电子文件归档与电子档案管理办法(wang)

电子文件归档 管理办法 关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载 1.0 目的:随着公司信息化发展，电子文件使用日益普及，为规范电子文件归档工作流程，加强电子文件档案管理，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 2.0 适用范围：适用于公司电子文件的归档和管理。 2.1电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.0职责与权限 3.1公司档案室是电子文件归档管理归口管理部门，其职责为： 3.1.1制订电子文件归档管理办法，负责实施过程的修改和完善。 3.1.2对归档电子文件进行规范管理。 3.1.3指导各中心部门电子文件归档管理工作。 3.2信息管理部职责 3.2.1对归档电子文件规范格式，提供技术支持 3.2.2对电子文件归档过程管理技术层面的指导，并提供技术支持 3.2.3根据公司信息化发展，逐步将电子文件归档管理纳入公司办公自动化软件管理系统 3.3中心部门职责 3.3.1由中心部门统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 3.3.2负责本中心部门电子文件的积累、保管和整理工作。 3.3.3按照管理办法，对本中心部门的电子文件进行规范管理。 3.3.4接受公司档案室业务指导和检查。 4.0过程与管理 4.1收集与积累 4.1.1范围 a)文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式； b)图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式； c)影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式； d)声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式； e)超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。 超媒体是一种采用非线性网状结构对块状多媒体信息（包括文本、图像、视频等）进行组织和管理的技术； f)数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式； g)计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。 4.1.2要求 a)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件应被保留； b)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系； c)对产生的电子文件，应采取更严格的安全 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 ，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。 4.3 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 a）及时按照要求制作电子文件备份； b）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记； c）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存； d）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 4.4鉴定 4.4.1电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 及时采取补救措施。 4.4.2电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件登记表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。 4.4归档 4.5.1各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理部门归档时，应填写《归档电子文件登记表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。 4.5.2对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。 4.5.3特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。 4.6编码规则 4.6.1文件性质代码： a)G-图形文件； b)I-图像文件； c)D-数据文件； d)T-文本文件； e)P-计算机程序； f)V-视频文件； g)A-声音文件； h)O-其他。 4.6.2中心/部门代码 中心/部门 编码代号 中心/部门 编码代号 人力资源中心 H 总裁办公室 Z 行政管理中心 M 董事长办公室 D 财务中心 A 公共事务部 G 生产中心 S 法律事务部 F 营销中心 X 基建工程部 J 研发中心 Y 信息管理部 I OEM事业中心 O 国际销售部 GX 物流中心 W 国际采购部 GC 品牌发展与管理部 P             4.6.3保管期限： a)永久（Y） b)长期（C） c)短期（D） 4.6.4载体编号： 年度+文件所属中心/部门代码+载体流水号(2位) 载体一般使用硬盘空间或者光盘,硬盘以一个直属部门/分属部门为一个载体编号，例：2013H01； 光盘以单张DVD约4.0GB,如本批文件大于4.0GB，应形两个载体流水号，例：2013H01,2013H02； 4.6.5文件编号及文件名 a)文件编号：指在载体中的目录存储结构号, 可以便于查找检索。 载体编号+文件流水号(3位) 例：2011H01载体文件  2011H010001 文件编号 其DVD光盘存储目录 \2011H01\0001\关于实施岗位工资的通知.DOC 文件编号是文件集合编号或专题编号或某个产品，一个编号下何存储多个文件。 b)文件名：如文件编号下是单个文件直接用文件名称,如文件编号下是一个集合或一个专题，则用该集合或专题名称。 4.7保管 4.7.1归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套备份留底，一套用于查阅。 4.7.2档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。 4.7.3保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段。归档电子文件载体要注意防磁、防光、防尘、有害气体等，并注意温度和湿度控制，防止强磁干扰。 5.0附则及适用表单 5.1附则 5.1.1本办法试行期暂定1年，待公司电子文件软件系统完善后，再作修订正式颁布。 5.1.2本办法由总裁办、信息管理部起草并解释。 5.2适用表单 5.1.1《归档电子文件登记表》 5.1.2 5.1.3 1.4明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 1.8基本术语解释 1.8.1电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 1.8.2归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 1.8.3电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 1.8.4电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 1.8.5电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。    1.8.6电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 1.8.7背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 1.8.8元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。