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会计凭证会计凭证 第五章 会计凭证 【学习目标】通过本章教学,应使学生在理解会计凭证的概念、作用的基础上,系统掌握会计凭证的方法体系;理解会计凭证的分类,原始凭证与记账凭证的关系;了解原始凭证与记账凭证的内容、格式;明确会计凭证的填制要求,掌握各种会计凭证的填制方法;了解会计凭证的传递程序和传递时间要求;了解会计凭证的保管规定。 【重点难点】会计凭证的填制要求;各种会计凭证的填制方法 【学习内容】 第一节 会计凭证的意义和种类 一、会计凭证的意义 会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况、明确经济责任的书面证明...

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会计凭证 第五章 会计凭证 【学习目标】通过本章教学,应使学生在理解会计凭证的概念、作用的基础上,系统掌握会计凭证的方法体系;理解会计凭证的分类,原始凭证与记账凭证的关系;了解原始凭证与记账凭证的内容、格式;明确会计凭证的填制要求,掌握各种会计凭证的填制方法;了解会计凭证的传递程序和传递时间要求;了解会计凭证的保管规定。 【重点难点】会计凭证的填制要求;各种会计凭证的填制方法 【学习内容】 第一节 会计凭证的意义和种类 一、会计凭证的意义 会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况、明确经济责任的书面证明,是登记账簿的重要依据。填制和审核会计凭证是会计核算的一种专门方法,也是会计工作的起点和基础,是对所发生经济业务的初始反映整个会计核算过程中起着至关重要的作用。任何虚假的会计信息均起源于会计凭证。在法律意义上,会计凭证对于发生的经济业务具有证明效力。 任何单位,经济业务一经发生和完成,就必须取得和填制会计凭证,会计凭证记录应能如实、合法地反映经济活动情况。一切会计凭证都应由专人进行严格审核,只有经过审核后,合理、合法、真实的凭证,才能作为记账依据,也只有如此,才能保证账簿记录、报表反映的会计信息真实、完整。填制和审核会计凭证,不仅要求会计人员有扎实的业务功底,熟练掌握会计凭证的格式、要素以及填制方法,全面了解有关经济法规,尤其是财务法规与税收法规,而且要求财务人员有良好的思想品德、细致的工作作风和高度的责任心。 认真填制和审核会计凭证是做好会计工作的基本前提,也是体现会计反映与监督职能的重要手段。其作用主要表现在以下几个方面: 第一,填制会计凭证,可以及时正确地反映经济业务的发生与完成情况,体现会计的反映职能。任何经济业务发生,都必须取得和填制会计凭证。以材料收发结存业务为例,采购人员外购材料时必须取得供应单位开具的合理合法的材料采购发票;材料运达企业,经仓库保管部门验收入库后,须开具材料入库单;领用材料时须填制领料单等等。财务人员对取得或填制的会计凭证还必须进行严格审核,然后才能据以登记入账。 1 第二,填制和审核会计凭证,可以明确经济责任,加强经济责任制。每一笔经济业务发生之后,都要由经办单位和有关人员办理凭证手续并签名盖章,明确经济责任,推行经济责任制。以差旅费报销为例,出差人员旅途中发生的交通费、住宿费必须取得合理合法的交通费发票和住宿费发票;出差回来报账时,主管领导必须审核签字;财务人员再根据审核后的单据办理报账手续等。通过填制和审核会计凭证,不仅将经办人员联系在一起,相互监督,而且便于划清责任。 第三,审核会计凭证,可以充分发挥会计的监督职能,使经济业务合理合法,保证会计信息真实可靠。会计主管和内部财务人员都要对取得或填制的会计凭证进行严格审核,加强对经济业务的监督。对不合法不真实的凭证拒绝受理;对错误的凭证要予以更正,防止错误和弊端的发生,以贯彻政策和法令,严肃财经纪律。 第四,会计凭证是核对账务和事后检查的重要依据。合理合法的会计凭证,均载明经济业务发生的时间、地点、业务内容、金额、经办单位、当事人签章以及其他有关事项,完整地反映了每笔经济业务的内容。在核对账务和事后检查中如发现问 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ,可直接追溯到会计凭证,进行复核处理。 二、会计凭证的种类 实际会计工作中的会计凭证种类繁多,格式多样,作用不一,但按其填制程序和用途不同,可分为两大类,即原始凭证和记账凭证。 (一)原始凭证 原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用以证明经济业务的发生或完成情况的书面证明,它是会计核算的原始依据。会计制度对有些原始凭证的格式没有作出明文规定,各单位可根据业务需要自行设计。 原凭证按其取得的来源不同,可分为自制原始凭证和外来原始凭证。 1(自制原始凭证。自制原始凭证,是指经济业务发生时,由本单位内部经办业务的部门或个人自行填制的凭证。自制的原始凭证必须具备1996年6月17日财政部印发的(会计基础工作规范)(以下简称会计<会计规范>)规定的基本要素,还必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章,这样可以加强内部控制,保证自制原始凭证的合理、正确、有效。 自制原始凭证按其填制手续不同,又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。 2 (1)一次凭证。一次凭证,是指只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务,其填制手续是一次完成的会计凭证。如职工出差所填制的借款单(表5-1);企业材料验收入库,仓库保管员填制的“收料单”;向仓库领用材料时,由各领料部门填制的“领料单”;发放工资时,由企业内部各车间、部门编制的“工资结算单”或“工资结算表”。实际会计工作中,“工资结算表”也可由单位财会部门集中编制;报账时,由报销人员填制的,出纳人员据以付款的“报销凭单”等等。 表5-1 借款单 借款单存根 借款单 付款部门: 借款部门: 借款人: 贷 款 人: 借款用途: 借款金额: 贷款金额:(大写)人民币 , 借款用途: 部门主管: 单位负责人: 领款人: 年 月 年 月 日 日 (2)累计凭证。累计凭证是指在规定日期内,连续地记录若干个同类业务的凭证。其所填制的内容仅限于同类经济业务,且是分次登记的,这样做的目的是减少原始凭证的数量,简化核算手续。如限额领料单(表5-2)、材料购入归类明细表等就是累计凭证。实际会计工作中应注意的是,不同性质的会计事项不能登记在一张累计凭证上。与领料单相比,使用限额领料单,有利于控制材料消耗,加强成本管理;节约单据;方便材料耗用数据的汇总。 3 表5-2 限额领料单 ×××公司 限 额 领 料 单 年 月 日 领用车间: 名称规格: 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 产量: 用途: 计量单位: 单位定额: 材料类别: 领用定额: 单价: 日期 请领数量 实发数量 累计实发数量 车间负责人签领料人签字 字 累计实发金额: 供应部门负责人: 生产计划部门负责人: 仓库管理员: (3)汇总原始凭证。汇总原始凭证是指将一定时期内,若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张凭证,用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。它是对原始凭证的汇总,是根据若干份原始凭证填制的,其只能汇总同类经济业务,目的是为了简化记账凭证的编制工作。如“发料汇总表”、“收料汇总表”以及“工资汇总表”等都属于汇总原始凭证。 4 表5-3 发 料 汇 总 表 科目: 年 月 日 单位:元角分 NO 货 材料 号 单单合计 位 价 编规格数金数金数金数金数金号 名称 量 额 量 额 量 额 量 额 量 额 附原始单据 张 复核: 记账: 计价: 制表: 2(外来原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证。其来源于外部单位或个人,除具备会计《会计规范》规定的基本要素外,从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。这样可以保证外来原始凭证真实可靠,加强外部单位和本单位的相互稽核。如增值税专用发票(表5-4)、普通发票(表5-5)、车船票、对外支付款项时取得的收据以及各种银行结算凭证等都是外来原始凭证。 5 表5-4 ×××增值税专用发票 第 0000950140 (全国统一发票监制章) NO.00000001 三 抵 扣 联 开票日期: 年 月 日 联购货名称 税务登记号 : 抵 单位 地址、电话 开户银行及账号 扣 货物或应税劳务名称 规格型号 计量单位 数量 单价 金额 税率(%) 税额 联 购 合计 货 价税合计 , 方 备注 扣 销售名称 税务登记号 税 凭 单位 地址、电话 开户银行及账号 证 销货单位(章): 收款人: 复核: 开票人: 表5-5 ××省××市货物销售统一发票 1234554321 发 票 联 NO.0000010 年 月 日 客户名称: 金额 货货物名称 规格 单位 数量 单价 万 千 百 十 元 角 分 第 号 二 联 : 人民币合计(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分 , 发 开户银行 结算方式 备注 票 账 号 联系电话 联 开票人: 收款人: 开票单位(未盖章无效) 原始凭证的格式虽然多种多样,但基本上可分为通用凭证和专用凭证两大类。 6 通用凭证在一定范围内具有统一的格式和使用方法,有些是全国范围内通用,有些则只是某局部地区或系统通用;专用凭证是指一些单位具有特定内容和专门用途的原始凭证,不同单位的凭证格式不同。 (二)记账凭证 记账凭证是会计人员根据审核无误后的原始凭证或汇总原始凭证填制的,其记载经济业务的简要内容,确定会计分录,是作为记账依据的会计凭证。 记账凭证又称分录凭证,或称记账凭单。实际会计工作中,填制记账凭证的工作量大,但作用显著。原始凭证只是证明了经济业务的发生或完成情况,是反映经济业务的原始依据,这种反映是零星、分散的。为全面、系统地反映经济业务,必须通过账簿记录来进行,而登记账簿的直接依据则是记账凭证,实际会计工作中,为简化核算手续,有些业务也可用原原始凭证代替记账凭证登帐。记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的,根据业务内容,确定账户名称、记账方向和金额,是对经济业务的进一步反映。 记账凭证按不同分类 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 可分为不同种类。 1(记账凭证按其适用的经济业务不同,可分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。 (1)专用记账凭证。专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。规模较大、业务量较多的单位一般采用专用记账凭证。由于会计事项只有三种类型:收款事项、付款事项和不涉及现金与银行存款收付的转账事项,因此,专用记账凭证又可分为三种:收款凭证、付款凭证和转账凭证。 ?收款凭证。收款凭证是用来反映现金及银行存款等货币资金收入业务的凭证,一般包括现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。它是会计人员根据审核无误后的现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的记账凭证。其格式如表5—6所示。 7 表5-6 收 款 凭 证 收字第 号 借方科目: 年 月 日 附件 张 金额 摘要 贷方总账科目 明细科目 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 合 计 财务主管: 记账: 出纳: 审核: 制单: ?付款凭证。付款凭证是用来反映现金和银行存款等货币资金支付业务的凭证。一般包括现金付款凭证和银行存款付款凭证两种。它是会计人员根据审核无误后的现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的记账凭证。其格式如表5—7所示。 表5-7 付 款 凭 证 付字第 号 贷方科目: 年 月 日 附件 张 金额 摘要 借方总账科目 明细科目 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 合 计 财务主管: 记账: 出纳: 审核: 制单: 8 ?转账凭证。转账凭证是用来反映与现金和银行存款收付无关的转账业务的凭证。它是会计人员根据审核无误后的转账业务原始凭证填制的记账凭证。转账凭证的会计科目均设置在表格栏内,其会计科目栏与金额栏应同行。