. 随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。 13. 妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前必须将所有文稿放置妥当防止遗失、泄密。 14. 注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患。 15. 不得随便动用消防器材，主动学习使用消防器材，了解一般灭火知识。 16. 不得将亲友或无关人员带入工作场所。 17. 发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。 18. 保持办公室内整洁。每天清理一次办公桌面，每周五下午4：30至5：00彻底清扫一次卫生。 三 保密制度 一． 总 则 为保守公司秘密，维护公司权益，使公司能够长期、稳定、高效地发展，特制定本制度。 　 公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。 　 第三条 公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任。 　 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 　 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。 　 二． 保密范围和密级确定 第六条 公司秘密的范围包括： 　 （一） 公司经营、发展战略中的秘密事项。 　 （二） 公司就经营发展作出的重大决策中的秘密义务的事项。 　 （三） 公司内部掌握的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录　 （四） 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 　 （五） 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 　 （六） 公司员工人事档案、工资收入及资料。 　 （七） 公司其他应当保密的事项。 　 　 第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 　 1． 绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害； 2． 机密是公司重要的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害； 3． 秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 　 第八条 公司秘密的内容： 　 1． 绝密：与本公司生存、发展、经营、人事有重大利益关系的事项，包括： （1） 公司股份构成、策划 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、成本、利润率、投资情况等直接影响公司权益的重要文件资料。 （2） 总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同和协议书。 （3） 公司其他重大决策等。 2． 机密：与本公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项，包括： （1） 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 公司重要会议记录。 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。 （4） 公司的经营情况等。 3． 秘密：与本公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项，包括： （1） 公司人事档案、合同、协议。 （2） 员工工资收入。 （3） 尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。 　 第九条 各密级内容知晓范围 1． 绝密级 董事会成员、监事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。 2． 机密级 公司主管（经理）以上管理人员，与机密内容有直接关系的工作人员。 3． 秘密级 公司部门负责人以上管理人员，与秘密内容有直接关系的工作人员。 第十条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 　 三． 保密措施 第十一条 保密工作在董事会直接领导下，由总裁实施，制定相应制度、规定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。 第十二条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、 复制、摘抄、保存和销毁,由总裁办公室或主管总监委托专人执行。 　 第十三条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： 　 （一） 未经总裁或主管总监批准，不得复制和摘抄； 　 （二） 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； （三） 在设备完善的保险装置中保存。 　 第十四条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维 修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 　 第十五条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。 　 第十六条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保 密措施： 　 （一） 选择具备保密条件的会议场所； 　 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议 的人员予以指定； 　 （三） 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件； 　 （四） 确定会议内容是否传达及传达范围。 　 第十七条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 　 第十八条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总裁；总裁接到报告，应立即作出处理。 四． 责任与处罚 第十九条 公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。 第二十条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资（ ）元以上（ ） 元以下； 违反本制度第十二条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条规定的秘密内容的； （二） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第二十一条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： 　 （一） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； 　 （二） 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； 　 （三） 利用职权强制他人违反保密规定的。 　 　 四 内部印章使用管理制度 总 则 第一条 目的 为加强对公司印章的制发、改正与废止、使用及管理，特制订本制度。 第二条 公司印章的定义 本制度中的印章是指在公司或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不得在本制度所指印章之内。 刻制、改制与废止 第三条 提起议案者 公司印章的刻制、改制与废止议案由行政部负责人提出。 第四条 手续 行政部负责人必须在提出的议案中将新旧公司的印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。 第五条 刻印与改刻 公司印章的刻制由行政部负责人负责，同时，需要更换或废止的印章应由第八条的各管理人迅速将旧印章交还行政部。 第六条 废止印章的保管年限 除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征求原使用者的意见后再行处理。 第七条 失散、损毁、被盗 公司印章在遇到失散、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部负责人递交说明情况的报告书，行政部负责人根据情况依照本章各条规定的手续处理。 用印手续 第八条 盖章审批 公章的使用依据以下手续进行： （一） 公司及高级职员名章 使用公司或高级职员名章时应填写“公司印章申请单”，写明申请事项，征得部门经理后连同需盖章文件一并交印章管理人。 （二） 部门印章 使用部门印章时应填写“公司印章申请单”，填写用印理由，然后送交部门经理获认可后，连同用印文件一并交印章管理人。 第九条 公司印章使用人 公司印章原则上由印章管理人（行政部经理）或文件处理人掌握，印章使用人必须严格控制用印范围，仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。 