公文常见的文字错误

公文中常见的错误 一、格式方面的常见错误 1.结构层次序数使用不当。一般而言,结构层次序数分“一”、“(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时,可分别用“一、”“1.”标识。其中,数字序号后用小圆号“.”,而不能用顿号“、”,如为“1.”而不是“1、”;“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。正文中的标题,如果单独一段,在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿,中间应使用逗号。 3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏,kVA 和千伏安,MW和万千瓦,km和公里、千米等混用。一般而言,公文中数量单位应用汉字,且同一份公文或材料中应相对统一。 4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称,如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称,或用约定俗成的简称,如外部用广德独山南方水泥有限公司,内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。 5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号…?,而非中括号[ ]或【】。 6.公文如有附件,应在正文下空一行、左空2字处,注明附件的顺序和名称。附件不加书名号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.××××××”。 7.公文如有联系人等附注,应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言,在上行文的“请示”等文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 8.关于附件的格式问题。一般A4纸,每面排22行,每行排28个字,页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号),标题为二号小标宋体或二号宋体加粗,正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体,第二层标题可用楷体,其他用仿宋),单倍行距或行间距31磅。附件的页码,应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码,数码左右各放一条4号一字线),单页码居右空1字,双页码居左空1字。实行电子公文后,由于在word、wps等文字编辑软件中按国 家 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 标注页码不太方便,因此对文本性附件,一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式,格式为“3”(小五号字)。 9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜单中的符号“○”。 二、内容方面的常见错误 1.错别字较多。 2.文种选择不当。 3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 》标题中,“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题,由于层层转发公文,很容易造成该类公文标题冗长繁琐,解决此问题办法有四:一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题,而将其他机关的标题概括为文件。 4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下,当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外,引用附件时,一般情况下只引用文件标题,不带文号。 5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词,不按规定格式进行修改。 6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文,部门便函转发上级单位文件等。 7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下,对上级机关而言,“请示”偏重于办件,“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项,应采用“请示”文种,且遵循“一文一事”原则,不应在报告中夹带请示事项。 三、一些常用字词的用法及辨析 1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”,即在计时点上,所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结,强调的是该计时点上的事态。 2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记,后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。 3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办,“亟待”强调极须, 急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。 4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下,应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调,“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术,一般不用“下功夫”。 5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多,做介词比较少。做连词时都表示平等联合,意思是一样的。但是,两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显,因此多用于书面语中,口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外,在书名跟文章的题目中,“与”使用得要比“和”多些。 6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出,公文中习惯用在较大场合,以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等;“制订”即制作、订立,公文中习惯用于具体规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的订立。 7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言,还有“要求”的意思,词性为及物动词,后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思,词性为能愿动词,修饰限制动词。 8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 ,“其”修饰“间”,相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候,“其间”前面总有一段关于时间的叙述,“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”,就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话:“我从乡下跑到京城里,一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事,算起来也很不少。”“其间”多用于书面,口语中,人们有时会在它前面加上“这”或“那”,现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反,它前面应该加修饰成分,如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间,对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里,前面要有说明时段的词语,例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等,不能将“期间”单说。而“其间”可以单说,是某段时间的意思,如“其间,对文件修改了20多次”。 9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候,有两种情况,一种是没有列举完的时候用“等”,如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用“等”,例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。 10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如:发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子,引号内是短的并列成分,这种情况应该用顿号,而不应该用逗号。 11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号,这是“以及”跟“及”不同的地方,“及”的前面不能有逗号。当然,“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号,要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长,要用逗号停一下,使人好读;如果比较短,“以及”前面就可以不用逗号了。 12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词,前后标点符号用法的三条规则: (1)总数后只有一个数,“其中”前用“,”,“其中”后不用“,”。如,2009年,公司售电量554.51亿千瓦时,其中省内售电量538.42亿千瓦时。 (2)总数后分述几项内容,则总数后用“。”,“其中”后用“,”,各分述内容之间视其内容多少,或用“,”,或用“;”。如,2009年,全省全社会用电量705.51亿千瓦时,同比增长4.09%。其中,第一产业用电量56.38亿千瓦时,同比增长2.02%;第二产业用电量540.27亿千瓦时,同比增长2.66%;第三产业用电量62.54亿千瓦时,同比增长12.45%;城乡居民用电46.32亿千瓦时,同比增长14.01%。 (3)“其中”之后列举分项内容时,“其中”之后不要用“:”。 例1 ,2009年,全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中:水电578.18万千瓦,火电1146.3万千瓦,风电79.51万千瓦。该例中,“:”应改为“,”。 例2 ,2009年,全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中:新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中,“:”应去掉。