其格式如表5—8所示。 表5-8 转 账 凭 证 转字第 号 年 月 日 附件 张 会计科目 借方金额 贷方金额 摘要 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 一级科目 明细科目 合 计 财务主管: 记账: 出纳: 审核: 制单: (2)通用记账凭证。通用记账凭证是指以一种格式记录全部经济业务的凭证。主要适用于经济业务比较简单的单位,所有业务都采用一种格式的凭证加以记录,可以简化凭证。其格式如表5—9所示。 表5-9 记 账 凭 证 第 号 单位: 年 月 日 附件 张 贷方金额 会计科目 借方金额 摘要 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 一级科目 明细科目 合 计 9 财务主管: 记账: 出纳: 审核: 制单: 专用记账凭证的优点是方便了现金、银行存款日记账的记账,而通用记账凭证则便于检查一笔业务的借贷平衡关系。它们在本质上没有区别,只是形式有点不同,企业可以根据需要自行选择其中的一种。 2(记账凭证按其包括的会计科目是否单一,分为复式记账凭证和单式记账凭证。 (1)复式记账凭证。复式记账凭证,是指某项经济业务所涉及的全部会计科目均集中填制在一张记账凭证上。根据新会计制度的规定,我国通用的记账方法是借贷复式记账法,反映同一笔经济业务必须运用两个或两个以上相互关联的账户分别登记在账户的借方或贷方,复式记账凭证正好与借贷记账法相吻合。因此,在我国实际会计工作中,几乎所有单位的记账凭证均采用复式凭证。 (2)单式记账凭证。单式记账凭证,是指某项经济业务所涉及的会计科目分别填制在两张或两张以上的记账凭证上。也就是说,一笔经济业务涉及几个会计科目,就必须填制几张记账凭证,每张记账凭证只填列一个会计科目。如我国金融企业会计核算中,除现金收付业务采用复式记账凭证外,其余转账业务均采用单式记账凭证。由于一笔业务要分别填制几张记账凭证,因而单式记账凭证的编号一般采用分数形式。借方会计科目应填列在“借项记账凭证”上,贷方会计科目应填列在“贷项记账凭证”上。其原因是金融企业的业务往往需要经过很多部门和环节,采用单式记账凭证可以加快经济业务的处理速度,也方便分工记帐。单式记账凭证实质是把复式记账凭证拆开填制,因此仍然遵守借贷记账法的规则,但不能在一张凭证上反映一笔经济业务和会计分录的全貌,不方便检查和核对。 3(记账凭证按其是否经过汇总,可以分为一般记账凭证和汇总记账凭证两种。 (1)一般记账凭证。一般记账凭证是指没有经过汇总的记账凭证。前述的所有记账凭证均为一般记账凭证。 (2)汇总记账凭证。汇总记账凭证是根据一般记账凭证按照一定的方法汇总填制的记账凭证。它包括汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证以及科目汇总表四种。 汇总收款凭证分别根据现金收款凭证和银行存款收款凭证汇总填制,它汇总了一定时期的现金收入数和银行存款收入数。 10 汇总付款凭证,分别根据现金和银行存款的付款凭证汇总填列,它汇总了一定时期的现金和银行存款的付出数。 汇总转账凭证,是指按转账凭证中每一贷方科目分别设置的,用来汇总一定时期内转账业务的汇总记账凭证。 科目汇总表,是根据一定时期内的全部记账凭证,按科目进行归类编制。科目汇总表可以根据单位业务的多少,定期汇总编制。 原始凭证和记账凭证是对经济业务最初始反映的会计资料,也是会计核算最基本的证据,凭证正确与否,影响着整个会计信息。实际会计工作中,加强凭证的审核和管理,至关重要。 11 第二节 原始凭证的填制和审核 原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用以证明经济业务的发生或完成情况的书面证明,它是会计核算的原始依据。原始凭证的合法、真实、准确与否决定整个会计核算的质量。《会计规范》第37条规定:各单位发生的下列事项,应当及时办理会计手续,进行会计核算: ?款项和有价证券的收付; ?财务的收发、增减和使用; ?债权债务的发生和结算; ?资本、基金的增减; ?收入、支出、费用、成本的计算; ?财务成果的计算和处理; ?其他需要办理会计手续、进行会计核算的事项。 《会计规范》第47条规定:“各单位办理本规范第37条规定的事项,必须取得或者填制原始凭证,并及时送交会计机构。”由此可见,绝大部分会计事项须取得原始凭证。 一、原始凭证的内容 实际会计工作中的原始凭证种类繁多,格式不一。但它们的基本内容是大体一致的,主要包括: 1(凭证的名称; 2(填制凭证的日期; 3(填制单位名称或者填制人姓名; 4(经办人员的签名或者盖章; 5(接受凭证单位名称; 6(经营业务内容; 7(数量、单位和金额。 二、原始凭证的填制要求 原始凭证一般是在业务发生时由经办人员根据经营业务的内容直接填列,其填制方法简单,但为了保证会计凭证的真实、合法、准确,填制原始凭证时应注意以下几点要求: 1(凭证所反映的经济业务合法。合法性是原始凭证填制最根本的要求。对于 12 违法的收支,会计人员应当制止与纠正;制止与纠正无效的,应当向单位领导人提出书面意见,要求处理;对严重违法损害国家和社会公众利益的收支应向主管单位或财政、审计、税务等政府监督机关报告。 2(凭证的内容和数字必须真实可靠,如实反映经济业务的内容,不允许有任何歪曲和弄虚作假行为。为确保原始凭证的真实可靠,实际会计工作中,填制原始凭证应注意以下几点: (1)从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。只有这样,才能增强经办人员的责任心,明确经济责任。 (2)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写和小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明,这样可以避免以白条充抵实物和款项。 (3)一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。在实际会计工作中尤其要注意的是,采用复写纸套写的原始凭证,要用双面复写纸,上下联要对齐,复写纸正面联数的内容要与复写纸背面联数的内容保持一致,存根联要妥善保管,避免弄虚作假,偷梁换柱。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。 (4)发生销货退回的,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明;退款时,必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据,这样可以避免“假退货”。 (5)职工因公出差借款凭证,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。 (6)原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。 3. 凭证的内容必须完整,书写清楚。为确保原始凭证内容完整、手续完备,实际会计工作中应注意以下几点: (1)年、月、日必须填齐,单位名称或者填制人姓名必须用全称,不得任意省漏。 (2)除一式几联的原始凭证必须用圆珠笔复写外,其他原始凭证填制要用黑 13 色墨水的中性水笔,不得任意采用铅笔或者红色墨水笔填写。 (3)大小写金额数字要符合规格,正确填写。银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单、运单、合同、契约,以及其他规定需要填写大写金额的各种凭证,必须有大写金额,不得只填小写金额。 (4)除已预先印定编号的凭证外,各种凭证必须连续编号,以便查验。 三、原始凭证的审核 为了充分发挥会计的监督职能,企业接受的原始凭证必须经过财会人员的严格审核。只有审核无误的原始凭证,才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。因此,审核原始凭证是会计核算工作的第一步。 《会计法》第17条规定:“会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。”由此可见,实际会计工作中,会计人员对取得或者填制的原始凭证必须加以严格审核,审核无误后才能据以记账。原始凭证的审核是一项严肃而细致的工作,它不但要求审核人员有熟练的业务水平,而且必须履行会计人员职责,坚持制度,坚持原则,严格把关。原始凭证审核主要包括以下几个方面: 1(审核原始凭证的合法性、真实性。 所谓合法性就是指原始凭证反映的经济业务必须符合有关法律、法规、制度的规定,无违法乱纪行为;所谓真实性,就是指原始凭证的内容必须如实、客观地反映经济业务的本来面貌,不得歪曲事实、弄虚作假。如发现违反财经纪律和制度的情况,会计人员有权拒绝付款、报销或执行;对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为,应立即扣留凭证,及时向领导汇报,以便进行严肃处理。 2(审核原始凭证的正确性和完整性。 所谓正确性,是指原始凭证的填制方法必须正确,数字计算必须准确无误;所谓完整性,是指原始凭证的内容必须完整,符合《会计规范》的规定,手续完备。对原始凭证内容填写不全,数字不正确,手续不完备的,要返回有关部门或人员,或重开、或更正、或补办。 14 第三节 记账凭证的填制和审核 一、记账凭证的填制内容 第一节的介绍,我们已经了解到,记账凭证是会计人员根据审核无误后的原始凭证或者汇总原始凭证填制的凭证,是直接登账的依据。实际会计工作中,常用的记账凭证主要采用专用凭证和通用凭证两种格式,当然,有些特殊经济业务,还可直接以自制的原始凭证或者汇总原始凭证代替记账凭证记账。无论哪种形式的记账凭证,其作用一致,具备的内容也大体相同。记账凭证的主要内容有: 1(填制凭证的日期; 2(记账凭证的名称; 3(记账凭证的编号; 4(经济业务摘要; 5(会计科目的名称、金额、方向; 6(所附原始凭证张数; 7(制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。 二、记账凭证的填制要求 记账凭证是根据审核无误的原始凭证或者汇总原始凭证填制。记账凭证填制正确与否,直接影响到整个会计核算过程。记账凭证的填制与原始凭证的填制有很多共同之处。例如,记录真实,内容完整,手续完备,书写清楚、规范,填制及时等。填制记账凭证时,应遵循如下基本要求: 1(正确、简明填写“摘要”栏。摘要应与原始凭证内容一致,能正确反映经济业务的主要内容,表述简短精炼,应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征,判断出会计分录的正确与否,一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。 2(填制记账凭证时,应对记账凭证连续编号。采用通用记账凭证时,可按经济业务发生的顺序编号。采用专用记账凭证时,可采用“字号编号法”,即收字第×号、付字第×号和转字第×号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证时,可采用“分数编号法”。但不得把不同类型的经济业务合并填制一张记账凭证,混淆账户的对应关系。 3(除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附 15 有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。并且记账凭证的内容和金额,应和所附的原始凭证一致。 4(记账凭证填制完经济事项后,如有空行,应自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数的空行处划线注销。 5(记账凭证的日期要正确填写。收、付款凭证应按编制凭证的日期填写;转账凭证应按填制凭证的日期填写。 6(填制凭证,字迹必须清晰、工整,并符合下列要求: (1)阿拉伯数字应当按规范书写,不得连笔写。数字前面应当书写货币币种符号或货币名称简写。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。 (2)所有以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写“00”,或者用符号“—”代替;有角无分的,分位写“0”,不得用符号“—”代替。 (3)汉字大写数字金额,一律按规定用正楷或者行书字体书写;不得任意自选简化字。大写数字到元或者角为止的,在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字;大写金额数字有分的,分字后面不写“整”字或“正”字。 (4)大写数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。 (5)阿拉伯数字中间有“0”的,汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可只写一个“零”字;阿拉伯数字元位是“0”,或者数字中间连续几个“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。 7(填制记账凭证时如果发生错误,应当重新填制。已经登记入账的记账凭证当年内发现错误的,可以用相应的更正法进行更正。 8(实行会计电算化的单位,其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求,并应认真审核。做到会计科目使用正确,数字准确无误。打印出来的机制记账凭证上,要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或者签字,以明确责任。 9(正确编制记账凭证并保证借贷平衡。必须根据国家统一会计制度的规定和 16 经济业务的内容,正确使用会计科目和编制会计分录,记账凭证借、贷方的金额必须相等,合计数必须计算正确。 10(只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务,应以付款业务为主,只填制付款凭证,不填制收款凭证,以免重复。 记账凭证的填制方法因记账凭证的种类和记账方法不同而不同 三、记账凭证的填制方法 (一)专用记账凭证的填制方法 专用记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。 1(收款凭证的填制方法。收款凭证应由出纳人员填制,其填制依据是审核无误的现金或银行存款等货币资金收款业务的原始凭证或汇总原始凭证。“日期”栏填制收款凭证编制的日期;“编号”栏按现金或银行存款收款业务的顺序编号;“借方科目”在凭证的左上方,应填列“现金”或“银行存款”科目;“贷方科目”在凭证的表格栏内,填列与借方科目相对应的科目;“摘要”栏是经济业务的说明,填制时要求言简意明;“账页”栏为该账户在账簿中的页码,“金额”栏填列相对应科目的金额数,“一级科目”中的金额数应与“贷方科目”栏中的一级科目同行;“二级或明细科目”中的金额数应与“贷方科目”栏中相对应的二级或明细科目同行,且二级或明细科目的金额之和应与一级科目的金额相等。 2(付款凭证的填制方法。付款凭证与收款凭证相比,格式基本相同。应由出纳人员根据审核无误的现金或银行存款等付款业务的原始凭证或汇总原始凭证填制。应注意的是,在付款凭证中,“贷方科目”在凭证的左上方,应填列“现金”或“银行存款”科目,“借方科目”在凭证的表格栏内,填列与贷方科目相对应的科目;“编号”栏根据现金或银行存款的付款业务顺序编号,其他栏目的填制方法与收款凭证的填制方法一致。 3(转账凭证的填制方法。转账凭证的会计科目均设置在凭证的表格栏内。转账凭证是会计人员根据有关转账业务的原始凭证或者汇总原始凭证填列。“借方金额”栏的数字应与借方科目同行;“贷方金额”栏的数字应与贷方科目同行,“编号”栏应根据转账业务的顺序编号,其他内容与收款、付款凭证的填制方法相同。 实际会计工作中,记账凭证如采用专用凭证的格式,在编制记账凭证时,不能填制多借多贷的会计分录,只能填制一借多贷或多借一贷的会计分录,因为多借多贷的会计分录不能清晰地反映各账户之间的对应关系,不利于查对账目。 17 (二)通用记账凭证的填制方法 采用通用记账凭证的经济单位,不再根据经济业务的内容分别设置收款凭证、付款凭证和转账凭证,而是将所有的经济业务填制在一种统一格式的记账凭证上。所有涉及到现金和银行存款等货币资金收、付业务的记账凭证由出纳员根据审核无误的原始凭证收付款后填制;涉及转账业务的记账凭证,由会计人员根据审核无误的有关转账业务的原始凭证或者汇总原始凭证填制。 在通用记账凭证中,经济业务所涉及的所有会计科目全部填列在凭证内。在借贷记账法下,借方科目在先,贷方科目在后,其填制方法与前述转账凭证的填制方法一致。 四、记账凭证的审核 记账凭证是账簿登记的直接依据,对记账凭证进行审核,可以确保账簿记录和报表内容真实、准确,保证会计核算的质量;另一方面,由于记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的,对记账凭证进行审核,也是对原始凭证的复核,要切实做到证证相符。记账凭证的审核内容主要有以下几个方面: 1(填制依据的真实性。记账凭证必须附有原始凭证,审核所附原始凭证是否手续健全符合规定,记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否一致,特别是记账凭证的编制日期与原始凭证日期是否一致;汇总原始凭证的内容是否与记账凭证的内容一致。 2(填写项目的齐全性。审核记账凭证的各项目是否填写齐全,如填制凭证的日期、摘要、会计科目的名称、金额、凭证编号、附件数、有关人员签章等。 3(使用会计科目的正确性。填写总账科目、明细科目必须准确,其名称要用全称而且保持前后一致,以保证登记账簿的正确。 4(金额计算的正确性。审核反映经济业务内容的计量单位、数量、单价,计算其金额;加计各项经济业务的金额,审核其汇总金额。 5(书写的清晰性。凭证的文字和数字,除复写凭证外按规定使用蓝或黑色墨水的钢笔书写。书写要正确、清晰,不能污染、抹擦、刀刮和挖补。 在审核过程中若发现错误,应查明原因,及时更正。只有经过审核无误的记账凭证,才能作为登账的依据。 18 第四节 会计凭证的传递和保管 一、会计凭证的传递 会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起,经过审核、记账、装订到归档保管止,在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。 按照《会计规范》第54条规定:“各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理,具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。”由于各单位业务特点不同,会计凭证传递程序也就各异。会计凭证的传递程序,既要体现经济业务完成情况的信息传递,又要体现单位各有关部门和人员对经济业务的监督和控制过程。 制定会计凭证的传递过程,关键要考虑会计凭证传递各环节的衔接,做到既完备严密,又简便易行,使会计凭证及时传递,不积压,尽量减少人力和物力。 二、会计凭证的保管 会计凭证是一项重要的经济资料和会计档案。任何单位在完成经济业务手续和记账之后,应按规定的归档制度,妥善保管会计凭证,以便随时查验。按照规定,会计凭证的保管期限至少是10年,有些重要会计凭证甚至要永久保管。 会计凭证归档保管的主要方法和基本要求是: 1(各种记账凭证,连同所附原始凭证,要分类按顺序编号,定期装订成册,并加具封面、封底。封面上应注明:单位名称、凭证种类、所属年月和起讫日期、起讫号码、凭证张数等,并由有关人员签名盖章。并在装订处贴上封签,由主管人员盖章。 2(如果某些记账凭证所附原始凭证的数量过多,为了装订方便,也可另行装订保管,但应该在其封面及有关记账凭证上加注说明;对重要原始凭证,为便于随时查阅,也可单独装订保管,但应编制目录,并在原记账凭证上注明另行保管,以便查核。 3(会计凭证装订成册后,应由专人负责保管,年终应登记归档。重新启用时,应按规定手续办理。会计凭证的保管期限和销毁手续,应遵守会计制度的有关规定,任何人无权自行随意销毁。 19 本章小结 经济业务发生时填制和取得的证明文件就是会计凭证。会计凭证是记录经济业务,明确经济责任,据以登记账簿的依据。 会计凭证按其填制的程序和作用,可以分为原始凭证和记账凭证两大类。原始凭证是在经济业务发生当时取得或填制的,据以载明经济业务完成情况,明确经济责任的书面证明,是记账的原始依据。原始凭证按其来源不同,可分为外来原始凭证和自制原始凭证;按填制次数的不同,分一次凭证和累计凭证。记账凭证是根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的,用来确定会计分录,作为记账依据的一种会计凭证。记账凭证按其记录的经济业务与现金和银行存款的收付关系分为收款、付款和转账凭证。凡涉及现金、银行存款支出的业务用付款凭证,凡不涉及现金、银行存款收付的业务用转账凭证。业务量少的单位也可用一种通用的记账凭证记账。 填制会计凭证应根据不同会计凭证的基本要素及填制要求,做到及时、准确、完整。对原始凭证的审核主要是对其真实性、完整性、合法性的审核。记账凭证审核的主要内容是审核记账凭证是否附有原始凭证,记账凭证所反映的经济业务内容是否与所附原始凭证的内容相符;审核应借、应贷的会计科目和金额是否正确,账户的对应关系是否正确;审核填制手续是否完备,项目填写是否完整,有关人员签章是否齐全等。 会计凭证的传递,是指会计凭证从取得或填制到审核、办理业务手续、整理、记账直至装订、归档保管为止的传递程序。会计凭证是重要的经济档案和历史资料,会计凭证的保管,既要保证会计凭证的安全,又要保证日后查找会计凭证迅速准确。 复习思考题 1. 关键名词 会计凭证 原始凭证 累计凭证 收款凭证 付款凭证 外来原始凭证 自制原始凭证记账凭证 2.讨论与思考 (1)试述会计凭证的意义。 (2)会计凭证有哪几种类型,他们各自应具备的基本内容是什么, (3)原始凭证有哪几种类型,对它的填制有哪些要求,审核时应注意什么, 20 (4)记账凭证有哪几种类型,对它的填制有哪些要求,怎样填制和审核记账 凭证, 1. 个案分析 资料:××工厂2003年10月发生下列经济业务 (1)企业购买下列材料: 甲材料2 000kg,单价5元;乙材料4 000kg,单价2元。货款18 000元, 应交增值税3 060元,价税合计21 060元,尚未支付。 (2)用银行存款1 200元支付上述材料的外地运杂费(按重量比例分配)。材 料验收入库。 (3)仓库发出下列材料,用途如下: 甲材料 乙材料 生产A产品耗用 1 000kg 1 200kg 车间一般耗用 500kg 1 000kg 厂部一般耗用 500kg 甲材料单价为5元,以材料单价为2元,按其实际成本核算。 (4)企业以银行存款预付明年保险费用600元。 (5)开出现金支票25 000元,提取现金直接发放工资。 (6)银行通知,本月水电费1 000元,其中车间600元,厂部400元。 (7)预提应由本月负担的银行借款利息200元。 (8)月末分配工资费用,其中: 生产工人工资 20 000元 车间管理人员 3 000元 厂部管理人员 2 000元 要求:根据上列经济业务编制记账凭证 2. 发料凭证汇总表是一种( ) A、记账凭证 B、外来原始凭证 C、付款凭证 D、汇总原始凭证 3. 工业企业的限额领料单是一种( ) 21 A、一次凭证 B、汇总原始凭证 C、累计凭证 D、转账凭证 4. 差旅费报销单是属于( ) A、自制凭证 B、外来凭证 C、记账凭证 D、一次凭证 5. 各种外来原始凭证,自制原始凭证中的收料单、领料单等,都属于( ) A、累计凭证 B、一次凭证 C、汇总凭证 D、记账凭证 6. 填制会计凭证是( )的前提和依据。 A、设置账户 B、成本计算 C、编制会计报表 D、登记账簿 7. 凡填错的现金和银行存款收、付款原始凭证应( ) A、撕毁 B、作废重填 C、加盖“作废”戳记 D、在凭证上改错 8. 原始凭证是进行会计核算的( ) A、原始资料 B、内容 C、重要依据 D、方法 9. 会计人员审核原始凭证时,发现其金额有错误,应由( ) 22 A、原填制单位更正 B、经办人更正 C、会计人员更正 D、会计主管人员更正 10. 只有审核无误的记账凭证,才能作为记账依据。 11. 没有会计凭证作依据,就不能登记账簿。 12. 记账凭证编制的唯一依据是原始凭证。 23 第六章 会计账簿 【学习目标】本章主要阐述各种会计账簿的设置和登记。通过本章学习,使学生了解设置会计账簿的意义,明确会计账簿的种类及格式,掌握总分类账、明细分类账和各种日记账的登记方法。掌握登记账簿的各种规则,包括错账更正的规则。 【重点难点】各种账簿的登记依据;账簿的登记方法;登记账簿的各种规则。 【学习内容】 第一节 会计账簿的意义和设置原则 单位发生的各种经济业务,首先由会计凭证作最初的反映。其中原始凭证对经济业务进行了记录和证实,记账凭证则对经济业务的信息作了初步的会计确认和初步的分类记录。这样,经过初步加工的数据,即可输入复式账簿系统了。 从信息处理的角度来说,会计凭证记录了经济业务发生的全部数据,对会计对象作了全面的、最初的反映和描述。但是,这种反映和描述非常分散、孤立、零碎,表现为大量个别数据的集合,还缺乏科学的分析和加工,不能满足各方面的需要。所以,我们还需要对会计凭证的信息作进一步加工处理,也就是对会计信息进行分类、整理、汇总和加工。在会计工作中,这项工作是通过账簿这个工具来实现和进行的。 一、账簿的意义和作用 会计账簿是以会计凭证为依据,全面地、连续地、系统地、综合地记录和反映企业、机关和事业等单位经济活动全部过程的簿籍。它是一种具有专门格式的簿籍,由具有专门格式的账页装订成册,或用其他方式联结而成的,用以根据会计凭证来登录经济业务,以全面、连续、序时、分类地反映经济业务的一种簿籍。设置和登记账簿是会计工作的重要环节,也是会计信息处理的一个重要的专门方法。