浅谈秘书的语言艺术在沟通中的作用

浅谈秘书的语言艺术在沟通中的作用 摘要 办公环境是一个小型的社会，而秘书语言是在这个环境里面产生的一种 特殊语体，它是由秘书的职业性来决定的，是用于工作中的一种交流工具。因此 研究办公中的秘书语言是很有必要的。本文从秘书语言艺术种类、不同对象语言 艺术要求着手，对秘书在办公中如何掌握说话的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 和技巧，说话的好与差所带 来的实用价值进行探讨，最终指出，秘书说话的智慧美、技巧美与风度美在办公 中的重要作用和地位。 Abstract The office environment is a small society ,and secretary’s language is a special language in this environment,which is decided by the occupation of secretary,it usual be used as a communication tools in work.Therefore,it’s necessary and important to research secretary’s language. This paper aims at finding methods and skills of the talking in office through analyzing different talking styles result different influence,and different objects choose different ways. Finally,pointing out secretary’s language play a important role in office working . 关键词 秘书工作 办公环境 口头语言 书面语言 艺术效果 论秘书语言艺术在办公中的作用 一、秘书语言艺术种类. 秘书的语言艺术不仅仅是秘书的口头语言艺术,还包括秘书的体态语言艺术,秘书的书面语言以及网络语言等方面。 (一) 秘书的口头语言艺术 1.口头语言的重大意义 关古至今，秘书发展的历史来看, 秘书人员录音记事, 占卜问卦, 净谏劝言, 运筹策划, 没有不以口语作为工具的，春秋百家争鸣，各家学派舞墨春秋，历史上有名的雄辩家如:晏子、苏秦、张仪无不是靠自己的口才游说各国、规劝君侯，在历史舞台上发挥重大作用，所以，有人以“三寸不烂之舌”称赞口才。 2.秘书口头语言技巧 (1)吐词清晰，声音洪亮悦耳 有笑话一则，紫薇:“皇„„上„„您„„还„„记„„得„„大„„明。。”乾隆:“来人呐把这个前朝余孽拖出去宰了～”从这段轻松的笑话中我们得出结论，说话不能大喘气。作为办公秘书，应该吐字清晰，避免重复话语，减少不必要的误会和麻烦。如果你在向老板汇报情况，含糊说不清楚，老板一定会反感觉得不舒服。因此，不管在人多的大场合还是人少的办公室，都应把话说清楚，尽量使声音让人听清楚。 (2)咬字清楚，避免使用方言 我国人口较多，方言比较复杂，一般可分为七大方言区:北方方言(官方方言)、吴方言、湘方言、客家方言、闽方言、粤方言、赣方言。同一个公司中，有来自各个地区的同事，方言也有很多种，如果大家只讲自己的方言，那么就只能是很少的一部分人理解意思，听不懂的同事就会感觉不自在。所以，这个时候讲话要使用标准语言，尽量不要使用方言，使大家听得懂自己所要表达的意思。 (3)事先准备沟通内容 往往在做一件事前，需要做好充分的准备，因为如果对未知的挑战一无所知，在面对问题时就会处于被动。比如面对客户投诉时，应该提前了解该客户的问题，就可以采取相应的措施，快速解决问题;在和领导汇报工作时，也应该想好领导最想了解的是什么,在有限的时间内该重点汇报什么，这样才能更好的辅助领导的工作。 (二) 秘书体态语言艺术 1体态语言的意义 生活中我们常常用挥手表示再见;点头表示肯定，摇头表示否定意思;皱眉头表示不高兴;把耳朵靠近讲话人的嘴巴，可以理解为大声讲或者是我在仔细听;把一个手指放到嘴唇前，可以表示为小声讲或者是别说话。作为秘书，得体的体态语言传递着自信、友好、热情的信息，同时也能显示出秘书稳重的良好形象 2(秘书体态语言的技巧 (1)真诚的笑容，拉近距离 微笑是基本礼仪，也是处理工作时的润滑剂。我们知道，通过微笑可以拉近人与人之间的距离。但是微笑必须是真诚的，发自内心的。嘴角上扬，露出八颗牙齿并不代表你在真诚的微笑。