工程公司公关文书礼仪规范通用

实用 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 资料/CommonExamples                   SZ-GL-68第PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT2页／共NUMPAGES\*Arabic\*MERGEFORMAT2页工程公司公关文书礼仪 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 通用提示：该管理制度资料可用于集体管理中，为使集体的一切工作和所有员工有章可循，高质高效地完成经营生产任务，最终使其各项工作按规律有序地运转，从而产值最大化。本文档可任意编辑，请在使用前仔细阅读正文。　　工程有限公司公关文书礼仪规范　　（一）公关信函　　主要是指企业之间、企业与公众之间的一些事务性联系的信件，这些信件可以是介绍企业情况，或交流企业信息，或解释企业有关规定，或回复公众来信、投诉，或感谢公众支持、合作，或慰问企业内部公众等等，将企业的信息及时、准确地告知公众，起到沟通、协调和诱导的作用，以更好地发展企业的事业。　　公关信函的写作与一般信函的写作有相似之处，都有约定俗成的惯用格式，它包括书写时的称谓、正文、颂语、署名、日期等，需要大家共同遵守。除此之外，公关信函的写作与一般信函的写作又有不同之处，概括而言，它主要 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现为两个方面：一是公关信函的写作主体是组织，它是组织与组织，或是组织与公众间的一种信函交往，而不是一般的个人与个人间的信函交往。即使公关人员有时需要以个人的身份与公众进行信函往来，也是代表组织在与公众进行沟通，因而公关信函写作，十分重视字里行间所表达的方式使公众对组织有一个正确的认识和建立良好的公共关系；二是公关信函的写作更加注重礼仪规范，这体现在遵循长期以来人们写作信函时形成的固有程式，讲究用词、语气的得体和礼貌，注重人际间情感的交流。这些是我们在写作公关信函时应当格外注意的。　　1、公关信函的一般礼仪规范　　称谓要礼貌得体。称谓是收信人的称呼，称谓的礼仪要求是准确和礼貌。　　"准确"是指称谓要和收信人的身份相符合。如果是写给组织的，可以组织的具体名称或具体工作部门相称，如"XX二十局集团六公司公司XX部"。如果是写给个人的，则可按写信人与收信人间的关系来称谓。对长辈的称胃不宜用于对平辈的称谓，对同事、朋友的称谓不宜用于对领导的称谓。一般来讲，写给长辈的信，可按照辈份来称谓；写给德高望重的领导、着名人士的信，可在其姓后加"老"字，以示尊敬，或在称谓前加"尊敬的"、"敬爱的"等修饰语；写给同事、同行的信，若对方有职称或职务也可称其职称或头衔，这也是一种尊称；如果关系特别密切的，不妨直呼其名，但不宜连姓。过去人们之间通信一般称"同志"，现在较多地使用"先生"、"女士"。总之，信函的称谓要根据写信人和收信人的关系而定。　　"礼貌"，是指要在称谓前或后加修饰词，以表示尊敬。比如对长辈或领导可用"尊敬的"、"敬爱的"等词语；对关系密切的同事、朋友，可用"亲爱的"，但注意对异性不能乱用。　　内容明确，词意恳切恭谦。正文写作的礼仪要求是：第一，主旨明确。第二，表述清晰。第一，语言得体，言辞恳切恭谦。信函写作也是一种运用语言文字的艺术，其礼仪性在语言、语气中得以体现。要根据不同的对象和信函内容来选择不同的语言予以正确表达。介绍组织情况的信函要写得实事求是；交流组织信息的信函要写得准确明了；解释组织有关规定的信函要写得清晰详细；对公众的来信、投诉的回复要写得诚恳亲切。　　结尾写上祝颂语。书信中的祝颂语很多，且大多是旧辞古语，有一定的套规；组织间的祝颂语，多用"此致敬礼"；给长辈的信，可在"敬颂"、"恭祝"后写"长寿"、"安康"；给老师的信，可在"敬祝"、"谨颂"后写"教安"、"讲安"；给平辈、同事的信，可在"此致"、"祝您"后写"敬礼"、"顺利"或"握手"；给晚辈的信，可用"望，向上"、"祝，进步"等勉励之语；给编辑的信，可用"祝您编安"；给病人的信，可用"祝你痊安"等。还可随季节变化，用"春安"、"夏安"、"秋安"、"冬安"。　　署名语中见礼仪。署名的礼仪应讲究谦虚、恭敬。以个人名义通信，署名可直署已名，或在自称之前加上谦词，如"愚"、"敝"、"小"等。名字后面有的还写上其名语，这也是一种礼貌的表现。给上级可用"谨上"、"谨禀"；给平辈可用"谨启"、"手启"；给晚辈可用"字"、"书"、"白"等。　　2、感谢信的礼仪规范　　公关信函中最典型的形式有感谢信、慰问信、公函、便函等。感谢信的礼仪要求有：　　书送感谢信须及时。对于他人的帮助，应铭记于心并及时表示感谢，切不可无动于衷或事过许久才有所反应。　　书写感谢信应选用红色纸张，以充分表达写信人的感激之情和对致信人的颂扬之意。　　张贴感谢信要选择公众集中的地方，公开表示感谢，以显示写信人的诚意和表场好人好事。若与收信人相隔甚远，直接来往不便亦可采用信函邮寄的方式寄给对方。　　感谢信的书写格式一般为：在信的第一行正中用较大较粗的字体醒目地写上"感谢信"三个字；第二行顶格写被感谢者所在单位名称；第三行起空格写正文，写明为何事向何单位（或何人）表示何种谢意。正文要着重写对方对自己组织的支持和帮助的具体事迹，所表现出的高尚品质和精神对表达自己组织的谢意。结尾写"此致敬礼"等祝颂语，并署上单位名称，写信的日期。　　3、慰问信的礼仪规范　　慰问信是企业向有关公众表示抚慰、问侯、鼓励、关切的专用信件。它是企业加强与公众友好关系的又一种很好的方式。慰问信的内容可分两类，一类是对遇到困难、遭受损失的公众表示同情、哀痛和关心，着重鼓励对方战胜灾害的勇气；另一类是对节假日坚持生产的公众或在企业建设过程中做出成绩的公众表示慰问，着重称颂公众所做的贡献。其书写格式与感谢信基本相同，只是在第一行正中的标题当中写明慰问的主要事由，如"XXX公司致员工的春节慰问信"。慰问信的写作礼仪要求，语言用词要热情洋溢，富有感情色彩，使人读来感到亲切。慰问信一般采用邮寄的方式送至慰问对象手中。　　4、公函、便函中的礼仪规范　　函是平行单位或不相属的单位之间洽商工作、询问或答复某种问题时使用的一种专用书信，基本书写格式与书信相同，但更为慎重，一般是企业与组织之间联系工作时的公用信件，不可以以个人名义发函。函可分为便函和公函二种形式。作为正式公文作用的叫公函。公函须编号，拟标题，一般还须打印。便函无须编号和拟标题，也不用打印。函可分去函和复函两种类型。去函是主动向对方商洽工作，提出问题。复函则是回答来函提出的事由。公函的书写格式一般为：第一行正中写标题，如"关于XXXXX的函"；第二行靠右边写函文的编号，如X字[年]XX号；第三行顶格写受函单位；第四行空格起写正文；末属靠右边写署名和日期，最后加盖公章。便函采用书信格式。函的正文部分主要由发文原由和发文要求两部分组成。结束时，去函常用"特此函告"、"请函复"复函用"此复"、"特此函复"等字样。　　公函与便函在行文时应遵循礼仪规范。既不能像下行文那样（下行文是指上级组织要求或答复下属单位如何处置某种事务时所使用的公文）使用权威性的语气语调，如用"此令"、"望遵照办理"等词语：又不必像上行文（上行文是指下级单位向上级组织 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情况或请示对某项工作、问题做出指示的公文）使用谦示词敬语，如用"当否，请批示"、"特此报请核批"等词语，而应采取一种平等但又充分尊重对方的姿态；另外还要熟练掌握一些平行文（平行文是指无隶属关系的组织之间联系工作的一种专用公文）的礼仪用语，　　如用"为荷"、"为盼"、"为感"、"特此函达"、"即请查照"等，根据不同情况而具体地使用。　　（二）公关专用文　　公关专用文是企业为某些特定的内容与公众进行联系的函件及文体，它有着特定的写作格式与要求，如邀请书、请柬、贺词、欢迎词、答谢词以及讣告、悼词等，这些固定的格式及礼仪规范，通常不能随意更改。　　1、邀请书、请柬中的礼仪规范　　邀请书和请柬是社会组织为喜庆活动或特定联欢会，向团体或个人发出的书面邀请。