项目八：会计档案管理 学习目标： 了解会计档案在会计活动中的作用 ...

项目八：会计档案管理 学习目标： 了解会计档案在会计活动中的作用 ... 项目八:会计档案管理 学习目标: 了解会计档案在会计活动中的作用 理解会计档案的含义 熟悉会计档案的基本内容 熟练掌握会计档案的归档、保管、调阅、保管期限、销毁的管理规定。 重点和难点 应知:会计档案的概念和内容 会计档案的归档、保管、调阅、保管期限、销毁的管理规定 应会:会计档案的整理、归档方法 会计档案销毁程序 课程导入: 杨梅是今年毕业的大学生，刚到一间公司做会计。上班第一天，老会计就把大堆的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料交由她保管，杨梅为此事很苦恼，你能为杨梅的会计资料管理出谋献策，帮助她解除困惑吗, 任务一:会计档案的认知 ,提到会计凭证、会计账簿、会计报表，相信大家并不陌生。这些会计资料可是 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 一个企业经济业务的重要载体， 对其妥善管理在会计工作中具有重要的意义。 ,一.会计档案的概念 ,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家经济档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、验后销毁、防止散失和泄密。 ,二.会计档案的内容 ,(1)会计档案的一般分类 会计档案的基本内容主要包括以下四大类: ,? 会计凭证类 ，包括原始凭证 、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证 。 ,?会计账簿类，包括总账、日记账、明细账和其他会计账簿。 ,?财务报告类，包括中期、年度和其他财务报告。财务报告中包括会计报表主表、附表、附注及文字说明。 ,?其他类，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册和其他应当保存的会计核算专业资料。实行会计电算化的单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 ,(2)会计电算化的会计档案分类 实行会计电算化单位存贮磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。电算化会计档案包括以下几种。 ,?机制会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、 保管、销毁清册等其他类档案。 ,?机读会计档案。包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。 ,?计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化;计算机操作系统及网络操作系统型号;会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装 光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。 ,三.会计档案的作用 ,会计档案是会计活动的产物，会计档案具有史料和查证的基本作用。其具体作用表现在以下几个方面: ,(1)会计档案既是国家档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案，是记录和反映国家机关、社会团体、企业、事业单位开展经济活动的重要历史资料和证据。 ,(2)充分利用会计档案资料，对于单位总结经济工作经验，吸取教训，堵塞漏洞，探求经济工作规律，加强和提高经济管理水平，研究经济发展的方针，具有重要的借鉴和参考作用。 ,(3)会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况,一个单位如果存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可以从会计档案中反映和体现出来。 ,(4)会计档案可以为国家完善会计 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 提供借鉴，为国家有关部门制定经济发展方针和计划，进行经济预测和决策，提供重要信息。 ,(5)会计档案可以起到重要的查证财务问题的作用。 任务二: 会计档案的归档 ,各单位每年形成的会计资料,应由会计机构按照归档的要求对其进行整理并装订立卷,编制卷号和保管清册。会计档案的归档一般采用“三统一”，即分类 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 ,(1)分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 ,(2)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。 ,(3)管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 ,一(会计凭证的整理、归档 ,会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 ,(1)会计凭证装订前的准备工作: ,?分类整理，按顺序排列把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证种类分类。记账凭证一 ,般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证共3 类5种。根据不同种类，按时间或顺序号逐张排好，检查日数、编号是否齐全。 ,?确定装订成册的本数 ,一般来说，一本凭证，厚度以1.5 至2.ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月 份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。 ,?整理检查凭证顺序号 ,如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明原因。 再检查附件有否漏缺， 领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。 ,?整理记账凭证的附件 ,摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整。 ,原始凭证的整理: ,原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样， 有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。 ,(1)对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。 ,(2)对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起;同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。 ,(3)对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。 ,(4)有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。 ,?记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全 ,(2)会计凭证装订时的要求: ,?可以采用“两孔引线法”或“三针引线法”装订。 ,装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上两个或三个针眼，穿入装订线并打上结，将凭证包角粘贴在打好的结上，将结压在里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。 ,“两孔引线”装订方法步骤: ,加具封面(封面的一般格式见图表6-2)，磕迭整齐，用铁夹夹紧。 ,(2)用铅笔在记账凭证封面左上角划一条分角线，将直角分成两个 45 度如图 ,表6-3所示。 ,(3)在分角线的适当位置上选两个点打孔作为装订线眼，这两个孔眼不能太靠近左上角的顶端，太近了装订后难以做到平整，也不能太靠下了，太下了又容易把原始凭证的内容订进去，给查阅带来困难。可在距右上角的顶端2至厘米的范围内确定两孔的位置。两孔之间也不能太近。如图表6-4所示。 ,(4)用尼龙线沿虚线方向穿绕若干次,扎紧。如图表6-5所示。 ,(5)用一条宽 6 厘米左右的牛皮纸条作包角纸,先从记账凭证的背面折叠纸条粘贴成如图表6-6所示。 ,(6)再从正面折叠纸条，粘贴成如图表6-7所示。 ,(7)将正面未粘叠的纸条向后折叠，裁去一个三角形，与背面的包角纸重叠，粘牢。包角后的记账凭证如图表6-8所示。 ,凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证。 ,(3)会计凭证装订后的注意事项: ,?每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; ,?在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 ,?将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。 ,二. 会计账簿的整理、归档 ,各种会计账簿年度结账后， 除跨年使用的账簿外， 其他账簿应按时整理立卷。基本要求是: ,(1)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 ,(2)活页账簿装订要求: ,?保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 ,?多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 ,?在本账的封面上填写好账目的种类， 编好卷号， 会计主管人员和装订人 (经办人)签章。 ,(3)账簿装订后的其他要求: ,?会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 ,?会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 ,?封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。 ,?会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 ,三(会计报表整理、归档 ,会计报表一般在年度终了后，由专人(一般是主管会计报表的人员或会计机构负责人)统一收集、整理、装订、立卷归档。平时，月、季、半年度报表，由会计人员负责保存。年终将全部会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记《会计档案(会计报表)目录》，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。 ,会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。会计报表装订要点: ,(1)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订; ,(2)会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、按会计报表的编号顺序排列的各种会计报表、会计报表的封底; ,(3)按保管期限编制卷号。 ,四(其他会计资料的整理、归档 ,银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册也视同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料并不全部移交档案部门，有的由财会部门保存。这就要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需要移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求装订移交。会计档案的整理要规范，封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印刷、填写，做到收集按规范，装订按标准，整理按规范。 任务三:会计档案的保管 ,当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管; 未设立档案机构的，应当在机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案工作。 ,一.会计档案的移交 ,移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 ,交接会计档案时双方应当办理会计档案交接手续。会计档案的交接手续应按下列程序进行。 ,(1)移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册。列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，其格式见图表6-9所示。 ,(2)交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。 ,(3)交接完毕后，交接双方经办人员和监交人应当按移交清册和交接清单项目核查无误后在会计档案移交清册上签名或者盖章。 ,二(会计档案的保管要求 ,(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材; ,(2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; ,(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; ,(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; ,(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; ,(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 ,通过以上学习,我们能对上述案例进行分析:出纳人员兼管会计档案不符合规定。根据规定，出纳人员不得兼管会计档案工作。 任务四: 会计档案的借阅 ,各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 ,财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。 ,集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。 ,外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 ,会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需要带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。 ,各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 ,通过以上学习,我们能对上述案例进行分析:该公司出纳王某向长期客户提供会计档案供其查阅不符合规定。根据规定，会计档案经“本单位负责人”批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。 任务五:会计档案的保管期限 ,会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。一般地,作为经济活动最原始的记录,具有法律效力的原始凭证,是会计核算的最基础的资料,是产生其他会计档案的基础,发挥作用时间要长一些,保管的期限也要长一些。会计账簿、财务会计报告(决算除外)是根据会计凭证登记、编制的，不具有经济活动的直接证明作用，因此，其保管期限可短些。各类会计档案的保管期限，根据其特点，分为两类: ,会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。 如2007年度终了日为12月31日，保管期限按2008年1月1日开始计算。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，详细请参考图表6-11和图表6-12所示。 ,图表6-12 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 ,通过以上学习,我们能对上述案例进行分析:小周要求将保管10年的会计凭证销毁的做法不正确。根据规定，会计凭证类会计档案保管期限应是15年，只有保管期满的会计档案，才可以按照规定程序进行销毁。 任务六:会计档案的销毁 ,会计档案销毁是会计档案管理的重要内容，必须严格规范，有序进行。保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁: 会计档案的销毁 ,一(由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列出要销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。其格式见图表6-13所示。 会计档案的销毁 ,二(单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 ,三(销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加。 ,四(监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期， 并将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位负责人，一份归入档案备查。 ,五(保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 ,正在项目建设期间的建设单位的会计档案，不论是否已满保管期限，一律不得销毁，必须妥善保管。待项目办理竣工决算后，按规定的交接手续交给接受单位。 ,另外，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 ,通过以上学习,我们能对上述案例进行分析:销毁会计档案的程序不符合规定。首先，应编制会计档案销毁清册，由单位负责人在会计档案销毁清册签署意见，销毁会计档案时，应由档案部门和会计部门共同派人监销。其次，销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。