账簿的主要作用有: 1(账簿是系统地归纳和积累会计核算资料的工具。通过登记账簿,可以把会计凭证所提供的资料归类汇总,形成集中的、系统的、全面的会计核算资料。在账簿中,既可将会计凭证提供的资料按总分类账户和明细分类账户加以归类,进行分类核算,以提供总括和明细的核算资料,又可以将会计凭证提供的资料按时间顺序在日记账簿中加以记录和反映,以序时反映某类业务或全部业务发生的情况。这样,就可以通过账簿资料了解资金总体情况和各个方面的变动情况,以便对各项资源的保管和使用情况进行监督。同时,由于账簿集中、系统地归纳和积 24 累了会计核算资料,因而账簿也就成为单位重要的经济档案。用会计账簿储存经济信息,更便于经济信息的保管,也方便日后的考查和运用。 2(账簿是反映、监督经济活动,考核各部门经济责任的重要手段。会计凭证在反映个别业务、明确有关当事人的经济责任上有着重要的作用。但由于它还很分散,难以明确某类经济业务或某个部门的经济责任,这就需要依赖于账簿。比如,按企业内部物资供应部门或仓库设账,专门登记物资收发保管情况,可以核算和监督物资供应部门的计划的执行情况,考核物资部门和仓库的经济责任;而按部门设置费用账户,则可以考核各部门成本费用的节约或超支情况,促使其节省开支。 3(账簿是核算单位财务和经营成果以及编制会计报表的依据。账簿记录的各项数据资料是分析经济活动过程及其结果的重要资料来源。根据账簿提供的总括核算资料和明细核算资料可以计算出各项财务指标,正确地计算出费用成本和利润,据以考核费用成本计划和利润计划的完成情况,综合反映财务成果。同时,账簿资料又是编制会计报表的直接依据,会计报表是否正确、及时,与会计账簿有着密切的关系。此外,正确设置账簿有利于会计人员的分工和内部牵制。 二、账簿的基本内容 账簿是一种记录经济业务发生情况的簿籍。由于现代企业经济业务复杂,需要反映的经济信息很多,企业设置的账簿不可能只有一本(一般有几本到几十本不等)。不同的账簿,功能不同,其构成要素也不同,但一般应具有以下基本内容: 1(封面要标明单位、账簿名称及会计年度。 2(扉页一般用于记载账簿的启用日期、截止日期、页数、册次、经管账簿人员一览表、会计主管人员签章、账户目录等。 3(账页,是账簿的主体。一本账簿一般由几十到几百个账页联结而成,每个账页都有比较统一、事先印制好的格式,用来记录各项有关的经济业务。账页是一种由许多横线和竖线交织而成的表格。横线把账簿分隔成许多"行",记账时一般都是按行次顺序记录发生的每一笔经济业务;竖线把账簿分隔成许多"栏",每一栏记录一笔业务的某个要点(如时间、依据、摘要、数量等)。 尽管不同的账簿格式有差异,但基本上都包括下列内容:?账户名称;?日期栏;?凭证种类和编号栏;?摘要栏;?金额栏(根据需要可以设置为两栏式、三栏式、多栏式、数量金额式或复币式等);?总页次和分户页次。 25 三、账簿的设置原则 企业要设置哪些账簿,一般要根据会计法规和会计 准则 租赁准则应用指南下载租赁准则应用指南下载租赁准则应用指南下载租赁准则应用指南下载租赁准则应用指南下载 的要求,同时又要根据企业管理的需要和企业经营活动的特点来确定。前面已述,企业设置的账簿不可能只有一本。账簿是一个完整的体系。那么,不同的单位应该设置哪些账簿呢?单位在设置账簿时,一般应遵守以下原则。 1(全面性原则。首先要保证全面地反映企业的经济活动和财务收支情况,为日常经营管理、编制会计报表和进行经营决策提供比较丰富的资料。因而设置账簿不能过少,过于简单。 2(从实际出发的原则。由于各单位的经济业务各不相同,规模大小不一,管理方式各有特点,账簿设置也就各不相同。设置账簿应从实际出发,区别对待。经济活动频繁、规模大、会计人员多、分工细的企业,账簿设置可以细些、多些。而经济活动较少、业务简单、规模小、会计人员少、分工较粗的企业,账簿设置可以粗些、少些、相对简化些。至于具体设置哪些账户,则要根据单位所发生经济业务的特点及管理的要求来定。 3(科学性原则。设置账簿时必须注意其科学性。要注意:?既要有日记账簿,又要有分类账簿。?既要有提供总括资料的账簿,又要有提供明细资料的账簿。?既要有会计账簿,又要有业务账簿和财产保管账簿。?设置账簿,既要注意便于会计人员之间记账工作的分工,又要注意会计人员之间的配合和相互监督,工作不重复,不脱节,可以互相牵制,同时明确岗位责任。 4(简化原则。?账簿之间关系清晰明朗,账簿内容通俗易懂。?尽量避免重复记录,减少无效劳动,节约会计费用。 26 第二节 会计账簿的种类、格式和登记方法 一、账簿的种类 会计是一个信息系统。它要为外界和单位内部管理部门提供大量的数据信息。会计工作在某种意义上说是一种信息处理工作。信息处理所运用的“工具”就是账簿。为了做好这项工作,在会计工作中一般要设置多种账簿。 利用账簿进行信息处理,是会计所特有的、也是会计多种方法中最基本的方法。账簿方法经过几百年的探索和演变,已经非常成熟和科学了。 会计账簿的种类是多种多样的。为了正确地设置和运用账簿,首先要了解账簿的分类方法。 (一)账簿按用途分类 账簿按用途可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿等三类。 1(序时账簿。序时账簿,又叫日记账,是按照全部或某一类经济业务完成时间的先后顺序进行登记的账簿。在实际工作中,它是按照会计部门收到凭证的先后顺序,即按照凭证编号的顺序进行登记的。由于序时账簿要求逐日逐笔地连续记录全部经济业务的进行情况,有利于账实核对,从而保证完整性和正确性。 2(分类账簿。分类账簿,是全面、系统地对经济业务和收支活动按会计科目进行分类记录的一种账簿。按分类的概括程度不同,可分为总分类账簿和明细分类账簿。分类账簿是账簿体系的主体,是编制会计报表的主要依据。 3(备查账簿。备查账簿,又叫辅助账,是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿,主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项,如“代销商品登记簿”、“租入固定资产登记簿”。备查账只是对账簿记录的一种补充,它可以提供某些在其他账簿中无法提供但又必要的资料。它一般没有固定的格式,要根据实际需要来进行设计。 (二)账簿按外表形式分类 账簿按外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 1(订本式账簿。订本式账簿是在账簿未使用前就把许多账页装订在一起,并有固定编号的账簿。总账和日记账一般采用订本式账簿。采用订本式账簿,能够避免账页散失和防止抽换账页,有利于保证账簿的安全。但采用订本式账簿也有一些缺点:主要是账页固定,不能增减,必须事先估计某一期间需要消耗的账页数。若估计不准,账页多余,则会造成浪费;账页过少,又会影响账页的连续登 27 记,不便查阅;再者,在同一时间里,只能由一个人登记,不便于记账人员之间的分工。 2(活页式账簿。活页式账簿是在启用前账页不装订在一起,而是根据核算和管理的需要,将单张账页随时加入账夹或从账夹中抽出。明细账一般采用活页账。活页账既便于序时和分类连续登记,随着经济业务多少的变化灵活地使用账页,防止浪费账页,又有利于记账人员分工和提高工作效率。活页账的缺点是容易造成账页的散失和抽换。为此,空白账页在使用时必须编号,并由有关人员在账页上盖章。活页账使用完后,不再继续登记时,应装订成册妥善保管。 3(卡片式账簿。卡片式账簿是一种印有记账格式的卡片,可以用来登记各项经济业务。卡片账一般不固定在一起,平时放在卡片盒中。使用完毕,将卡片穿孔,固定保存。例如,“固定资产”明细账,存货保管部门的“材料”明细账,一般采用卡片式账簿。卡片式账簿使用比较灵活,反映的内容比较具体详细,可以跨年度长期使用,无需更换账簿,一物一卡,卡随物走。便于分类汇总和根据管理的需要转移账卡。 二、日记账的设置和登记 日记账是逐日逐笔按顺序连续记录经济业务的序时账簿。一个单位可以只设一本日记账,用以连续记录其全部经济业务,也可以为某些特定的经济业务(或特定对象)专设日记账。前者称为普通日记账,后者称为特种日记账。 (一)普通日记账的格式和登记方法 普通日记账是用以序时登记企业发生的全部经济业务的日记账。 由于这种日记账主要是序时反映各种经济业务发生后所作的会计分录,因而又叫分录账。普通日记账能够全面反映经济业务的发生及初步会计确认的情况。它的主要作用在于控制会计凭证,所以在采用了其他方法保证会计凭证安全完整的情况下,也可以不设普通日记账。在我国的实际工作中,已很少使用普通日记账,而主要使用特种日记账。普通日记账又有两种格式:两栏式普通日记账和多栏式普通日记账。 (二)特种日记账的格式和登记方法 特种日记账是专门用以序时登记某一类经济业务的日记账。一个单位要设置哪些特种日记账,应根据具体情况而定。一般来说,一个单位大量发生的、重复次数很多的、并且很重要、应重点反映和监督的经济业务,都可以设置特种日记 28 账来重点反映。一个企业,通常可设置如下的特种日记账:现金记账、银行存款日记账、购货日记账、销货日记账等。下面主要介绍最常用的现金日记账和银行存款日记账。 1(现金日记账。现金日记账,是由出纳员对现金收付业务逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的,用以详细地、序时地记录和监督企业现金的收入、支出和结余情况的一种账簿。其一般格式如表6—1所示。 表6—1 现金日记账 第 页 年 凭证号码 对方科摘要 收入 支出 结余 目 月 日 收款 付款 现金日记账的登记方法如下: (1)日期栏:现金的实际收付日期。 (2)凭证号码栏:登记记账所依据的记账凭证的种类及其编号。如记账凭证为15号现金收款凭证,就记为“现收15号”;记账凭证为20号现金付款凭证,就记为“现付20号”;记账凭证为25号银行存款收款凭证,就记为“银收25号”;记账凭证为30号银行存款付款凭证,就记为“银付30号”。准确记录凭证号码,有利于查账和核对。 (3)摘要栏:摘要说明所记经济业务的内容。文字要简练,但要能说明问题。 (4)对方科目栏:本栏目填列复式分录中与借或贷记现金账户相对应的那—方的科目名称,也就是现金收入的来源科目或现金支出的用途科目。其作用是了解经济业务的来龙去脉。如用现金支付办公费100元,对方科目栏就应填“管理费用”。 (5)收入、支出和结余栏:收入、支出栏用以分别记录实际发生的现金收入和支出金额。结余栏反映余额数,并与库存现金数核对,即“日清”。月末要计算并填列收入合计数和支出合计数,即“月结”。 2(银行存款日记账。银行存款日记账,是由出纳员对银行存款收付业务逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的—种账簿。其一般格式如表6—2所 29 示。 表6—2 银行存款日记账 第 页 年 凭证号码 结算凭证 对方科摘要 收入 支出 结余 目 月 日 收款 付款 种类 号数 银行存款日记账的登记方法和要求与现金日记账基本相同。只是月末银行存款结余额的账实核对方法不一样。对于现金,通过实地盘点就可知道实际数,从而进行账实核对。而对于银行存款,则要把银行存款日记账和银行对账单进行核对,编出银行存款余额调节表,才能反映银行存款的实际数,进行账实核对。 三、分类账的设置和登记 日记账的优点是能够对企业发生的经济业务集中地、序时地进行记录,便于我们了解经济业务发生的全部情况,并保证会计资料的完整和连续。但是,日记账无法对经济业务进行分类反映,不能反映会计对象的内部结构及其变化。尽管可以设置多栏式日记账和特种日记账,也不能从根本上解决问题。 分类账则不同,分类账是分门别类地记录经济业务的账簿。具体来说,分类账不是像日记账一样从头到尾地连续登记、序时反映,而是把账簿分成许多单元(账户)。 这些单元(账户)在账簿中占有若干账页,有固定的位置。在每一本分类账簿前面都有各分类账户的目录。目录中反映了各账户的名称和所在的页码,以便于查阅和记录。 登记分类账时,不是按时间顺序由前到后逐行记录。而是要根据经济业务的性质和会计分录涉及到的会计科目在账簿上找到特定的单元(账户),再按要求作出记录。 分类账的主要作用是:系统地归纳、综合同类经济业务,详细反映各个会计要素及各会计要素内部各项目的增减变化及其余额,为编制会计报表和进行内部 30 管理提供有关资产、负 债、所有者权益、收入、费用的总括和分类资料。 在企业管理中,我们既需要比较“粗”(总括)的资料,也需要比较“细”(明细)的资料,分类账簿能够满足这一需要。我们知道,会计在对会计对象进行分类反映时,由会计对象——会计要素——总分类账户——二级分类账户一一明细分类账户,由粗略到详细,由总体到局部及个别对象,分别提供不同层次范围的各种信息。 这种多级多层次的分类信息,相互核对,逐层控制,形成一个紧密的、内容丰富的信息系统。这个信息系统的任务是通过分类账(总分类账簿和明细分类账簿)来实现的。 (一)总分类账的格式和登记方法 总分类账是按总分类科目开设账户,进行分类登记的账簿。总分类账簿主要有两种格式:三栏式总分类账和多栏式总分类账。 1(三栏式总分类账。三栏式总分类账是总分类账的基本格式,为大多数企业采用。因这种总分类账每个账户都有借方金额、贷方金额和余额三个金额栏,因而叫三栏式总分类账。其一般格式如表6—3所示。 表6—3 总分类账 会计科目: 第 页 年 凭证号借或摘要 借方 贷方 余额 数 贷 月 日 2(多栏式总分类账。多栏式总分类账与三栏式总分类账不同。它不是把各总分类科目安排在不同的账页上,而是把总分类科目设置为专栏,将所有科目的分类核算都集中在—个账页上进行。这种格式适合于企业业务量较少、设置的总账科目不多的情况。 如果企业业务频繁,设置的总账科目较多,采用多栏式总分类账势必会造成账页过长,给使用者带来不便,记账时很容易发生串行而造成错误,也不便于业务分工,一般单位较少采用。 31 (二)明细分类账的格式和登记方法 明细分类是按明细分类科目开设账户,进行分类登记的账簿。 明细账是在总分类账对经济业务进行初步分类反映的基础上所作的更进一步、更细致的分类反映。明细分类账和总分类账各有分工,各有侧重,又紧密相联,互相核对和衔接,联成一体。明细分类账是总分类账的明细记录。运用明细分类账可以详细反映企业经济活动和财务收支情况,为编制财务报表提供所需的详细资料。同时,明细分类账主要是为企业经营管理服务的,在企业经营管理中起着重要作用,如则产的收发保管,往来款项的结算,收支的控制,生产经营中各种变量关系的分析等,都有赖于明细账提供必要的信息。 明细分类账由总分类账统驭(控制),一个总分类账户下面设置若干个明细分类账户。一个总分类账户和其下属的明细分类账户所反映的对象,其外延范围是一致的,总金额是相 等的。也有少数总分类账可能不需要设置明细分类账,如现金和银行存款账户等。 由于反映的对象不同,明细分类账应根据对象的不同特点采用不同的格式。明细账的主要格式有以下几种:三栏式明细分类账,多栏式明细分类账,数量金额式明细分类账,复币式明细分类账,横线登记簿等。 1(三栏式明细分类账。三栏式明细分类账与三栏式总分类账基本相同。这种格式适用于那些只需要对金额进行核算,而对数量不需要作进一步分析的明细分类账使用。如应收账款、应付账款、长期借款、短期借款、待摊费用和预提费用等账户都可采用这种格式。其—般格式与上述总分类账基本相同。 2(多栏式明细分类账;多栏式明细分类账是在账页上设置若干专栏,以对账户反映的对象作进—步的分类反映,所以这种明细账又称为专栏式明细账簿。这种账簿适用:厂那些需要对金额进行进一步分析的明细分类账,如生产成本、制造费用和管理费用等。多栏式的管理费用明细分类账的格式如表6—4所示。 32 表6—4 多栏式费用明细账 账户名称: 第 页 凭借 方 年 证摘贷方 余额 号要 借方合月 日 数 计 多栏式的本年利润明细分类账的格式如表6—5所示。 表6—5 本年利润明细账 第 页 凭证 借方(项目) 贷方(项目) 余额 借年 或摘要 合合贷 月 日 种类 编号 计 计 3(数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的格式是在明细账的账页上设置数量、价格和金额等专栏。这样,对该账户反映的对象不仅能以实物数量计量,同时还能够以货币单位计量,能反映价格。数量金额式明细分类账适用于既要反映金额,又要反映数量的实物性资产项目,如原材料、产成品等。数量金额式明细分类账的作用是不仅能控制金额,而且可以控制实物数量。还可以反映单价的变化,有利于加强管理,明确经济责任。原材料明细账的格式如表6—6所示。 33 表6—6 原材料明细账 材料类别: 最高存量: 材料名称: 规格: 计量单位: 最低存量: 收入 发出 结存 凭证年 摘要 号数 月 日 数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额 34 第三节 会计账簿的启用、记账规则 一、账簿的启用 会计账簿是重要的经济档案,登记账簿应由专人负责为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的真实性,明确记账责任,防止账簿资料的丢失和其他舞弊行为的发生,单位首先要加强对账簿启用环节的管理。在每次启用新的账簿时,应遵守以下规定: 1(填写“账簿启用表”,写明单位名称、账簿名称、账簿页次、启用日期、会计主管人员签章等。 2(填写账簿扉页上的“经管人员一览表”(活页账和卡片账-般在装订成册后填列),填明记账人员姓名、职务、接管日期、移交日期等有关事项,并签名盖章,以示负责。 3(订本账在启用时应写明页数和编号;活页账启用时,应编制账户目录,并注明每个账户的编号、名称和分页号。为了便于查阅,也可在每一个账户所在位置的第一页,贴上写明账户名称的口条纸卡。 新年度开始使用新账簿时,除按规定办理启用手续外,还应把上年度各账户的“年末余额”转记到新账簿中该账户第一页的第一行,并在摘要栏中注明“上年结转 ”字样。 二、登记账簿的规则和方法 账簿启用后,就可以用来记账了。账簿是企业的基本财务信息资料库,又是编制会计报告的主要依据,因此账簿的登记必须做到内容完整、科目正确、摘要简明清楚、数据明确真实、字迹工整易认,并且不错记、不重记、不漏记。账簿的连记必须严格遵守以下规则: 1(为了使账簿记录保持清洁和防止篡改,记账时不得使用铅笔和圆珠笔(复写账页除外),必须使用蓝色或黑色墨水书写。红色墨水只用于划线、改错和冲账以及表示余额为负时使用。 2(账簿必须按照规定的页次连续仔记,不得隔页跳行。万一发生隔页跳行,也不得撕毁账页(特别是订本账),而应在空白处用红线对角划掉,注明“此行空白”、“此页空白”或“作废”字样,并由记账人员签名盖章,以示负责。 3(为了保证账簿记录的正确性和合法性,记账前必须对会计凭证进行严格的审核,根据正确无误的会计凭证登记账簿。为了便于对凭证及账簿进行查阅和相 35 互核对,防止漏记、重记,应将会计凭证的编号记在会计账簿的“凭证字号”栏内,同时在记账凭证上注明过入账簿的页次(也可以用“?”号代替),表示已经登账。 4(为了保持账簿记录的连续性和衔接性,同时减轻月末结账的工作量,在每一张账页登记完毕时,应在账页的最末一行,加计出自本月1日开始到该笔为止的借、贷方发生额和余额,并在摘要栏注明“过次页”,同时,在新开账页的第一行登记由上页转入的借、贷方发生额及余额,并在摘要栏内注明“承前页”的字样。 5(登记账簿应当及时、正确,一般应做到日清月结。现金和银行存款日记账应逐日逐笔进行登记,并计算登记本日收、付发生额及本日余额。分类账也要逐日或每隔若干天登记一次,不得拖延。为了保持账页整洁,预留空间方便改错,文字和数字应紧挨底线书写,不要写满,以行高的1/2至2/3。 6(记账后如发现有错误,应根据具体情况,按规定的方法进行更正。不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改字迹。 36 第四节 错帐更正规则 应该尽量避免账簿记录中发生错误,但要完全避免发生错误是不可能的。账簿记录中发生的错误是多种多样的。有的凭证没有错,登账却错了;有的由于凭证错误而导致记账错误;有的是科目记错;有的是摘要或金额记错;有的是记账错误;有的是合计错误。账簿记录中的错误一经发现后,应立即更正。账簿记录错误的更正是一件非常严肃的事情。为了明确责任,也为了防止出现舞弊行为,必须按照严格的程序和规定的方法来进行更正。由于错误发生的具体情况不同,更正的方法也不一样。一般有以下几种更正方法: 一、划线更正法 划线更正法,就是把账簿记录中错误的文字或数字用红线全部划去,然后再在上面用蓝字写上正确的文字或数字,再由记账人员在更正处盖章,以示负责。这种方法就称为划线更正法,也叫红线更正法。用这种方法,划线时,对于注销的数字,应全部一并划去,而不应只划去其中错误的部分。划线后,原字迹应能够清晰可辨,以便事后查考。 划线更正法适用于记账凭证没有错误,只是账簿记录有错的情况。例如:某单位会计人员刘珠,把1234(56误写为1243(56,应把1243(56用红线划去,然后在上面写上正确的1234(56,再在更正的地方盖上刘珠的印章。 二、红字更正法 所谓红字更正法,就是用红字编制一张记账凭证,以冲销原来错误的凭证记录,因而叫红字更正法,又叫赤字冲账法或红笔订正法。 这种方法适用于记账凭证有错误,且由于记账凭证有错误而导致账簿记录也有错误的情况。红字更正法一般可用于以下两种情况: 1(记账凭证的会计分录做错科目,导致账簿记录中记错账户。这时,应用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证,冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证,重新登记入账。 例6-1:某工厂从外地购进一批原材料1 000元,记账凭证误记为: 借:包装物 1 000 贷:银行存款 1 000 发现这个错误后,应用红字编制一张内容一样的记账凭证,在摘要栏内注明 37 “更××号错误凭证”字样,据以入账,以冲销原错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的凭证,据以入账。会计分录为: 借:原材料 1 000 贷:银行存款 1 000 2(记账凭证上所作会计分录中使用的会计科目,以及登账时所记的账户都没有错,但金额却都记错了,并且被错记的金额大于正确的金额。这时,也可以与前例一样,用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证,冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证,重新登记入账。但这种情况由于科目完全正确,只是数字记大了。更正方法可以简化:编制一张会计科目完全一样,但金额用红字填写、且数字为超过正确数的差额的记账凭证,然后据以入账,这样就把错误的数字调整为正确的数字了。 例6-2:某工厂以银行存款归还购料的欠款10 000元,误作下列分录: 借:应付账款 100 000 贷:银行存款 100 000 这张凭证已经入账。随后发现这笔分录会计科目完全正确,但金额应是10 000元,错记为100 000元,多记了90 000元。发现这个错误后,应将多记的金额用红字作如下分录: 借:应付账款 90 000 贷:银行存款 90 000 三、补充登记法 根据会计凭证登账后,如发现会计分录其他部分没有错,只是金额错了,且所记金额少于应记金额,属于这种情况,就可以采用补充登记法来更正(如所记金额大于应记金额,则应用红字更正法)。补充登记法的具体作法是:按少记的金额编制一张其科目与原记账凭证一样的记账凭证,并在摘要栏内注明“更正×号凭证”字样。然后据以入账,就在账簿上补记了少记的金额,把错误记录更正了过来。 例6-3:某工厂从外地购进一批原材料1 000元,货款未付。会计分录误记为: 借:原材料 100 贷:应付账款 100 38 这笔分录所记的科目及方向都没有错,只是1 000元误记为100元。发现这个错误后,应用蓝字编制一张金额为900元的记账凭证,在摘要栏内应注明“更正××号错误凭证”字样: 借:原材料 900 贷:银行存款 900 然后据以入账,这样在账簿上补记了少记的金额,就把错误记录更正了过来。 39 第五节 对账和结账 一、对账 对账就是核对账目,对账簿记录进行核对工作。即是指在结账之前,将账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、往来结算等进行的核对工作。对账的目的,是为了保证账簿记录的正确和完整,防止差错,做到账证相符、账账相符和账实相符,保证账簿记录与实际情况相一致。 对账包括日常核对和定期核对。建立定期对账制度,是确保会计信息质量的一项重要措施。对账的方法包括以下三个方面: 1(账证核对。账证核对是对账工作的第一步。账证核对,是将账簿的各项记录与有关的记账凭证和原始凭证进行核对,以检查其是否完全一致。如不一致,说明登账存在错误,应该立即查明原因,予以更正。 2(账账核对。账证核对后,还要检查各账簿之间是否对应和相符。账账核对,就是核对有关存在对应关系的账簿之间所作的记录是否相符一致。一般来说,账账核对包括以下几个方面: (1)总账全部账户的借方发生额合计数应与贷方发生额的合计数相等,全部账户借方余额的合计数应与贷方余额的合计数相等。 (2)总账的借方发生额、贷方发生额及余额应分别与所属的全部明细账的借方发生额合计数、贷方发生额合计数及余额合计数保持相等。 (3)总账中的“现金”、“银行存款”账户的余额应分别与“现金日记账”、“银行存款日记账”的余额相等。 (4)财务部门的会计账簿记录应与有关经营部门及财产物资保管和使用部门的有关账簿(册、卡)对应相符。 (5)有关债权、债务账应经常与企业外面的债务人、债权人的账簿记录进行核对,保证相符。 3(账实核对。账实核对是以账面数和实有数进行核对。如二者不一致(这种情况是经常发生的),就要把账面数调整为实有数。在以后的财产清查一章中,还要详细讲这个问题。 账实核对主要包括三个方面的工作: (1)“现金日记账”应经常与库存现金的实有数进行核对,保持平衡。 (2)“银行存款日记账”应定期与银行账目进行核对,防止差错。 40 (3)其他各项资产和负债的账面数应定期与实有数进行核对。