公司证照管理规范
总经理
副总经理
人 财 信 公 营 采 市 防 发
力务息司运购场损展
资部 系事部 部 部 部 部
源统务
部 部 部
商场总经理
常务副总
收货/前台部 鲜食部副 食品部副 非食品部副
副总 总 总 总
经经经经经经经经 经 经 经 经 经 经
理 理 理 理 理 理 理 理 理 理 理 理 理 理
, 吸纳人才 – 正确雇佣，促进人员多元化，运用技术
, 留住人才 – 公司文化，挽留政策，绩效管理
, 发展人才 – 职业发展计划，培训发展，公司发展
公司证照
管理制度
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一、目的
为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失 并保证按时年检，特制订本
制度
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。
二、借阅原则
一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。
三、证照资料的种类
1(证照原件:营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社 保 登 记 证、外汇管理登记证、
章程
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等证照原件及其申办原始资料。
2(所有资信类文件:如验资
报告
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、审计报告、评估报告、工商联合年检报 告等。
3(重要文件，如合作项目
合同
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书、投资项目合同书、公司成立合同书、董 事会任命文件、政府部门公文批复等。
4(经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。
四、证照资料的保管归档
1、证照原件归行政中心专人统一保管;
2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管;
3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送;
五、证照资料的使用管理
1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部 门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续;所有复印件均须加盖“此复印件仅作 使用，再次复印无效”章。
2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印 等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理;
3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申 请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天;
4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告 外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续;
5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保;
6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“J P G彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。
六、证照的年审、到期、变更
证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照(如工商营业执照、组织机构代码证等)由行政中心专人负责办理，财务类证照(如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等)由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。
七、相关责任
1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性， 对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任;
2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性， 使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。
公司证照使用申请单
申请 申请 申请人 部门 时间
证件 ?原件借阅 ?复印件 ?电子档 类型
证件 名称
使用 归还 时间 时间
用途 说明
部门
主管 总经理
审批 年 月 日 审批 年 月 日
公司证照使用申请单
申请 申请 申请人 部门 时间
证件 ?原件借阅 ?复印件 ?电子档 类型
证件 名称
使用 归还 时间 时间
用途 说明
部门
主管 总经理
审批 年 月 日 审批 年 月 日
公司证照使用汇总表
序部
时 间 证件名称/类型 事由 申请人 审批人 数量 号 门
总公司组织机构代码证/
例: 行政 20140801 公司办理税务 米学军 易刚 1
复印件
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浙公网安备 33021202002483