精选文档.谈档案治理数字化的意义档案是人们在社会活动中形成的一种历史
记录
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，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史开展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了完成档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比拟、筛选、甄别，以防止认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设治理部门的统一规划和组织下，在档案治理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化治理和提供利用。它使档案治理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供效劳为重心，从而作进一步走向
标准
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化、数字化、网络化、社会化。档案治理数字化对优化治理者知识结构、队伍结构、提高治理者素养、促进现代治理技术应用、爱护原纸质档案和改善其利用方法等方面有着特别意义。 一、优化了治理者知识结构和队伍结构 人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案治理行业也不例外。传统纸质
材料
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在治理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化开展，如磁盘、光盘、录像带、色彩照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、治理工作更是不容无视。数字化档案治理要求档案治理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和治理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的治理人员适应档案数字化治理这一新事物的要求，使从事档案治理人员既有档案治理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息治理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案治理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的特意人才，以满足电子档案治理的需求。三是抽调一局部档案治理人员，进行电子档案根底知识、计算机治理技术、数字通信技术的加强培训，使他们迅速掌握电子档案治理的技能，解决人才缺少的现状，优化治理者知识结构，改善治理者队伍结构，提高治理者综合素养。 二、促进现代治理技术应用，提高了工作效率 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会开展各历史时期进展的全过程，也信息，聚集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化治理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人依据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可防止地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷〞为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的治理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文
书
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立卷方法立卷，当发觉立卷的文件有遗漏和搜集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发觉文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案治理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。 三、有效爱护了原纸质档案，改善了利用方法 漫长的社会开展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、X写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的宝贵档案、历史地图和其它大量的宝贵历史文献。这些古老的宝贵文献和档案记载着中华民族明媚文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以到达这一目的，但数字化治理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致消灭性的破坏，到达了爱护作用。 其它，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方法。档案的数字化治理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本〞的限制，一份文件可以同时提供应全部需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经放开的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。其它，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。 综上，随着计算机网络的进一步开展，档案治理数字化越来越明显的
表
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现出优越性，我们要充分认识到档案治理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们肯定要不断探究和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。
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