参展流程-CJ-20140416

参展流程-CJ-20140416 广州禾信分析仪器有限公司 文件编号 HX-SC-001 版本(修订) V1.2 参展流程 页 次 共10 页 陈洁 周振 修订日期 修订 审核 批准 2014.04.17 第一章 总则 第一条 目的 为规范公司员工参展的相关事项、保证参展过程顺利、尽可能收集潜在客户信息，特制定本制度。 第二条 参展的定义 参展指以推广公司形象与产品、联系旧客户、寻找潜在客户为目的，而参加由其他主办方主办的大型展会、学术会议、推广会议等交流活动。 第三条 参展工作流程分解示意图 第二章 参展前准备 第四条 收集展会会议信息 销售将辖区内合适的展会会议信息反馈给市场部，市场部根据往年参展情况及销售反映情况，对展会信息进行收集整理，方便对展会进行筛选。需要搜集的资料包括:最新会议通知、会议 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 及价格、往届会议总结、参会嘉宾、邀请观众情况、已确定参展企业名单等内容。 第五条 参展确定 市场部根据收集的展会信息填写参展申请，汇合技术部、销售部意见，审批后确定是否参展。 第六条 展前准备工作 确定参展，签订会议赞助方案(尽量使用公司 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 范本)，并根据 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 要求提前向财务部门请款，确保按时付款(根据展会需求提前完成) 建立展会工作计划，明确分工，确定 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 人员，并向参展人员发送参展通知。 展前准备工作安排: 1. 人员安排 指定会议牵头人。由市场部确定各部门参展人数计划，再由相关部门经理指定具体参展人员。 2. 会议论文、会议报告 会议论文:由技术部指派专人负责相关会议论文的撰写工作，根据主办方时间安排，按时提交论文摘要、会议正文等。 会议报告:由技术部制定专人，确定会议报告题目，制作报告ppt，并到会场宣讲。 3. 展台设计 标准展位:确定展位尺寸后交由公司设计人员设计展台布景，至少提前七天完成所有展板等的制作工作。联系当地布展公司，发出展台设计，确定布展时间、地点、互留联系人姓名电话，签订布展协议。布展前一两天再次进行电话确定。 4. 物资安排 1)仪器:市场部通过K3提交展示仪器申请，交由生产部准备仪器、打包交仓管发货。 2)其他物资:由市场专员负责，原则上所有的物品需发物流，特殊情况可发快递。展会负责人发货前需清点物资，并做好相应 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ，后交由仓管发货。原则上物资提早准备优先选择物流。 第七条 展会接待培训 参会人员参展前应经过简单培训，内容包括:展会简介、展会接待工作分工、接待技巧、常见问题回答方式等。由技术部、销售部提供，市场部整理制作培训ppt并发送通知，参会人员应认真阅读，明确参展目的与工作安排。 第八条 费用申请 参会人员依据预算布展前申请足够经费，以满足展会会议需要，并对支出明细进行记录。 第三章 参展过程 第九条 现场布展 1. 布展工作人员确保布展工作开始前到达现场。 2. 现场主要负责人布展前确认物资、仪器已运至展馆，并在布展前一天与布展公司取得联系。 3. 应用工程师负责仪器、电脑的安装调试。 4. 负责人联系当地布展公司布置展板及各类协调工作，其他参展人员协助现场其他物资布置。 第十条 展会现场 1. 确保每天提早半小时到达现场。 2. 值班人员的着装，不要过于随便，建议统一穿公司工作服。 3. 技术人员负责现场仪器演示，向客户讲解、回答客户技术方面的相关问题。 4. 销售人员、市场部人员负责现场客户接待、沟通，，技术人员在必要的时候协助。 5. 展台展示期间必须有人员值守，参展人员不得无故离开岗位。 6. 空余时间，由市场部安排参会人员对展会现场、竞争对手的照片以及竞争对手的资 料搜集。 