职务说明书
一、职位基础资料
1.职位名称
秘书
2.直接上级
总经办主任
3.所属部门
总经办
4.职位级别
5
5.辖员人数
6.定员人数
1人
二、职位职责
1.职责摘要
负责公司法律、
合同
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等文件管理,协助总经办主任进行会议安排,文件起草及来访人员接待等工作。
2.职责说明(逐项说明工作任务)
1. 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作,
2. 负责通知和安排公司各类会议,负责会议记录、撰写会议纪要、存档有关建议、提案、
方案
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,必要时对会议内容进行传达;
3. 负责公文函电、邮件、报刊的收发、分类、编号、登记、分转、函复、催办、立卷、归档,负责文件的打印、复印、下发、上报等;
4. 按公司
管理制度
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和审批权限办理文档的查阅、转发、外借等事项。
5. 负责管理总经办传真机;
6. 严守公司机密,妥善保管各类文件;
7. 协助办公室主任起草、修订各类管理文件;
8. 协助办公室主任组织公司各类活动;
9. 定期向总经办主任述职;
10. 积极配合、主动完成总办公室主任临时委派的其他工作。
三、职位关系
( 上向联系:总经办主任
( 横向联系:总经办成员
( 下向联系:
四、工作设备
电话、电脑、传真、复印机、打印机
五、职位资格
1.年龄/性别/身体状况:20—35岁/女性/身体健康
2.教育程度(最低/最高学历区间):中专—大学本科
3.技能等级标准(价值观,知识,技巧)
技能
技能要素
技能要素描述
要求
无
低
中
高
价
值
观
敬业精神
有很强的事业心。
√
团队精神
积极营造团结合作的文化氛围,在多种工作组内积极投入工作,并解决较为复杂的矛盾问题。
√
对企业忠诚
以公司为家,将个人利益与企业发展紧密结合在一起。
√
知
识
专业知识
具备的专业知识能够在业务范围内有创新并可以指导他人的工作(专家)。
√
业务及公司知识
对公司及业务有深入了解,对客户和外界进行宣传,进行经营及渠道拓展。
√
技
巧
表达沟通
正确表达概念或想法,说服他人,争取共识。
√
计划组织
有周密完善的工作计划,并能组织各种资源结合实际对计划作调整和控制。
√
决策
对复杂的工作迅速做出果断正确的决策。
√
创新
表现出独到的见解并提出有创意的方法
√
人力资源
知人善任,公正评价人才,培训并开发人力资源。
√
解决问题能力
在多变的环境中高质量的解决复杂的问题。
√
谈判技巧
在谈判中把握主动,掌握高超的谈判技巧。
√
计算机技巧
熟练应用计算机。
√
外语能力
能够阅读外文资料并进行简单对话。
√
4.职位经历(含地区,工作年限,行业,专业,职位等)
( 地区:不限;
( 行业:不限;
( 年限:工作3年以上;
( 专业:不限,文秘优先;
( 职位:秘书。
5.特别资格要求