浅谈外国来华留学生档案信息的管理和存放

浅谈外国来华留学生档案信息的管理和存放 浅谈外国来华留学生档案信息的管理和存放,管理科学, 王 芳 周 允 旭陈亮 约3655字 摘 要:随着来华留学生数量和种类的不断增加,来华留学生提交的材料和其自身的信息也越来越丰富,这就对外国来华留学生档案信息的管理和存放提出了更高的要求。本文从目前外国来华留学生来华留学的现状和和外国来华留学生的档案材料和信息的实际情况分析科学合理地进行外国来华留学生档案信息管理和存放的重大意义,并就其过程中遇到的困难和难题进行分析和解决,以便帮助我们更好地进行留学生的档案管理和存放,从而进一步促进外国来华留学生的管理和教育工作。 关键词:外国留学生 个人档案信息 管理 存放 一、外国来华留学生的现状 随着我国综合国力的不断提升和我国对外交流合作的不断发展,我国吸引了越来越多的外国留学生来华留学。从层次来分,外国留学生主要分为进修生(非学历,主要以汉语语言生为主)和学历留学生(本专科生,硕士研究生,博士研究生);从经济来源分,主要分为自费留学生和奖学金留学生;从留学时间来分,主要分为长期留学生和短期留学生。 2008年来华留学生总数为223499名,来自世界上189个国家和地区,在我国的592所高等院校和其他机构学习,比2007年增长了14.3%。 外国来华留学生种类和数量的不断增加对其个人档案的管理和存放提出了更高的要求。 二、外国来华留学生个人档案的主要组成部分 外国来华留学生个人档案主要分为学生的纸质档案和院校受理其入学申请后保存在“来华学生管理系统”中的电子信息。 1、纸质档案 外国来华留生的纸质档案的组成部分一般是由其自身的学生种类决定的。一般非学历留学生的纸质档案主要包括入学申请 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 、身份证件(主要是护照)复印件、外国来华人员来华签证申请表(JW202表)以及所属学校要求的其他相关材料;而学历留学生的纸质档案一般由入学申请表、身份证件(主要是护照)复印件、外国来华人员来华签证申请表(JW202表),汉语水平考试(HSK)考试成绩单、最高学历证 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料组成;跟自费生相比,奖学金学生的档案还需要保留其奖学金证书(复印件)等。 2、电子档案信息 针对外国来华留学生数量和种类的不断增多造成的信息管理和留存方面的困难,2005年全国来华留学生管理信息系统项目组发明并推出了“来华学生管理系统”,该系统是一个可以详细 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 外国来华留学生的基本信息、学习信息、健康信息、奖惩信息、保险信息、证照信息、选课信息、活动信息、突发事件等必要信息的电子平台,该系统的推广使用极大地方便了使用院校对留学生信息的掌握和记载,解决了长期以来大部分外国来华留学生接受院校对留学生信息,特别是对已结业或者离校留学生信息的查询和保存,进一步促进了我国来华留学个人档案信息 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 化、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化和信息化建设,对留学生的档案信息管理和保存工作具有重大意义。 三、做好外国来华留学生个人档案管理和存放具有重大意义 外国来华留学生档案记录和反应了外国留学生申请入校、在校学习、学籍变动、离校等各方面的表现,在记录留学生来华信息的同时,其成长至今求学的各个时段的背景亦已含在内。它即属于学生档案的范畴,又属于外事档案的范畴。高校外事档案是指高校在与外国团体 或个人在学术研究、科研合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,做好外国来华留学生档案信息的管理和存放工作不仅对留学生的发展和建设,也对外事工作的发展和建设具有举足轻重的作用。 1、凭证价值 国际交流合作在社会各领域日益凸显的作用已有目共睹,国际交流指标也因此成为衡量诸多项目的指标之一,而外国来华留学生的数量等发展状况也成为衡量的重要指标之一,由此,在各院校和单位的发展规划纲要中常常会涉及到外国来华留学生的数量、分类、国别等信息,外国来华留学生的档案信息的有效的管理和存放满足了这一要求。 外国留学生离校后,无论是在国内还是国外继续求学深造或者步入职场,其档案都会成为日后接受院校和用人单位查询或者认证的重要凭证。 