会务工作会后工作要点

Lastrevisiondate:13December2020.会务工作会后工作要点会务工作会后工作要点会后工作根据不同的会议类型和组织结构有着不同的要求，有些会议还要进行会议评估，其大致流程如图A所示：1送别与会人员和离会服务1.1致谢1)感谢各方对会议的帮助和支持：感谢与会者的参会，在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感谢；在与会者离去后，还应通过一定的方式（打电话、发E-mail、寄信、赠送礼品、纪念品）再次对他们表示感谢，欢迎他们参加以后的会议（如果是系列会议的话）；感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会；感谢政府有关部门的支持；感谢协办单位、赞助单位的支持；感谢其他单位或其他个人的支持。2)感谢会议工作人员的辛勤工作在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。感谢的方式有：召开庆功宴会；发放会议补贴（会议预算应该有会议补贴这一项，在会议结束时，根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的安慰）；赠送会礼品。1.2引导与会人员安全退场1)引导与会者退场：打开会议厅所有出口；先引导与会领导退场；若会场有多余通道，与会领导与其余人员应各行其道。2)引导车辆驶离：会前应该做好泊车安排；尽量划区停车；领导车辆先行驶离；其他车辆按顺序依次驶离。1.3离会服务离会服务工作主要包括以下几个方面的内容：1)同与会人员清理结算账目会议一结束，会议的主办方就要安排同与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。结算的费用种类基本一致为：交通费用、住宿费用、会议费用，等。一般来说会议费用的承担方式有以下3种：=1\*GB3①由主办方承担全部费用的会议。结算程序相对复杂，在发会议邀请函的时候就要做好准备，会议回执项目要设置齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。之后，会议主办方就可以按参会人数准备资金。=2\*GB3②主办方负担会务费，其他费用参会人员自理。其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。有的会议旅游参观费也是主办方承担，一般来说与会单位之报销交通费和住宿费，其他不予报销。一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算，开具一张发票。会务组要在与会者离会前开好发票，或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。=3\*GB3③所有费用由与会者担负的会议。这种会议一般由会议公司承办，会议组织者要为与会者开具以下发票：会务费，可报道时开具，也可先开收据；住宿费，一般先开收据，与会者离会时去酒店换取正式发票。2)提醒与会者归还自己参会所借用物品，并确保自己不遗失物品。3)发放回城票，安排送站人员一般与会代表报到时，请他们登记回程日期和回程车票；根据登记日期会务人员应提前联系订票机构订票；发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票的时间而定。送站是会务组织方为与会人员所做的最后一环，也是展现会务组织方美好形象的重要一环。会务组根据与会人员的职位、身份、年龄和身体状况及车辆承载能力，安排合适的人员和车辆送站。如果是身份高的与会贵宾，则应由主办方领导亲自送站。4)了解自带车辆、人员的返回日程，路线和油耗情况提前选定路线，给车辆加好油，并处理好特殊情况；要有危机预防意识，提醒安全驾驶，做好电话回访，确保安全回程。万一出现突发事故，请示领导帮助解决问题。5)做好暂留与会者的住宿和膳食安排暂留人员中有一部分可能是外地人员，有购物和旅游的需求，会务组织方，应尽力协助其满足需求；对于一些特殊要求请示领导后，尽量满足。2会场清理与会费结算2.1会场清理2.1.1会场用具清理1)若是在本单位会议室开会，会务人员只需将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，并恢复会议室原貌即可。2)若是租赁会议室，那么清理工作就会更为复杂。还清借用、租用的设备，如因特殊情况不能归还，应入库并交由专人保管；撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等；清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；一次性用具和用品进行销毁；将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净；撤走会场外的会议标志如通知牌、方向标等；通知配电人员切断会场不再使用的电源，并通知服务人员关闭会场。2.1.2会议文件清理会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁，这点将在下面的章节详细介绍。2.2会费结算在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，如场地租赁费、设备租赁费和劳务费等。会费结算时应当做到账款两清，准确无误；将相关票据、 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，进行会议开支的财务决算；如果超出预算计划，需要说明充分的理由，才能够进行报销。3会议纪要撰写会议纪要撰写的一般流程如图4-1所示：3.1会议纪要的概念和特点3.1.1概念会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。3.1.2特点1)内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。2)表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。