存货管理流程

存货管理流程 存货管理业务流程 一、 业务目标 1 战略目标 1.1 为公司经营、发展提供有力的物资保障～实现企业经营目的。 2 经营目标 2.1 根据生产经营情况～确定存货最高储量、最低储量、采购时点 储量～确保库存合理储备～防止存货积压、闲臵～造成浪费。 2.2 对存货实行科学保管～确保数量齐全、质量合格。 2.3 规范存货处臵～避免公司资产流失。 3 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 目标 3.1 确保存货账目的真实、准确、完整。 3.2 存货成本计价准确。 3.3 财务账表与实物核对相符。 4 合规目标 4.1 存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。 4.2 存货交易合同,协议,符合合同法等国家法律、法规和公司内 部规章制度。 二、 业务风险 1 战略风险 1.1 存货不足或不能及时、有效的用于经营活动～造成企业违约风 险。 1.2 不能很好的规划存货合理储量,造成因存货积压而占用资金～ 影响企业目标实现。 2 经营风险 2.1 存货储量不足～影响生产,储量过高～造成存货成本过大。 2.2 对市场的形势把握不当～导致存货跌价损失。 2.3 保管不善发生被盗、毁损、事故等～造成资产流失。 2.4 长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等～导致资产损失。 2.5 未及时完整办理保险～给分公司带来巨大经济损失。当发生地 震、洪水、战争等人力不可抗拒的自然灾害时～给分公司带来 巨大损失。 2.6 存货处臵不规范～人为造成资产流失。 2.7 未经审核～擅自变更合同标准文本中涉及权利、义务条款导致 的风险。 3 报告风险 3.1 财务账目记录有误～造成存货数据失真、管理失控。 3.2 存货计价错误～导致成本不准、效益不实。 3.3 账、实不符给分公司带来潜亏,盈,。 4 合规风险 4.1 违反国家有关安全、消防、环保等规定～遭受经济处罚。 4.2 存货交易合同,协议,不符合合同法等国家法律、法规和公司 内部规章制度～造成损失。 三、 业务流程步骤与控制点 1 存货入库 1.1 外购存货的入库 1.1.1 存货的入库验收须有物资采购员、专业技术管理员、库房保管 员三方参加～对入库物资的数量、质量进行严格检验～做好相 关记录。 1.1.2 所有物资入库前～由采供科组织相关人员按物资采购技术协议 或质量标准要求执行验收～发现不合格产品～应隔离、标识并 做好记录～由物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。 1.1.3 生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合 格证的验证～做好物资入库记录～并对库存电子数据及时更新。 1.1.4 物资的验收票据、合格证、计量单等由采购员负责收集管理。 全部技术资料由采购员负责交各分公司技术档案室归档管理。 1.1.5 物资到货数量短交～采购员须要求供方及时补足～物资到货数 量出现超交～采购员要及时汇报～并做好情况记录。 1.1.6 物资验收质量不合格由采购中心负责出具不合格品处臵报告～ 经采购中心主管领导批准后与供方协商～按照合同规定办理退 货索赔事宜。 1.1.7 对符合要求的合格产品～微机录入员根据经采供科负责人签字 的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单,一式三联～如 果供货商未开具发票的～根据送货清单暂估入账,办理验收入 库～入库单连续编号。限额内的数量损耗由财务部门及时处理, 无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理 入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。 1.2 销售分公司对内购产品的入库。 1.2.1 绵阳分公司、德阳分公司产品完工后直接入库销售分公司库 房。产品完工当天,由销售分公司库管、尿素班班长、包装岗 位人员、生产调度员和质量计量科完成产品的交接手续。 1.2.2 分公司质量计量科分批次取样～对产品质量、数量进行检验～ 次日将检验结果报分公司生产技术科、销售分公司～如有不合 格品则出库退回生产车间。分公司生产科部门和销售分公司库 管在核对质检报告、调度、包装、装御、生产车间、销售分公 司库管的记录相符后～办理产品的正式入库手续。 2 登记存货账簿、表 2.1 物资采购中心建立计算机信息系统对各分公司存货的收、发、 存进行联网管理。 2.2 外购物资存货入库后～采购员持票到库房经保管员核对后在发 票上经办人处签字～然后将入库单附后～交由采购组长(采供 科长)审核～采购组长(采供科长)对发票进行汇总～编制发票 汇总审批表送物资采购中心财务组审核。