因此，秘书在工作中，必须从心里让自己笑起来，我们的笑容看上去才是亲切、真诚的。比如说，交谈的过程中，秘书人员总是面无表情，或者只是简单地扯动嘴角，难免 会与他人产生隔阂，使得他人越来越疏离自己。 (2)克制小动作，减少紧张动作 在生活或者工作当中，我们在面对一些特殊情况时，都不可避免的出现一些小动作。比如用手指敲击，来回走动、抖腿、不停眨眼等，这些动作会让人觉得有失庄重。秘书作为一个公司和组织的形象代表，姿势动作常常可以反映出情绪的高低，姿态的变化体现了一种态度，所以更应该规范和克制自己的一些小动作，给人以沉着稳重的形象。如果你在和老板汇报工作的时候由于紧张嘴角不停抽搐，老板或许会建议你汇报完工作就去看神经科医生。 (三) 秘书书面语言艺术 1.秘书书面语言的意义 秘书的英文名“secretary”有两种含义，一是大臣，其二为书记，原指从事 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 文字的人员，后泛指文书和事务工作人员。所以，秘书的记录是其发展过程中重要的一环节。而文字秘书也是当前秘书从业人员中最多的一类，所以，书面语言尤其重要。 2.加强书面表达能力 (1)确保书面表达的准确性、简洁性、庄重性 作为老板的文秘，起草文书是日常工作不可缺少的部分，所以，加强书面表达能力尤为重要。首先，确保书面表达的准确性，用词要准确，公文中涉及的人名、地名、时间、简缩要正确，包括使用的标点符号也必须正确。其次，书面语言的简洁历来受人们重视和赞扬，那些与主题无关的空话废话不要写，尽量使用概括性强，简洁明快的词语。最后，要确保文书的庄重性，这也是区别于文学写作，与相应的规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 相结合。如果，你把公司的项目策划当做文学作品来写，那么，员工就不会觉得这是一个严肃的 策划案 2d游戏策划案网盘下载洛阳牡丹文化节策划案下载中秋节活动策划案摄影大赛策划案论坛活动策划案 ，从而影响项目进行效果。 (2)积极参与实践，增加文学素养 秘书写作素质的培养，应注重深入社会生活、积极参加社会实践，此外还应注重学习，努力扩大自己的阅读面，不断积累和更新自己的知识，现代办公秘书不仅需要严谨、规范的优良风格，还要学会与时俱进，大胆创新。这需要在大量阅读的基础上，结合实际，在实际工作中获得启发。历史伟人毛泽东选用秘书时，重视秘书的实践以及文学。秘书乔木之前在延安中共中央宣传部工作，所发之文精辟有力引起毛泽东注意，毛泽东觉得乔木是个人才，并且能够积极参与实践，事实证明，乔木后来成为“中共中央一支笔”。 (四) 秘书网络语言艺术 网络成为当今时代不可或缺的工具，掌握网络语言也成为秘书办公中必备的条件。文秘职位的应聘，基本都要求有一定的办公室软件操作能力，打字速度等。 (1)熟悉网络简缩语言。 一般公司有自己的企业邮箱，同事之间相互发送邮件时会有一些简缩形式，作为文秘，这类缩写一定清楚知道其意义。比如邮件中的F.Y.I，for your reference,供您参考的意思，一般是在邮件转发的时候使用。如果作为秘书，不能够了解一些常用简缩语言，势必会影响日常工作。 (2)尽量不要使用不规范的网络语言 随着网络科技发展，网络语言也不断创新，一些网络流行语例如:有本事叫有料，倒霉叫衰，好看叫养眼，高手叫大虾，低手叫菜鸟，这些语言在平时的严肃的工作环境中尽量避免使用，因为这样子的语言用在正式的公文文书中会影响语言的庄重性。 二(秘书办公中不同对象的语言艺术 办公室中，面对不同的谈话对象会有不同的表现，一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信。 (一)与领导沟通语言艺术 (1)与领导的关系 秘书的办公对象主要是领导，秘书是领导机关及领导人员的参谋和助手，主要 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 是协助决策，承办业务，做好助理工作。做好和领导的沟通工作是秘书职业的本职要求。 (2)与领导沟通时的技巧 1.合适时机沟通 领导是公司的决策者，一天到晚要考虑的问题很多，所以，秘书处理事务时，需要选择合适的时机。应该根据自己的所需反应问题的轻重程度，去选择适当时机反映。像个人琐碎小事，就不要在领导埋头处理大事时去打扰他。而一些关系到公司发展的突发情况，应该及时向上级反应，配合领导工作。 2. 