会前准备（书面会务
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
）落实会议的时间、地点、接送
办法
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（附车站、机场附近交通办法）、会务组负责人.会议主要议题：会场地点、时间安排、参会要求（着装、会场纪律）。证件准备：身份证/护照。会务酒店服务内容及注意事项介绍：会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话；餐宿安排概况；客房内酒水洗衣消费办法；国际、国内长途接打方法及资费，贵重物品存放;酒店附属设施使用办法等等注意事项。行李准备：手机，相机，旅行充电器,刮胡刀。换洗衣物，化妆品，防晒,墨镜，正装，毛巾,牙膏牙刷,拖鞋。个人必备药品。零用金.会务用演示/汇报资料、软件和硬件设备。会议住宿及餐饮的特殊要求:如民族饮食差异、调单人间等等。如需约定返程票务，特殊说明。前期工作人员工作会务组会议用品采买准备：制作报到及签到处用桁架、水牌、会场各处的指示牌和标识。会议用纸笔、资料袋。矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐(小餐点)、饮品（茶叶、咖啡）、纸巾。笔记本电脑，便携式打印机（纸），摄录设备,演出用多媒体资料.会议用礼品。会议酒店入住报到、签到
表
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;会场签到表;参会人员工牌、文件袋(如需要）。备用工牌、签字笔（黑色、红色）、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等各类文具.餐券、会务用桌牌、VIP名牌。会场用条幅、背板（详细尺寸）。音响，麦克风、投影仪及连线、接口设备。会场平面图。参会通知书发放及回函。会务组联系用对讲机、充电器.定制通知发布信息用短信平台。应急常用药品、针线、常用五金工具。会务组会前会：讨论会务
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
书：确认会议流程、人数、集散方法、交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。会务组/服务商人员数量、分工分组名单、联系办法.会务组内书面确定和会务酒店/服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、会场设备、销售部门的各项工作负责人和计划、联系办法。(注意：回民餐的安排）确认会务用品准备结果，发生特殊费用的批准人员、权限和签单办法。参会通知书发放及回函结果,确定参会人数、批次、到达时间，编写分房名单。与会务酒店/服务商确定和前台、餐饮、客房、销售部门的工作对接负责人。设备连接、转换插头及会场电源布设情况。会务人员集合时间地点再确认。自由提问回答；应急状况设置和预案讨论。编号、分发通讯设备。会场实地验收考察，参照会务计划,模拟会务流程,记录情况。预定返程票务（如需要）。会务现场准备期间工作1、确认会场前台接待、餐厅、客房、综合设施（设备）的面积、位置、指示牌摆放，洗手间位置指引，鲜花绿植摆放。2、协调与酒店各部门（停车场、大堂门迎行李、餐饮部、商务部、会议部、客房部、销售部）负责人了解该部门服务人员数量、业务能力；讲解对会务团组的服务注意事项和要求，留存联系办法.餐券形式使用办法和菜单得到酒店餐厅的确认,了解酒水服务办法和及时供应菜品的能力。（注意:回民餐的安排)3、确认商务中心工作情况，应急能力；主要会场背景布置、桌位（名牌）摆放;饮品、茶歇的安排位置；调试灯光、多媒体影像音响的效果；了解设备连接转换的方法。确认会场设备工程师的服务时间、服务内容和联系办法。4、索取酒店平面图，确认所有娱乐设施的对参会人员的收费情况。5、参会人员抵达前尽可能提前拿到所有房卡，根据分房名单分配住宿。6、确认VIP房间鲜花水果放置。7、欢迎仪式的检查.8、检查并落实酒店安全、消防设备、应急出口；取得会场附近医院、公安设施的位置和联系办法。9、每日叫早服务的确认。10、会场桌椅的摆放，各项会议使用仪器的调试，茶歇数量的确认.11、特殊发生费用的批准权限和签单办法.12、返程票务预定。会务结束后工作会务
总结
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集体退房、暂存行李、额外消费的处理.对账结账。设备、现场清理。发放返程票务.安排车辆送站。
浙公网安备 33021202002483