集团会务管理核心制度

会务管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 （试行稿）1、目规范会议管理,使企业经营活动中多种会议,经过合理组织能够高效率、高质量进行。2、制度文件类别定义2.1集团会议管理制度:是强制性要求实施,含有普遍适应性,且相对稳定性质管理要求。2.2集团会议管理作业规则:是指强制性要求集团职员实施,但会依据企业经营环境和策略改变,而适时进行调整优化作业管理类要求。2.3集团会议管理作业文本:是指要求集团职员使用,但职员能够依据实际情况进行优化、带指导性作业管理类工具。3、会议基础目标要求3.1会前:会议召集人/主持人须明确会议议题,并做好会务及会议资料准备;3.2会中:会议主持人须把握会议方向,控制会议质量,实现会议既定目标结果;3.3会后:会议召集人/相关人须负责《会议纪要》形成,并跟踪相关人员按《会议纪要》要求完成后续工作。4、会议准备4.1会议 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 4.1.1全部会议召开前都应有会议计划,关键和大型会议应制订书面计划(或 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 )。会议计划 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 上应包含以下内容:会议名称、会议专题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。4.1.2例行会议会议计划在第一次会议确定后,标准上不再改变,如有改变,由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议,以上内容能够简化,由会议召集人（或部门）决定。4.1.3《沿海绿色家园集团固定会议一览表》是依据集团经营环境和策略目标制订会议计划,定位为集团作业规则类要求。4.1.4会议计划（或方案）,由会议召集人/部门确定后,报分管领导（年度会议报总裁和集团董事长,大型会议报集团分管会议管理实施总裁）审批同意后实施。4.2会议通知4.2.1会议召开前,会议召集人/部门应提前通知参会人员,方便做好参会准备。4.2.2会议通知有口头（直接或电话）和文字通知两种形式,小型或非正式会议可采取口头通知;关键和大型会议则应采取电子文本或纸质文本书面通知（提倡用电子文本）;例行会议除第一次和有变动时通知外,以后可不再通知。4.3会议资料准备4.3.1会议所需要文件由召集人/部门拟制,并报相关领导审核同意。4.3.2关键专题或需研讨会议,研讨汇报或相关资料,会议召集部门或会务组,须考虑参会人员阅读及思索所需合理时间提前发送或发放给参会人员。4.3.3会议需参会人员准备讲话稿或提供相关文件,应在会议通知时具体说明。4.4会议行政事务准备4.4.1会务筹备:在外地召开集团重大会议,应成立会议筹备组,会议筹备组负责组织会务工作,并备齐会议所需会议用具;各地域企业/部门会议,则由各企业/部门会议召集人,自行指定会务筹备人进行会前准备。4.4.2会议室管理:行政事务组负责对会议室使用进行管理,并负责编写《会议室使用规则》。行政事务组在接到会议室使用申请后,应对使用做合理调配,预防使用上出现使用“重合”现象。4.4.3会务服务:会议室卫生、茶水供给由行政事务部负责并提供服务。4.4.4会议场地部署:包含音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放映测试、广告调幅排放等,集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责,通常会议由会议召集部门/人负责安排。4.4.5会议接待事务:包含交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、医疗准备等。集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责,通常会议由会议召集部门/人负责安排。4.4.6会议费用预算:会议召集人负责组织对会议费用进行预算,年度会议费用进入总裁办费用预算,其她会议费用按会议召集人/部门进入部门预算,各会议须严格将费用控制在预算范围内。5、会间管理5.1会前检验会议前,尤其是关键和大型会议,会议召集人和会务组必需对会议各项准备工作进行全方面检验,包含全部参会人员是否都已通知,会议文件是否准备完成,会场内部署是否合乎要求,多种会议设施、会议用具是否准备齐备,车辆是否落实,会议录像、摄影、新闻记者是否安排到位等,如发觉问题,应立刻采取补救方法。5.2会议签到5.2.1会议召集人/部门应准备好会议签到册,参会人员到会时应签到。5.2.2各地域应有专门会议统计本对召开会议进行签到和统计。5.3会议纪律5.3.1参会人员须遵守会议议程和会议主持人指令。5.3.2参会人员不得迟到、早退、中途无故退席;因故不能参与会议,必需向会议召集人/主持人请假。5.3.3会议进行时,手机应设置为振动状态,关键电话须接听,应到会议室外接听,严禁在会场内打电话。5.3.4会议期间尊重她人,不打断讲话,不私下交谈。5.4会议组织5.4.1会议召集人/主持人,须按会议目与议程,立刻纠正会议中偏题发挥。控制会议达成会议目标和结果。5.4.2对会议做了充足准备及没有进行会议准备参会者,主持人要及时作出评定,以培育集团实施文化。