公司公务接待
管理制度
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一、公务接待原则
(一)归口管理、相互配合原则:公司层面接待由行政部统一安排,部门对接的接待工作由部门统一组织安排。其他部门根据工作需要积极配合接待工作。
(二)事前审批原则:接待事项,必须事先按规定的审批程序报批,未经批准的接待费用不得报销。
(三)节约、热情、高效原则:接待工作既要热情周到,礼貌待客,又要节约,严格控制经费开支,杜绝奢侈浪费。
二、公务接待范围包括:
1、政府部门到公司检查指导工作确需安排的;
2、销售客户单位;
3、各部门业务合作单位;
4、行业协会考察学习;
三、接待客户类型与
标准
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公司公务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为4个级别:普通接待、中级接待、高级接待、贵宾接待。
1、普通接待
项目名称
说 明
适合人群
行政级别科级以下,一般客户或者业务合作单位中层管理者以下人员等;区级及以下行政单位科长以下
主导部门
业务接口部门
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
餐饮标准
简餐在食堂,宴请消费控制在100 元/人以下;
酒水烟茶
酒水150元/瓶,2-3人/瓶;饮用茶叶标准100元/斤;
接待陪同人员
接口部门业务人员、部门领导;
接待车辆
尼桑或出租车;
其他接待
1、公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、茶)、公司材料;
2、大屏幕欢迎词;
3、车间参观;
备注
2、中级接待
项目名称
说 明
适合人员
行政级别科级人员,业务合作业务单位中层及以上领导、销售客户中层领导; 区级行政单位分管领导;市级行政单位科级人员
主导部门
业务接口部门
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;销售客户按300元/人标准费用报销。
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担费用;
餐饮标准
简餐消费控制在30 元/人以下,宴请消费控制在150 元/人以下;
酒水烟茶
酒水300元/瓶,2-3人/瓶;烟为50元/包,5人/包;饮用茶叶标准150元/斤;
接待陪同人员
接口业务部门人员、部门领导、分管领导;
接待车辆
尼桑、帕萨特;
其他接待
1、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、饮品(饮用水、茶、咖啡)、香烟、烟具;
2、展厅与车间参观;
3、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在200 元/人以下。
备注
3、高级接待
项目名称
说 明
适合人员
行政级别处级干部,市级银行主要领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等,市级行政单位处长及以上人员;
主导部门
业务接口部门
交通标准
按对方人员要求订购,公司负担费用;
住宿标准
住宿标准三星级以上酒店,公司负担费用;
餐饮标准
宴请消费控制在200 元/人;
酒水烟茶
酒水500元/瓶,2-3人/瓶;烟为50元/包,5人/包;饮用茶叶标准500元/斤;
接待陪同人员
接口业务人员、部门领导、副总
必要时安排董事长;
接待车辆
帕萨特、宝马;
其他接待
1、主导部门组织在公司迎接,根据需要主导部门领导可接机、接车;
2、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具、席卡;
3、安排公司领导与来宾合影;必要时安排会谈记录、录音、摄像;
4、必要时安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
5、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在500 元/人以下。
备注
4、贵宾接待
项目名称
说 明
适合人员
行政级别厅级及以上人员:市级及以上行政领导、银行分管领导、公司特邀领导、其他特殊人员等;
主导部门
行政部
交通标准
按对方人员要求订购,公司可负担费用;
住宿标准
住宿标准四星级以上酒店,公司负担费用;
餐饮标准
200元以上/人;
酒水茶叶
酒水1000元以上/瓶,2-3人/瓶;烟为50元/包,5人/包;饮用茶叶标准1000元/斤;
接待陪同人员
接口业务部门领导、公司副总、董事长
接待车辆
宝马 奔驰
其他接待
1、制作来宾接待手册,酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;
2、根据需要董事长亲自接机;
3、公司显著位置布迎宾条幅,铺设红地毯等;
4、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、饮品(根据来宾喜好安排)、鲜花、水果、香烟、烟具、席卡等;
5、安排公司领导与来宾合影并制作相框,全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
6、公司安排来宾到本地、外地主要景点游玩或娱乐;主导部门根据需要拟定
方案
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;
7、于来宾临行时赠送纪念品,礼品费用在1000元以上。
备注
四、公务接待
流程
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1、各部门实施公务接待前,应填写《公务接待审批单》,一般接待、中级接待经部门领导审核,副总审批后即可实施,高级接待和贵宾接待必须经部门领导、副总审核、董事长审批后才能实施;
2、申请部门在《公务接待审批单》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
3、申请部门复印获批的《公务接待审批单》反馈至人事行政部,对接人事行政部需要筹办的礼品与物品;
4、申请部门拟定接待工作计划或者接待手册(贵宾级接待由人事行政部拟定),拟定相应标准,根据需要组织相应部门落实分工工作;
5、接待主导部门跟踪客户需求,确保接待各项工作按照计划分工进行,并根据需要及时调整计划;
五、公务接待过程要求
1、接待环境标准:
物品摆放整齐,且
表
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面无灰尘;地面干净无脏物,桌椅摆放整齐;室温适度,灯光合适,展厅投影等准备好;备品齐全。
2、接待礼仪要求:
(1)参与公务接待人员应着工装/衣着得体大方,举止礼貌;
(2)接待人员到车站、机场迎接来宾,应提前10~20分钟到达,恭候来宾到达,对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌,注明单位名称和来宾称谓;
(3)接到来宾后,接待人员应主动向来宾致以问候;
(4)到达住宿地点后,接待人员应主动协助来宾办理入住手续,并提行李送至房间;
(5)接待人员到车站、机场送行,应根据航班、列车时刻合理提前到达,主动帮助来宾拿取、托运行李,办理相关手续;
附件:《公务接待审批单》
公务接待审批单
申请部门: 年度第 次部门接待
来宾单位
来宾姓名
及职务
来访事由
随行人员
接待级别
一般□ 中级□ 高级□ 贵宾□
超出级别外的特殊接待要求
具体参
观时间
年 月 日 时 分 至 年 月 日 时 分
车辆需求数量及级别配置
礼品要求
对口接待部门
接待人员
是否拍照
或录像
拍照、录像
原因
费用
□交通: □住宿: □宴请: □娱乐等:
合计:
本部门领导 意见
分管领导意见
董事长意见
备注:请详细填写来访客户的姓名、单位和职务。