北京亚奇龙整形美容医院行政性文件的制定、发放与管理制度.doc
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文件名称 行政性文件制定、发放与管理
规定
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发文范围 北京亚奇龙整形美容医院各部门 发文日期 2011-08
BJYQL-2011共6页第1页 发文单位 亚奇龙行政办公室 密级 3 文 件 号 -18
北京亚奇龙整形美容医院
行政性文件的制定、发放与管理制度
1. 目的:规范公司及医院文件的制定与发放,健全各类文件的管理,并使之制度化、系
统化、科学化,更好地服务于公司的管理和生产经营活动,制订本制度。 2. 适用范围:华力公司各类非质量体系内的文件
3.
内容
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:
3.1 文件的制定
3.1.1 文件的分类与格式
3.1.1.1制度类(包括管理制度、规定、办法等):对涉及多个部门需要共同遵守、协同一
致的事项,使用制度类文件。制度类文件采用编、审、批格式(部门文件格式见附
),由相关部门起草,分管领导审核,总经理批准。 件1
3.1.1.2决定、决议类:对重要行动或重大事项做出安排(包括人事任免、经营活动、投决
策、受控文件临时性修改等)用“决定”;对专项重要事务经会议讨论通过,并要求
贯彻执行的措施或授权用“决议”。决定、决议类文件采用签名确认格式(见附件2)。 3.1.1.3通知:转发上级文件、批转下级文件、需要下级办理和共同贯彻的事项,用“通知”。
涉及全公司或需多部门协同完成事项的通知,经相关部门起草后,由总经理签发(见
附件2)。
3.1.1.4通报:表彰先进、批评错误、传达重要信息,用“通报”。通报依职责授权,由相关
部门起草,报总经理签发(见附件2)。
3.1.1.5请示、
报告
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及批复:请上级指示与批准,用“请示”;向上级汇报工作、反映情况、
提出建议,用“报告”;答复请示事项,用“批复”。简明事宜的请示、报告可使用“签
呈表”(见附件5),需要作具体说明的以报告作附件(格式不作具体要求)。 3.1.1.6函:商洽工作,向有关主管部门提出请求或询问问题等,用“函”,公司现行《工作
联系单》为其中一种。
3.1.1.7会议纪要:传达会议议程事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”,
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其格式见附件3。
3.1.1.8 其它:不属于以上7种类型的文件,其格式可参见附件2。
3.1.2 文件内容及编写要求
3.1.2.1各类文件用纸纸型为A4型,即幅面尺寸为210mm×297mm。
3.1.2.2文件一般由文件号、标题、密级、签发人、正文、附件、印章、发文范围、发文日
期等部分组成。
3.1.2.2.1文件号是由部门代码(发文部门拼音或英文首字母),发文年代,发文顺序号组
成,其中:
2011,001 公司文件编号: BJYQL,????,??? 例如:BJYQL,部门文件编号: ??,????,??? 例如:CHYY,2011,001 会议纪要编号: ??CS,????,??? 例如:YQLCS,2011,001 对外文件编号:亚奇龙字[????] 第???号 例如:亚奇龙字[2004]第001号
??部门代码 2位或3位
????发文年代 4位
???发文顺序号 3位
3.1.2.2.2 文件标题应准确简要地概括文件主要内容,标明发文种类。当文件标题较长时,
为了版面美观,可采用两行或三行的形式。
3.1.2.3 文件的签发人应为部门的负责人(或经有效授权的责任人、委托代理人)。文件的
编制、审核及签发签名,应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔或签字笔,不得使用铅笔
或其它笔签名。
3.1.2.4亚奇龙整形美容医院文件密级分为3级:
1级:公司机密文件,仅发放到部门高层管理人员阅读;
2级:公司秘密文件,只发放到部门中、高层管理人员阅读;
3级:公司普通文件,可发放到部门各相关人员阅读。
3.1.2.5 公司的内部发文经签字批准后即生效,无须加盖印章;所有对外发放的文件须按规
定办理盖章事宜。加盖印章时应注意将印章端正、居中,盖在落款的中部(骑年
盖月),印迹清晰完整。
3.1.2.6 发文范围是指可以直接阅读文件的部门或人员。对于密级在2级以上的(含2级),
应详细注明发放文件的具体范围及发文份数。
3.1.2.7 发文时间是文件经签字批准后最终发放的日期,要求发文日期应不早于文件的批准
日期。
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3.1.2.8 对于同时由几个部门联合参与的非行政例会性质的会议、讨论、评审,如项目研讨