谈话大胆自信 在和领导汇报工作情况的时候，应该大胆自信，连贯的说出自己想要内容，不要把领导当做洪水猛兽，避免过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度，改变诚惶诚恐的心理状态，因为这种态度下的沟通可能达不到预期的效果，甚至很糟糕的。换位思考，如果有下级在你面前拘谨唯唯诺诺，那么作为领导的你也会感到不舒服甚至反感。 3情况真实讲道理 通常情况下，秘书工作中是和领导最近的人，秘书所反应的情况对领导的决策有着举足轻重的影响。如实向领导反应情况，不能道听途说，更不可以欺上瞒下，弄虚作假。跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。在必要的场合，表示自己的不同观点，从工作出发，摆事实，讲道理，给领导作参考。唐朝政治家，曾任谏议大夫、左光禄大夫，封郑国公，以直谏敢言著称的魏征，曾经多次向唐太宗直言，协助太宗开辟清明盛世。 4.适当的赞美原则 赞美是一种有效的交往技巧，能有效地缩短人与人之间的人际心理距离。在和领导沟通的过程中，适当的赞美会让事情事半功倍。但是，赞美需要有原则，即要有真实的情感体验，符合场景，用词得当，凭自己的感觉”是一个好方法，每个人都有灵敏的感觉，也能同时感受到对方的感觉。要相信自己的感觉，恰当的把它运用在赞美中，那么与领导的沟通也会很顺利。 (二)与同事沟通的语言艺术 (1)与同事之间的关系 一般，办公秘书与同事之间是平等的职位关系，但是在日常工作中，秘书是领导与员工之间的纽带和桥梁，负责上传下达的工作，做好同事之间的沟通也是秘书工作的本职需要。 (2)与同事沟通的语言技巧 1.语气平和 在于同事的沟通过程中，一定要做到态度平和，不能盛气凌人。平和的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以，在讲话的时候不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响同事的谈话。比如，说话时，不能用手指着对方，这样会 让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。虽然有时候，大家的意见不能够统一，但是有意见可以保留，对于那些原则性并不很强的问题，有没有必要争得你死我活。如果一味好辩逞强，会让同事们敬而远之，久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。 2.寻找共同话题 如果在沟通时，双方能有共同的话题，共同的语言和体验，这样更能产生共鸣并且吸引对方。所以，与同事之间的沟通，不妨加一些家常话，这样子会拉近彼此间的感情，可以解除彼此间的约束感，有时候了解对方的兴趣爱好，从对方感兴趣的话题入手会容易拉近双方的距离。 3.说话留有余地 与同事沟通时，都会有发表个人看法的时候。这个环节，应该掌握分寸，直接的点头或是摇头有时候会被人看做是指示性动作，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都是沟通过程中容易失误。例如，有一些原则性并不很强的问题，你和同事之间的观点不一样，这个时候没有必要争得你死我活，如果一味好辩逞强，说话不留余地，会让同事们敬而远之，影响沟通的效果。 4倾诉有度 办公环境也是一个小型的社会，会有各种各样的流言，烦劳。秘书也会有个人的压力烦恼，有时候会和别人倾吐苦水。虽然这样的交谈能够很快拉近同事之间的距离，使同事之间很快变得友善、亲切起来，但心理学家调查研究后发现，事实上只有1%的人能够严守秘密。所以，当生活出现个人危机，如失恋、婚变之类，最好还是不要在办公室里随便找人倾诉;当工作出现危机。如工作上不顺利，对老板、同事有意见有看法，更不应该在办公室谈论。应该尽量避免在工作的场所里议论，可以找几个知心朋友下班以后再找个地方好好聊。 (三)与访客沟通的语言艺术 接待客户的来访是秘书本职的事情，这个时候，秘书的形象不仅代表个人，还有领导和公司的形象。这就要求接待人员说话要分场合、要看“人头”、要有分寸，最关键的是要得体。不卑不亢的说话态度，优雅的肢体语言，活泼俏皮的幽默语言。 秘书应该注意自己的言行举止，自己的语言得体，不损害公司的利益。 1积极接待，言语适当 有时候访客是带着自己的要求愿望来访，为了争取自己的权益，使得自己反应的问题得到解决。他们的态度有千秋百态，当他们走到办公室时，应该说声“您好”“请坐”，为对方倒茶添水，并且询问对方有什么需要帮助的。对于情绪激动的来访者，应该先让他们冷静，可以和颜悦色与对方讲些家常话贴心话，缓解对方的情绪。