基本商务信函写作

基本商务信函写作 基本商务信函写作 篇一: 12种商务信函范文 第一种、介绍信 Letters of Introduction 实例之一: Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克?琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的 实例之二: Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the ing season. We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。 您诚挚的第二种、约定 Appointments 实例之一: Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to e and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest. Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2: 00点拜访您。 请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。 您诚挚的 以下为回信范文 Dear Mr. / Ms, Thank you for your letter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return. We look forward to hearing from you. Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。 希望收到您的来信。 您诚挚的 实例之二: Dear Mr/Ms, I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, (October 5-9). I should like to call on youto discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient? I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 我是达拉斯W/P电子公司的 代表，将于下周一到周五(10月5-9日)住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示 器。星期二即10月6日上午09: 30是否方便, 从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。 以下为回信范文 Dear Mr/Ms, Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable. We will be happy to meet with you at 9:30 a.m. on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you. We look forward to meeting you. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的 话，我们愿在10月7日与您会面。 期待与您见面。 您诚挚的 实例之三: Dear Mr. / Ms, I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day. If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。 星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2: 00打电话给你。 对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。 您诚挚的 实例之四: Dear Mr. / Ms, Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to e to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two. I will appreciate your letting me know whether you will be able to e. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两 点半来见他。 是否能来，请告知，多谢。 您诚挚的 以下为回信范文 Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of yesterday inviting me to e for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。 你诚挚的 第三种、通知与确认Acknowledgments Confirmations 实例之一: 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters 1. Dear Mr. / Ms, hank you for your letter No. A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas. We have passed it on to our Technical Department for their consideration. We shall reply as soon as possible. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术 部，备他们考虑。 我们将尽快回信 你诚挚的 2. Dear Mr/Ms, We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department. We look forward to further cooperation with you. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。 期待与你进一步合作。篇二: 中文商务信函写作格式 1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语，称谓”的形式组成。如: “尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如: “尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 (顶格写，后面加冒号。) 2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。(在称呼下面另起一行，前空两格～) 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可 3、正文 以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。) 4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 (过渡一下更符合礼仪规范) 5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用， 亦示诚意。对某‎‎些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空 一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。 7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。) 1、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及时转达; 2、接待来访客人并及时准确通知被访人员; 3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管理以及转递工作; 4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定; 5、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等); 6、协助公司员工的复印、传真等工作; 7、完成上级主管交办的其它工作 任职资格: 1、女，形象好，气质佳，年龄18—26岁，身高 1.65以上; 2、大专及以上学历，1年相关工作经验，文秘、行政管理等相关专业优先考虑; 3、较强的服务意识，熟练使用电脑办公软件; 4、具备良好的协调能力、沟通能力，负有责任心，性格活泼开朗，具有亲和力; 5、普通话准确流利; 6、具备一定商务礼仪知识。 工作时间: 篇三: 商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一)语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 (二)内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 (三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 (四)主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 (五)格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用 英语 关于好奇心的名言警句英语高中英语词汇下载高中英语词汇 下载英语衡水体下载小学英语关于形容词和副词的题 或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 (六)地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 (七)要求时限性 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成: 信头、正文、信尾。 (一)信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1发信人名称及地址 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。 2(标题 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式: (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。 (2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由: 机动车索赔”。 3函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式: 一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式; 二是采用直接编号的形式，如“第x号”。 4称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓: (1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。 5(收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。 (二)正文 正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。 1问候语 问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。 2主体 主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容: (l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。 (2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。 3结尾语正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。 (三)信尾 信尾部分包括四部分内容。 1祝颂语 所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分: (1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝” 等。 (2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。 2签署 签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。 3日期 日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式: (1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如2017年八月十八日。 (2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2017 年8月18日。 (3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0 ，如2017年08月18日。 无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2017年08月08日，不能写成“08年08月08日”。 4附件 附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件 一、附件二等。 范文: 道歉函 xx市兴达贸易有限公司: 贵公司2017年x月x日函收悉。函中所诉2017年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。 经有关邵门查实: 我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字 及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。 希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。 候复 xx市光明家具有限公司2017年8月9日 本文来源于: :///article/sort07/sort053/info-3417.html篇四: 第一章 商务信函写作概述 第一章 商务信函写作概述 (An Overview of Business Letters) 随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。 第一节 商务信函的写作原则 (Criteria for Business Letters) 商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。成功的商务信函应该达到两个目的: 1)收信者正确全面地理解写信人的意图;2)达到写信人的目的。为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6C”原则，即: 完整(pleteness)，清楚 (clarity), 具体 (concreteness), 简洁(conciseness), 准确 (correctness)和体谅(consideration)，使文章符合商务交往的语言特色。 1. 完整(Completeness) 完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。 2. 清楚(Clarity) 清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单‎‎明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。清楚性在写作中体现在: 1) 选词(Word Choice) 初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。因此商务写‎‎作2) 商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。如: Vague: Does the radio advertisement have a positive effect?Clear: Does the radio advertisement increase our sales? 3)架构句群与段落(Sentence and paragraph construction) 短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。请比较: 修改前: We are sending you our price list and catalogue for the new season, and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients. 修改后: We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients. 前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。除此之外，句子之间应当用合适的关联词进行衔接，合适的信号语如 “however”, “for example”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。 4)运用数据、事例及其他视觉手段(Use of dates, examples, and visual aids) 信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。 3. 具体(Concreteness) 具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。请比较: 例1: Our fruits are excellent. Our fruits are juicy, fresh and sweet. (Concrete) 例2: Smithton Company is our big buyer. Smithton Company did more than five million USD worth of business with us in 2017. (Concrete) 以上两例前一句都比较笼统，后一句则更加具体形象，让人印象深刻。 4. 简洁(Conciseness) 商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件信函，因此通俗易懂，言简意赅的信函往往会提高彼此的工作效率。但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息一笔带过。简洁性在信函写作中体现为: ipt of your letter of recent data concerning our new projector. I (修改前)I am in rece wish to state that I am in a position of delivering the required batch at your earliest convenience. (修改后)Thank you for your letter of July 26. Your sets of projector of latest model were shipped today by YT express.3) 避免冗长的表达和不必要的重复。