7. 值班人员对公司展示仪器和公司的发展前程有清晰地了解和清晰的表述。 8. 展会结束前应该检查仪器电源、照明灯电源是否关闭，重要物品是否有遗忘。 第十一条 撤展 1. 仪器:技术人员负责将仪器打包，通知物流(可联系仓管安排物流)，将仪器运送至指定地点。 参展人员收集整理，通知物流将物资送至指定地点。返回的问卷调查表、2. 其他物资:由 观众登记表、收到的名片等客户资料由参展人员带回公司。 第三章 总结 第十二条 展会后信息整理: 1. 总结:展会牵头人对展会进行效果评价并填写《参会效果及总结表》(展会结束后5天内)，提交给直属领导，市场部。其他参展人员需提交个人总结(展会结束3天内)，提交给直属领导，抄送市场部。市场部对总结进行整理后，提交给市场部经理、营销总监。 2. 展会现场照片(本公司以及同类厂商照片)及宣传资料、会刊、参会人员名单等，由市场部人员整理后发送给商务部，并由市场部存档。 3. 所有资料整理后，统一由市场部发送一份给商务部备案。 第十三条 重要客户信息跟踪 由市场部整理客户信息发送给商务部，由商务部分配相关销售人员跟进，相关销售人员15日反馈跟进情况。 第十四条 市场部存档文件 参展结束后，市场部对以下文件进行存档: 1(会议通知(最后一轮) 2(参展申请(附件1) 3. 参展协议 4. 展台布景协议 5. 展会准备工作明细 6. 参展人员市场活动个人报告(附件2) ) 7. 参展效果及总结(附件3 8. 现场照片 9. 会议报告ppt，会刊论文，报告录音 10. 其他参展商宣传资料 11. 会刊及参会人员名单 第四章 附则 第十五条 本流程由市场部负责解释。 第十六条 本流程自总经理签发之日起执行。 附件1. 市场活动申请表 广州禾信分析仪器有限公司市场活动申请 填表日期: 填表人: 市场活动名称 时间 地点 主办单位 协办单位 规模 广告服务 展位及价格 会议及价格 会议主题 参会人员 往届情况 参展厂商情况 市场部意见 是 否销售部意见 参 展 领导审批 附件2. 市场活动个人报告表 市场活动个人报告 活动性质 ?展会 ?技术交流会 ?学术会议 ?其他 活动名称 时间 地点 同期活动 知名参展企业 及展位大小 (至少四家) 不足之处: (至少2项) 展台形象设计 及会议物料评 估 改进意见: (至少2项) 与其他参展商比 ?相对很高 ?相对较高 ??差不多 ?相对较少 ?相对很少 1、 观众流量 2、 原因 3、 此展会是否能满足我们市场拓展的需要 ? 是 ? 否 1、宣传效果: 参展成果 2、销售成果: 3、其它: 本次展会有何缺失: 缺失和改进意 改进意见: 见 是否参加下届?是 ? 否 该展会 原因 活动现场描述 活动总结 报价,有采购计划的客户资料(销售人员填写) 序号 客户姓名 单位名称 仪器种类 预算金额 1 2 3 4 填表人签字:____________ 附件3. 市场活动总结表 市场活动总结 参 会 记 录 会议名称 参会人员 地 点: 时间: 会议规模 参展仪器 一. 参会效果 展会同期 活动(展 会、论坛、 新 品发布 会等) 列举至少4 家参展知 名企业及 其展位大 小 不足之处 (至少2项): 展台形象 设计评估 改进意见 (至少2项): 与其他参展商比 ?相对很高 ?相对较高 ?差不多 ?相对较少 ?相对很少 观众流量 原因 物料配送 建议 登记表 人 接待人数 合计 人左右 名片 人 其他 人 接待客户 分布行业: 评估 分布行业、区域 区域: 以及观众构成 观众构成: 成交评估 意向成交仪器与成交量: 此展会是否能满足我们市场拓展的需要 ? 是 ? 否 1、宣传效果: 参展成果 2、销售成果: 3、其它: 本次展会整体缺失: 有何缺失 和改进意改进意见: 见 是否参加下届该展会 ? 是 ? 否 原因 总结 二. 基本财务结算 项 目 单 价(元) 人数/数量 支 出(元) 参会费 公司宣传册 礼品 物资运输 住宿费 展品租用 展品搬运 餐饮费 住宿费 机票、高铁费 市内交通费 总 计 三. 观众信息统计 姓名 单位 职务 电话 手机 E-mail 备注 填表人: 填表日期: