经济公文的格式和行文制度
第二章 经济公文的格式和行文制度
第一节公文的格式 第二节公文正文基本
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
模块及结构模式
第一节公文的格式
程式化是公文的特征之一。公文的程式化在很大程度上通过 书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,公文一般由 发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日
期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期
等部分组成。
一、文头部分
公文的文头又称版头,包括文件名称、发 文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和 份号等项内容。位于公文首页上端,一般 约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
(一)发文机关标识
文件名称由发文机关全称或规范化简称
后加“文件”两字组成。如“××省人民
政府文件”、“××市商业局文件”。
(二)发文字号
发文字号又称发文号、文号、文件字号,是指某一公文在发文机关 一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空两行 处、间隔线上面居中位置,紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同 的字体。
?
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 如“粤科学院字[限,则顶格标识在版心右上角第l行。
秘密标志为?。无密不标。前标密级,?后写保密期限,如 “机密?5年”。
(五)紧急程度(急度)
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、 “急件”;紧急电报应分别标明“特提”、“特
急”、“加急”、“平急”。紧急程度顶格标识
在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时
标识秘密等级与紧急程度,则紧急程度顶格标识
在版心右上角第2行,秘密等级顶格标识在版心 右上角第l行。
(六)份号
份号又称份数序号,是将同一文稿印制若 干份时每份公文的顺序编号。一般件不印 份号,绝密、机密公文要印份数序号,按 号登记分发给收件人。如需标识公文份数 序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上 角第l行。
二、主文部分
公文的主文是公文最主要的部分,其格式 包括标题、题注、主送机关、正文、发至 级限、附件、发文机关、签署、印章和成 文年月日等内容的规定。
(一)标题
公文的标题即公文的名称,是公文内容和作用的高度概括。 标题一般不加书名号。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题) 和公文种类三部分组成。公文标题的三个部分,有时可以省 略除文种外的一个或两个部分。标题一般使用“关于”这个
介词结构。
公文标题的排列也要注意:一是在移行排列时不要将结构
紧密的词语拆开跨行排列,以保持词语的相对完整。二是要
保持标题的适中、对称和醒目。
(二)题注
题注即注释、说明标题的文字。它位于标 题之下、主送机关以上。一般用来注明法 规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、 会议时间、地点。有的题注用括号括住, 有的用破折号标识
(三)主送机关
主送机关又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”,是指 公文的主要受理机关。
主送机关写在正文之前,标题之下,顶格写,尾加冒号。如 主送机关不止一个时,应按其性质、级别或惯例依次排列, 中间用顿号(类间用逗号)断开.
普发性下行文。主送机关较多,一般使用泛称,如“校直属
单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见 及函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定,没有特指
主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不
写主送机关。
(四)正文
正文是公文的核心部分,用来表述公文的具体内容,除个 别极简短的公文外,正文内容一般分开头(又称原由或引 据)、事项、结尾三部分。正文内容因文而异,具体撰写 要求将在本书第三章介绍。
正文内容较多时可以分段写,也可以加分层序码表示各
层之间的关系,分层序码的规范顺序依次是:“一、”、
“(一)、”、“1(”、“(1)”、“?”。
(五)发至级限
发至级限指文件发至层次,一般写在正文 后,落款的左上方,也可将其放在主题词 上面、落款的左下前部附注的位置。发至 级限要用圆括号括上 .
(六)附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是公文的组成部分,指随文发送的文件、报表、材料等,作为正文的补 充说明或参考材料。不是所有公文都需附件,根据需要而定。
“附件”写在正文下一行,左空两字,“附件”后加冒号。
附件必须写所附内容的标题或名称,附件若不止一件,则应标序号。序号使
用阿拉伯数码(如“附件:1(××××”)。附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文在一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有 序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不 能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识 附件(或带序号)。
(七)发文机关
发文机关是公文的作者或发出单位。发文 机关要写全称或规范化简称。联合行文, 主办机关排列在前
(八)签署
由签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或 盖章叫签署。在发文机关位置、领导人职务名称后 空一格进行签署。签署后,公文以领导人名义向外
发出。签署和印章一样,都是文件生效的标志。
签署多用在各级机关发出的命令、议案等文件
上。
(九)成文时间
成文时间又称署时,以领导人签发的日期为准,联合行文以最后签 发机关领导人的签发日期为准;电报以发出时间为准;会议通过的 公文以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准,或以专门规定 的具体生效、开始执行的日期为准。
成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标
全;“零”写为“,,”,不应用阿拉伯数字书写。成文时间一般
位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置。会议通过的文件则标在 公文标题下。
(十)印章
公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都 应加盖印章。印章是机关最权威的代表形式,是 公文效力最权威的凭证,是发文机关对公文负责
的标志。印章要盖得端正,合乎规范。上不压正
文,下要压年、月、日。联合上报的非法规性文
件由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合
发文机关都应当加盖印章。
三、文尾部分
文尾部分格式,包括主题词、抄送、印发 机关、印发日期、附注和页码等内容的规 定。
(一)主题词
主题词,是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组,其主要作用
在于方便电脑存储和文件检索。
主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需使用主题词表。
?
标引主题词要注意以下三点: (1)要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的 主题词一般不超过五个。其标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属 词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词。各主题词之间空一格, 不写标点符号。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词“水 利”,再标类属词“水土保持”,最后标上文种名称“通知”。 一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行 标引,再对第二个主题内容进行标引。
如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会 议准备情况的汇报》,先标反映第一个主题内容的类别词“财 政”,再标类属词“税务”;然后标反映第二个主题内容的类别 词“公安”,再标类属词“缉私”,最后标“会议纪要”。
(2)要使用主题词表。
国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》,由
15类1048个主题词组成,分为主表和附表两大部分。主表
有l3类750个主题词,附表有两类298个主题词,词表分为 三个层次。
第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政”、 “金融”类等。 第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交”、 “能源”,“邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”
和“邮电”等。
第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词,用于文件
(3)主题词的标引,应坚持“谁办文,谁 标引”的原则。
(二)抄送机关
抄送机关,是除主送机关外需要执行或知 晓公文内容的其他机关,应当写全称或规 范化简称、统称,按机关性质和隶属关系 情况依次排列。其位置在主题词下,印发 机关之上,左空一字。
(三)印发机关、印发日期和印数
印发机关,即印发公文的机关,要写全称。印发日期,以公 文付印的日期为准。
印发机关和印发日期位于末页页码上端,在同一行。前面
左空一字写印发机关,最后写印发日期。印发日期右空一字。
印数,是指公文的实际印制份数,位于印发时间的正下方,
写“共印××份”,用圆括号括上。
(四)附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。 如说明有关引文的出处;解释有关名词术 语。发至级限,有时也以附注的形式来说 明。“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。附注应当加括号标注。位置 居左空两个字,在成文时间下一行
(五)页码
页码,即公文的页码顺序,在一页公文的 最下端。
四、公文格式以外的其他规定
(一)公文用纸规格
2000年4月国务院办公厅秘书局新颁布的《国家行政
机关公文格式》规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。
国际标准A4型纸,宽210mm,长297mm。国际标准化 组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。A4型纸公
文用纸版心尺寸为156mm×225mm。
(二)排印
公文排印一律从左而右横排、横写。少数 民族按其习惯书写和排印。字距、行距自 定,眉边空留要恰当,一般是上空白宽于 下空白,左空白宽于右空白。
横排的公文在左侧装订。
(三)字号
公文中印刷字号一般按发文机关名称、大标题、小标题、正 文及附件项目顺序,依次从大到小选用。
发文机关名称一般用高22mm,宽l5mm的黑变体字或初 号宋体字。
公文标题一般用2号小标宋体字;主题词用3号黑体字;秘
密等级、紧急程度用3号黑体字。发文字号、签发人、正文、 主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等项采用3号仿
宋体字。
第二节 结构模式
公文正文基本内容模块及
国际劳工组织研究开发出一种模块式技能培 训法,其基本思想是:每个职业都可看成是由可 分解的若干个被称为“模块”的工作任务构成。
职工通过
培训
焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载
,逐个掌握各个模块所包含的知识
内容之后,就能够上岗从事这一个职业。这种模
块式技能培训法,与《国家行政机关公文处理办
法》规定的现行公文的写作,存在着一定的关系。
一、公文正文基本内容模块及其界定
关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府,省府直属单位: 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌,为广东省争了 (1) 光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩,为促进我省的数学奥 (2) 林匹克竞赛活动,培养青少年热爱科学、勇于进取的精神,省人民政府决定: (3) (一)给予袁汉辉同学颁发奖
状和奖金1万元; (4) (二)给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各5000元; (4) (三)给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各 (4) 5000元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位,戒骄戒躁,再接再厉,争取更大成绩。 (5) 广东省人民政府 一九九三年八月十五日
? ? ? ?
? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
公文正文的基本内容模块一般来说有五 个,即“依据”、“目的”、“文种承启 语”、“事项”、“要求”。在上例中, “(1)”所标的内容为依据;“(2)”所标的 内容为目的;“(3)”所标的内容为文种承 启语;“(4)”所标的内容为事项;“(5)” 所标的内容为要求。
(1) 依据
一般来说,所谓“依据”,属于公文制作的 原由、现实根据或法律根据,以及有关事件的情 况交代等公文制作的出发点。每一篇公文的制作
皆有依据。在上例中,袁汉辉同学获奖是发文的
依据。依据体现了制发公文的根据以及必要性、
适时性和针对性。
(2)目的
“目的”,即是制发公文的目的。目的,有时 表现为惯用语“目的句”(或称为。“主旨句”)。 目的句常以带“为”、“为了”等介词的提示语
句表达。每一篇公文皆有发文目的。目的其实也
包括了发文的意义。目的句的作用,主要是开宗
明义,提示发文的目的、意义或动机,以引起、
集中受文者的注意力。
(3)文种承启语
“文种承启语”为一种承上启下、启示事 项的过渡句子。之所以叫文种承启语,还 由于这个句子包含着对所发公文属于何种 文种的提示。如上例为“决定”的文种承 启语便是“省人民政府决定”。
(4)事项
“事项”是一篇公文的重点,是公文制作者围 绕或根据主旨而展开的内容、叙述的情况、
分析
定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析
的问题、提出的做法、措施或执行的
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
等一类
内容。事项集中体现了行政机关对某项工作具体
的政务行为和态度措施。在例文中,事项表现为
受表彰的对象、奖状和奖金。
(5)要求
“要求”,是文末针对或围绕事项而提出 (或补充)的希望、号召、倾向、强调的问 题以及面向全局而作的指示等。在例文中, 要求表现为对袁汉辉同学和受表彰单位的 希望。
二、公文正文基本内容模块的排序及其 显性结构模式图
“依据”既然是何以会出现这一篇公文的理由、根据,为公文 制作的出发点,那么,按逻辑关系,应排首位。“目的”,提示 在特定的背景之下制作公文的考虑,表明动机,得以依据为前提, 自然与依据紧邻,且必须在依据之后。为启示达到目的而采取哪 些具体措施、方法和意见的“文种承启语”,必然在目的之后, 事项之前。“事项”之后需要进一步强调、提示,或为落实具体 的做法而发出希望及号召等,这些针对事项而发的意见性“要
求”,只能排在事项之后的文末。
三、公文正文内容隐性结构模式
在现行公文中,公文正文基本内容显性结构模式是一种完全 式模式。实际流通的公文。
常常可省略部分结构模块。被省 略的结构模块类似于高等数学中的隐函数,是一种隐性模块。 隐去了部分结构模块的公文结构模式,可以定义为“公文正 文内容隐性结构模式”。
公文部分结构模块能否隐去,需遵循四个原则:一是利于 突出主旨的原则;二是适应文种特点的原则;三是服从内容 表达需要的原则;四是简明精练的原则。