物资采购中心财务组 将审核后的发票汇总审批表送采购中心主任、总会计师审核、 签字后～将发票汇总审批表及发票、送货清单,一联,及入库 单,一联,返回分公司财务科入帐～财务科审核无误后编制记 账凭证～财务部门负责人要负责审核凭证、账、表并签字。发 票审核汇总审批表复印件交物资采购中心财务组登记备查账。 微机录入员根据“出库单”、“领料单”在存货信息系统登账 后～将单据传至分公司计划财科入账。 2.3 销售分公司产品入库后～仓库保管根据签字手续齐全的入库 单、质检报告登账。并将相关据传财务科入账。 2.4 销售分公司、射洪分公司商品出库后仓库保管根据“出库单”、 “商品销售发运单”,或发货通知单,登账。并将相关据传财 务科入账。 2.5 分公司公司财务部门稽核人员～每月末进行出入库票据稽核～ 并对存货总账和物资采购中心登记的明细账进行核对。 3 严格执行存货仓储保管工作规程 3.1 公司物资采购中心统一监督管理中心设在各分公司的物资仓 库～具体管理事务由物资采购中心采供科负责。 3.2 物资的储存保管～应以物资的属性、特点、使用情况等科学设 臵库位～在安全可靠前提下做到:小件“五五”排放,成批物 资按区分类存放～做到摆放成行成线、垫支平稳合理,减少物 资转库搬运工作。 3.3 做好库存物资的四防工作,对易碎和易坏品应格外小心存放, 对危险品应单独存放。所有具有特殊要求的物资均须做好特 殊、明显标示。采供科负责人要定期检查～并做好检查记录～ 及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的要追究责任人 责任,处罚决定根据价值损失的大小和事故等级～物资采购中 心主任批准后执行。 3.4 做好库存物资的动态管理。 3.4.1 所有库存物资数据均应进入计算机信息系统管理～对每天的库 存数据须及时更新。 3.4.2 所有库存物资标准应标识清楚～存放地点详细。 3.4.3 帐、物、卡及时检查～日清月清、半年盘点、年终清库～达到 账、物、卡三者统一。 3.4.4 露天库房每天检查～每月盘查～保证物资无锈蚀、无变形、无 耗损～场内无积水。 3.4.5 保管员须熟知库存物资的型号、规格、结构、性能、用途及质 量标准等项。 3.5 保管人员应根据物资特性做好库存转运物资安全、包装及保护 工作～做好临时搬运人员的安全教育、劳动保护等项工作。 3.6 做好物资库房的防火工作:库房内严禁烟火～同时必备数量足 够、质量合格的消防器材,保管员要熟悉消防知识～正确使用 消防器材～对所属于库房情况要勤于检查～及时处理、汇报存 在的不安全因素,库房动火作业须经分公司安全科出具动火 证。 3.7 物资库房严格保卫制度～禁止非本库房管理人员擅自入库～管 理人员每天须对库房门、窗等情况进行检查～以便及时发现、 处理存在的安全隐患。 3.8 要做好库存物资的保密工作～未经领导同意～不得外泄库存物 资的数据。 3.9 物资采购中心和计划财务部共同商议～提出存货的财产保险办 法～报公司分管领导、董事会批准后执行。物资采购中心按规 定办理存货保险手续。 3.10 分公司公司相关责任部门根据年度生产经营计划、财务预算等 资料～每年拟定各类存货最高储量、最低储量～报分公司分管 领导审核批准后实施。 3.11 采供科根据存货库存收发情况～每月编制存货使用及结存情况 报表～按时向财务部门提供物资购进、消耗及库存等资料数据。 定期进行存货状态 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 ～对异常情况报警明示～采购、生产、 营销、财务等部门共同研究降低,提高,库存方案～报分公司 分管领导审批。 4 存货出库 4.1 原材料、生产维修常用件、标准件的出库管理流程。 4.1.1 分公司使用部门的经办人根据生产、维修的需要填制领料单 ,一式四联,经部门负责人签字后～经办人凭出库单及领料单 到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。 4.1.2 仓库保管将签字齐全的领料单,四联,～分别返领用部门、财 务和微机录入员各一联～留存一联。 4.1.3 月末～微机录入员将出库单及领料单按库房类别整理后～传至 分公司计划财科入账。 4.2 对于大修、技改等项目所需物资及其它特殊物资的领取的管理 流程。 4.2.1 分公司使用部门的经办人填制领料单,一式四联,～由其部门 负责人、分公司分管领导签字后～凭领料单到物资所属仓库领 取物资并在相应的出库单据上签字。 4.2.2 仓库保管将签字具全的领料单,四联,～分别返领用部门、财 务和微机录入员各一联～留存一联。 4.2.3 月末～微机录入员将出库单及领料单按库房类别整理后～传至 分公司计划财科入账。 4.3 生产急需物资可预先领用～领用人员须在领用单据上签字～并 在三个工作日内补齐领料手续。 4.4 销售分公司销售商品出库流程。 4.4.1 根据客户需要～由农资公司开具“商品销售发运单”,客户、 制单人签字,～再由销售分公司开具“出库单”, 销售分公司 仓储部门审核“商品销售发运单”、“出库单”及有关单据～ 办理发货～并填写出库日报表。