3)称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。3.2会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。会议纪要正文一般由两部分组成：1)会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。2)会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。3.3会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：1)集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。2)分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。3)发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。3.4有效撰写会议纪要3.4.1注意事项1)要突出中心。2)注意吸收正确意见。3)要条理化、理论化。4)要忠于会议的实际内容。5)要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。3.4.2纪要要点1)行文风格：通过多次参会并观察领导针对不同事务的处理态度与方法，总结出领导的行为风格与个人偏好，使纪要成为“领导的声音”。例如，领导倾向于执行力第一的狼性文化，会议纪要中就要善于使用“确保完成”“切实落地”“敢想敢干”等词汇对各项任务的执行力度加以强调。2)内在逻辑：逻辑问题主要分为两种情况：A.事先为领导准备了讲话材料，领导也完全按照材料思路布置工作，只需根据材料对纪要进行完善；B.事先没有总结讲话材料，领导根据员工汇报与各部门意见，综合考虑后给予工作布置，这也是出现较多的情况，此时领导有大致思路，但是可能存在相同事项重复说、换角度说，不同事项杂糅、逻辑词混用等情况，此时需要纪要员对公司业务有一定了解，并且事先对会议材料进行过预热，才能梳理领导的思路。例如，有些领导在时间充裕的情况下，会使用总-分-总的结构进行工作布置，并且还会大量引经据典，甚至会提及如何做人等议程以外的话题，这时就需要对领导传递的信息进行过滤，抓住主要逻辑脉络。3)主次分明：总经理主持的会议大多为公司层级会议，由各部门共同参与，因而会议纪要侧重宏观工作布置，强调高度与方向；而部门会议、项目会议则往往以某一议题为主，侧重对领导安排的细化与分解，强调可控与执行。因此，对会议层级与规模的知悉是区分纪要内容取舍的前提。例如，在总经理的会议纪要中，往往需要对各部门的质询、项目反馈的过程进行弱化，而将重点放在总经理的最终讲话上。领导可能会对某部门的意见表示赞同，也可能在某部门提出看似合理的意见之后不置可否，该选择那些内容写入纪要，则是纪要员长久积累之后的微妙考量。4)合理取舍：“未经叙述的事情从未发生”，纪要的本质也正是如此，会议中并不是所有结论都适合写入纪要，有的决议只能让参会人心领神会而不宜记录，有的则是这需要记录员对会场的利益关系、人际关系进行权衡后进行取舍。例如，子公司提出与母公司不同的经营方针，子公司表示要在各个同级公司中拉开差距等等言辞就不合适出现在作为凭证的会议纪要中。5)特殊情况：上市公司具有独立性，在资产、人员、业务等方面均需不受第三方平台的管控，因而在某一上市公司的纪要中不应出现另一上市公司的字样。例如，当所在公司为上市公司，并且与并列上市平台存在不可避免的业务往来，或是受到第三方管控，此时就需在纪要中注意措辞，保持独立与合规。6)纪要之外：会议纪要虽然是一项与纯文字的工作，但是作为职场人，尤其在国企这样人际关系占据重要地位的环境中，要认识到会议纪要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是与领导、直接上级的沟通和交流，在日常的工作中加深了解，明确他们的想法和习惯，懂得他们的拳法和套路，那也同样重要。（如果不懂得如何让领导喜欢你，会议纪要写得再好，又有什么意义呢？）3.5会议纪要范例4会议总结4.1会议总结的内容会议总结报告的内容主要包括，会议的名称、时间、地点、规模、与会代表人数和主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导讲话或报告的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况和今后的工作任务布置等。4.2会议总结的基本要求1)事实为据，准确可靠。以往事件是总结惟一依据。总结必须把过去一段时间之内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信。数字要准确可靠。背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。切忌：闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。2)分析事实，找出规律。经验与教训是一篇总结的重点。要从自己掌握的事实与材料中提炼出现律性的理论认识，这样的总结才有意义。3)点面结合，重点突出。写总结容易犯大而全的错误。应当认真总结工作特点，抓精华，找典型，这样的总结才不会千篇一律，才具有指导意义。4.3会议总结的结构总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。落款即署名和署时，可以写在标题之下，也可以写在文尾。1)标题总结的标题有几种写法。综合性总结的标题一般采用“总结单位+总结时限+文种”，如《××大学一九九八年度 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 》。专题性总结的标题则较为灵活，它可以是观点的揭示或者内容的概括，比如毛泽东起草的总结的题目《关于打退第二次反共高潮的总结》。这样的标题不仅省略了单位名称、时间限度，甚至连文种也省略了，只有总结的内容。还有的总结为了使重点更突出，常采用双标题的写法，即采用正副标题的形式。