高校培训档案资源的数字化管理研究

     高校培训档案资源的数字化管理研究                   内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 摘要：随着信息科技的高速发展，档案管理已经或者必将向数字化管理模式转变。本文以此为基础，结合当前各类高校开展的各种类型社会培训或者继续教育培训工作，就高校培训档案资源管理工作所面临的问题以及相应的优化措施进行分析，致力于服务高校培训档案资源的数字化管理工作信息化建设。关键词：培训档案资源；数字化管理；信息化一、档案资源的数字化管理概述（一）数字化管理概念的厘定及特点数字化管理即通过现代信息技术的方式将现有物质形态转化为数字的形态的过程。有学者称之为“信息化”，或者“互联网智能化”等。一般而言，数字化管理具有以下主要特点：一是具有处理各类档案材料的能力，除了文本以外，还可以采用图像、视频等方式存在；二是具有能处理较大数量的能力，当前档案材料日益丰富，TB、ZB、PB等级别不断扩张，若全部对这类数据进行打印，需要大量的纸张进行处理；三是处理速度快。当前，随着终身教育理念深入人心，人们对知识的追求日益多元化，也直接带动了高校的培训工作。高校培训档案资源是培训工作的重要环节，既有利于提高工作效率，也能很好地展示培训工作的成果。高校培训档案主要存在形式以影音文件、文字档案等为主，如培训教师的授课视频、音频、授课 教案 中职数学基础模块教案 下载北师大版¥1.2次方程的根与系数的关系的教案关于坚持的教案初中数学教案下载电子教案下载 、培训学员的图片和成绩资料等；数量和所占的空间均比较大，涉及到影音文件类的，存储空间都比较大；互联网条件下的培训工作本身就是培训档案材料的数字化过程等。（二）档案资源数字化管理的主要内容笔者认为，作为高校的重要档案材料，培训档案资源的数字化管理需要围绕以下方面展开：基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设以及人才队伍建设。一是推进基础设施建设。主要是指网络系统以及相应的数字化设备的设置与应用，这些设备设施作为信息传输与资源共享的重要基础条件，也是充分发挥档案资料的数字化管理所带来的社会和经济效益。培训档案资源的数字化管理需要与高校其他档案管理一样，需要有良好的基础设施建设。二是标准规范建设。所谓的标准规范实际上是指电子档案的形成、归档以及相关资源查询、存储以及管理等各个过程中，所制定的引导标准与规范。对于高校培训档案资源的数字化档案管理以及网络运行安全的保障而言，相应的标准规范建设更具有重要的现实意义。三是应用系统建设。数字化管理的应用系统建设主要包含有档案信息的搜集、管理以及应用安全等方面，其直接关系到高校培训档案信息化建设的效率与质量，也是高校培训档案信息建设成果的重要展示平台，更加有利于培训学员通过应用系统实现远距离培训。四是档案资源数字化人才建设。档案资源的数字化管理同样需要相关人才队伍的支持，这里的人才队伍建设囊括了档案专人才以及计算机专业人才，高校培训档案人才还需要懂教育教学管理。随着档案数字化管理工作的愈发深入，对于同时兼备信息技术以及档案业务水平的复合型人才需求也会越来越大，这也今后人才队伍建设的重要方向。以湖南省高校为例，湖南省高校普遍实现了办公自动化，基本上都建立了丰富多彩的校园网站，推行了无纸化办公，实现了网上文件的收发；有的还开发了原创的办公系统软件，在系统中实现文档归档、查阅、公示等处理；有的购买并使用业务软件，如教学、教务、财务、科研、图书、资产等管理软件，用于档案资源的数字化管理，有的业务则由上级部门提供了相关软件平台的用户端使用端口，这些信息化举措的推进都表明各个组织对数字化管理取得了极大的进步。二、档案资源数字化管理过程中存在的主要问题（一）对培训档案资源的数字化管理重视程度不够任何一项新技术在普及与推广的过程中，最大的阻碍往往不是技术研发与创新，而是一些传统意识形态的束缚与限制。