办公室工作现状分析及岗位职责明确

办公室工作现状分析及 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 明确一、办公室当前工作情况陈述分析（一）目前主要工作内容概括（办公室在做的事务）。 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 建设人员招聘和留用员工关系管理考勤核对劳动合同管理办公用品的管理日常行政检查、监督及奖惩执行工伤保险办理员工入职、离职手续办理各部门日常通告、通知、文件的打印、分发、管理员工档案的作成、录制、更新管理公司办公设备、后勤保障设备的维护修理人员联络后勤保障：宿舍、食堂、保洁、门卫、水电、后勤设备维护发动、组织各种业余活动、员工培训活动配合其他部门进行相关的管理工作（二）目前的工作现状及问题办公室目前的工作在大方向上没有 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、没有分工，事情难分轻、重、缓、急。经常疲于应对临时任务、突发事情。办公室工作缺乏领导、监督和合理分工，对工作的完成结果没有评估，各项工作的成败没有相应的直接责任人，这是造成办公室工作虽然“面面俱到”，但却“面面马虎”的重要原因。下面是根据办公室主要工作内容提出的问题。公司从去年开业至今，真正成文并经工会签字、经员工熟知的规章制度少之又少。现已成文的制度中多半是从别的公司搬用的，极少有独创、有改动、有增减。公司的制度建设欠缺系统性、欠缺适用性。员工关系的管理只有被动的应急治理。对员工关系的管理没有明确的治理程序和条例可依。也没有良好的沟通和预防机制，预防工作不足；人才的招聘和留用一直在进行，却一直没做好：招聘工作多人同时进行却没有专人负责、专人跟踪。考勤核对的方法十分死板。仅仅依据部门、车间的纸质考勤和电子打卡来证实员工的出勤时间，费时费力，却对避免和查出错误考勤起不到作用。应该将考勤管理的重点责任放到各个车间、部门记录考勤的工作人员身上，如考勤查出有误，由考勤人员负主要责任。由办公室负责监督、检查和考核。公司后勤保障工作琐碎繁杂，耗时耗力。由于资源有限、问题反馈渠道不健全，很多问题得不到及时处理。新员工合同截止到本月，基本都已签完，10月份之前到期的老员工合同都已签订。但有个别老员工拒签，合同迟迟签不下来。总体来说，今年员工合同签订比去年顺利，员工对公司的信任程度有所增强。但值得担忧的是公司的劳动合同内容只有一些基本的标准条款。针对技术、财务、业务、人事等特殊岗位的工作人员没有签订相应的规避风险的条款。合同内容更多的是明确了员工的权益，对于员工的职责义务没有明确的规定，尤其对管理人员，应当将任职资格、录用条件、工作职责明确列举在合同中或以附件的形式归附劳动合同。这样可以规避在用人当中出现的不胜任工作、客观条件不符合岗位要求等带来的风险。日常行政检查、监督及执行没有明确例行检查内容，哪里有问题再去查哪里，被问题引导办事思路和顺序。需要日常检查、监督的工作应当按时间、按重要程度列明日常监督检查项目表。有计划的对各个对象进行定期或突击检查、监督。这样才不至于在日常行政工作中出现厚此薄彼、忽紧忽松的管理状态。办公室目前负责员工工伤险的办理，办理中主要会出现员工名单提交遗漏、购买不及时等造成受伤员工无保险可报。对日常易耗办公用品的管理，主要是通过计划申购、出入库登记、月底盘存、台账录入的方法进行管理，管理程序基本已经完善。由原来的无计划状态到现在每月一计划、每月一申购，从只有出入库登记到每月盘存、每月录制台账备查。但对于固定的办公室设备：如电脑、复印机、电话、文件柜等没有进行良好的管控。各部门之间对硬件办公设备的调度频繁，设备损坏、丢失无处可查。对入职员工缺少企业与员工之间的交流对话。对于入职员工既没有引导其了解公司的资料册，也没有人关心其进入一个陌生环境后是否有困难。这是新员工离职率高的重要原因之一。公司在企业行为文化建设上应该是有计划、有组织、有目标的，而且行为文化活动应该是集体的、有积极意义的。