5.4.3会议召集人/主持人,须提倡精短、简明到位会议文化,控制会议时间,提升会议效率。5.4.4会议在进行问题研讨时,会议主持人引导参会人员畅所欲言,形成开放、对立、统合会议风气。5.5会议统计5.5.1参会人员应自带笔记本,并做好会议统计。5.5.2有外部用户关键会议,会务组应为参会者准备好统计本和笔。5.5.3关键和大型会议,会议召集人/主持人应指定专员做好会议统计;若会议分组讨论,还应安排专员统计各组讨论结果。5.5.4会议统计要求字迹清楚、内容完整,对会议意见、结论或决定事项,必需正确、具体地统计。5.6会议讲话5.6.1会议指定讲话人,应提前做好讲话准备,需放幻灯片演讲稿,应提前交与会务组或会议秘书做放映准备。5.6.2会议讲话者应严格控制时间,除会议有安排时间外,通常讲话不应超出10分钟,努力争取使会议开得紧凑、高效。6、会后工作6.1会议纪要6.1.1依据会议要求,应形成“会议纪要”/“决议”会议,会议统计人（由会议召集人指定）须在会议结束后两个工作日内,完成“会议纪要”/“决议”整理,并上报给相关领导审批签发。6.1.2“会议纪要”/“决议”须在会议结束后,五个工作日内,按要求上载集团资讯文档平台/递交相关部门。6.1.3会议纪要未经许可不得外传,如有必需知会其她未参会人员,需签发人同意。6.2会议落实落实6.2.1参与会议人员,应负责会议精神和内容转达与落实;6.2.2会议纪要/会议结果文件,须按要求由会议召集人或其指定人,送达相关人员、实施跟踪人和实施监督人。6.2.3集团年度会议及集团指定要求传达文件,各地域和职能部总经理是当然传达责任人。6.2.4对于会议纪要/会议结果文件中决定/决议/工作指令,实施跟踪人须立刻进行督办,并将结果正确地向相关领导反馈。6.3会议品牌宣传6.3.1对重大和大型会议,集团品牌负责部门应安排录像、摄影、录音,统计会议全过程。6.3.2对外有宣传意义会议,应邀请新闻记者参与,并跟进达成媒体正面宣传报道。6.4会议档案6.4.1会议完成,依据会议类别,集团档案管理负责部门、集团各职能部、各地域档案管理部门、地域相关职能部,应遵照集团档案管理制度,对会议全部资料进行整理并归档。6.4.2会议资料包含:会议申请、会议计划（方案）、会议通知、讲话稿、会议文件、会议统计、会议纪要（决定）及其她会议结果文件、会议费用清单等。6.4.3全部会议结果文件,须按“沿海绿色家园集团固定会议计划之会议结果文件表”要求,上传集团资讯系统。7、“固定会议计划”作业规则7.1《集团固定会议计划表》是依据集团经营环境需求安排会议计划,定位为集团作业规则类管理要求。7.2《集团固定会议计划表》内会议安排,是强制性要求召开会议,属于指令性 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ,各相关部门和责任人必需遵照实施。（《集团固定会议计划表》详见附件一)7.3“集团固定会议计划表”要求中会议召开时间,会议召集人可依据参会人职员作安排,在计划时间区间内,选择适宜时间召开。7.4会议计划表中“时间长度”栏时间表述,会议主持人可作控制会议时间参考,但非指令性要求时间,在计划表中,仅作时间统计分析使用。7.5还没有进入房产开发状态企业,对不能按要求召开会议,须上报实施标准调整申请,经集团分管管理部门,同意后可按调整要求实施。7.6“集团固定会议计划表”中会议参与人是指基础参与人员,会议召集人可依据实际情况需要,增加参与人员。7.7参会人员相同和会议内容基础相同周、月、季会议,重合时候能够选择合并一起召开,但在会议纪要中须作说明,以免监督评定人产生误解。7.8集团各部、各地域企业,须依据“集团固定会议结果文件表”要求,形成和按时上报,对应“会议纪要”或其她会议结果文件。7.9会议纪要/决定是传达会议事项、工作安排、会议关键精神等正式公文,含有要求强制性实施效力。8、实施监督、实施评定及奖惩作业规则8.1实施监督与工具实施监督分别经过:地域常董、实施跟踪人、实施监督人、会议成果文件（会议纪要等）上载集团资讯系统、集团内部审计等,三个监督人、两个监督工具来运作。8.2实施评定作业规则8.2.1常董按集团固定会议计划,对地域会议制度实施进行督察,并经过“常董月报”对地域会议实施结果进行评定。8.2.2实施跟踪人,对会议形成纪要（决定）,负有督促跟踪完成工作责任,并经过集团绩效考评路径对经办责任人/部门工作效果进行评定。8.2.3实施监督人,含有对实施结果进行检验权力,并经过集团绩效考评路径对经办责任人/部门和实施跟踪人工作效果进行评定。8.2.4对于要求上载会议结果文件（会议纪要等）,知识管理部经过资讯系统统计进行统计,并进行评定。8.2.5集团内部审计组经过对各地域、各职能部会议结果文件（会议纪要等）档案管理（如会议签到本/会议文件等)进行检验,并对会议制度实施结果进行评定。8.3考评指标与奖惩作业规则8.3.1会议制度奖罚作业规则与集团绩效考评体系挂钩。8.3.2会议制度及规则实施考评指标,以集团下达“沿海集团KPI指标表”为实施标准进行考评和奖惩。8.3.3会议结果文件（会议纪要等）按要求上载集团文档平台,五天内内未完成上载,视违反制度,该会议没有召开处理。9、附件与其她9则团固定会议计划表》详见9.1《集团固定会议计划表》作业规则－附件一9.2“会议通知单”作业指导文本－附件二。9.3“会议召开申报单”作业指导文本－附件三。9.4“会议准备工作查对单”作业指导文本－附件四。9.5沿海绿色家园集团会议管理制度,由集团知识管理部编制,并负责解释与修订,自颁布之日起实施。沿海绿色家园（集团）有限企业7月1日