例如: (修改前)We require furniture which is of the new type. (修改后)We require new-type furniture. (修改前)As a matter of fact, the X-210 copier is not really the kind of machine (修改后)We do not need X-210 copier since X-200 has met all of our needs. 5. 准确(Correctness) 这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言风格和恰当的表达方式。 1) 语言的正式度 正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方文件中。而现代商务交 2) 根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选择合适的方式来表达信息。例如: 对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的方式(direct approach);不利于对方的信息或是坏消息则采取间接方式先解释说明最后告知的方法(indirect approach)。 6. 体谅(Consideration) 有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往往站在对方的角度‎‎换位思考，通过礼貌措词来建立良好的客户关系。在商务信函写作中，礼貌和体谅原则不仅仅体现在是用“please”，“thank you”等字眼，它更多地体 现在写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复之上，从字里行间体现出对对方的尊重与体谅。在写作过程中，我们应注意如下两个方面: 1) 以对方为主的写作态度 (You-attitude) 商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应甚至相互指责，即便是这样，信函中的措辞还是要有礼有节( Tactful)，既要表明立场又不失礼貌。请比较: 写作者在撰写商务信函、报告时合理组织文章结构，遣词造句，使所写文章更专业，更具商务特色。 第二节 商务信函的写作技巧(Tips for Business Letters) 1. 开门见山谈目的(Identifying the writing purpose in the beginning ) 任何写作都有一个中心议题，这个议题就是写作目的，作者可以根据行文需要将目的置于文章的合适部分。但在商务信函写作中，写作者应首先明确信函目的，如: 合作意向达成后，可能需要向对方提出咨询请求;合作遇到冲突时，也许需要在信中向对方解释致歉等等。写作议题应明确地置于首段，开门见山说明写作意图，然后进行解释说明或是加以论证。一般来说，商务信函开头不宜过长，一两句话说明写作事宜即可。以下是常见商务信函的开头: Letter of enquiry: We read about your advertisement in the local newspaper and would like to have more information about Mapleland Industrial Park. Letter of order: We would like to order the following goods: Letter of invitation: We are pleased to invite you to the launch of English Tomorrow, the exciting new program for business English learners. Letter of thanks: I am writing to thank you for the hospitality you extended on our visit to your pany. Letter of plaint: I am writing to plain about your handling of the order No. B13 and say how disappointed we are with how this order has been dealt with. Letter of apology: Thank you for your letter dated 25 June. First of all, I would like to apologise for the unsatisfactory handling of your order. Letter of reply: Thank you for your enquiry of 23 May, in which you expressed an interest in our Grace silk blouses. 2. 基于事实论观点(Basing your opinion on facts) 商务写作目的大致可分为提供信息(inform) 和劝说对方(persuade)两类。前者要求所给信息准确无误，便于对方判断决策;后者则要分清观点与事实，观点需要事实依据来支撑，才能有说服力。例如: “The customers here have always been satisfied with your products. However, some European manufactures have recently launched new models which are catching on very fast. Therefore we wonder whether you can improve your present designs.” 此段中，前两句是事实，阐述了产品市场现状，最后一句话是观点，针对目前局势提出看法。事实和观点相互印证，仅有事实无观点则导致缺乏行动决策，劳而无功;仅有观点无事实依据，则缺乏说服力和可行性。 3. 分段(Using small paragraphs) 为使收信人一目了然，信函写作者应该根据写作目的确定行文框架结构，将所 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 的话题分成小段，必要时加上小标题，便于读者快速查阅。相反，如果将所有话题罗列在一大段中，毫无层次，读者往往望而生 畏，这不符合商界交往快节奏的要求。试比较: 篇五: 商务信函的写作特点 商务信函的写作特点 写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗,只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说,我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”,放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也 应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢,是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使 been sent”，那后面再提到用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have 这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先 机而失去商机。 标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 校对 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。 商务信函的写法 信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点: 信头: 一般来讲，商业信函均使用印有 letterhead 的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。 信内地址: 写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大: 公司名称或收信人姓名、职务 房屋或大楼名称 大楼号码及所在街道或路的名称 省市名称及邮编 国家名称 称呼敬语: 如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用: To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。 正文 结束敬语: 如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam , 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用Yours sincerely。署名 英文信函中讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简 明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。 xx信息网站邀请函 ___________________: 您好～ 伴随着市场经济日益成熟，法制建设日益健全，市场对现代企业经营运作、财务管理的规范化、技巧性要求越来越高。如何高水平地进行投资理财、纳税规划和财务决策，降低企业财税成本，直接关系企业的效益水平。