员工费用报销流程及办法
作者:史海峰
一、报销规定:
1.任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于
事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。
2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合
富生化/合益信息/合康生物)),由报销人整齐地自行粘贴在 A4 纸大小之粘存单上,同类性
质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请
表
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”按原始凭证之交易发生时间分类
详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式,经授权
人员核准并经财务部复核通过,方可付款。
3. 报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单
处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经
理书面批准,否则财务部将不予报销。
4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和
总计数,报销总额的 20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的 50%将会被扣除。
5. 签名的规定:
① 所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到
诚实申报或认真审核之责。
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② 所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承
担最不利之结果。
6. 财务复核结果视情况做下列处置:
① 退回报销单(注明退回原因)。
② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。
③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。
④ 交出纳付(汇)款。
7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。
8. 每周汇员工报销款后,差异表会 E-mail 给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有
疑问可向各部门秘书或助理查询。
9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。
二、报销流程:
事先核准及事后报销表单流程如下:
实物报销:报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况
为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入账后再开出支票,三日内缴回支
票签收之存根及发票、验收单。
① 出 差:“出差(预算)
申请书
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”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附
已经核准之“出差(预算)申请书”);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。
② 交 际 费:“出差(预算)申请书(交际栏)” →“报销请款单” 或“费用及出差旅费报销
申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。
③ 车 费:“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租
车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。
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④ 验收 单据:公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存
货验收,经 IQC 核验后填写《入库单》。
⑤ “采购单”(如有借款,应附“公洽借款单” )或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有
借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表” )——部门主管——
财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。
三、途中交通费
标准
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和说明:
标准:
① 员工出差或
培训
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应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规
定按车程时间限定标准:6 小时以下乘坐硬座或长途汽车;6~8 小时可乘坐硬卧;8~16
小时可乘坐软卧;16 小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上
述规定标准报销途中费用之外,最多再增加 200 元/次。
② 外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过 10 小时以上,
可报销火车硬卧车票;如 10 小时以下,可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机,需事先经总
经理核可预算申请。
员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写“出差预算申请书”(各地人
员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支
出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回
来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如
超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报
销。
说明:
① 火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。
② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者,应事先填写“定票单”,并报总经理批
准,由公司相关人员统一订票、购买、结账,但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还
给订票经办人员,并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具,必须尽量利用下班时间。
③ 出差期间,由于其它与工作无涉的事情所发生的费用,或由于员工本人的原因导致
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发生的额外费用(如退票费等),一律由该员工本人承担。
④ 已参加公司商业意外保险的员工,不得再另外报销飞机意外保险。
四、市内交通费用标准和说明:
标准:
① 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工,经部门经理批准日常工作所需的
交通费可以选取以下方法之一:
a) 据实报销:凭公交车票据实全额报销,凭出租车票按本办法第 3 点规定限额报销出
租车票。
b) 定额报销: 在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月 200
元的当地公共交通卡,领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。
② 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准,公交车票可据实全额报
销。出租车费依本办法第 3 点规定执行。
③ 员工在常驻工作当地公出,单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为 15 元为限
(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费 15 元,而不是单张票据最高只能报销出租
车费 15 元),深夜(22:00 以后,6:00 前)允许单次报销 50 元为限。
④ 员工异地出差,在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般
不允许报销两个城市间的跨市出租车费。
⑤ 公司个人汽车、摩托车报销规定。 企业定
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