正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等。2)正文总结的正文一般包括三个部分：前言、主体和结尾。=1\*GB3①前言前言用最精练的文字，概括地交代总结的基本内容，如总结的主要内容、时间、地点、背景、事件经过等，前言也可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。这样，读者在读这篇总结之前就会对总结的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发阅读的兴趣，启发和引导读者在以后的阅读中积极思考。=2\*GB3②主体主体部分是总结的重点，一般要阐明两方面内容：成绩与经验，即对过去工作实践中所获得的物质成果或者精神成果、取得的优异成绩及其成功的原因与条件的分析归纳。要善于从工作中归纳总结经验性的东西。总结一般是先把成绩归纳出来，再分析出经验来，也有的总结是把经验寓于做法之中，把经验和成绩糅合起来写。=3\*GB3③结尾简明扼要、短小精悍。有两种写法：一是总结式，对总结正文的内容用几句概括性的话来作结束。一是展望式，用简短的语言对未来的工作作一个展望，展示美好的前景。有的总结没有结语。3)落款总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。4.4注意事项1)要充分占有材料，全面掌握情况。2)要实事求是反映情况，如果虚假，总结也就失去了意义。3)要正确选择实例。总结最好用实例来说话，但实例又要具备典型性，避免以偏概全。4)要找出规律性的东西。不能一味罗列材料，而应深入分析，探求规律，以备指导今后的工作。4.5会议总结示例5催办与反馈工作对于会议作出的决定和工作部署秘书要保证各项工作得到及时贯彻落实，要及时了解各执行和配合部门各项工作的开展和贯彻落实情况并将进度、问题、影响等信息反馈给领导，以便领导随时了解会议决定的各项工作的进展情况，及时采取下一步行动。从会议作出决定到这些决定会计实施之间的工作环节称为会议决定事项的传达与催办。这一环节处在会议的“决”与实际的“办”之间是中间连接环节。5.1会议决定事项的传达对于会议决定事项传达的基本要求是，准确、及时、到位。要认真领会会议精神(组织传达(并提出贯彻执行的意见。1)传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达不断章取义,随意舍弃不符合自己的意见的有关事项或人为对自己不利的问题：更不得站在利己的立场或搞本位主义对会议决定随心所欲地作解释。2)传达会议决定事项必须及时，不能拖延，当会议决定本身有传达时间的特定要求时，如，要求上级某文件下达基层之后再传达，则应执行这些时间要求。3)传达会议决定事项必须到位，会议决定一般都规定了传达的范围，应该直达其人。有些会议决定属于保密事项，则应严守保密规定。会议决定事项的传达方式有，口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要、会议决定催办通知单等。实际采用什么方式取决于会议的性质、内容和要求。5.2会议决定事项的催办与登记制度5.2.1催办的意义催办是指秘书对有关部门单位和部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。建立会议事项的催办与登记制度，目的是使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办事项，长期推诿、拖延、工作效率低下，或从滋生局部利益出发，对会议交办事项采取消极抵抗态度，故意不办。另外，催办也是一条信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。因此，检查催办与登记是会后工作中不可缺少的重要内容。检查催办工作要做到如下几点，1)明确催办人员。2)健全登记制度，建立催办登记薄，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载催办事项的进展状况。3)建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。4)会议决定事项传达催办登记。会议决定事项催办通常是，业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办：综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办：几个部门、几个单位联合召开的会议决定，由秘书部门或制定单位负责人催办。会议决定催办的事项还需要领导机构主要负责人的支持，需要具体分管的领导者的督促检查。在呼应决定事项催办工作任务较重的部门应建立相关的制度。比如，建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应设置登记表，格式如表5-1所示：5.3会议决定事项的反馈会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播给执行者后，通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来，反映给领导着的过程。它既是实现会议决策目标的最主要的环节，是对会议决策的检测、制约和完善，又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。5.3.1反馈的原则反馈信息，第一要迅速及时，便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息，从时间差上找效率。不能当马后炮，失去反馈的意义：第二要真实准确。真实准确的信息是领导决策或完善决策的重要根据：第三要对堵塞言路、组织反馈的言行认真对待和处理，使反馈渠道保持畅通无阻。5.3.2反馈的重点主要是妨碍会议决策落实活动中各种信息。因为据决策不时目的，通过实施取得社会效益才是目的。如果在贯彻落实中出现了影响进程和效益的因素，又不及时反馈，求得上级帮助解决，将会造成一定损失，甚至前功尽弃。即使自己能解决问题，亦不应顾及单位和个人声誉而隐匿不反馈。