第十条 用印手续的简化 常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系后，有文字证明者可省去填写申请单的手续。 最后，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表，以备查考。 用印要领 第十一条 用印原则 公司印章的用印按照以下原则进行。 （一） 公司、部门名章，分别用于以各自名义行文时。 （二） 职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。 第十二条 用印方法 公司印章的用印方法有以下几条： （一） 公司印章应盖在文件下面。 （二） 盖印文件必要时应盖骑缝印。 （三） 公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外，一般参照以下规定进行。 1． 公司名称章 名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，但公司名章与职务名章并用时应盖在名称中间或竖写名称的下方。 2． 职务名章 盖在职务名称的右下方。如竖式书写应盖于下方。 （四） 盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。 （五） 张数较多，须盖章的材料，在得到总裁的批准后，可采取印刷方式。 五 办公物品管理制度 为使公司办公物品管理工作规范化，结合公司实际情况，特制订本制度。 办公物资的采购及发放原则： 保证供应、方便工作、节省开支。 采购需从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。 本制度所指办公物资包括： 1． 文具、纸张等文案用品； 2． 办公桌椅、档案柜等家俱器具； 3． 话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备； 4． 电扇、空调等家电设备等。 各部门所需的办公物资要统筹 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，纳入年度预算计划当中，经批准后，按月制订具体计划。 办公物资的采购及发放实行集中管理，由行政部负责，具体细则如下： 办公物资的月度采购。 各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月28日前报至行政部，行政部审查是否在预算之内。如在预算外，行政部要求各部门重新填单，如在预算内，行政部签署意见后，报公司总监批准。 办公物资的临时采购。 各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门负责人签准，报行政部预审，然后报公司总监审批。 第七条 行政部预留1000元作为采购备用金，用于行政采购。备用金由行政部负责人保管，行政购物由公司行政总监审批。 物资管理员（可兼职）负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。 采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式三联，一联物资管理员留存，一联交财务部，一联留存于行政部），办理入库手续，并登记库存数量帐。 物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到 “八防四检”： 1． 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。 四检： 上班必须检查门锁有无异常，物品有无丢失。 下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。 检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。 （一） 物资管理员应合理有效地使用储藏室（柜），分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。 （二） 物资管理员应严格遵守物资保管工作纪律。物资保管工作纪律内容如下： 1． 严禁在储藏室内（或储藏柜附近）吸烟、动用明火。 2． 严禁无关人员进入储藏室。 3． 严禁在储藏室堆放杂物。 4． 严禁在储藏室内存放私人物品。 5． 严禁私领、私分储藏室物品。 6． 严禁随意挪动储藏室的消防器材。 7． 严禁在储藏室内私拉乱接电源电线。 物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、 短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报行政部。 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同行政部核对。 领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报行政部）。 物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。 每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部）。 行政部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。 对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。 本规定由行政部制订、解释和监督执行，报公司总监批准后自公布之日起施行。 六 文书管理制度 总 则 第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 第二条 文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。 第三条 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。 第四条 必须严格保守文书的秘密。 文书按下列要点处置或办理： 1． 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文 书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。 2． 即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条 文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。 文书的发放 第七条 到达文书全部由行政部接收，并按下列要点处置： 1． 一般文书予以启封，分送各部门。 2． 私人文书不必开启，直接送收信人。 3． 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。 文书的处理 文书按机密程度可分为以下几类： 1． 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。 2． 机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 3．秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4．普通。指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。 第九条 普通文书的处理原则： 1． 由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2． 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。 3． 各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条 带密级文书的处理原则： 1． 带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2． 指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定的约束。 第十一条 文书的阅览原则： 1． 某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2. 有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还行政部相关负责人。 第十二条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。 第四章 请示审批 第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况下需董事长审批通过后方可执行。 第十四条 须请示审批事项如下： 1． 职务及重要人事安排； 2． 各种制度性规定的变更； 3． 重要契约的缔结、解除与变更； 4． 诉讼行为； 5． 与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等； 6． 土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让； 7． 大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支； 8． 分支机构的增减与升降； 9． 预算与决算事宜； 10. 