单位门卫凭出门证并核实相关 单据后放行。 4.5 射洪分公司销售商品出库流程。 4.5.1 销售部按客户订单发货时间要求～去现场查库核实数量～按送 货路线调度车辆～并开具“发货通知单”～销售部和财务科负 责人审核“发货通知单”后交仓库保管员签字～仓储部门在审 核“发货通知单”及有关单据后办理发货～并填写出库日报表。 单位门卫凭出门证并核实相关单据后放行。产品出厂后“发货 通知单”需要客户提货人签字～最后返回销售部。 5 存货盘点 5.1 日常分类盘点 5.1.1 公司物资采购中心统一监督管理采购中心设在各分公司的物 资仓库～采购中心驻分公司采供科根据存货的品种～定期分类 盘点存货～采取每月、季自行清查～并将清查的结果与采购系 统的明细账和财务部门的账表数据核对。如发现存货发生短 缺、毁损、灭失～要及时向采购中心主任汇报。 5.1.2 销售分公司,射洪分公司,仓储部门负责对产成品的盘点～对 产成品采取每月自行清查～并将清查的结果与财务部门的账表 数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失～要及时向分公 司负责人汇报。 5.2 全面盘点:公司根据实际情况～每年至少进行两次全面盘点,年 底必须进行盘点,～并出具残次冷背存货报告单。存货全面盘 点工作由财务部门组织～采购、仓储、使用、审计部门负责实 物盘点～填写盘点表～并与实物账册、财务账表核对～由不相 容部门,人员,监督、审核、签字。 5.2.1 存货全面盘点程序 5.2.1.1 财会部门制定盘点计划。 5.2.1.2 财会部门组织召开盘点预备会议～将盘点计划或指令贯彻到每 一参与人员。 5.2.1.3 采购、财务、生产、审计等部门的有关人员盘点存货,填写盘 点表～并与实物账册、财务账表核对～由不相容部门,人员, 监督、审核、签字。 5.2.1.4 各分公司应根据实际情况组织独立的小组～在盘点标签尚未取 下之前～按照一定的比例进行复盘抽点。抽点时如发现差异～ 除应督促更正外～应扩大抽点范围～如发现差错过大～则应要 求重新盘点。 5.2.2 对于存货中未完 施工 文明施工目标施工进度表下载283施工进度表下载施工现场晴雨表下载施工日志模板免费下载 的工程技术劳务、项目及产品制造～由工 程技术部门、生产部门确认工程进度～并出具未完工项目,产 品,进度报告作为确认未完工工程的依据～财会部门根据实物 量的完成情况按照会计准则及相关财务规定进行匹配。 6 存货处臵 6.1 盘盈、盘亏、毁损的存货的处臵:分公司对清查中发现的盘盈、 盘亏、毁损的存货～在授权权限范围之内的由分公司经理批准 处臵,超过处臵权限的需报计划财务部～由计划财务部和物资 采购中心共同审核～提出处臵意见～报总会计师审批。 6.2 报废物资的处臵:报废物资包括各分公司生产、技改及各类基 建项目过程中所产生的各类废旧物资～具体包括报废设备、钢 材、催化剂、润滑油、煤渣、废包装物,纸包装～木包装物, 等。报废物资分为两大类: A 类大宗报废物资和B 类小宗报废 物资。 A 类大宗报废物资指批量或单件估价在5 万元及以上的 物资。 B 类小宗报废物资指批量或单件估价低于5 万元人民币 的物资。B 类物资分为B1 类和B2 类。B1 类报废物资指废设备、 钢材、催化剂等。B2 类报废物资指废润滑油、煤渣、废包装物 ,纸包装～木包装物,等。 6.2.1 报废物资处臵程序。 6.2.1.1 生产技术科、设备动力科收集报废物资信息～编制报废物资审 批表～报分公司计划财务科审核后～交分公司分管领导、分公 司经理审批。物资采购中心设在各分公司的采供科,组,人员～ 定期,三个月,对经分公司审批的报废物资审批表进行分类、 汇总～报物资采购中心综合计划价格组、物资采购中心主任审 批。 6.2.1.2 对A 类报废物资的处臵:A 类报废物资中的废机器、设备、触 媒及钢构件等的处理～须先经公司分管领导签字确认后～由物 资采购中心会同生产技术部、分公司相关部门进行处理,须留 存的物资由分公司和物资采购中心建帐保管～由公司统一安排 再利用。A 类报废物资须处理的～采取招投标方式由物资采购 中心统一处理。 6.2.1.3 对B 类报废物资的处理:B1 类报废物资中的废机器、设备、触 媒及钢构件等的处理～须经公司领导签字确认后～由物资采购 中心会同分公司相关部门进行处理。B1 类报废物资按当地现行 价格进行处理。所有B2 类报废物资由各分公司制定相关办法 自行处理。 6.2.1.4 各分公司门卫须凭财务收款收据及物资采购中心出具的废旧 物资处理出门凭证放行。 6.2.1.5 A 类与B1 类报废物资处理资金由公司计划财务部统一收取,B2 类报废物资处理资金由分公司财务科收取～并出具收款收据。 分公司财务科收取的资金在公司指导下支配。 7 存货核算 7.1 分公司公司财务部门审核存货增减变动原始凭单～符合审批权 限且报账手续齐全的予以入账,不符合审批权限或手续不全 的～由经办部门更正后入账～并在有效单据上加盖财务专用章。 对在途存货、货到票未到的～月末应暂估入账。