2、参考价值 在对外国来华留学生档案的整理过程中,无论是其纸质档案还是电子信息都是对留学生工作的扎实的回顾和分析,通过梳理各个留学生的入学动机、在学表现甚至离校原因都可以找出留学生管理工作中的不足之处,在以后的工作中扬长避短,查缺补漏。也可以找出外国来华留学生工作的规律,比如世界金融危机、非典、禽流感等突发事件带给留学生来华的影响等,从而为留学生管理工作提供更科学的指导;通过分析学生的奖惩信息,可以总结出外国来华留学生容易出现的问题,从而在给予其教育的同时更有针对性;通过分析其住宿信息可以掌握留学生的校内外住宿情况,针对校外住宿比较密集的区域特点进行安全教育。 3、宣传价值 对外国来华留学生档案的科学化的管理不仅仅是对留学生本人和留学生管理工作的尊重,也有效地提高了留学生接收单位的外事形象。通过分析接受院校外国留学生的国别和类型,可以为留学生的招生宣传提供帮助,对具备招生潜力的国家进行更有针对性的宣传;在对留学生毕业生档案的整理过程中,可以找出外国留学生在校学习的难点科目,从而为以后入学的外国留学生的学习和教育提供指导,保证外国来华留学生在校期间的正常的学习生活,提高院校在留学生中的口碑,从而扩大宣传,争取市场。 四、外国来华留学生个人档案信息管理和存放过程中存在的主要问题及解决途径 1、外国来华留学生个体差异造成的材料不尽统一 相对于我国全日制大学生来讲,外国来华留学生的纸质档案材料不统一,这是由于外国来华留学生的个体差异造成的。外国留学生由于服兵役或由所属国局势等产生的客观原因需要休学、离校、复学等各种手续较多,而且由于其课业难度也造成了部分学生的转系或者降级。以上种种原因造成了外国来华留学生档案材料的不统一,从而成为外国来华留学生档案的整理和存放的难点之一。针对这种问题,在档案存放时,应根据院校自身的需求和留学生个体的特点存放档案材料,并应在档案的卷首目录中根据各个留学生不同的情况把留学生档案名称写得准确、详实。 2、来华留学生系统功能全面,但利用不充分 作为外国来华留学生档案的电子信息的主要支撑的来华留学生系统有诸多的功能,但是由于外国来华留学生各接收单位的部分分工等实际情况,该平台并未被部分单位充分利用。据统计,目前大部分使用该系统的院校最多使用的即“基本信息”一项,这其中有各接受院校的分工不细致的原因。但是如果留学生来华系统的操作能够更加便捷,也将会大大促进各院校对该系统的使用率。 3、负责部门的交叉和多样性导致外国留学生个人档案或信息采集的不统一性 接受外国来华留学生的院校负责外国留学生的部门不尽相同,有的是统一在学校的外事部门,有的设立有专门的留学生中心,而大部分院校则是留学生管理和教学分开,比如留学生管理是在外事部门或者专门的留学生中心,而教学则是由学生所在教学单位进行管理,这种情况导致了留学生档案材料,包括纸质档案和电子档案信息的采集和存放的分散性和不统一性。针对这种情况,各高校特别是留管部门需要协调各部门进行档案的采集和存放。比如纸质档案的采集由留管部门开始,在学生离校时应由留管部门再次负责各相关部门关于该留学生纸质档案的收集工作;电子信息的采集则需要各个相关部门的积极配合才能完成。 4、外国留学生纸质档案和电子档案的合理接轨是当前留学生档案工作遇到的新问题 当前,随着信息技术的不断发展和环保理念的不断加深,电子档案和纸质档案的接轨问题成为当今档案管理的新挑战和和方向。电子档案信息的采集对很多外国来华留学生接受院校来说是刚刚起步,其在档案中所占的地位远远不及纸质档案。电子档案信息虽然具备查询便捷、归档方便等优点,但是其必须有强大的技术支持才能保证其管理的稳定性,所以在整理和存放外国留学生档案的过程中,在逐步重视电子档案信息的同时,也应做好纸质档案的管理和存放,以便更有效地进行外国来华留学生档案的管理。 总之,外国来华留学生的档案管理和存放工作是外国来华留学生管理、乃至外事档案管理的重要组成部分,无论是纸质档案还是电子档案,合理地、科学的归档管理是开展留学生管理工作的重要保证。以熟知的外国来华留学生管理工作知识为前提,留学生管理部门和相关档案信息经手部门的相互协作也是外国来华留学生档案科学化的基础。外国留学生档案应坚持纸质档案和电子档案相结合的方式,通过不断地梳理和分析档案从而促进留学生管理工作的进一步发展。 参考文献: 1.教育过国际合作与交流司来华留学生简明统计2008 2.(加)露安娜?杜兰蒂:《如何长期保证电子文件的真实性》,《中国档案》2000(3) 3.李胜军等《在电子档案时代做好高校外事档案管理工作》《兰台世界》2007(3) 4.李立冬:《高校留学生档案工作刍议》,《外国留学生工作研究》2010(2)