首先体现在对于数字化建设的“全局性和整体性”的认识不足。笔者以为数字化管理不是某一个过程的管理，而是从档案资源的存储、提取、借阅等全过程的管理，因而应具有完整性的整体规划，而不能简单地重视“提取”忽视“展示”，更不能为了存储而存储。其次档案管理工作作为一项较为传统的职业，不论是企业的管理者还是其他岗位的从业者，在内心深处都产生了较为强大的惯性。当前培训档案资源的数字化对传统档案管理提出了诸多挑战。除此之外，受制于传统管理模式的影响，封闭式的管理形式依旧大行其道，作为档案管理人员或者培训人员不注重去利用现代化的数字技术对档案资源进行管理，这本身也限制了高校培训档案数字化管理进程。（二）档案资源的数字化管理人员素质偏低长期以来，档案管理人员对档案数字化管理的定位不明确，缺乏长远的发展规划和明确的建设目标很多企事业单位都将档案管理这一岗位视为“养老”的工作，所以在从业人员的安排上也会暴露出很多的问题，比如有的高校培训档案管理人员甚至还不能充分完全的使用信息技术，仍停留在纸质文档的管理。在这一岗位上的员工应具备先进的档案管理思维与技能，在意识形态方面也要完全满足新时期的需要。然而从业人员专业数字化管理能力偏低，缺乏自身的信息素质，信息技术在档案管理与文化建设中的应用能力不足，这也是当前较为普遍的问题。同时，也有部分单位的工作环境和福利待遇等问题导致档案管理从业人员工作积极性不足。（三）培训档案数字化管理缺乏规范与统一标准信息化为档案资源管理提供了有效的技术手段和方式，但是作为一种全新的工作模式，培训档案的数字化建设与管理技术含量较高，既有人们重视管理系统的建设，忽视数字化管理最终目标的原因，更有人们对数字化管理缺乏统一的、规范的标准的原因。在日常档案管理过程中，在课程档案的数字化管理过程中，发现管理人员未能完整有效的填写课程标题，因为无法通过系统或者平台进行识别，从而影响到培训课程档案资源的开发利用等。在实际的管理过程中，因为缺乏明确的管理目标以及技术性标准，也使得管理工作的开展过于没有章法，难以满足当前数字化建设的需要，以至于当前很多地方的档案管理工作仍旧是以纸质化的档案管理为主，严重限制了档案的数字化管理进程。（四）培训档案数字化管理中存在的风险性因素和高校其他档案资源一样，培训档案的数字化管理过程本身也是受制于技术手段和方式的，会基于信息技术的变化而存在某些自然的风险性因素，除此之外，在数字化的建设过程中，黑客入侵以及电脑病毒等因素也会威胁到计算机系统中的档案信息，这对于档案资源的保密工作也带来了不小的挑战。不仅如此，档案的存储本身受载体的制约性也较强，所以对于软硬件设备也存在较强的依赖性。当前计算机软件更新日益频繁，一些早期技术条件下所形成的文件，在一些新的软硬件设备上也可能存在无法读取地风险。最后因为电子档案的修改十分的方便，所以在很多时候也难以察觉修改的痕迹，这对于档案资源的安全性也造成了不小的挑战。五、加强档案数字化管理的优化措施分析（一）高度重视，对培训档案资源的数字化管理进行顶层设计，形成统一、规范的标准要形成档案管理的文化离不开全体人员的重视。领导者要对培训档案管理有一个全新的认识，避免出现认为档案管理只是一个“文件归档整理”的工作，只是一个“只有投入无产出”之类的错误思想。还包括档案管理工作者（包括培训人员）的重新定位，这是培训档案资源数字化管理的主体，他们应摒弃“只重业务能力而忽略数字化管理能力”的传统观点，要将数字化管理作为事业，要充分调动档案管理工作者的积极性，设计出适合本单位数字化管理模式。再次，要做好高校培训工作，要从培训工作的本身出发，要便于大多数的课程档案资源展示、利用的角度出发，思考数字化、信息化条件下的课程资源分享。“顶层设计”主要要从思想上认识到培训档案资源的数字化管理的重要意义，认识到培训档案的数字化本身就是培训工作的延续，可以直接影响到培训工作继续开展，实现资源的重复利用。