更不应弄虚作假、欺骗上级和群众。5.3.3综合反馈即在总结的基础上系统地进行综合性的反馈。这种反馈要实事求是，找出经验教训，提出今后意见，如实向上级组织反馈。同时还要向公司或其代表反馈，这是取信于民、动员群众的重要方法致意。5.3.4示例分析会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一认识，从而疏通了信息的决办环节。点评，传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容，可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。从某种意义上讲，催办也是一种信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况、并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。催办的方式有发文催办、电话催办：派员催办或约请承办部门来人汇报等。1)发文催办。或称发函催办，即向执行单位发送催办函或催办单。催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文，写明办理要求、办理时限，并要求将办理结果及时书面回告。发文催办在催办单位必须登记在案。一次催办不成，可以两次、三次，务求有所结果。2)电话催办。电话催办比发文催办更为快速、方便，适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除了快速、方便之外，还有两个优点，一是可以直接找到执行的当事人，不像文件那样可能会几经周折：二是可以双向沟通，通过对话可以及时了解执行的情况或遇到的困难，可以及时汇报、研究，而不至于像发文那样只是单向催促、等待结果。但电话催办也有缺点，就是容易被忽视，所以电话催办往往频率更高，间隔时间更短。3)派员催办。重要的、紧急的决定、决议下达之后，领导部门往往委派专人，通常是秘书，去催办。派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式，比文件更受执行单位的重视，甚至形成某种压力，有着明显的督促作用。派员催办还可以观察现场，了解基层实况，发现问题或困难可以及时帮助研究、解决，或向上级领导及时灰白、请示处理。派员催办的缺点就是会费时间、精力或费用较大。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。对于重要的会议决定事项，秘书应采取发文催办的方式，填写“发文催办卡”，要求有关部门部门限期办理完毕：对有些事项，可采用电话催办的方式，但必须有电话记录，以备考察。对个别牵涉单位多、相互扯皮、事情难办的事项，应采取会议催办的方式，把有关人员都请来，当面协商解决。催办方式可以交替、结合使用。总之，一定要抓好会议决定事项的落实工作，这是提高会议效率的最后环节。5.4工作程序会议决定事项的催办程序为，会议决定事项的传达、会议决定事项的催办与登记制度、会议决定事项的反馈。会议决定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。为督促下级部门和人员及时贯彻执行，避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘，需要对议定事项的贯彻即使进行催办。催办、查办工作应形成一定的制度。定期催办，及时落实，直到办完为止。有的公司在办公室设有专人负责会议议定事项的催办工作，建立催办登记制度，利用催办卡及时进行催办工作。有的还建立有会议议定事项催办落实报告制度，利用催办报告定期向领导人员报告、反馈会议议定事项的落实情况。公司的决策是调查、决策、落实、反馈：再调查、再决策、再落实、在返回的螺旋式往复过程。通过这种过程，使决策不断趋于完善。秘书需要对会议决定事项作及时、准确、科学的反馈。会后反馈工作分为会议决议、决定事项的监督检查和贯彻落实情况的反馈汇报两项内容。要通过各种方式和相应的渠道及时将有关情况、信息、意见和建议反馈给有关部门及领导，保证会议精神的贯彻落实。5.5注意事项在会议决定中明确落实承办责任，须注意以下两类问题：1)综合性的、需由多部门共同办理的工作事项。这些工作事项涉及多部门，必须明确由哪一部分牵头主办，并授予牵头部门进行实际组织和协调其他部门的权利。如果不明确牵头主办部门，相关部门之间可能扯皮、推托，使会议决定难以落实。2)部门职责分工边缘的、交错的工作事项。领导机构各部门一般有明确的职责分工，在平时的正常业务范围内能够正常运转。但是，会议决定的内容不一定全部同平时分工对口，往往有一些内容处于几个部门工作边缘状态，或是处于几个部门分工的交叉点。对于这些工作，会议决定要明确指定一个部门或者单位领导确定一个部门承办。否则，有时就形成“有好处的事抢着干，得罪人的事都不做”的局面，耽误会议决定的落实，甚至有可能引起部门之间的矛盾。5.6相关链接5.6.1会议决策传达落实的作用1)会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要的环节。任何会议决策的目的，都是为了实现社会的某种需要。而实现这种需要的手段，就是对会议决策迅速付诸实施，是决策目标如期或提前实现。落实的主要任务是将主观的东西变为具体的实际行动。没有这种行动，决策就失去意义，如果落实不力，就收不到好的效果，可以说，传达落实是实现会议决策目的的最重要一环。2)会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。上级组织通过对会议决策的贯彻落实过程，考核和衡量下级组织领导班子是否称职和得力。3)会议决策传达落实是对会议决策的检验、制约和完善。好的会议决策是经过调查研究、搜集信息、可行性论证和咨询、集思广益作出的。由于人们认识上的差距及其他原因，有时并非完美无缺，切实可行。只有通过落实才能得到检验，并予以修正和完善。所以，决策需要落实：而落实的好坏，对决策能否顺利实现，则有直接影响和一定的制约。5.6.2传达落实的要求1)迅速果断，保证质量。会议决策事项一般包括时间和质量！ 