为什么要使用档案管理系统

为什么要使用档案管理系统为什么要使用档案管理系统随着计算机和网络技术的普及,以及各类信息化系统的普遍成熟应用,各个行业的结构化数据都进行了有效管理,如各类业务系统、财务系统、ERP等,为企业的决策和运营提供了高效的信息支撑。但同时,我们也发现,占企业80%的非结构化数据,如票据、合同、各种格式的办公文档、电子邮件、图纸、音视频、图片、超媒体等等数据,因为没有统一规范化管理,随着内部电子文档的数量逐渐增多,安全隐患也越来越引起重视。企业文档管理遇到的问题: 如何有效管制文件进出,解决人为盗取文件或员工离职时带走公司机密资料?如何...

为什么要使用档案管理系统随着计算机和网络技术的普及,以及各类信息化系统的普遍成熟应用,各个行业的结构化数据都进行了有效管理,如各类业务系统、财务系统、ERP等,为企业的决策和运营提供了高效的信息支撑。但同时,我们也发现,占企业80%的非结构化数据,如票据、合同、各种格式的办公文档、电子邮件、图纸、音视频、图片、超媒体等等数据,因为没有统一规范化管理,随着内部电子文档的数量逐渐增多,安全隐患也越来越引起重视。企业文档管理遇到的问题: 如何有效管制文件进出,解决人为盗取文件或员工离职时带走公司机密资料?如何有效管制机密文件的外泄和文档安全? 如何保证文件版本的一致性? 如何实现文档的分级授权使用? 如何解决大量文档的快速搜索和查阅? 如何提升各类文件的审核程序和效率? 如何满足不同档案验收单位对档案验收标准不统一的问题? 使用档案管理系统能够解决的问题 1、系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制,有效管制了文件的进出,实现文档的分级授权使用。 2、企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产(如Office文档,视频,音频,图片,AutoCAD档等等)。 3、企业可以安全和便捷地管理文档的存储、分发、阅览、打印和下载。 4、系统采用先进的加密算法对重要电子文档内容进行文档加密保护,也可对特定用户群赋予文档访问权限,提高文档安全防扩散能力。 5、支持多种不同文档格式的在线阅读(包括:OFFICE文档、AutoCAD、视频、音频以及多种图形文件),用户无需下载文档即可直接阅读文档内容,也可以在不安装相应的应用软件的情况下实现文件的在线预览。 6、系统提供模糊查询、组合查询、快速定位等多种检索方式,并支持全文内容检索,可以文中的任何内容作为检索条件,快速查找目标,提高工作效率。 7、系统操作日志能够记录文档在使用生命中的每一个动作,包括用户对文档的操作行为、操作者、操作日期及时间。当数据发生问题时,可通过日志分析以查明真正发生原因。 8、能配合多种文件扫描仪,支持TWAIN、ISIS接口,对扫描的图像可进行倾斜校正、断字修补、清除杂点、反白、智能剪裁等处理。企业使用档案管理系统带来的效益 1、档案管理系统集中管理文件,加速企业的知识积累,文档更加安全。 2、灵活具体的操作权限控制,确保重要文档被正确的人使用,保障机密文档的安全。 3、查找文件更加方便快捷,工作效率明显提高。 4、文件的流通流转更加便捷,员工间文档的协作更加方便。 5、降低纸质文档的依赖,节省文控管理的成本。 6、重复利用历史的文档,发挥知识财富的价值。

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