其中,对实物性的资产和负债应运用清查盘点的方法确定其实有数;对非实物性的资产和负债应运用对账、审查等方法证实其实有数。 二、结账 在平时,单位应根据发生的经济业务及时登记账簿。到了期末,为了总结一定期间总的经营活动和财务收支情况,需要结账。所谓结账,是指在本期全部的经济业务都已入账的基础上,加计出本期的借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数,并算出期末余额。结账,是为了结清旧账,使本期账务处理告一段落,以便下一期再重新开始记账。 结账前,一定要检查本期所发生的经济业务是否已全部入账,如查出有漏记、重记、错记的情况,应及时补记和更正。此外,根据权责发生制和会计制度的要求,还应该进行转账和调账,经过转账和调账程序后,才可以结账。结账必须在满1个会计期间后才进行,不得为赶制会计报表而提前结账,把应记入本期的业务记到下期去;也不能先编报表后结账,应是结账后才编报表。 满一个月结账称月结,满一个季度结账称季结,满一个年度结账称年结。结账方法一般采用划线结账法。 1(月结。结账时,应先在账簿记录的最后一笔下面,划一条通栏红线,表示这一时期的经济业务已经全部登记完毕。再算出本期借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数,及本期的期末余额,记录在红线下面的“借”、“贷”、“余”三栏内(如无余额,应在“余额”栏内写“0”,或在“借或贷”栏内写上“平”宇),并在“摘要”栏内注明“本月合计”字样,然后再划一条通栏红线。 对于应交税金、成本类和损益类等的总账、明细账,从2月末开始,还要在“本月合计”下面结出从一月初至本月末的本年借、贷方的累积发生额,摘要栏写“累积”字样,下面划一条通栏红线。 2(季结。在本季末最后一个月的月结“红线”下,算出本季三个月借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数及本季的期末余额,记录在红线下面的“借”、“贷”、“余”三栏内(如无余额,应在“余额”栏内写“0”,或在“借或贷”栏内写上“平”字),并在“摘要”栏内注明“本季合计”字样,然后再划一条通栏红线,以表示本季经济业务全部结清。 3(年结。一年的经济业务全部入账后,在第四季度季结的单红线下,加计全 41 年的借方和贷方发生额的合计数,算出全年的期末余额,并记录在红线下面的“借”、“贷”、 “余”三栏内(如无余额,应在“余额”栏内写“0”,或在“借或贷”栏内写上“平”字),并在“摘要”栏内注明“本年累计”字样,然后在下面划两条通栏红线。如有年末余额,则在“本年累计”下面一行,写上“结转下年”。 结账举例如表6—7。 表6—7总分类账 账户名称:应交税金 20×× 凭 年 借证 摘要 借方 贷方 或余额 编 贷 号 月 日 上年结转 贷 12000 1 10 汇1 1—10日汇总 63000 78000 20 汇2 11—20日汇总 26000 30000 31 汇3 21—31日汇总 22000 28000 贷 37000 本月合计 111000 136000 贷 37000 2 10 汇1 1—10日汇总 18000 20 汇2 11—20日汇总 12000 23000 28 汇3 21—28日汇总 21000 19000 贷 28000 本月合计 51000 42000 贷 2800 累 计 162000 178000 3 10 汇1 1—10日汇总 28000 20 汇2 11—20日汇总 35000 36000 31 汇3 21—31日汇总 10300 12300 贷 3000 本月合计 73300 48300 贷 3000 本季合计 235300 226300 累 计 235300 226300 4 10 汇1 1—10日汇总 3000 12 31 21—31日汇总 21600 13200 贷 1000 31 本月合计 56000 78000 贷 1000 31 本季合计 275000 310000 本年累计 1263000 1252000 42 结转下年 表示单红线 表示双红线 43 第六节 账簿更换和保管 一、账簿的更换 为了保持账簿资料的连续性,便于分年归档保管,每年年末都要更换新账。 总账、日记账和大部分的明细账,每年更换一次。对于数额变动较小、内容格式特殊的明细账,如固定资产明细账可以连续使用多年,而不必每年更换新账。 二、账簿的保管 各种账簿是重要的经济档案,必须按规定妥善保管,不得丢失和任意销毁。否则,原有债权、债务无法理清;重要的经济资料和经济信息将丧失;经济责任将无法明确,故妥善保管账簿意义重大。账簿的保管,既要安全、完善、机密,又要保证使用时能及时迅速查到。对年终更换新账后,旧账页应清点整理,所有活页账应装订成册加具封面,统一编号加盖公章后,与各种订本账一起归档保管。账簿归档保管要做到五防:即防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿,调阅是必须提出理由,经会计主管人员批准,在保管员陪同下方可查阅,原则上不得借出。 账簿的保管期限如下: 现金和银行存款日记账保管25年; 总账和明细分类账保管15年; 涉外账簿应长期保存。 账簿保管期满,需要销毁时,由档案保管部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定编造销毁清册,报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时,应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。 44 【本章小结】 账簿是由具有一定格式的账页所组成,用来连续、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿,能连续、分类、完整地反映各单位在一定时期内的全部经济活动情况,为单位内部和外部的会计信息使用者提供系统、有用的会计核算资料。账簿按用途分类,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿;按外表形式分类,可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。账簿的格式依具体的账簿种类不同而有所差别。总账一般是“三栏式”;日记账一般也是“三栏式”;明细账的格式,根据反映经济业务的需要,一般有“三栏式”、“数量金额式”、“多栏式”三种。序时账簿是按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记且每日结出余额;总分类账可以根据记账凭证逐日逐笔登记,也可以根据记账凭证汇总结果定期登记,具体登记方法因账务处理程序不同而不同;明细分类账可以逐日逐笔,也可以定期汇总登记。登记账簿是会计核算工作中一项比较细致繁琐的工作,为了保证登记及时、内容完整、数字正确、摘要清楚、账面整洁,必须遵守一定的记账规则和错账更正规则。记账规则包括账簿启用规则和登记规则;错账更正规则要求发生账簿记录错误时按规定的方法加以更正。账簿错误的更正方法主要有划线更正法、红字更正法、补充登记发三种。为了保证账簿记录正确无误,在会计期末要进行对账。企业是持续经营的,又要分期报告财务状况和经营成果,因此,要分期结账。为了保持账簿资料的连续性,各种帐簿每年都应更换。对于更换下来的账簿以及正在使用的账簿都要妥善保管,确保其安全完整。 45 复习思考题 1(关键名词 账簿 日记账 总分类 账明细分类账 2.讨论与思考 (1)设置账簿的作用和意义是什么, (2)登记账簿有哪些基本规则, (3)更正错账的基本方法有哪几种,各适用于什么情况, (4)什么叫结账,如何进行结账, (5)什么叫对账,为什么要对账,对账有哪些基本内容和方法, 3.个案分析:某企业2002年9月末结账时发现以下错账: (1)生产车间为制造产品领用材料一批,即6 000元。填制记账凭证时,误将 “生产成本”科目填为“制造费用”科目,并登记入账。 (2)材料库收到原材料一批,即3 500元。编制记账凭证时,将3 500元误写 为35 000元,并已登记入账。 (3)销售产品一批,价款280 000元,增值税销项税额47 600元,款项已通 过银行转账。编制记账凭证时,将价款金额误写为28 000元,并登记入账。 要求:按规定进行改错 4.为了便于了解和运用各种账簿,可以对其进行如下分类( ) A、按账簿用途分类 B、按账簿外表形式分类 C、按账簿格式分类 D、按账簿经济内容分类 5.账簿按其用途不同可分为( ) A、日记账 B、订本帐 C、活页账 D、分类账 E、备查账 F、卡片账 6.( )账簿在使用结束,不再继续登记时,必须装订成册,妥善保管。 46 A、分类账 B、活页账 C、卡片账 D、订本帐 7.现金日记账一般采用的格式为( ) A、三栏式 B、多栏式 C、数量金额式 D、横线登记式 8.下列哪些属于只需要进行金额核算的三栏式明细账( ) A、应收账款明细账 B、应付账款明细账 C、实收资本明细账 D、应交税金明细账 E、待摊费用明细账 F、预提费用明细账 9.下列哪些明细账适用于既要核算金额又要核算数量的数量金额式明细账 ( ) A、材料明细账 B、产成品明细账 C、生产成本明细账 D、产品销售费用明细账 10.记账时,要用( )书写。 A、蓝黑墨水笔 B、碳素墨水笔 C、圆珠笔 D、铅笔 E、红色墨水笔 11.账簿记录发生错误时,应根据错账的具体情况,按规定的方法进行更正, 而不得( ) 47 A、涂改 B、挖补 C、刮擦 D、用退色药水消除字迹 E、重新抄写 12.使用订本帐可以避免账页的散失,防止随便抽换账页。 13. 总分类账和明细分类账必须采用活页账。 14.现金日记账一般采用“三栏式”,基本结构为“借方”、“贷方”和“余额”三栏。 15.现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。 16.对文字和数字错误,可只划去错误的部分并进行改正。 17.活页账合卡片账的优缺点相同,都是便于记账分工,可随时根据需要增减账页,有利于记账工作的电算化以及账簿的重新排列。但缺点是账页容易散失和被抽换。 18.使用活页式账页,应当按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订后各册之间账页顺序页号应当接排。 48 第七章 财产清查 【学习目标】本章阐述财产清查的有关问题。通过本章学习,使学生理解财产清查的必要性和种类,着重熟悉各种财产物资、货币资金和往来款项的清查方法,掌握财产清查结果的账务处理方法,并能够编制银行存款余额调节表。 【重点难点】货币资金的清查;财产清查结果的账务处理;银行存款余额调节表的编制方法。 【学习内容】 第一节 财产清查的意义和种类 一、财产清查的概念 所谓财产清查,就是通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、债权债务的查对,来确定财产物资、货币资金和债权债务的实存数,并查明账面结存与实存数是否相符的一种专门的会计核算方法。 任何单位对日常发生的每一项经济业务,都必须根据原始凭证填制记账凭证,并经审核无误后登记入账,以保证账簿记录的真实性和正确性,为经营管理提供正确的会计信息。但在实际工作中,由于一些主观原因和客观原因,使得账簿记录的结存数与实际结存数之间不相一致,发生差异,即账实不符。一般来说,造成账实不符的原因有以下两大类: 1(正常原因 (1)结算过程中,由于未达账项等原因引起的账账、账实不符。 (2)会计人员在登记账簿时,发生漏记、重记、错记或计算上的错误,会导致账实不符。 (3)在财产物资收发时,由于计量、计算、检验不准确而发生品种、数量或质量上的差错。 (4)财产物资在保管过程中发生的自然损耗或自然升溢而导致数量或质量上的变化。如油料的挥发、食言的增重等。 (5)由于不可抗拒的风、水、火等自然灾害造成的非常损失。 2(非正常原因 (1)由于工作人员失职造成现金、银行存款短缺和往来款项的差错。 (2)由于财产物资在增减变动时,未及时办理手续或在计算、登记上发生了差错。 49 (3)由于管理不善而造成财产物资的损坏、变质、霉烂或短缺。 (4)由于贪污盗窃、营私舞弊等造成财产物资的损失。 因此,为了掌握各项财产物资的真实情况,保证账实相符,必须在账簿记录的基础上,对各项财产物资进行定期或不定期的盘点和核对,做到账实相符,保证会计信息的真实性和可靠性。 二、财产清查的意义 财产清查在会计核算和经济管理中具有重要意义,具体来说,有以下几个方面: 1(通过财产清查,可以查明各项财产的实存数,实存数同账存数的差异,以及发生差异的原因和责任,以便采取措施,寻找消灭差错的有效方法,保证账实相符和会计资料的准确可靠。 2(通过财产清查,可以查明各种财产物资的储备和利用情况,有无储备不足问题或者积压、呆滞以及不配套的财产物资,以便采取措施,对储备不足的设法补充,保证生产需要;积压、呆滞和不配套的物资及时处理,充分挖掘财产物资的潜力。 