借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更； 11．重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售； 12．定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订； 13．有关公司经营的重要计划与企划； 14．其他上述未涉及的重要事项。 第十五条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。 第十六条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。 第十七条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。 第十八条 请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。 第十九条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。 第二十条 请示提案原本由行政部保管。 第五章 文书的整理与保存 第二十一条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。 第二十二条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。 第二十三条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。 第二十四条 文书的保存年限如下： 1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度 性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 2．保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。 3．保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。 4． 保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。 第二十五条 所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 第二十六条 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。 第二十七条 如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。 第二十八条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。 第二十九条 本制度难以执行时，须与行政部联系，由行政部相关负责人作出裁定。 第三十条 本制度自颁布之日起实施。 七 档案管理制度 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定： （一） 立卷归档 1． 立卷归档的职责 （1） 公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。 （2） 行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。 2． 立卷归档的范围 （1） 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等； （2） 公司的各种规章制度、实施细则； （3） 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料； （4） 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书； （5） 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； （6） 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结； （7） 公司内部的各种 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报； （8） 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料； （9） 公司管理人员任免的文件资料； （10） 关于员工奖励、处分的文件资料； （11） 本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料； （12） 公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料； （13） 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。 3． 平时归卷 （1） 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。 （2） 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 （3） 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。 （4） 专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。 4． 立卷归档的基本要求 （1） 各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。 （2） 文件应按不同年份进行立卷。 （3） 立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。 （4） 有密切关联的文件不可分散。 （二） 档案的调用 1． 公司员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。 2． 员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。 3． 调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。 4． 调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在登记本上签字后，方可继续借阅。 5． 凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。 6． 严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。 7． 丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。 8． 销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。 9． 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。 10． 凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。 （三） 档案管理 1． 凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。 2． 存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理。 3． 各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。 4． 档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。 八 公司例会管理制度 第一条 公司管理人员例会每周举行一次，由总裁主持，总监及各部门经理级人员参加。 会议主要内容为： 1．总裁传达董事会、总裁办公室精神。 2．各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总裁或其他部门协调解决 的问题。 3．由总裁对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。 4．其他需要解决的问题。 第三条 与会者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。 第四条 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。 第五条 各部门经理主持召开本部门例会。每月不得少于2次。 部门例会主要内容为： 1．听取部门内部各岗位工作情况汇报，协调解决工作中出现的问题。 2．研究制定本部门工作计划及考核措施。 3．传达公司整体工作计划、各级会议精神及工作要求，反应员工工作建议。 4．其他需要在部门例会上解决的问题。 九 出差管理制度 (详见公司财务制度) 十 图书管理规定 公司购置图书的目的，是为了使公司逐渐形成一种围绕管理、经营业务等方面开展学习和研究的风气，进而提高员工的业务素质，同时为员工查阅资料提供方便。为了使图书管理有序化，特制定此规定。 1．公司图书由行政部指定专人负责保管、整理。 2．各部门如需要购买图书或杂志，须填写《图书订购单》，注明申请所购图书的书名，册数，金额，经总裁批准后方可进行购买，行政部负责人对购买图书的各个环节进行控制和检查。 3．