不管对方的言语如何，接待的时候一定坚持礼貌用语，不可针锋相对。 2.察言观色，因人施话 子曰:因材施教，指针对学习的人的志趣、能力等具体情况进行不同的教育。秘书在接待访客时候，也应该因人施话，除了要讲究语言体式自身的完美与统一外，还要根据访客的不同情况选择适当的言语。比如，对经常有来往的客户，谈话可以熟识一些，可以谈一些不失礼貌的小笑话，或者一些家常话;而对于不熟悉的客户则要根据正常的接待礼仪去接待;当来访者与领导的时间冲突时，秘书此刻需要委婉的进行协调，要用让双方都满意的方式进行协调。 3.换位思考，顾忌对方面子 接待来客，站在对方的立场，换位思考，认真倾听，碰到一些敏感的话题要顾及对方的面子，不要轻易作出评价得罪他人。比如，公司的供应商多次找公司领导，其来意是关于某项产品的合作，秘书出去接待的时候，了解到对方的来意，然后也很清楚，目前公司不需要相关产品合作。这时候讲话可以用委婉代替直接拒绝，设身处地为对方分析，表现公司很感 兴趣，但是有关事项还需要领导以及相关部门的讨论，让对方耐心等候。和气生财，这也是做生意的根本，做不成生意也是可以做朋友的，秘书应当可以替领导做好这点。 三 语言艺术在办公中的意义和作用 (一).口头语言的智慧美，克服工作困难 掌握好秘书语言技巧，并且能够合理的应用于办公，体现了一种智慧美，有利于工作的顺利进行。 应届毕业生初入职场未免会羞涩，和人打交道时会担心说错话，一些言语和姿态做的不得体，这些往往会影响工作的成效。职场新人，在和上司打交道时，确保自己措辞得当，表达全面，强调重点，并且能要会意领导语言中所表达的意思。只有认准所服务领导的文化特征，才能协调好与领导的工作关系;只有大致了解领导的主要交往对象的文化特征，才能协助领导争取到应有的支持和配合。 公司里的同事大多是前辈新人，所以在沟通的时候，谦虚请教，认真聆听，平和讲话，适当倾诉，切记争辩，讲话留有余地。这样子才能学到专业知识以及为人处世的方法。 与访客的交谈，做到礼貌用语，用心倾听，诚恳待客。这样子，可以使得自己的工作顺利进行。 (二).体态语言的风度美，加强人际关系 良好的人际关系是安心工作、舒心生活必不可少的条件，而正确适当的体态语言的表达，体现一种风度美，可以拉近人与人之间的距离，从而加强人际关系。 当今的毕业生，绝大多数是90后的独生子女，刚走出学校的大门，具有较强的自我意识，来到错纵复杂的社会大环境中，更应该注重自己的行为举止，将自己的人际关系坐标调整好。秘书在工作中合适、恰当地用表情姿势表达内容，增加彼此间的亲密程度。 在员工和下属面前，作为秘书，我们只是领导的代言人而已，经常会代表领导发布一些命令，指挥下属办理事情。在这个时候，秘书的工作态度、与人交流时候的表情姿态就会直接影响到下属的工作积极性，从而影响工作质量和效率。有一些秘书没有认识到体态语言的重要性，总是一脸严肃或是面无表情，让人产生一种高高在上、不可一世的态度，所以无形之中使自己和下属同事之间产生隔阂，出现一种人人畏之的局面。 所以，养成文明优雅的举止习惯，必定会使你在工作中左右逢源，受到大家的欣赏和尊重。 (三).书面、网络语言的技巧美，提高工作效率 书面语言以及网络语言的运用，是秘书办公工作中主要工作内容，使用好书面及网络语言更是一种技巧美，能够提高工作效率。 规范、确切、严谨的书面以及网络语言是我们处理公文必须遵守的原则。在学校的时候，我们相关公文写作培训提高了我们书面表达的技巧，在处理信函、邮件等材料的时候，可以有依可循。平时工作中，起草相关材料，切实作好调查研究，尽量掌握第一手材料，对材料中需要反映的数据做到准确无误，确保文字的准确性，避免出错，这些是最基本的要求，所以书面表达时一定要有高度的责任感，严谨处理，不放过哪怕是十分微小的错误，万一不慎出了差错，也要及时纠正，并吸取教训。 有逻辑有重点的书面及网络语言，也能提高工作效率。比如秘书的会议记录，涉及的范围很宽泛，内容变化较快，繁杂的内容很容易导致混乱，影响工作效率，所以，秘书要注意会议记录的逻辑性，按章按点，强调重点，注重细节，采取与之相对应的措施，使记录尽可能地条理清晰，格式规范，从而提高工作质量和效率，达到最佳效果。 结语 总之，在秘书办公环境中，秘书各种语言行为时时处处都体现出来，为了更有效地完成工作，加强人际关系，秘书在职场工作中应该善于思考，合理综合应用各种语言。使用好口语、体态语言、书面及网络语言的技巧，学会和不同的对象沟通技巧，充分发挥秘书语言艺术在办公中的作用，从而成功地进行创造性的工作，努力实现自身以及对社会的价值。