公文收发管理制度
为加强对公文收发文的管理,特制定本制度:
一、文件收文管理
单位所有的公文归办公室管理,实行专人负责,集中管理,以保证公文的使用效益和资料的完整性,有利于加强安全保密工作。
(一)公文的签收呈办
1、签收:办公室人员及时领取文件和信件。各部门收到的公文,需及时转办公室签收,不可自行交分管领导签阅。
2、登记:公文签收后,由办公室逐件进行登记,按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。
3、拟办:办公室机要人员对收到需要办理的公文提出拟办意见办公室主任进行审核。
4、批办:公文经主要领导或分管领导批示后,由办公室按批办意见阅知办理。
5、传阅:公文传阅要以公文收发人员为中心进行,即前面的相关领导或部门看完公文后,要送交公文收发人员,再由公文收发人员负责往下传,不能脱离公文收发人员自行横传,以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况,防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后,公文收发人员要及时对公文进行检查,发现有领导批示时,要按照批示意见进行处理。
6、承办:相关领导或有关部门接到办公室传阅的公文,要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理;一般公文在3个工作日内办结;涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文,力争在7个工作日内办结。
7、催办:办公室负责公文催办工作,实行紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。公文办结后,公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
(二)公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递,同时做到:不横传,不随意从中抽出文件,不带到公共场所和宿舍,不在机要室外过夜。并做到日清、月查、及时清退。
(三)公文的借阅承办。各科室及有关人员须承办和借阅文件时,均应办理借阅登记手续,用后及时归还。
二、公文发文管理
发文处理的一般程序为:拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿:拟稿部门主要负责人是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定;内容要实事求是,
表
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述准确,格式规范。文稿格式要符合国家公文规范,对不符合的,办公室予以退回并定期通报退回情况。文稿草拟后,拟稿部门要在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送(抄送)单位,由部门主要负责人签字
审核后报办公室,并将电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件,领导审稿时参考。
2、审核:由各单位草拟的公文,须经主要负责人签字后,报办公室负责人审核。未经主要负责人或者科室负责人初核并签字的,办公室不予审核;未经委办公室审核,各单位不得将草拟的文稿直接交分管(主要)领导签发,杜绝文稿逆向流转。
3、签发:审核后的文稿,送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的,由文稿起草人负责修改完善,经逐字逐句校对后,再按程序重新送审。
4、登记。签发的文稿,由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。
5、复核。拟稿科室(部门)承担校对责任,确认无误后做出清样,在发文稿纸单上校对栏目中签字,并由办公室确保无误后予以印发。
6、用印:由办公室专人负责用印管理,公文形成后,根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰,不得模糊歪倒;公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位保持一致。
7、归档:公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文印成件,由办公室负责归档保存。
本管理制度自发布之日起执行。
浙公网安备 33021202002483