YKKstandardizationoffice【YKK5AB-YKK08-YKK2C-YKK18】采购部规划和管理采购部规划和管理现状1：采购流程不规范，主要存在与供应商管理，供应商开发，报价，下单，对账等一系列问题。A：供应商开发开没有收集相关的信息（营业执照，生产设备信息，公司人员信息等）。B：没有针对供应商做相关的等级分类。C：没有正式的供应商报价单和比价信息。D：下单没有一系列正常的规范操作（采购订单没有打印，价格，交期缺失等）。E：和供应商对账出现分歧比较多，没有规范的对账流程和数据。F：给供应商付款后发票不能及时收回。解决方法：A：针对供应商开发需要采购人员先给供应商发送《供应商信息调查表》，等供应商把表格回传后，采购人员和部门主管确认符合初步筛选合格后和供应商确认时间进行实地考察，到供应商工厂考核后进行打分，如符合我公司要求就导入合格供应商，如不符合就直接淘汰。B：在和供应商进行一段时间的合作后（半年或者一年）进行数据的评估（主要针对价格，交期，质量，服务等），分三个等级（详见合格供应商
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表），a级供应商应多给订单和优先给订单，b级供应商可以正常给订单，C级供应商属于备选供应商。C：采购人员每次下单前需要让供应商以正式的文件发送报价单，应遵循两家或两家以上的供应商报价，报价全部收集好后做一个比价表然后和采购订单一起报送到部门主管签字审核。D：采购人员下单一定要接收到需求部门的正式纸质需求单才能进行下单操作，不允许口头或者其他形式的需求进行下单，采购订单一定要产品信息,价格，交期等一系列详细的数据，等部门主管签字审核后再敲章后发送给供应商，一定要让供应商签字敲章回传，把回传后的采购订单和需求单整理好放到文件夹存档。E：和供应商对账需要在规定时间内对好，针对一些新供应商要及时提醒，供应商发过来对账单后采购人员要及时对账并发现问题，如果没问题及时回复供应商让其及时开票，对账信息要和供应商确认然后归档。F：在给供应商付清余款前必须让供应商把发票先开过来，收到发票后才能让财务付款。2：各部门采购流程中的配合问题A:目前需求部门给的采购申请单自己潦草甚至模糊不清楚，不能让采购人员及时的看清楚采购需求信息。B：其他部门随意到采购部进行产品翻动和数据查看。C：需求部门的信息和采购部门的信息不及时或者不一致。解决方法：A：需求部门要把采购申请单打印好之后，经过部门负责人签字再给到采购部门进行采购。B：样品需要整理到仓库或者单独的一个地方，其他人员不能随便到采购翻动东西C：需求部门在提出申请时给出的产品信息或者样品一定要让采购部确认，采购部给的样品要让客户确认后一致后才能下单。针对以上问题点和解决方法可以归纳为以下几方面一、采购部首先要确立一下
管理制度
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采购人员的工作职责及基本目标（如采购交货及时率，产品合格率，价格等）；采购计划的制定、采购订单的操作及采购订单的审批程序；制定选择、评审供应商的程序文件；确定公司自己的采购方式（如物料分类采购，集中采购，年度采购等采购方式）；供应商评估体系文件、供应商等级评定，；
标准
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采购合同
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模版的建立及合同签订管理文件；异常情况处理体系及文件；询价、比价、批准采购的体系文件；采购计划的制定、批准、采购动作、采购付款、采购入库、采购物资发票的一系列管理文件。二、采购人员设置采购主管1人，采购员2人，采购内勤1人1、采购主管：统筹、日常管理和跨部门沟通；2、采购员：执行日常采购工作；3、采购内勤：负责实施采购计划的合并、
记录
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、入库跟踪、对账付款相关工作及档案的建立、管理、更新等。三、采购部工作重点1、供应商的选择。 首先我们采购部要做到多开发物料资源，调查价格，做到货比三家，控制价格审核流程，让采购部的工作透明化，并且建立完整的采购部供应商档案及物料申购档案，同时供应商评价体系要确立为主要工作重点；做为公司合格供应商必需要能做到准时、保质、售后、乐于沟通等几个方面；完成现有物料供应商的评定工作，为公司后期的大批量生产做好准备。同时进一步发展新的供应商网络，用以获得最理想的采购价格和品质。 2、账务的清理。 采购是一份繁琐，复杂的工作。同时因为其工作性质关系，对公司产品的成本有直接影响。另外因为相关物资在采购工作的运作过程中不可避免的有退，换，等情况发生，因此必须对每一批物资的采购以及合同执行情况进行台账记录，并且做好跟踪检查，定期盘点，努力做到每笔定单的进行情况都可追溯，可查核。 3、品质保证。 采购部相关人员应该经常和需求部门或者客户了解相关物资的使用状况。对所采物资的使用状态进行跟踪，了解相关参数指标性能，收集数据进行同类产品的对比。每批物资至少做一次使用跟踪并做好相应的评估计录。 4、成本控制。 采购部在日常工作中进一步提高工作效率。除采购价格等方面的控制外，还将其它方面的成本控制纳入管理优化的范围内，具体方面如办公物品的使用，计算机的使用管理，物资运输费的控制等方面。 5、采购效率。 采购部日常工作应进一步完善供应商网络的建设以及采购模式的优化，尽可能的减少采购周期，提高采购的效率和及时性。并且对各种物资的采购周期进行统计计录，提供各请购部门制定请购计划时的参考。 6、异常情况的处理。 因供应商生产能力的不足，或其它原因引发采购异常时，第一时间知会相关领导并主动应对。同时将对异常情况的发生原因进行分析处理，记录在案;如有必要，将进行法律程序进行公司利益的维护工作。 7、部门之间的协调采购部做为一个服务性部门，将谨记自己的职责，将一切以公司为重，与公司其它部门分工协作，提高生产效率，降低成本，使公司效益最大化，为公司发展提供助力。制作人：陆峰华日期：2017年12月4日
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