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，要求，规定在一定的时间内按要求实现某项目标或任务。决策信息一经发出，就应迅速组织实施。在保证质量标准，要求的前提下，实施越迅速，效率越高：反之则越低。因此，下级组织要努力创造条件，克服困难，尽快贯彻落实。2)忠实决策，不打折扣。下级在传达落实中首先要深刻认识和理解并结合实际进行分析，在此基础上不折不扣地按决策精神办事。在实施中还要严明纪律和规章制度，以保证决策卓有成效地达到目的。3)解放思想，创造性地落实。这就是发挥自己的主观能动性作用，结合实际，采取响应的灵活有力的措施，使之具体化、可行化。因此，有利地传达落实工作是会议决策目标顺利实现的关键。5.6.3传达落实会议决策的具体实施所谓具体实施就是在充分准备的基础上，进行实际操作的活动，这是决策落实的主要步骤的关键阶段，一般应抓好下列环节：1)动员。为取得传达布置的较好效果，要实现调查和了解员工的思想动向和脉搏，有针对性地解决问题，使之解除疑虑，轻装上阵。2)分解任务。在传达动员的基础上，将落实任务按系统层层分解下去，直至每个执行者个人。要职责明确，保证计划或安排落实。3)互相沟通。整个实施过程是一个复杂的系统工程，需要各个系统和系统内部的小系统以至每个人共同努力、团结协作才能完成。部门之间、个人之间需要及时互通信息、克服矛盾，消除不利因素，做到步调一致、协同动作是十分重要的。4)操作控制。操作控制是指对整个落实过程全部活动的监督和制约。监控方法很多，可以收集汇报，获取信息，利用规划进度表及现代化的闭路电视、电子计算机等。5)效益考核。在实施过程完成后考核是实现高标准、高效率的必要步骤。考核方法除由主观或专业人员根据要求进行外还可以采取执行人员自我鉴定、共同评议、群众复议等办法。要体现公开公正原则，必须尊重客观实际领导要最后把关审查。6会议文件收集、整理与归档会议结束时，秘书要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。6.1收集会议文件资料的要求和内容6.1.1收集会议文件资料的要求1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。2)收集会议文件资料要及时，确保文件文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。4)与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。5)收集整理过程中要注意保密。6.1.2需收集的文件资料1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传文件。2)交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。3)会议期间产生的文件。包括决定、决议 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、提案会议记录、会议简报等。6.2会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的步骤，是档案工作的基础。6.2.1会议文件立卷归档的意义在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要以下4点。1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。3)保护会议文件的完敕与安全，便于保存和保管。会议内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按一定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保密和管理。4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文收处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便宜从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档案的部门工作对象，立卷工作是档案的工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。6.2.2会议文件立卷归档的范围公司日常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。1会议文件立卷归档范围根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：1)与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。2)上述会议的参考文件资料。3)上述会议的出席、列席、分组名单。4)上述会议的议程、日程和程序。5)上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。6)上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。7)领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。8)上述会议的选举材料。9)上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。10)上述会议的证件。11)上述会议的记录表。上述会议的总结情况。12)会议总结。13)与会人员名单、联系方式。14)其他有关资料。此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。2不需要立卷归档的会议文件资料根据《国家档案局关于几项不归档的文收材料的销毁暂行规定》，下列会议文件资料不需立卷归档:1)重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。2)事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。