公司采购的图书，统一由图书管理员按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、购书部门、图书名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、价格等必要的项目。 4．每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并将装卡纸袋贴在封底的内侧。 5．公司采购的图书，应在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两、三处，加盖公司印章，然后入库保存。 6．行政部必须每半年整理出一份图书总目录，提供给各部门，并且按月把新进图书情况通知各部门。 7．公司图书原则上只借给本公司员工。部门或员工借阅图书，需到图书保管员处登记。 8．各部门与员工对所借阅的书籍，应给予珍惜爱护。借出的书刊若有损坏或丢失，应按原价的双倍进行赔偿，市场上已买不到的书刊应按原价的三倍进行赔偿。 十一 电话管理制度 为使本公司电话管理有序化，特制订本制度： 一．电话管理原则：使电话发挥最大效力并节省话费。 二．电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用。 三．电话使用规范： 1． 非业务电话每次通话时间以三分钟为限。通话时应简明扼要，以免耗时占线、费资金。 2． 使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。 3． 通话时使用礼貌用语，体现公司员工良好的文化素质和精神风貌。 四．长途电话使用规范： 1．长途电话限部门主管以上人员使用。 2．其他人员使用长途电话需先经部门主管批准。 3．禁止因私拨打长途电话。 五．违反电话管理制度，将视情况轻重给予批评或处分。 十二 公司用车管理制度 一、车辆管理制度 第一条 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本规定。 第二条 本制度所指车辆系指公司的行政办公用车。 第三条 本公司的办公用车由行政部管理。 第四条 车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保养，确保行车安全。 第五条 车辆的有关证件及保险资料统一由行政部保管，按车建立资料、费用档案。 第六条 车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。 第七条 用车部门在用车前须填写“派车单”，经部门经理签字后交行政 部负责人审批调派。行政部负责人依重要性顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。 第八条 车辆行前须进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。 第九条 公司用车应设置车辆行驶记录表，并在使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。 第十条 公司用车应设置车辆使用表，由公司会计于每次加油及修养时记录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并转行政部稽核。 第十一条 节假日或业余时间车辆的使用应呈请行政部负责人核准后方可调派。 第十二条 车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车 门锁妥。 二、司机管理规定 第一条 公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。 第二条 司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。 第三条 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆的清洁(包括车内和车外的清洁)。 第四条 出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。 第五条 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告行政部负责人，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。 第六条 出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。 第七条 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。 第八条 晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。 第九条 司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、紧跟、争道、赛车等)。 第十条 司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。 第十一条 公司员工乘车时在车内不准吸烟。公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。 第十二条 司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。 第十三条 上班时间内司机未被派出车的，应随时在公司等候出车。有要事确需离开公司时，要告知行政部负责人去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到行政部报到。 第十四条 司机对行政部的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应随叫随到。 第十五条 司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部负责人，并说明原因。 第十六条 不论什么时间，司机身上必须带传呼机或手机。对公司领导或行政部负责人的传呼，应尽快复机。 第十七条 下班后，应将车辆停放规定地点保管，不准私自用车。 第十八条 司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。 第十九条 司机应对各级领导在车内的谈话保密。 第二十条 行政部负责人每月负责对司机进行考核，对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予表扬、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理。 第二十一条 违规与事故处理 一．在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。 （1）无照驾驶。 （2）未经许可将车借予他人使用。 二．违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。 三．各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司行政部。如属小事故，可进行处理后向行政部报告。 四．意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由司机与公司共同负担。 五．发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由司机与公司共同负担。 十三 卫生管理制度 为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本制度： 第一条 创建清洁、舒适的办公环境是每位员工的责任。 各部门办公场所，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。 各部门办公场所走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方 法减少灰尘的飞扬。 各部门办公场所内，严禁随地吐痰。 每周五下班前应进行一次大 扫除。 洗手间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。 凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒。 凡可能产生有碍卫生的气体、灰尘、粉末，应做如下处理： 1. 采用适当方法减少有害物质的产生。 2．使用密闭器具以防止有害物质的散发。 3．在产生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。 凡处理有毒物或高温物体的工作或从事有尘埃、粉末或有毒气体 散布的工作，或暴露于有害光线中的工作等，需用防护服装或器具者，应按其性质制备。 从事以上工作的员工，对于本公司设备的防护服装或器具，必须妥善保管。 第十条 各工作场所的采光，应按下列的规定： 1． 各工作部门需有充分的光线。 2． 光线需有适宜的分布。 3． 光线需防止眩目及闪动。 第十一条 各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均需有适度的光线。 第十二条 各工作场所须保持适当的温度，温度根据不同季节予以调节。 第十三条 各工作场所需充分使空气流通。 第十四条 垃圾、废弃物、污物等的清理，应符合卫生的要求，放置于所指定的范围内。 第十五条 公司设置常用药品并存放于小箱或小橱内，以便于员工取用。 中国国际职业教育培训管理中心（http://www.chinacivc.org） 致力于个人企业管理技能认证