财务部门负责 人对账表进行审核并签字。 7.2 分公司公司计划财务科每半年根据存货盘点记录及生产、仓 储、采购、营销部门提供的有关资料～对存货进行可变现净值 与账面价值对比～计算存货跌价准备～经总公司计划财务部审 核～报公司经理办公会审批后～进行账务处理。 7.3 控股子公司按照规定自行计提存货跌价准备～报计划财务部备 案。 7.4 分公司、子公司财务部门对存货处臵的净损益,要纳入当年的 损益。 7.5 分公司计划财务科按照公司规定的存货计价方法, 正确核算 存货的实际成本～编制存货管理报表～由财务部门负责人审核 存货成本的准确性并签字。计划财务部定期检查分公司存货计 价方法是否正确。存货计价方法变更由计划财务部上报经理办 公会审批～对外披露后～在下一年度实施。 8 监督检查 8.1 公司将不定期对存货管理情况进行专项检查～也可结合财务检 查、审计等工作进行。各分公司可根据本单位实际情况制定内 部检查制度。 8.2 存货内部控制监督检查的内容主要包括: 8.2.1 存货业务相关岗位及人员的设臵情况。重点检查是否存在不相 容职务混岗的现象。 8.2.2 存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是 否健全～是否存在越权审批行为。 8.2.3 存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、 合理～存货验收手续是否健全～存货保管的岗位责任制是否落 实～存货清查、盘点是否及时、正确。 8.2.4 存货处臵制度的执行情况。重点检查存货处臵是否经过授权批 准～处臵价格是否合理～处臵价款是否及时收取并入账。 8.2.5 存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值 变动记录是否真实、完整、及时。对监督检查过程中发现的存 货内部控制中的薄弱环节～负责监督检查的部门应当告知有关 部门～有关部门应当及时查明原因～采取措施加以纠正和完善。 8.3 单位监督检查部门应当按照单位内部管理权限向上级有关部 门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。 ------------下面黄颜色是赠送的简历模板不需要的可以下载后编辑删除 简历——智联招聘 男 | 已婚 | 1988 年月生 | 户口:湖南 | 现居住于广东深圳-宝安区 3年工作经验 | 团员 | 广东省深圳市宝安区福永镇陈屋村2巷518101 E-mail: 求职意向 ?工作性质: 全职 ?期望职业: 销售业务、销售管理、市场 ?期望行业: 专业服务/咨询(财会/法律/人力资源等)、教育/培训/院校、通信/电信运营、增值服务 ?工作地区: 深圳 ?期望月薪: 4001-6000元/月 ?目前状况: 我目前处于离职状态，可立即上岗 职业目标 喜欢营销管理类工作，喜欢有挑战的工作，大学四年一直在挑战自己，挑战自己的极限，一直在做营销的兼职，坚信“也精于勤而荒于嬉”一直严于律己，在各方面都要从严要求自己。相信自己总有一天会成功的～只有自己不敢做的，没有做不成的，做销售10分靠天，九分靠人做，市场是人做出来的。 工作经历 2013/01 -- 2014/04 超越电脑专卖店 | 市场主管 行业类别:计算机硬件 | 企业性质:民营 | 规模:20人以下 | 职位月薪:4001-6000元/月 工作描述: 在各工业区和住宅小区做广告宣传为店铺销售做铺垫，并且为各用户提供售后维护工作。 2011/06 -- 2012/11 衡阳市教育培训学校 | 销售主管 行业类别:教育/培训/院校 | 企业性质:民营 | 规模:20-99人 | 职位月薪:2001-4000元/月 工作描述: 为学校制定招生计划，带领招生专员在各社区以及学校周围做广告(包括粘贴墙体广告，入户拜访宣传)开展招生工作，定期到中小学校门口驻点宣传，联系各学校任课老师开展招生工作。 教育经历 2007/09 --2011/06 在校学习情况 曾获 院校级三等奖 在校实践经验 2008/03 -- 2010/10 大学生英语周刊衡阳市推销员到衡阳市区域经理 *2008年推销员，在学校新生开学期间向学生和家长推销《学生英语报》 *2009-2010年《学生英语报》衡阳地区区域经理，负责在衡阳各高校组建团队销售《学生英语报》，团队培训，团队维护，最后指导团队销售。 *2009-2010年。衡阳行动者文化传播有限公司 招生代理 负责公司在衡阳地区的自考、成人高考、家教培训的招生工作，制订季度招生计划，实行电话营销，接待客户的来访、洽谈工作。到各医院和各事业单位接触式发放传单并且交谈留下有意向人的电话以后回访。并且做出了良好的业绩。 