3)未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件资料，领导指导性文件和其他政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。4)内容被其他文件包括的文件资料。对于上述无须立卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。6.2.3会议文件立卷的基本原则和方法1会议文件立卷的基本原则会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。2会议立卷的方法1)编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依据事先编制好的案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制出的案卷分类名册。这是一种比较详细具体的立卷规划。编制案卷类目可以由会议秘书部门的有关工作人员提出方案，经主管领导批准即可。2)灵活运用文件的特征立卷。每份一会议文件都有其一定的特征。一般来说，一份文件主要由作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成，可以概括为6个特征；部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。会议立卷就是按会议文件资料的共同特征或以一个特征为主结合其他特征组成案卷。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。6.2.4会议文件立卷工作程序本部分主要针对的是会议文件立卷工作，会议文件的立卷工作流程如图3-1所示：1大中型会议文件立卷1)收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜（不包括原稿）。重要会议文件夹初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。注意收集领导阅办完的会议文件资料。注意收集会议的非正式文件，如来往电报、电话记录、证件等。2)甄别整理检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。出不需立卷归档的会议文件资料。3)分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体一分类，区分为主要文件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发言、书面发言、领导讲话、会议简报、会议快报、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料（报告、决议、结论及主要负责人的重要的讲话等）单独立卷；一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷；大会发言按发言日期立卷；书面发言按地区或单位立卷；通知、来往文书按时间立卷。4)组卷组卷时最好将永久、长期、短期3个保管期限的文件分别组卷。同一类问题的文件、资料集中组卷，按照文件张数多少，多的可分几个属类汇成一卷。卷内文件资料按重要程序和时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间先后顺序排列，定稿放在前面。同时为使案卷不受污损，要拆除文、资料上的金属钉和障碍物，注意文件资料面码顺序的排列。5)卷内文件编目定卷以后在会议文件资料上加盖编目章(包括卷号、顺序号；，以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。6)填写卷内文件资料备考表即对每次会议卷内文件资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程序和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者=检查者还要签注姓名和立卷时间。7)撰写案卷标题每个案卷要拟定标题，一般应反映出会议名称、作者和主要内容。它是查找利用文件的基本线索，因此所拟标题要确切，语言要通顺精练。标题通常由作者、问题、名称3部分组成。8)填案卷封面案卷封面要用毛笔或钢笔正楷书写，字迹要清楚、整洁，卷皮所列项目应齐全，卷皮起止日期均以卷内文件资料的最早和最晚日期为准。9)案卷排列大中型会议文件资料的分卷，也按保管期限、重要程序和时间排列。10)编写案卷目录案卷目录是登记案卷和提供利用档案的基本工具，是立卷部门向档案部门移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。要按判案排列顺序逐卷逐项填写案卷目录，打印一式三份，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。2日常工作会议文件资料立卷日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门归档。6.3示例分析某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向中。不久双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。点评；秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上上是一会一卷，便于日后查找，利用。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料归卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。6.4工作程序根据上述文件资料立卷归档的程序介绍，可以将其基本程序简单归纳为；将收集的文件资料进行登记，向上级总结、汇报情况、甄别整理、分类归卷、卷内文件的排列、卷内文件的编号、编目、填写卷内文件的备考表、案卷标题的拟制、填案卷封面、移交给档案室、清理、销毁不再利用的纸张。