今年办公室在组织宝源篮球赛时，由于缺乏前期统筹策划，花费了人力物力。却只有参赛队员和工作人员关注过整个活动。广大员工没有从行为上、心理上参与过本次集体活动。对企业来说没有发挥活动能带来的最大效用，是一次失败的文化行为。二、部门职责明确，人员定岗定责根据办公室现有人员对办公室负责的工作进行分工：粗略可分为行政管理工作、人资管理工作、后勤管理工作。根据目前办公室的人力资源情况、工作进度及现有的零散分工状态，可将行政、人资的工作职责分为一级职责和二级职责。（一）行政管理岗位工作职责1.一级职责（1）公司制度建设及监控执行：包括考勤 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 、行政人事管理制度、后勤管理制度、办公用品管理制度、薪酬福利制度等的编制和监督执行；（2）引导和监督各部门编订和执行相应的工作流程；（3）负责将各种规章制度、工作程序文件整理归类，分发至各部门，通过培训、张贴、宣传手册等向员工公示；（4）对内（面向公司内部各部门）、对外（政府、媒体、业务伙伴、个人等）的协调和沟通工作；（5）办公室印信管理（6）公司内部突发事件的应急处理；（7）日常行政检查、监督及奖惩执行二级职责（1）各种管理会议、活动的支持工作，会议、活动所需的文档资料制作、工作人员安排，会议活动后的清场、物件归位及必要时的会议、活动记录；（2）员工作息时间的安排（如法定节假日、上班作息时间表的安排）；（3）负责公司资料文件的保管、复印、传真、快递等工作（4）公司文化载体的建设：公司文化（标语）牌的管理、活动宣传栏的管理、公司广播管理、厂服厂牌穿戴的管理、集体文娱活动的策划组织、员工思想理念的引导等（5）公司新闻、故事、事业发展期刊创办（希望以后能有的）。（二）人事岗位工作职责一级职责（1）协助公司各部门制定年度、季度用人计划（2）进行招聘渠道的拓展、维护及网络招聘信息的发布和更新；（3）按照各部门的招聘要求，进行简历筛选及初试人员的约见和选拔工作；（4）负责办理员工入职、离职、转正、调岗等相关工作；（5）建立和维护人事档案、员工花名册，及时更新员工的个人信息和资料；（6）负责公司员工劳动合同的签订和日常管理工作；（7）员工工伤保险的办理、工伤事故的处理、工伤费用的报销；（8）手工考勤、电子考勤核对。二级职责（1）员工关系管理：积极的与员工沟通对话，及时了解员工不满、困难、需求；调解员工之间的矛盾纠纷、应对员工与企业之间的劳资纠纷；员工行为、心理调查；及时处理、答复员工反馈的意见建议。（1）与各部门对接与员工档案有关的资料，制作、更新员工通讯录。（2）组织员工培训：策划培训 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、准备培训材料、组织培训活动等（3）如公司薪酬制度完善、绩效考核得以执行，需对各部门的月度、季度、年度考核工作进行监督、对考核结果进行统计分析，作出月度、季度、年度考核评估报告；（4）制定、执行、监督公司人事制度：招聘面试程序、员工入职离职程序、试用期管理规定、劳动合同签订、续签程序、人员异动程序等人事制度（三）后勤管理岗位工作职责宿舍食堂日常工作的监督管理；食堂管理秩序、环境卫生、日常安全保障工作的巡查监督；宿舍安全、卫生、人员变动的监督；月底水电费用的核算；公司办公用品、后勤设备、员工福利津贴等的申购、出入库管理；公司固定办公设备、后勤设备的日常检查及维护，对办公设备登记编号，使用和维护责任落实到个人；水、电、电器、网络等公司公共设施设备维护修理人员的联络档案；为公司会议、活动等的组织提供硬件设备支持、安排后勤工作人员；活动结束清场整理等对食堂工作人员、保洁人员及保卫科人员直接管理，安排和监督各后勤岗位的工作。员工餐卡申购、办理、登记、充费、挂失、补办、退卡等公司门锁、钥匙管理员工入职时食宿安排；离职时退卡退宿，结算水电费、餐费。根据办公室目前的人力资源和工作内容进行定岗定责（分工）只是暂时的，因为办公室的工作内容远远不止以上陈述的。若果要将办公室工作做好，必须有一个完整、合理、明确的职责体系以及配套的专业人才。