/评审会、课题论证会,其发文形式可以 由公司项目/课题负责人所在部门为发文
部门,对于重要/重大的如项目/课题论证、立项等需要会签的文件,须在文件后面
附《文件会签单》(见附件6),并与文件一同发放。
3.1.2.9 对于新近出台的各类规章制度,若以前制定过类似的文件,应在新文件中对老文件
有相应说明,如撤消、废止等。
3.1.2.10 各部门编制的以公司文件形式下发的文件,由人事行政部发放统一的公司文件编
号,如与质量体系文件有关的先由品控部审查,待审查通过后报送总经理签发。 3.1.2.11 各部门拟定的以部门文件形式下发的所有文件,按本部门的统一编号编制,经部
门负责人签字批准后发放。部门文件不得与质量体系文件和公司文件发生抵触或
矛盾。
3.1.2.12 传真的编制按传真格式。(见附件4)
3.1.2.13所有发文均应由发放编号部门作好放号记录。
3.1.3 行文规则
3.1.3.1 请示类的文件应“一文一事”,内容简洁,以便于相关领导的批复。 3.1.3.2 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文或跨部门行文(按
职责授权行使管理职能的除外)。
3.1.3.3 牵涉到几个部门共同执行的文件必须由公司发文,不得采用联合发文的形式。 3.2 文件的发放
3.2.1 文件的发放必须严格控制在发文范围内,不得重发、漏发、多发。 3.2.2密级为3级的文件,可以用e-mail的方式发送至相关部门的电子信箱内,没有电子信
箱的部门可以寄送。
3.2.3 密级为1、2级的文件要求以纸张的形式发放,每份文件须编写序号,并注明发文份
数。每份文件的发放要求签收。
3.2.4 文件的签收须使用《文件签收单》(见附件7)。
3.2.5 文件发放在原则上只发送到公司各部门,如有例外,则应在发文范围中说明。 3.3 文件的归档
3.3.1 原则上文件原件应由发文部门保存,且原件只应有一份。
3.3.2 文件归档时,除文件本身外,还应将相关的资料或表格,如《会议签到表》(见附件
8)、《文件签收单》、《文件会签单》等与文件一起装订保存。
3.3.3 文件可根据组织机构或内容性质来分类,要求建立文件目录,为文件的查找、检索和
有效利用提供依据。电脑中文件除应分类保存外,应定期用软盘/光盘对各种文件做
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备份,以免电脑出故障造成文件丢失。
3.3.4 文件建档时应注明各类信息,如发文部门、起止时间、文件数量、文件目录等,以便
日后使用。
3.3.5 对于外来文件应视其是否具有保存价值而决定其留存。
3.4 文件的管理
3.4.1 各部门应指定至少一名文档管理人员,负责日常文件、
档案
肢体残疾康复训练教师个人成长档案教师师德档案表人事档案装订标准员工三级安全教育档案
的收集、整理、存档等工
作。
3.4.2 组织机构的设立、变更、取消、合并等都会影响文件档案的管理,可按以下方式执行: 3.4.2.1 新设立的组织机构须先到人事行政部申请部门代码,取得部门代码后才能以部门名
义发文。
3.4.2.2 原组织机构被撤消后,本部门内的所有文件应编目整理后移交至人事行政部,个人
不得保存,同时本部门的代码自动取消。
3.4.2.3 原组织机构被更名后,如果该部门职能与更名前大体相同,则更名前的文件仍保留
在该部门内,可继续使用原部门代码;若不同,则按3.4.2.1执行。 3.4.2.4 甲、乙两部门合并后,若新的部门职责与甲部门大体相同,则乙部门应将档案移交
至人事行政部,甲部门继续使用本部门代码;若甲、乙两部门合并后产生的新部门
所执行的职能不同于甲、乙中的任何一个部门,则甲、乙两部门均应移交档案,并
须申请新的部门代码。
3.4.2.5 各类文件、档案及资料移交时,应填写《文件、资料移交表》(见附件9),以明确
责任。
3.4.3员工因工作需要或其它原因而内部调动、离职等,须办理以下手续: 3.4.3.1部门中、高层管理人员除应按公司规定的程序办理相关手续外,还应到人事行政部
移交相关的文件,待确认无误后,由人事行政部出具相关证明。 3.4.3.2 对于公司内部调动的人员若因工作确需保留某些文件,应向部门负责人提请书面材
料,说明保留原因及归还时间,经部门负责人审核后,报送人事行政部批准后方可
保留;对于离职人员必须移交全部文件。
3.4.3.3 对由于主观原因造成文件缺损、丢失的,应视其情节轻重,报请人事行政部做出处
罚决定。
3.4.4 公司员工因工作需要借阅文件、档案或资料的,须填写《档案借阅申请表》(见附件
10),经部门负责人批准后方可借阅。借阅者须爱护所借文件,不得涂改、损坏、丢
失,并遵守公司保密制度,否则视其情节严重报请处理。借阅的各类文件、资料应
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及时归还,不得挪做他用。
3.4.5 各类文件保存时,应注意防尘、防霉、防虫蛀等,保持清洁。
3.4.6 各类文件的保存期限一般为:
A、公司重大决定、决议长期保存(20年以上);
B、制度类文件失效后1年;
C、会议纪要2年;