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。有关会议的文件及原材料、照片、录音磁带等，都是宝贵的资料。会议结束后，秘书应立即收集整理，分类归卷，保存起来会议档案整理一要及时，二要完整。秘书需要对收回的文件进行登记，并及时向领导作汇报。对重要会议的资料、具有考查价值的文件在处理完结后，依据其相互的内在联系，迅速进行分类、立卷，建立专门的档案，既方便查找，又可以对下一次会议提供参考。文件资料归档后应由有关人员保管，不要保留在个人手中。大会文件基本上是按重要程序和时间进行排列的，如开幕词、领导讲话、报告、决议、大会文件、大会发言、书面发言、参考资料、大会的来往文书、通知、纪要等，有关选举方面要单独排列在后边。按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存3份。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大会文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原来编号存放或按问题汇编成册，以备查找利用。为了会后利用方便，对所保存的会议文件应该按问题分类编出卡片，作为索引。在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该按照归档制度的具体要求，办理好向档案部门的移交工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即告结束。对于整理完结不再有使用价值的纸张或清退后需要销毁的会议文件、简报等，应先登记造册，然后按规定进行销毁。严禁将会议文件、简报等当废纸出售。6.5注意事项6.5.1整理会议文字记录1)熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。2)善于对讲话中的确足之处进行补正。口头表达有的随意性。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定性文件下发时，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也是体现一种能动性。3)加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文从字顺。6.5.2整理会议录音整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的。对于照本所作的录间，就没有整理的必要，只要把录音磁带存档即可。整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。1)删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言。还要根据讲话稿的用途删除不宜公开的材料，对明显的错误廉洁给予删除或代为改正，删除过多的举例，只留下最能说明问题的一个。2)增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等。3)修改。这里所说的个性主要是指语法、写作上的修改。如果讲话人表达不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、衔接不好，就要对录音进行修改。在整理录音时，要特别注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。4)送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讲座性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人冥。这样一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话作些修改；另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理错误。送审既是对讲话的尊重，更重要的这是一种工作程序，必须按工作程序办。5)整理录音在技术上要注意的事项。一是在整理时，造成不要按错键。如果按下录音键，那就无法补救了。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复制一份放好，这样就万万无一失了；二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句，如果说用的是变速录音机，可慢速放音，这样，整理者能够记得过来；三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。6.6相关链接6.6.1清理文件会议过程中形成的大量文件在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。所谓收，就是对机密以上等的会议文件，要一份不少地收回；所谓存，就是对今后工作有查考价值的会议文件，要及时汇编成册，立卷存档；所谓带，就是对有些需要与会人员带回各单位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会人员带回；所谓销，就是对用后回收的多余的会议文件，要按照有关规定予以销毁，确保会议文件安全。6.6.2案卷移交须办理移交手续文书立卷工作结束，就要与档案部门商定归档事宜，以便及时办理案卷移交手续。案卷移交必须遵循归档制度。1)移交前，档案部门应当检查安卷质量。2)移交时，交接双方要根据移交目录仔细清点案卷，按案卷封面、卷内目录、卷尾备考表核对每个案卷内的公文。3)清点、核对无误后，交接双方在案卷移交目录的备考表移交人、接收人栏内签名，并签注交接时间。6.6.3正确区分会议文件保管期限根据案卷内容的重要程度确定保管期限，并在可能的条件下将保管期限不同的文件分开立卷，有利于文件的管理和鉴定，也有利于文件的提供利用工作。根据国家档案局有关规定，会议文件的保管期限分为永久、长期、短期3种。