3(通过财产清查,可以查明各项财产的保管情况是否良好,有无因管理不善,使财产遭受损失浪费、霉烂变质、损坏丢失,或者被非法挪用、贪污盗窃的情况,以便采取措施,改善管理,保护各项财产的安全完整。 4(通过财产清查,可以查明各项债权债务、往来款项的结算情况是否正常,有无账款长期拖欠、在途物资逾期到达、发出商品无故拒付等情况,查明原因,以便采取措施,及时处理,促使企业对外经济往来的正常进行。 5(通过财产清查,可以查明有关财产验收、保管、收发、调拨、报废以及现金出纳、账款结算等手续制度的贯彻执行情况,以便采取措施,建立和健全有关财产的管理与核算制度,以及经济上、财务上的责任制度。 三、财产清查的种类 财产清查可以按不同的标准进行分类,主要有以下几种分类方法: (一)按清查的对象和范围分为全面清查和局部清查 1(全面清查。全面清查就是对全部财产进行盘点和核对。一般来说,全面清查由于内容多、范围广,对以下几种情况,需要进行全面清查:?年终决算之前,为确保年终决算会计资料真实、正确,需要进行一次全面清查;?单位撤销、合 50 并或改变隶属关系,需要进行全面清查;?中外合资、国内联营,需要进行全面清查;?开展清产核资,需要进行全面清查;?单位主要负责人调离工作,需要进行全面清查。 2(局部清查。局部清查就是根据需要对一部分财产进行的清查。局部清查范围小、内容少、涉及的人也少,但专业性较强,一般有:?对于现金应由出纳员在每日业务终了时点清,做到日清月结;?对于银行存款和银行借款,应由出纳员每月同银行核对一次;?对厂材料,在产品和产成品除年度清查外,应有计划地每月重点抽查,对于贵重的财产物资,应每月清查盘点-次;?对于债权债务,应在年度内至少核对一至二次,有问题的应及时核对,及时解决。 (二)按清查的时间分为定期清查和不定期清查 1(定期清查。定期清查就是按照预先计划安排的时间对财产所进行的清查。这种清查的对象不定,可以是全面清查,也可以是局部清查。清查的目的在于保证会计核算资料的真实正确,-般是在年末、季末或月末结账时进行。 2(不定期清查。不定期清查就是根据需要所进行的临时清查。清查的对象是局部清查,如更换出纳员时对现金、银行存款所进行的清查;更换仓库保管员时对其所保管的财产物资所进行的清查;发生非常灾害和意外损失时,对受灾损失的财产所进行的清查等等。其目的在于分清责任,查明情况。 (三)按清查的执行单位分为内部清查和外部清查 1(内部清查。内部清查是由企业的有关领导和内部有关人员组成清查小组,对企业的财产物资和往来款项所进行的清查。企业年终进行的全部清查和正常进行的大部分不定期清查皆属于内部清查。内部清查可以是全面清查,也可以是局部清查。 2(外部清查。外部清查是由企业的外部人员,如上级主管部门、审计机关、财税部门等组成清查小组,根据国家的有关规定或企业的特殊需要,对企业所进行的清查。例如企业进行股份制改造、合并撤销等,请评估机构所进行的资产评估等。外部清查可以是全面清查,也可以是局部清查。 51 第二节 财产物资盘存制度 存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产,包括材料、包装物、低值易耗品、在产品、产成品、自制半成品等。企业的各种存货在数量和金额上会经常发生变化,为了准确确定期末存货的数量、金额及销售或耗用的成本,以便正确计算当期盈亏,就需要采用适当的盘存制度,它是确定财产物资账面结存额的制度。在企业的各批存货的入库单价各不相等的条件下,还应当选择适当的存货计价方法。 一、实地盘存制 实地盘存制又称“以存计耗制”、“定期盘存制”,它是指在期末通过盘点实物来确定存货的数量,并据以到挤出本期销售(或耗用)成本和期末存货成本的一种核算方法。对于商品、材料、在产品、产成品、包装物等都适用。采用这种方法,平时只根据会计凭证在账簿中登记财产物资的增加数,不登记减少数,到月末,对各项财产物资进行盘点,根据实地盘点确定的实存数,倒挤出本月各项财产物资的减少数。 实地盘存制的工作程序为: 1(每期期末实地盘点存货; 2(根据盘点的期末结存数量和单价或单位成本计算出各项存货的期末结存金额。即 期末存货的金额,本期入库存货的成本 加权平均单价,期末存货的数量,本期入库存货的数量 期末存货的成本,本期入库存货的成本 加权平均单位成本,期末存货的数量,本期入库存货的数量 期末存货结存金额,期末结存数量,加权平均单嘉,或单位成本, 3(根据各项存货的期初、期末结存数量和金额、本期入库数量和金额,计算出本期发出存货的数量和金额。其计算公式为: 本期发出存货数量,期初结存数量,本期入库数量-期末结存数量 本期发出存货金额,期初结存金额,本期入库金额-期末结存金额 采用这种方法,核算简便,工作简单、工作量少,对各项存货的发出和结存不必随时记账。但各项财产物资的减少数没有严格的手续,不便于施行会计监督。倒挤出的各项财产物资的减少数中成份复杂,除去正常耗用的外,可能还有毁损和丢失的,不利于保护企业财产物资的安全与完整。所以,除非特殊原因,一般 52 情况下不宜采用。这种方法适用于商品流通企业的一些价值低、品种杂的商品及一些损耗大、数量变动频繁的鲜活商品。工业企业和建筑企业的大堆材料如沙石、大量的原煤等,也常采用实地盘存制。 二、永续盘存制 永续盘存制又称账面盘存制。它是通过设置存货明细分类账,逐日逐笔地登记各项存货的收入、发出和结存情况的一种核算方法。采用这种方法,存货明细账按每一品名规格设置。在明细账中,登记收、法、结存数量,有时还要登记金额。即对平时各项财产物资的增加数和减少数,都要根据会计凭证连续记入有关账簿,并且随时结出账面余额,其公式为: 账面期末余额=账面期初余额+本期增加额-本期减少额 这种盘存制度要求财产物资的进出都有严密的手续,便于加强会计监督;在有关账簿中对财产物资的进出进行连续登记,且随时结出账面结存数,便于随时掌握财产物资占用情况及其动态,有利于加强财产物资管理;明细账的结存数量,可以通过盘点与实存数进行控制,如果发生库存溢余或短缺,可查明原因,及时纠正。 其不足之处在于存货的明细分类核算工作量较大,需要耗费较多的人力和费用,尤其是存货的品种比较复杂繁多,如果采用月末一次结转销售(或耗用)成本的方法,结存成本和销售成本的计算比较集中;账簿中记录的财产物资的增减变动及结存情况都是根据有关会计凭证登记的,可能发生账实不符的情况。因此,采用永续盘存制,需要对各项财产物资定期进行财产清查,以查明账实是否相符,以及账实不符的原因。 由于永续盘存制在控制和保护财产物资安全性方面比实地盘存制有明显的优势,所以在实际工作中,除少数特别情况外,多数企业都采用永续盘存制核算存货。 53 第三节 财产清查方法 一、财产清查前的准备工作 财产清查是一项复杂又细致的工作,工作内容涉及的面广,牵涉的人员较多,必须在财产清查前做好组织上和物质及业务上的准备工作。 (一)组织上的准备 在总会计师及有关主管厂长的领导下,成立由财会部门牵头,有设备、技术、生产、行政及各有关部门参加的财产清查领导小组。该领导小组的主要任务是:根据管理制度或有关部门的要求拟定财产清查工作的详细步骤,确定财产清查的对象和范围,安排财产清查工作的进度,配备财产清查人员等;在财产清查过程中,及时掌握工作进度;检查和督促工作,研究和解决财产清查工作中出现的问题;在财产清查工作结束后,写出财产清查工作的书面报告,对发生的盘盈、盘亏提出处理意见。 (二)物质及业务上的准备 物质及业务上的准备是进行财产清查的必要条件,各业务部门特别是会计部门和会计人员应主动配合,做好准备工作。各部门需要做的准备工作有如下内容: 1(财会人员应在财产清查之前将所有经济业务登记入账,并结出余额。总分类账中反映货币资金、财产物资和债权债务的有关科目,应与其所属明细分类账核对清楚,做到账账相符、账证相符,为财产清查提供可靠依据。 2(财产物资的保管部门和人员,应将截止到财产清查时点之前的各项财产物资的出入办好凭证手续,全部登记入账,结出余额,并与会计部门的有关总分类账核对相符。同时财产物资保管人员应将其保管的各种财产物资码放整齐,挂上标签,标明品种、规格和结存数量,以便进行实物盘点。 3(财产清查小组应组织有关部门准备好计量器具,印制好各种登记表册。 二、财产清查的具体方法 由于财产物资种类繁多,各有特点,为了保证财产清查工作的质量,提高工作效率,达到财产清查的目的,确定各项财产清查的具体方法是很有必要的。 (一)实物的清查 财产清查的重要环节是盘点财产物资的实存数量,为使盘点工作顺利进行,应建立一定的盘存制度。一般说来,财产物资的盘存制度有两种:永续盘存制和实地盘存制。 54 1(确定财产物资账面结存的方法 (1)永续盘存制。 (2)实地盘存制。 这部分内容在本章第二节已有详细介绍,这里不再展开。 2(清查财产物资实存数的方法 不同品种的财产物资,由于其实物形态、体积重量、码放方式不同,采用的清查方法也不同,一般有实地盘点和技术推算盘点两种。 (1)实地盘点。实地盘点是指在财产物资堆放现场进行逐一清点数量或用计量仪器确定实存数的一种方法。这种方法适用范围广,要求严格,数字准确可靠,清查质量高,但工作量大。如果事先按财产物资的实物形态进行科学的码放,如五五排列、三三制码放等,都有助于提高清查的速度。 (2)技术推算盘点。技术推算盘点是利用技术方法,如量方计尺等对财产物资的实存数进行推算的一种方法。这种方法适用于大量成堆,难以逐一清点的财产物资。 为了明确经济责任,进行财产物资的盘点时,有关财产物资的保管人员必须在场,并参加盘点工作。对各项财产物资的盘点结果,应逐一如实地登记在“盘存单”上,并由参加盘点的人员和实物保管人员共同签章生效。“盘存单”是记录各项财产物资实存数量盘点的书面证明,也是财产清查工作的原始凭证之一。 盘点完毕,将“盘存单”中所记录的实存数额与账面结存余额核对,发现某些财产物资账实不符时,填制“实存账存对比表”,确定财产物资盘盈或盘亏的数额。“实存账存对比表”是财产清查的重要报表,是调整账面记录的原始凭证,也是分析盈亏原因、明确经济责任的重要依据,应严肃认真地填报。 (二)货币资金的清查方法 1(现金的清查 现金的清查,是通过实地盘点的方法,确定库存现金的实存数,再与现金日记账的账面余额核对,以查明盈亏情况。在进行现金清查时,为了明确经济责任,出纳员必须在场。在清查过程中不能用白条抵库,即不能用不具有法律效力的借条、收据等抵充库存现金。现金盘点后,应根据盘点的结果及时与现金日记账核对,并填制“现金盘点报告表”。现金盘点报告表也是重要的原始凭证,它既起“盘存单”的作用,又起“实存账存对比表”的作用,“现金盘点报告表”应由盘点人 55 员和出纳员共同签章方能生效。 2(银行存款的清查 银行存款的清查,是采用与开户银行核对账目的方法进行的,即将本单位的银行存款日记账与开户银行转来的对账单逐笔进行核对。即使双方记账都没有错误,银行存款日记账的余额和银行对账单的余额也往往不一致,这种不--致主要是由于未达账项形成的。所谓未达账项是指由于企业与银行取得凭证的时间不同,导致记账时间不一致,而发生的一方已取得结算凭证且已登记入账,而另一方未取得结算凭证尚未入账的款项。未达账项有以下四种: (1)企业存入各种款项,企业已经登记入账,作为存款的增加,而银行尚未入账。 (2)企业开出支票和其他付款凭证,企业已经登记入账,作为存款的减少,而银行尚未支付或尚未办理转账手续,所以尚未入账。 (3)企业委托银行代收的货款和银行应付的存款利息,银行已于收到日计息以后登记入账,作为企业存款的增加,而企业尚未收到通知,所以尚未入账。 (4)委托银行代付的款项,银行已于付款后登记入账,作为企业存款的减少,而企业尚未收到通知,所以尚未入款。 在(1)、(4)两种情况下,会使企业账面的存款余额大于银行账面的存款余额,而在(2)、(3)两种情况下,又会使企业账面的存款余额小于银行账面的存款余额。为了查明银行存款余额的正确数字,同时也是为了消除未达账项的影响,应当根据银行的对账单同企业的账簿记录逐项进行核对。在核对过程中,如有疑问,应请银行提供证明,若发现银行的记录有错账漏账,应及时通知银行查明更正。对“未达账项”则应于查明后编制“银行存款余额调节表”。 如果双方账目没有发生其他差错,所求得的双方账面余额必定相符,否则,就要进一步检查不符的原因。需要指出的是,“银行存款余额调节表”只起对账的作用,不能作为调节账面余额的凭证,银行存款日记账的登记,还应待收到有关原始凭证后再进行。 上述银行存款清查方法,也适用于银行借款的清查。 (三)结算往来款项的清查方法 各种结算往来款项一般采取“询证核对法”进行清查,即通过证件同经济往来单位核对账目的方法。清查单位按每一个经济往来单位编制“往来款项对账单” 56 (一式两份,其中一份作为回执联)送往各经济往来单位。对方经过核对相符后,在回联单盖公章退回,表示已核对;如果经核对数字不相符,对方应在回联单上注明情况,或另抄对账单退回本单位,进一步查明原因,再行核对,直到相符为止。“往来款项对账单”的格式和内容见如下: 往来款项对账单(对账联) ××单位: 你单位1997年11月16日到我厂购甲产品1 000件已付货款4 000元,尚有4 000元货款未付,请核对后将回联单寄回。 清查单位(盖章) 1997年12月20日 往来款项对账单(回执联) ××清查单位: 你单位寄来的"往来款项对账单"已收到,经核对相符无误。 ××单位(盖章) 1997年12月25日 第四节 财产清查结果的账务处理 财产清查的结果,必须按国家有关财务制度的规定,严肃认真地给予处理。财产清查中发现的盘盈、盘亏、毁损和变质或超储、积压等问题,应认真核对数字,按规定的程序上报批准后再行处理;对于长期不清或有争执的债权、债务,也应核准数额上报,待批准后处理。其具体步骤如下: 1(核准数字,查明原因。根据清查情况,编制全部清查结果的“实存账存对比表”(亦称“财产盈亏报告单”),对各项差异产生的原因进行分析,明确经济责任,据实提出处理意见,呈报有关领导和部门批准。对于债权债务在核对过程中出现的争议问题,应及时组织清理;对于超储积压物资应及时提出处理 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。 2(调整账簿,做到账实相符。在核准数字,查明原因的基础上,根据“财产盈亏报告单”编制记账凭证,并据以登记账簿,使各项财产物资做到账实相符。在做好以上调整账簿工作后,即可将所编制的“财产盈亏报告单”和所撰写的文字说明,一并报送有关领导和部门批准。 3(经批准,进行账务处理。当有关领导部门对所呈报的财产清查结果提出处理意见后,应严格按批复意见进行账务处理,编制记账凭证,登记有关账簿,并 57 追回由于责任者个人原因造成的损失。 为了反映和监督各单位在财产清查过程中查明的各种财产的盘盈、盘亏和毁损情况,企业应当设置和运用“待处理财产损溢”科目。各项待处理财产物资的盘盈净值,在批准前记入该科目的贷方,批准后结转已批准处理财产物资的盘盈数登记在该科目的借方,该科目的贷方余额表示尚待批准处理的财产物资的盘盈数;各项待处理财产物资的盘亏及毁损净值,在批准前记人该科目的借方,批准后结转已批准处理财产物资的盘亏及毁损数并登记在该科目的贷方,该科目的借方余额表示尚待批准处理的财产物资的盘亏及毁损。为分别反映和监督企业固定资产和流动资产的盈亏情况,应开设“待处理财产损溢—待处理固定资产损溢”和“待处理财产损溢—待处理流动资产损溢”两个二级明细分类科目进行核算。 一、财产物资盘盈的核算 在各项财产物资、货币资金的保管过程中,由于管理制度不健全、计量不准确等原因发生实物数字大于账面数字的情况为盘盈。 (一)流动资产盘盈的核算 1(现金的盘盈。 例:现金清查中发现多余现金50元。经核查,原因不明,经批准转作营业外收入。 (1)在批准前,根据“现金盘点报告表”所确定现金的盘盈数字,编制如下会计分录: 借:现金 50 贷:待处理财产损溢 50 (2)在批准后,根据查明的原因予以转账,编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢 50 贷:营业外收入 50 2(材料的盘盈。 例:某企业在财产清查中,盘盈钢材4吨,价值14000元。经核查,该项盘盈系计量仪器不准所致,经批准作冲减管理费用处理。 (1)在批准前,根据“实存账存对比表”所确定的材料盘盈数字,编制如下会计分录: 借:原材料 14 000 58 贷:待处理财产损溢--待处理流动资产损溢 14 000 (2)在批准后,根据批准意见予以转账,应编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢--待处理流动资产损溢 14 000 贷:管理费用 14 000 (二)固定资产盘盈的核算 例:某企业年终进行财产清查,发现账外机器一台,估计原值20 000元,八成新。经批准,应将固定资产盘盈的净值列作营业外收入。 (1)在批准前,根据“实存账存对比表”所确定固定资产的盘盈数字,编制如下会计分录: 借:固定资产 20 000 贷:累计折旧 4000 待处理财产损溢 16000 (2)在批准后,根据批准意见予以转账,编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢 16 000 贷:营业外收入 16 000 二、流动资产褪亏或毁损的账务处理 在财产清查中发现,财产物资由于管理不善、非常损失等原因造成的实物数字小于账面数字的情况为盘亏或毁损。 (一)流动资产盘亏或毁损的核算 1(现金的盘亏。 例:现金清查中发现现金短缺80元。经核查,应由出纳人员负责赔偿。 (1)在批准前,根据“现金盘点报告表”所确定现金的盘亏数字,编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢 80 贷:现金 80 (2)在批准后,根据查明的原因转账,编制如下会计分录: 借:其他应收款--某出纳员 80 贷:待处理财产损溢 80 2(材料的盘亏或毁损。 材料盘亏或毁损的处理,在批准以前应先结转到“待处理财产损溢”科目。 59 批准以后,再根据造成亏损的原因,分以下情况进行账务处理:?属于自然损耗产生的定额内亏损,经批准可列作管理费用。?属于超定额短缺和亏损,能确定过失人的,应由过失人负责赔偿;属于保险责任范围的,应向保险公司索赔。将扣除过失人、保险赔款以及残值后的损失计入管理费用。?属于自然灾害造成的非常损失,扣除保险赔款和残值后计入营业外支出。 例:某企业在财产清查中,盘亏材料15 000元。经查明,该项盘亏的材料中,有5 000元为定额内的自然损耗,另外10000元属于过失人造成的损失。 (1)在批准前,根据“实存账存对比表”所确定的材料盘亏数字,编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢 15 000 贷:原材料 15 000 根据规定,企业购进的货物,在产品、产成品发生的非正常损失,其进项税额不得从销项税额中抵扣,应从当期发生的进项税额中转出。本例库存材料非正常损失应转出的进项税额为1 700元(10 000×17,),编制如下会计分录: 借:待处理财产损溢 1 700 贷:应交税金--应交增值税(进项税额转出) 1 700 (2)在批准后,分不同情况处理,编制如下会计分录: 借:其他应收款--××责任人 11 700 管理费用 5 000 贷:待处理财产损溢 16 700 (二)固定资产盘亏的核算 固定资产盘亏的处理,在批准前应先结转到“待处理财产损溢”科目,批准以后,再根据盘亏的各种原因,分以下情况进行账务处理:?盘亏固定资产的净值计入营业外支出;?属于过失人造成的,应由过失人负责赔偿,属于保险责任范围的,应向保险公司索赔,在会计上作其他应收款处理。 盘亏的固定资产,应办理注销手续,并将“固定资产卡片”从原来的归类中抽出,另行保管,同时,还应在“固定资产登记簿”上作相应的记录。 例:某企业在财产清查中,发现盘亏车床一台,账面原值40 000元,已提折旧28 000元。 (1)在批准前,根据“实存账存对比表”所确定的固定资产盘亏数,编制如 60 下会计分录: 借:待处理财产损溢 12 000 累计折旧 28 000 贷:固定资产 40 000 (2)在批准后,转销固定资产净损失,编制如下会计分录: 借:营业外支出 12 000 贷:待处理财产损溢 12 000 三、坏账损失及无法偿还债务的账务处理 企业因赊销所发生的应收账款,可能因债务单位破产等原因而无法收回,在会计上称为坏账。由于坏账的发生而导致的损失,称为坏账损失,坏账损失会影响企业的经营效益。在财产清查中,如果有长期未清的往来款项,应及时处理,由于对方单位撤销或债务人不存在等原因造成确实收不回的应收款项,经批准应予以转销。坏账损失的处理有直接核销法和备抵法两种。所谓直接核销法是指企业确认坏账损失已经发生时,直接列入当期损益。采用直接核销法在批准前不做账务处理,不需通过“待处理财产损溢”科目进行核算,而是按规定的程序批准后,记入管理费用。所谓备抵法是指根据稳健性原则,预先估计坏账损失数提取坏账准备。备抵法能使企业均衡负担坏账损失,预先考虑风险的存在,能真实反映当期效益,避免虚列账款,明盈实亏。 企业的应收账款具备以下三个条件的任何一个时,应确认为坏账:?因债务人破产或被撤销,依照民事诉讼法进行清偿后,确实无法追回的应收账款;?因债务人死亡,既无遗产可以清偿,又无义务承担人,确认为无法收回的应收账款;?因债务人逾期未履行偿债义务超过三年,经查确实无力偿还的应收账款。 采用备抵法的企业,应设置“坏账准备”账户,核算坏账准备的提取和转销情况。“坏账准备”账户属于“应收账款”账户的备抵账户,贷方登记坏账准备的提取款,借方登记坏账准备的冲销数,余额在贷方,表示期末已经提取、尚未冲销的坏账准备数。 61 【本章小结】 财产清查,即是会计核算的一种专门方法,又是一项行之有效的会计监督活动。这种方法的实际应用对于保证会计核算资料真实可靠,保护财产物资的安全完整,挖掘财产物资潜力等方面都具有重要意义。在会计实务中,对存货确定账面结存数量的方法有两种,即永续盘存制和实地盘存制。永续盘存制是根据账簿记录计算账面结存数量的方法,在永续盘存制下对存货进行清查是为了确定账面结存数与实际结存数是否一致,以做到账实相符;实地盘存制是根据财产清查结果,确定存货账面结存数量的方法。两种盘存制度进行财产清查的目的不同。财产清查,可分为全面清查和局部清查;定期清查和不定期清查等。财产清查,要专门成立清查小组,清查前要做好各项业务准备工作,清查重要根据清查对象的特点,采用相应的方法。对于发生的盘盈、盘亏,会计上设置“待处理财产损溢”账户,分两步处理:首先,根据相应的原始凭证,调整账簿记录,做到账实相符;然后,查明原因经审批后,在进行转销处理。 【本章练习】 1. 关键名词 财产清查 实地盘存制 永续盘存制 未达账项 2. 讨论与思考 (1) 什么是财产清查,试述财产清查的意义, (2) 财产清查有哪几种类型,它们各自的适用对象是什么, (3) 在一般的企业中,财产全面清查的范围应当包括哪些内容, (4) 在永续盘存制下是否需要进行财产清查,为什么, (5) 与实地盘存制相比,永续盘存制有哪些优越性, (6) 简述财产清查的基本内容及常用方法。 (7) 在企业与银行对账过程中,既发现过账错误,又存在未达账项, 在此种情况下简述会计处理的程序与方法。 (8) 财产清查核算应设置什么账户,该账户的结构是怎样的, (9) 如何进行财产清查结果的账务处理, 3. 个案分析 资料:假设新华厂200年5月25日之前的银行存款日记账上的记录与 银行对账单上的记录完全相符。现有200年5月26日至31日6天的双方 有关记录为清查。 62 (1) 新华厂200年5月26日至31日的银行存款日记账的记录如下 表所示: 银行存款日记账 (单位:元) 日期 摘要 金额:元 5月26日 开出转账支票#2872预付下半年报刊杂志费 306 5月27日 收到销货账款 35 000 5月28日 开出支票#2873支付购料款 28 000 5月29日 存入销货款 88 000 5月30日 开出支票#2874支付产品广告费 15 000 5月31日 开出支票#2875支付机器修理费 16 800 5月31日 月末余额 184 254 (2) 银行对账单200年5月26日至31日有关记录如下表所示: 银行对账单 (单位:元) 日期 摘要 金额:元 5月26日 代收销货款 35 000 " 5月27日 代付电费 5 800 " 5月28日 代收销货款 46 000 5月29日 支付#2872转账支票 360 5月30日 支付#2873转账支票 28 000 " 5月31日 结算存款利息 4 880 " 5月31日 月末余额 173 080 经逐笔核对查明,新华厂账面记录有两笔错误,即: 5月26日,开出转账支票#2872预付下半年报刊杂志费应为360元,该厂错记为306元。 5月30日,开出转账支票#2874支付产品广告费确系1 500元,错记为15 000元。 要求:编制更正错账的会计分录,并对银行存款进行核对。 4.选择和判断 63 (1).一般而言,单位撤销、合并时,要进行( )。 A( 实地盘点 B( 全面清查 C( 局部清查 D( 技术推算 (2).银行存款的清查是将( )进行核对。 B. 日记账和总分类账 C. 日记账和收、付款凭证 D. 日记账和对账单 E. 总分类账和收、付款凭证 (3)在记账无误的情况下,造成银行对账单和存款日记账不一致的原因是 ( )。 F. 应付账款 G. 应收账款 H. 未达账项 I. 外埠存款 (4)采用实地盘点进行清查的是( )。 J. 固定资产 K. 产成品 L. 银行存款 M. 往来款项 N. 现金 (5)全面清查的时间一般是( )。 O. 年末 P. 单位合并 Q. 中外合资时 R. 季末 S. 月末 (6)进行财产清查的作用是( )。 T. 提高会计资料的质量,保证其真实可靠 64 U. 有利于改善企业经营管理,挖掘财产物资潜力 V. 便于宏观管理 W. 保证各项财产物资的安全完整 X. 有利于准确地编制收、付款凭证 (7)全面清查的对象包括( )。 Y. 货币资金 Z. 各种实物资产 AA. 往来款项 BB. 在途材料、商品 CC. 委托加工、保管的物资 (8)财产清查也是一种专门的会计核算方法。( ) 65 66
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