资金支付及费用报销流程的规定-AAA

资金支付及费用报销流程的规定-AAA 资金支付及费用报销流程的规定 一、目的 为了规范公司的财务报销流程，根据国家有关财务政策、法规，结合集团公司《费用报销管理办法》和《财务管理办法》的相关规定，本着加强资金管理，提高资金的使用效率，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 。 二、职责、规定 各项费用按统一程序、统一 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、统一审批进行管理。费用的报销审核分为真实性审核和准确性审核，单位负责人(副总)为本单位费用支出审核的第一责任人，对其费用报销的真实性负责，财务部门为费用报销标准审核的第一责任人，对其费用报销的准确性负责。 (1)经公司领导、财务部门审批或审核发现费用报销有弄虚作假的，除不报销该项费用外，按虚报金额的100%处罚部门负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。弄虚作假是指实际发生费用少于审批额度却以审批额度报销的、费用不是本部门发生却以本部门名义报销的、报销票据为虚假或失效票据的、未发生费用开支却填报费用报销单据的等。 (2)经集团财务部内部审计发现开支标准审核不严，对超过规定标准部分，40%处罚财务部审核负责人、60%处罚财务部审核会计;审计发现在费用报销中有弄虚作假的，对多报、重报的金额按虚报金额的100%处罚单位负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。 三、报销依据 报销票据应是合法有效的原始凭证。票据粘贴必须用公司统一印制的报销单，分门别类，一事一填，注明事由，填制事项应准确、真实、完整，所有费用要求在发生后一周内报销。若单据粘贴不合规，或审核程序不完整，或超过报销限时一周以上，且不能提供正当理由，财务部门拒绝报销。 (一)不符合规定的发票是指: 1、开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制; 2、填写项目不齐全; 3、内容不完整; 4、字迹不清楚; 1 5、没有加盖财务印章或发票专用章; 6、伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。 (二)发票基本要素完整性规定:发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人等项目均要按规定要求完整填写;项目不完整一般要开票单位补填;增值税专用发票还应具备纳税人、税务登记号、适用税率、应纳增值税额等内容。经办人索取发票时应认真审核以下内容1名称:XXXXXXX(不得简写)2日期:年、月、日必须清晰。3项目:内容要单列写清楚(不能笼统的写某类商品:如办公用品、机械配件等)，单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。4金额:大、小金额要准确相符，不能作任何涂改或盖章处理。5发票必须有开具发票单位的 印鉴(公章、财务章)及开票人的签章。6发票不许有涂改痕迹，否则视为无效发票。 关于附件清单 在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的，清单、发票附表等资料作为发票付款依据，用以进一步说明付款的必要性、合理性、合法性。对于取得的定额发票必须附清单。如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时，须对方出具有销货方印章的销售清单及收款证明(销货方姓名、电话号码)，并且要由经办人、验收人、分管领导签字同意后视同合法有效凭证办理报销。否则视为无效票据，财务不予报销。 四、报销流程 1、经办人负责按照公司规定填写相关单据，要求字迹清楚，填写完整、准确，原始单据粘贴或夹订整齐; 2、部门负责人负责对该付款事由的业务内容、真实性进行审核; 3、副总经理负责对该付款事由的真实性进行审批 4、财务部负责对该付款单据的合法性、合规性、一致性等进行审核; 5、总经理对所有付款进行审批。 6、出纳对该项付款最终审核后付款。 报销流程操作方法:需事前请示或履行审批手续的，按规定请示和审批;经办人 2 填写报销单，交所在部门负责人审核;财务部会计审核报销标准和金额;业务分管的公司副经理审核或审批;财务负责人审核;公司总经理审批;出纳员核实后付款。 五、付款业务 (一)、借款管理规定 1、出差借款:出差人员凭审批后的《员工出差审批表》按批准额度办理借款，出差返回后5个工作日出差人员的住宿费在规定标准内凭票报销。同性别两人在同一地点出差，须合并住宿，按其中一人标准的120%凭据报销，住宿发票必须写明起止时间(不注明则不予报销)，若超过规定标准，超过部分一律不予报销。员工在集团所属各公司所在地出差，若公司员工宿舍有空位，应住员工宿舍，不能住其它宾馆。出差人员由接待单位接待且未开支住宿费时，不报销住宿费。 3 住宿费标准如下: 特殊地区指北京、上海、天津、广州、海口、福州、杭州、深圳、厦门、青岛、大连、宁波、温州、三亚等沿海城市。 (2)出差伙食补助费 出差伙食补助实行定额包干，当天已报销业务招待费的，不再报销伙食补助费。 伙食补助费标准为:省内、银川市主城区以外每人每天30元，省外每人每天40元，特殊地区每人每天50元。 职工外地出差发生的宴请费，原则上应按本规定业务招待费的规定于出差前申请，特殊情况应按审批权限事先口头请示，回单位后补办手续。 (3)交通费 在标准内据实报销。