而充分利用互联网广袤的信息资源，利用专业理税服务机构和财税专家，及时掌握最新的财税信息，严守财税法规，同时又用足用活财税政策，减少人为消耗，避免财税错弊，是提升企业竞争力的关键之一，也是每一个有远见的企业家、各类财税工作者努力的方向。xx信息网做为国内财税服务领域中最具实力、影响和规模的机构，以国家财税管理部门、财税研究机构的良好关系为依托，借助突出的专业和人才(专家)优势，面向企业提供专业化、高层次的实务咨询、税收筹划和信息服务，满足了企事业单位高水平理财纳税的需要。 xx信息网主要功能包含财税法规与纳税辅导动态信息数据库检索系统、专家在线咨询服务和互动答疑系统、专家在线财税规划系统、财税政策评点和月度财税形势报告系统、专项财税业务分析研究报告、财税培训考试系统、网上计税系统、客户信息发布和宣传系统等。网站内容以财税法规、动态财税信息的检索查询、高效的财税辅导和政策分析评点为主，信息面延伸至投资、金融、证券、房地产、招商引资、优秀产品和成果推介等领域，数据库设置为法规、辅导、动态、理财、知识、用户等六大类二十七个数据库，下设五百多个专业子库;会员服务区设有财税法规、财税辅导、动态信息、财会专区、税务规划、财税热点、行业频道、分省频道、涉外税务、会员宣传等频道。截止2017年2月，数据库信息总量为214500多条，会员服务区固定页面达92017多页，数据库中包括中央财税法规18961件，地方财税法规29298件，国外税收法规563件;财税指南和辅导信息20745条;投资理财信息68180条;财税知识类信息10092条。至2017年底，预计数据库信息量将达到28万条(件)以上，仍为互联网上独一无二的大型数据库。特别数据库中不仅包含了中央财政税务部门颁布的宏观政策，同时收录了各省、自治区、直辖市、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 单列市和部分地区(市)财税机关制定的具体实施条例，连同国家权威部门、研究机构的政策预报、政策评点、疑难分析和财税政策改革动向研究预测，以及xx信息网专家顾问、研究人员对企事业单位各种具体涉税、财会问题的深层分 析和筹划，其全面性、准确性、专业性和权威性，也是目前国内其他同类网站无可匹敌的。 xx信息网为企业提供高层次的纳税辅导和活性咨询服务。本网在协助客户探讨政策背景，分析政策含义，掌握政策利用的基础上，及时将客户单位以各种方式提交上来的常规咨询，在一个工作日内予以解答;复杂的纳税实务问题，通过在线的财税专家和有密切指导关系的财税管理部门，尽快为企业整理出准确诠释或参考性建议，帮助企业提高财务管理与税务规划能力,降低或避免因纳税方法错误或政策理解不当而带来的经济损失。同时，将客户反馈的涉及企业税负、财税执法、税收征管和稽查及企税争议等问题及时转送到有关的财税管理机关和专业财税研究机构，促进和加快财税立法，加强税企沟通，维护企业的合法权益。为保证遍布全国各地的客户都能够得到及时快捷的服务，截止2017年2月，本网已在全国29个省、市、自治区设立了咨询服务中心，就近对当地客户进行咨询、回访、指导和培训。还受部分省区的财税管理部门、财税社团的委托，合作承建了北京、广东、四川、山东等20个省级财税咨询服务频道或网站，更加贴近地方实际，满足各类纳税人的需求。 xx信息网除提供网上信息检索查询，专家实务答疑等基础服务外，特别针对不同类别会员的不同情况和需求，提供各层次的专项服务和特有服务。其中最具特色的是对高级会员的个案课题研究。用户可将本企业在经营中遇到的重大问题，例如具有行业共性、在现行法规中无依据、没有适当解决途径的等等，提交给本网的实务筹划项目组，配合在相关领域知名的专家、财税顾问和政府研究员选领课题作专项研究，为用户量体裁衣制定解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。并将对现行政策的制定修改有参考价值的问题反馈给国家财税管理部门，以期对相关行业发展有所帮助。xx信息网作为高级理税专业服务的中介机构，力求最大限度地发挥纳税人与财税管理机关之间的桥梁作用。 为了加强税企、企企之间交流与合作，xx信息网每年举办多次全国用户单位财税研讨会，聘请国内权威的财税专家就最新财税政策进行剖析和点评，探讨财税政策改革趋向，就经营中的实际问题展开现场咨询。几年来，本网已成功举办或合办了北京昌平“加入WTO与财税政策走向”高层论坛(与中国税务报社合办)、西安(与中国国际税收研究会合办)、成都(与四川省国际税收研究会合作)、武汉(武当山、与湖北省注册税务师协会合作)等多期专业高层次的政策分析、税收筹划等高级研讨活动。 2017年以来，本网还先后组织了多达6次的分省、分区域、分税种的财税高级培训活动，为会员客户提供更多的学习、培训及与财税专家面对面交流、咨询的机会。 2017年3月起，本网还将筹办每单月一次的财税专家在线咨询会，充分利用互联网的先进技术手段，增加客户和知名财税专家的互动、交流时间，更好地解决会员单位面临的各类财税疑难问题。 xx信息网为广大财税人员提供多方面的工作协助。本网依照财税工作内容，建设有财务人员实务工作指南，包含各种财务制度典范、财务报表格式、计税公式、税务申报程序向导、财税人员工作技巧和常见问题处理等内容。财税实务指导不同于普通财务软件，随着新的财税规章制度的调整而随时更新，对财税工作者进行动态 指导，极大地减轻了重复性工作和繁琐的计算，使整个财务工作高效、轻松，节省了大量的时间和精力。财税实务技巧来源于大量的实际案例，经过专家的提炼和分析解答，成为财税工作者可直接学习或借鉴的既成经验，对提高个人业务水平，减少财税差错，避免经济损失，具有重要价值。 此外与国际接轨创建英文税政板块，已涵盖一百三十多个国家基本税制原文，并刊登我国重要涉外法规英文版，为我国企业的对外经贸合作和国际化创造重要条 件。以及开辟会员服务频道，展示企业风貌，帮助会员单位打造品牌形象;利用网络平台作为会员单位提供学术论文和专著发表的舞台;联合国家级专业媒体，聘请知名记者对有条件的高层会员单位进行跟踪报道，人物专访，增强企业社会效益。 为进一步密切本网与企事业单位、经营管理部门的联系，及时反映并解决纳税人经营管理工作中遇到的新情况、新问题，加强沟通、交流与合作，特邀请贵单位作为xx信息网的合作服务单位，共同透视财税体制改革的方方面面，关注财税形势的今天、明天～迎接新经济、新挑战，为市场经济繁荣和企业腾飞贡献力量～ 此 致 敬 礼～ xxxx 信 息 网 商务回覆函范例 We are very glad to receive your fax inqu iry.Since it is the first time we contact, we would be highly appreciated if you could provide us your bank name and address. We realize the types of IC you need, but we do not know the specification you require for that IC such as the voltage current. Could you please tellus the purpose of this IC? The fax you send us is not very clear for the wording part. Therefore, please fax it again (no need for graph ).We wish we could provide the best services to you .Sincerely yours. 译文: 您好: 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。 敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資料，是否能告知此集成电路的用途。 貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。 盼望能為貴公司提供最佳的服務。 Dear sir, Firstly, We d like to apologize for the late reply due to the problem of our puter network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair chargeis US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express . Thank you for your cooperation and we wish yousuccess in your business. P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines. Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information. 译文: 您好: 首先，我們必須向您致歉，由於敝公司電腦網络的問題，以致信件延遲至今才能回覆您，請您見‎‎諒。 您送修的機器已經修理完成且已寄回，不知您收到沒,修理的費用是1500美 元，發票開立如您所要求1200美元，如果確認無誤， 請貴公司將修理費用1500美元匯至下列帳戶: 為了表示我們的誠意，我們願意將RS10000的價格降至最低114,000美元。另外您要的三項東西，我們會用快遞寄去給您。 謝謝您的合作，並祝事業昌隆～ P.S.: 敝公司是一家SMT的製造商，生產的都是全新的機器，並無經營舊機器的買賣，所以很抱歉，無法提供您所需求的資訊。 您好: 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。 敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資料，是否能告知此集成电路的用途。 貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。 盼望能為貴公司提供最佳的服務。 主动报价 Kee Co., Ltd 34 Regent Street London, UK