∙商务会议接待知识∙现代会议频繁，无论是什么行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临以下问题：一、需要做些什么？会议的类型繁多，举行不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集涉及多方面的信息，并制定出旨在完成手头众多工作的
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。二、由谁来筹划会议？在企业内部，每个人在工作中都可能会参与会议的筹划，有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论由谁来负责总体的策划，最终结果，是使筹办的会议顺利完成。1、会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责全面的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。善于与人共事善于注意小节善于解决问题善于与人协商能够管理会议财务事宜熟悉酒店运作能够安排恰倒好处的菜单能够熟练操作电脑能够熟练地与视听服务公司打交道能妥善接待贵宾和外国客人熟知各种礼仪行事果断、执着2、会议筹划者的任务：制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标制定会议议程了解可供使用的场所和设施情况选择或提议合适的场所检查并比较各项设施安排交通事宜协调会务工作人员的活动招收、培训会务人员和广告人员制定可行预算或按既定预算安排有关工作确定各项工作的时间安排视察选定的场所和设施与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）确定印刷公司安排食品、饮料有关事宜讨价还价同会议发言人和各位贵宾进行联系三、主要会议类型：销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行
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彰。年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。四、会议筹划步骤：目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：培训通知教育探讨问题做决策引入新事物或介绍新人员激励开发展示促进与改善解决问题讨论如何赢利赢利五、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：预计下一步召开会议的日期；会议预计需要召开几天；打算在什麽地方召开会议；会议形式或程序是什麽；会议需要多大的场地；以前筹办过这样的会议吗？结果怎么样；将有多少人到会；会议预算费用是多少；与会者对费用开支很在意吗？需要选用什麽级别的酒店和设施；计划选用最高级的房间标准是什麽；制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有哪些？会议需要什麽样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会 者的家属安排一些特别活动吗？这些活动的费用由谁来承担。参考资料：
浙公网安备 33021202002483