乘坐火车、汽车、轮船过夜，如未购允许乘坐档次的票，可按实际乘坐票票价的50%发给交通补助。 公司高管出差可乘飞机，其余人员如因特殊情况报经总经理批准，可乘坐飞机，报销时须将事前由公司领导批准乘坐飞机的出差审批表附在机票后, 机票由办公室统一订购。 市内交通费每天15元包干使用，不报出租车费。确因需要乘坐出租车，可酌情报出差地1—2次出租车费，但不再报市内交通包干费。自驾车或接待单位派车的，不报市内交通费和出租车费。乘坐标准如下: 4 4、业务招待费 业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用;宴请客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等费用;赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。 公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制。 以公司名义制作的纪念品，礼品，统一由办公室负责订做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。 公司年末举行对外联谊活动所需费用，或公司举办大型活动的费用由办公室和财务部集中管理、联合控制。 各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。 (1)业务招待费开支应坚持合理、勤俭节约的原则; (2)限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数; (3)严格执行公司制定的宴请标准; (4)必须事先填写招待费审批单，并经批准;如遇特殊原因未事先办理审批手续的，须口头申请，并于次日补办手续。 (5)凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务部有权拒绝报销并向公司总经理反映。 招待费报销必须有明确的事由、一事一报，由经办人凭《招待费事前审批单》、用餐发票、结算单，填制费用报销单，依照报销程序报销。 实际开支超过《招待费事前审批单》审批的金额，需事前报经业务总经理、分管副总同意追加金额，否则财务部门不予报销。 招待费标准为: 5 附表一: 业务招待费事前审批单(样式) 年 月 日 总经理: 接待单位: 申请时间: 分管副总经理: 部门经理: 经办人: 5、办公物资采购 公司物资供应部负责办公设备、设施、大批办公用品的采购;办公室负责招待性烟酒及零星办公用品的采购、发放、保管等工作。 (1)、办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程 ?由物品使用单位提出物品申购报告，部门负责人签字后送办公室负责人审核汇总，总经理审批后交由物资供应部采购。 ?单件商品价格500元以上和一批次采购金额在2000元以上，需由物资采购员提交物资采购询价清单(自制)，清单包含三家以上(含三家)供货商的名称、地址、联系人、联系方式、商品规格、供货价格、交货方式和结算方式等内容，在比质、比价、比服务的基础上，由物资供应部负责人决定供货商。单件价格 6 20000元以上、一批次采购金额在50000元以上，需采用招标采购方式(特殊情况下请示公司总经理同意)。 ?公司办公室文员依据物品申购报告、采购发票，入库实物，填写入库单，登记办公物资台帐。入库单须注明品名、型号、数量、单价、金额，电脑等设备应注明配置标准。 ?办公室文员依据发票、费用报销单、物品申购报告、物资采购询价清单、入库单，交公司办公室负责人审核、主管副总审批、财务经理审批、财务部复审后报销。出纳付款时，按《现金管理条例》规定采用转帐支付方式，支付现金需征得财务部负责人同意。 ?办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。 (2)、办公用品采购流程 ?根据公司各部门对耗材、用纸、用笔、用墨、胶水、记录本等办公用品用量，计划采购周期、采购量，保持适当库存。 ?采购时参照办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程。 ?办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。 办公室文员应每月编制物品领用明细表，财务部复核后分摊费用，车辆每年核定一次定点维修、保养单位。维修申请由驾驶人提出，申请需写明维修项目、维 修预算、维修地点、维修时间，根据车况、以前维修记录，审定维修项目和维修预算。单车1000元以下的维修项目申请由行政部部长审核，单车1000元以上的维修、保养申请需报经常务副总裁审批。维修结束由财务部会同行政部按预算申请进行审核结算费用。其维修费用的报销依据本办法第五条执行。维修更换(遗留)下的旧配件必须如数收回公司，公司行政部应建立废旧器件回收台帐，与财务部共同核实后变价处理。 汽车保险由行政部负责与保险公司协商办理。 (2)、汽车保险费 (3)费用报销 出车银川市区以外时，车辆运行费用(包括过路过桥、停车、洗车、维修保养、加油等)要求一事一报并附有“派车单”。银川市内用车 7 所发生的费用，凭“派车单”一周一报，财务部门实行费用单车核算。超过前述规定的报销时效或因司机过失发生的各项罚款，一律不予报销。 (三)、工薪福利及相关费用支出制度及流程 1、 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 工薪福利支付流程 (人力资源部)将本月经公司总经理审批后的工资支 (1)每月15日由办公室 付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部; (2)总经理提供职工月度奖金分配表; (3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表; (4)按工薪审批程序审批;出纳制表?会计审核?部门经理审核?财务经理复核?副总审批?总经理审批 (5)每月16日由财务部通过银行代发形式支付工资; 2、社会保险及住房公积金支付流程: (1)由办公室(人力资源部)将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理; (2)社会保险金由财务部协助办公室(人力资源部)办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应办公室(人力资源部)专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 4、其他福利费支出由公司办公室(人力资源部)按审批后的支付标准填写报销单?经部门经理签字确认?财务经理进行财务复核?报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 (四)专项支出财务报销制度及流程 1、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 2、软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 8 (1)、 填写购置申请:按公司《资产 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。 (2)、报销标准:相关的合同 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 及批准生效的购置申请。 (3)、结账报销:?资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资 料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);?按资金支出规定审批程序审批;?财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;?若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 、 其他专项支出报销制度及流程 (五) 1、费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。 2、 费用标准:此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 3、 财务报销流程 1(审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2(签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。 3(付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:主管部门经理审核签字?副总确认审核? 财务复核 ?总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付 )若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报款;(4 销手续。 (六)固定资产报销: 1.购置固定资产，必须先有批准的购置计划，控购商品必须经总经办向有关部门办理专项控制证明单才能购买; 2.在当日内购置，经领导批准可借用空白支票在计划范围购置，如能事先知道价格、单位名称及账号者，可办理借款手续，经领导批准，由财务部开支票; 3.固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务才准予报销; 4.固定资产经财务报销后，财务部列入“内部往来成本费用”科目。 (七)流动资产报销: 9 1.采购部门提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后报财务部作出次月定额用款计划; 2.凡购入材料物品，必须填写入库验收单(一式三联，采购、仓库、财务部各一联)后，才予以报销; 3.材料物品领用时，必须填领料单(一式三联，领用人、仓库、财务部); 4.仓库保管员，每月与财务核对账目，发现问题及时找原因更正; 5.年终采购部应对所有存货盘点一次，列出材料清单与财务部核对，并作出盈亏表; 6.采购部门可借支备用金，作为零星购料周转，工程部也可以借支备用金，作为急需采购维修物品用，年终备用金全部交财务部，第二年再借; 7.采购人员经领导批准可借支空白支票(限制一定数额内开支)，必须在三天内到财务报销。如果取得正式发票，可办理报销手续，不再借支空白支票; 8.各项预付款先填借款单，经总经理批准后，按合同要求付款。 报销时间的具体规定 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下: 财务报销:公司财务部每周四为财 务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 本制度解释权归公司财务部。 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。 10 11