语言能力 英语:读写能力良好 | 听说能力良好 企业合同 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 一、 合同管理总账 1、目的和依据 为加强公司的合同管理工作～预防、减少和及时解决合同纠纷～维护企业合法权益～提高经济效益、根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定～结合公司的实际情况～制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与外签订的各类合同、协议等～包括但不限于 买卖合同 二手车买卖合同 免费下载二手设备买卖合同协议免费下载房屋买卖合同下载房屋买卖合同免费下载车位买卖合同免费下载 ～借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、保险合同等。 3、合同管理原则 合同管理必须遵循依法办事～预防为主～层层把关～跟踪监督～及时调整～维护企业合法权益的原则。 4、保守商业秘密 管理、参与合同工作的一切有关人员～应当为公司保守商业秘密。 二、 合同管理职责 1、企业合同管理部门的主要管理职责 ,1,认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例～ 依法保护本企业的合法权益。 ,2,制定、修订本公司合同管理制度、办法～组织实施合同管理工作。 ,3,审查合同～防止不完善或不合法的合同出现。 ,4,协助合同承办人员依法签订合同～参与重大合同的谈判与签订。 ,5,做好合同统计、归档、保管工作。 ,6,监督、检查本公司合同签订、履行情况。 ,7,代表本公司处理与外单位的合同纠纷。 ,8,按期统计～汇总本公司的合同签订、履行、合同纠纷处理情况等～并及时向公司领导汇报。 2、采购、销售部门的主要职责 ,1,依法签订、变更、解除本部门的合同。 ,2,严格审查本部门所签订的合同、重大合同提交相关部门会审。 ,3,对所签合同认真执行～并定期自查合同履行情况。 ,4,在合同履行过程中～加强与其它各有关部门联系～发生问题及时向领导汇报。 ,5,合同原件交与合同管理部门～本部门也要做好合同的登记、统计、归档工作。 3、财务部门的主要职责 ,1,加强与采购、销售等有关部门的～及时通报合同履行中的应收应付情况。 ,2,财务部见合同付款～做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析～提出处理建议～妥善保管收、付凭证。 ,3,配合销售部做好合同管理工作。 三、合同审签管理 ,1,公司对外签订合同～应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行～未经授权任何人不得以公司名义对外签订合同。 ,2,除及时清结者外～合同应当采用书面形式～合同文本应当采用统一的合同示范文本～合同相对方提供的合同文本必须送交有关部门审核。 ,3,合同按种类统一编号。 ,4,合同及其有关的书面材料～应当语言规范～字迹清晰～条款完整～内容具体～用语准确～无歧义。 ,5,订立合同必须完备合同条款～合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量和质量～价款和付款方式～履行的期限、地点、方式、违约责任及解决争议的方法等。 ,6,对外签订合同～要明确选择纠纷管辖地。 ,7,法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 ,8,签订合同～应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章～单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 四、合同审签程序 ,1,签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对方需提供上一年度年检过的公司法人营业执照副本复印件～并加盖该公司公章。 ,2,签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 ,3,签订合同必须认真审查对方当事人的履约能力。 ,4,签订合同应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料。 ,5,合同承办人应将合同的副本或复印件一份及时送交本单位财务部门备案～作为财务部门收付款物的依据。 五、合同履行、变更和解除 1、合同履约管理 ,1,法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订合同的履行。 ,2,在履行合同过程中～根据情况的变化～应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题～合同承办人及时处理～必要时经单位负责人同意～可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。 ,3,接收标的必须经过严格的验收程序～对不符合制度和合适合同标的应在法定期限内及时提出书面异议。 ,4,合同结算必须通过本单位财务部门进行～对合法有效的合同～财务部门必须在合同约定的期限内结算～对未经合法授权或超权限签订的合同～财务部门有权拒绝结算。 ,5,凡与合同有关的来往文书、电信、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况～除妥善保存有关收付 凭 证外～还要做好履约记录。 2、合同的变更和解除 ,1,对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时～必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。 ,2,我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时～应当及时收集有关证据～并立即以书面形式通知对方当事人～同时积极采取补救措施～减少损失。 ,3,发现对方当事人不履行或不完全履行合同时～合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施～收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据～及时向公司报告。 ,4,我方当事人因故变更或解除合同～应当及时以书面形式通知对方当事人～说明变更解除合同的原因和请求对方书面答复的期限～尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 六、合同纠纷处理 1、合同纠纷管理 ,1,为解决合同纠纷所采取的各项措施～必须在法定的诉讼时效和期间内进行。 ,2,发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时～应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。 ,3,合同承办部门人员应配合好公司行政部参加仲裁或诉讼。 ,4,合同纠纷发生后～可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式 解决。 ,5,合同发生纠纷后～需要委托代理人参加诉讼活动的～应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。 ,6,解决合同申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书 仲裁书、裁定书、判决书等～在结案后十日内～由承办人送交行政部备案。 2、合同纠纷处理程序 ,1,发生合同纠纷～合同承办部门、人员应立即报告公司领导和行政部～销售部、采购部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。 ,2,在处理合同纠纷过程中～对于可能因对方当事人的行为或者其他原因～使判决不能执行或者难以执行的案件～应当及时向法院申请财产保全。 ,3,合同纠纷发生后～应当依法采取一切措施～积极收集、整理有关证据～在证据可能灭失或者难以取得的情况下～应当向法院申请促使证据。 ,4,向法院提供原始证据时～必须先行复制～并请求法院的承办人员出具证据收执。 七、合同资料管理 1、档案资料内容 下列资料可以作为合同档案: ,1,谈判记录、可行性研究报告及批准文件, ,2,对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件, ,3,对方当事人履约能力证明资料复印件, ,4,对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明～个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件, ,5,我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件, ,6, 双方签订或履行合同的往来最电传、电子邮件、信函、电话记录等书面材料厂 ,7,登记、见证、鉴证、公证等文书资料库 ,8,合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议, ,9,标的验收记录的, ,10,交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 2、合同资料的归档、统计与管理 ,1,公司所有合同都必须统一编号～由行政部妥善保管。 ,2,合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内～应将合同档案资料移交行政部。 ,3,借阅合同须办理登记手续～有关企业秘密的合同还须主管领导的签批。 八、附则 ,1,凡因本按规定处理合同事宜～未及时汇报情况和跌合同有关资料而给公司造成损失的～追究相关负责人和责任人的相应责任。 ,2,行政部应定期将履行完毕或不再履行的全身表关资料按合 同编号 整理～由行政部主管确认后交档案管理人员存档～不得随意 处臵、销毁、遗失。