（二）加大技术攻关力度，加强存储媒介的选择与管理，注重培训档案的数字化系统工程的建设离开数字化，互联网条件下的高校培训工作就形同虚设。在新时期的发展背景，需就档案电子化系统工程的建设予以高度的关注，通过相关配套设施的选择以及相应软件的开发应用，来有效地处理档案资源数字化进程中保密与开放、录入与检索等关系。与此同时，还需就档案资源的备份以及安全保障措施予以重视，在面对高频次的查询与共享需求时，也要首先选用双服务器的设备来对相应资源进行双备份；在备份的过程中，需指定专人来对档案文件进行解密备份，做好备份文件的定期安全检测与查消，加强 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的确立与应用，明确管理人员的自身职能；最后便是要做好纸质档案的保存工作，培训档案材料的内容不仅仅只有影音文件，还有许多涉及到学员管理、师资管理等内容，这些需要通过“双套制”的确立，保障电子档案以及纸质档案的安全有效。（三） 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 引领，树立培训档案资源数字化的安全意识与风险防范意识在工作过程中，笔者认为应通过制定相关信息化管理制度，加强和防范因技术手段自身原因出现的风险问题。在档案资源数字化的建设过程中，需提高管理者自身的安全风险防范意识。当然，这也不能完全通过一个档案管理办法就可以解决，需要一个完整的包括办公、技术、信息化等制度体系以保证实施。通过规范的程序操作，才能有效地避免外界因素的干扰与入侵。在出现安全风险的时候，也需要制定有效的制度来予以应对。通过档案信息全方位安保系统的建设，来有效地预防非法的访问以及攻击行为。最后便是要加强杀毒软件的更迭以及操作系统的升级，不断更新系统存在的漏洞，做好涉密档案的物理隔离，以此来进一步保障档案资源的安全与完整。现在市场上比较推荐的如金山毒霸、腾讯御点等基本都能达到这样的效果。（四）注重培训档案管理人员专业素质的提升在互联网条件下，对于培训档案管理人员或者培训人员的自身素质提出了新的要求。一是其不仅要具备更为专业的素质与技术，同时还要兼备计算机操作及信息化管理的能力与素养。为了进一步提高档案管理工作的开展质量，加强复合型人才的培养已经是刻不容缓，档案人员必须不断“充电”，才能跟上时代步伐，只有兼备业务水平及信息技术的复合型人才，才能更好地应对新时期对于档案数字化管理的挑战；二是要注重对培训课程教学的学习与提高。要多参加档案资源的数字化管理相关教育和培训，及时掌握最新的档案资源的数字化管理法律法规和规范，使档案部门的档案管理工作能与时俱进，确保培训工作质量；三是要加强相应操作系统的应用练习，不断进取，努力掌握相关的信息技术，才能在今后的职业生涯中使自己立于不败之地。最后作为档案管理人员也要加强自身的安全意识与安全管理能力，进当前档案资源的数字化建设提供有效地保障。互联网条件下的高校培训工作任重道远，随之而来的就是要不断加强培训档案资源的数字化管理。对于新时期的管理者与从业者而言，如何积极的迎接挑战，如何加快管理模式以及管理意识的升级，这本身也是一项值得关注的重要问题。本文结合笔者从事多年的培训档案资源管理经验以及高校培训工作，围绕互联网条件下如何有效实现培训档案资源数字化管理的价值、路径等展开分析，同时结合当前培训档案管理工作的开展实际，就培训档案资源管理存在的问题以及相应的优化措施加以分析，希望能够为高校培训档案资源数字化管理工作的开展提供有价值的参考。参考文献：[1]张丽珠.浅谈数字化条件下档案管理的新变化[C]//耕耘之道——2010兰台探索.2010.[2]伍庆芝.大数据时代集团档案管理数字化模式的探索与创新[J].环球市场,2018,000（008）:P.48-48.[3]何艳平浅谈信息时代电大系统档案管理中存在的不足与对策[J].教育现代化,2018,5(30):282-284. -全文完-