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文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

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文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性历史学院档案1班万里颖学号:100202122 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 课本上的“文件生命周期理论”告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和...

文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
历史学院档案1班万里颖学号:100202122 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 课本上的“文件生命周期理论”告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。现在认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化 管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的 思想 教师资格思想品德鉴定表下载浅论红楼梦的主题思想员工思想动态调查问卷论语教育思想学生思想教育讲话稿 在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致 的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 二、文档一体化与文件中心比较 文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。 一文档一体化与文件中心比较 从文件生命周期理论角度来 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合 在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体,加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。 而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题 一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解,因而会出现机关 不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。 三、展望未来:文档一体化趋势对文书学归为档案学分支学科的要求 文书与档案在我国古代就是不分的,文书包括了档案,档案工作包含在文书工作之中,没有明确具体的档案工作。到了上个世纪30年代国民政府时期文书档案连锁法,其实质是将文书工作与档案工作相结合。“文书档案连锁法‘混淆’了文书与档案的界限,这正是连锁法的精髓所在。不混淆其界限,‘一体化’就无从谈起。 需要我们注意的是,我们今天所谈的“一体化”不是将文书档案混淆不分,我们所提倡的文书学士档案学的分支学科也不是要回到古代将二者合二为一的旧路子,而是在模糊二者界限的基础上有所发展地将二者有效紧密地结合,作为一个整体运动型态来研究,并统一管理。 上世纪80年代正式提出的文档一体化管理理论,是以文件生命周期理论为依据的。有其今天电子文件大量涌现,文件生命周期理论说明了电子文件各个阶段的管理,反映电子文件的前端控制和全过程管理过程,新的电子文件生命周期理论更突破了文件向档案的单向运动过程,提出实现档案的数字化、网络化管理。文书、档案一体化管理的要求就是要“在协调档案部门与文书部门关系的基础上,保证整个文件管理活动工作效果统一、前后衔接,使档案中存在得有些问题能在文件形成、使用过程中得到解决,避免不必要的重复的劳动.。”可见,随着社会的发展、档案学研究的发展,文书工作与档案工作的关系将会越来越紧密,越来越不可分,文书工作与档案工作是同一事物运动过程的两个阶段,
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