D、董事长或总经理批示2年;
E、其它文件的保存期限由总裁办另行规定。
3.4.7 公司各部门负责人每年12月31日前,应组织实施一次对本部门文件的清理,过期或
失效文件统一交至人事行政部销毁或指示处理,人事行政部将在第二年1月份对各部
门文件清理情况进行抽查。
3.5 其它
3.5.1 为提高办理效率,对于密级在3级或不十分重要文件在使用电子邮件发送时,签名部
分可以使用电子签名即直接录入至文档中,但必须有一份亲笔签名的用纸张保存的原
件与之对应,以便日后核查。
3.5.2 对于出现的重大、紧急的需公司立即批复或距离发文部门较远而无法签收的文件,采
用传真或电子文本加密的方式传递。
3.5.3 质量体系内的各类文件的制定、发放及
管理办法
关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载
请参见《质量手册》和《程序文件》
中的相应条款,在此不作赘述。
3.6附注
3.6.1 本制度经华力公司总经理签字批准后生效。
3.6.2 本制度自2004年 8月25日起实施。
3.6.3 自本制度实施之日起,下列文件自行失效并废止(见表1):
表1:失效并废止文件清单
文 件 号 文 件 名 称
YQL-2009-058 关于文件的制定与发放办法的通知
亚奇龙字[2003]第31号 文件与资料的制定和发放办法
XZ-2006-009 关于重新确认各部门文件代码的通知
YQL-2010-029 关于公司内部发文统一使用签名的通知
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附件:
附件1:编、审、批文件格式
附件2:签名确认式文件格式
附件3:会议纪要格式
附件4:传真格式
附件5:签呈表
附件6:文件会签单
附件7:文件签收单
附件8:会议签到表
附件9:文件、资料移交表
附件10:档案借阅申请表
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文件名称 附件1:
发文范围 发文日期 共 页第 页 发文单位 密级 文 件 号
标题用小二号宋体黑
正文首行空两格,用小四号字宋体
编 制: 审 核: 批 准:
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文件名称 附件2:
发文范围 发文日期
共 页第 页 发文部门 密级 文 件 号
标题用小二号宋体黑
正文首行空两格,用小四号字宋体
职务称谓:
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附件3: 会议纪要
主 持 人 时 间 地 点
参加人员
缺席人员
记录人员 共 页第 页 编 号
会议主题:
发言人 内 容 主管意见
说明:注“**”的为会上通过的决议
1
编制: 批准:
日期: 日期:
9
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附件4,
传真 FAX
收件部门/人: 传 真: 发件部门/人: 日 期: 主 题: 页 数: 抄 送:
紧 急 请审阅 请批注 请答复 请传阅
收件部门/人:用四号或小四字书宋体
正文首行空两格用四号或小四字书宋体
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附件5:
北 京 亚 奇 龙 整 形 美 容 医 院
签 呈 表
致 送 编 号
抄 送 日 期 发件部门/人 附 件 事 由:
签名: 日期: 领导批示:
签名: 日期:
备 注:
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附件6:
北京亚奇龙整形美容医院
文 件 会 签 单
年 月 日
主 题
部 门 意 见 签 字
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附件7:
北京亚奇龙整形美容医院 文件名称:
文件编号: 发文部门: 序号 收文部门/人 送达人 签收人 日 期 备 注
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附件8:
北京亚奇龙整形美容医院
会 议 签 到 表
会议类别
会议时间 会议地点
部 门 姓 名 部 门 姓 名 部 门 姓 名
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附件9:
北京亚奇龙整形美容医院
文 件 、资 料 移 交 表
编 号: 移交部门 移交人 接收部门 接收人 移交日期 总数量 文件、资料清单:
备 注:
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附件10:
档案借阅申请表
编号:
资料名称
借阅事由
借阅人 批准人
借阅时间 归还时间
备 注
档案借阅申请表
编号:
资料名称
借阅事由
借阅人 批准人
借阅时间 归还时间
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