邀请多用于团体，请柬则多用于个人。　　公关邀请和请柬的设计装帧颇为讲究，其风格既可是大方、庄重、淡雅，也可是小巧、精致、浓郁。尤其是封面的设计应漂亮、醒目，其图案装饰、文字书写均应体现出艺术性。　　公关邀请书和请柬的书写应讲究格式的正确和规范。封面书写的基本格式是：居中第一行写明邀请出席的活动名称；第二行正中用较大字体写上"邀请书"或"请柬"；第三行是发出邀请的企业名称。正文书写的格式是：第一行顶格写被邀请单位名称或个人的姓名（姓名后应写上被邀请者的身份，如XXX董事、XXX教授等），第二行空两格起写正文，正文写明被邀请的事由、出席的时间、地点、乘车路线等。有些重要会议和场合对与会者还有一定的礼节要求（如音乐会、舞会或宴会等，有时有对来宾着装的要求），可将其写在注意事项中提请人们注意。正文结束后，宜写"此致敬礼"，并署上邀请单位的名称和日期，为了表示郑重，邀请书和请柬在落款处应加盖企业的公章。　　公关邀请书和请柬的文字排列有横、竖式两种。竖式书写更富于民族传统特色，于港澳台侨胞来说别有一番情意和韵味，横式书写则较为大众化，显得亲切随和。　　公关邀请书和请柬的用语应热情友好，讲究礼貌用语。邀请客人出席，应写上"敬请参加"，"敬请光临"、"敬请莅临指导"等字样；请人讲学或请人做事，应事先征得对方同意后再发请柬，否则，似有"命令"他人之谦。　　公关邀请书和请柬写好后，一般应提前一周至十天寄出，以便让受邀请者事先作好安排。对于一些特殊的重要公众，企业可派专人送交，以表示邀请者的慎重和诚意。　　2、贺词、贺电、贺信中的礼仪规范　　对某些喜庆事件，如企业的纪念日、开业日、取得重大成绩等时，企业都会举行庆祝活动。同样，如若其他有关组织在举办这类活动时，为表示友好，一般可采用写贺词、贺电或贺信的方式进行祝贺。前往当面祝贺时，可采用贺词；若距离太远，不便前往致贺电时，可采用贺信，有时为了快速和表示慎重，则可用贺电。　　庆贺之文，语言要求热情，充分表达祝贺者分享对方喜庆之事的喜悦心情及衷心的祝愿。同时，语句要简练，尤其是贺电，更要以极其精炼的文字表达祝贺的内容和感情。其写作格式为：　　首先在贺文正中写标题"贺词"（祝贺信）；第二行顶格写被祝贺单位的名称；第三行空两格起写正文，写明祝贺的事由、为何事庆贺、为什么要庆贺，尤其要将庆贺的意义写明了，再写上表示祝愿的词语。最后是署名和注明日期。　　贺词、贺电、贺信是一种常用的礼仪表达方式，所以，在撰写这类文稿时，除了要遵循正确的写作格式外，还应注意语言表述上的得体。一方面，要用热情的语言表达出鼓励、希望、褒扬的意思，使对方感到温暖和愉快；另一方面，也要避免滥用溢美之词。　　3、欢迎词、欢送词、答谢词中的礼仪规范　　如今，企业的社际交往日益频繁，企业与组织之间的交流，跨省市的参观学习等经常进行，因而，欢迎、欢送词及答谢词等这类文体也常被企业应用，它们都是企业迎送和集会时为表示隆重和友好而使用的讲话稿。公众到来时企业为表示欢迎致欢迎词；公众离开时企业为表示欢送致欢送词；企业对公众的热情接待表示感谢时致答谢词。　　这些文体的名称虽不相同，但就写作格式而言，则基本相同。一般都是先尊称对方，然后换行，空两格开始正文。正文结束后通常要有一些祝颂语，最后是致词单位名称、日期。由于欢迎词、欢送词、答谢词一般都是在典型的公关社交活动的场合应用的，因而写作这类文体的文稿时，尤其要注意其礼仪性，称呼要用尊称，在其名称、姓名或头衔前加尊称。欢迎词、欢送词、答谢词通常都是双方进行友好交往过程中的所致之词，代表了自己组织的态度，因而讲话中在措词上要特别慎重，既要表示出友好之意，又不能丧失自己的原则立场，若有不宜直接说明的事情，应委婉相告。另外，要尊重对方的风俗习惯，不讲对方忌讳的内容。无论欢迎词、欢送词还是答谢词，篇幅都不宜过长，语言要精炼热情，感情要真挚亲切，切不可虚伪做作或敷衍应酬。　　4、讣告中的礼仪规范　　这类文字的写作有其特殊的礼仪要求：文间行文应充满悲痛的感情色彩；文章的基调应健康积极，既寄托对死者的哀思，又鼓励生者化悲痛为力量；在写法上应按照各类文体各自的格式写作。　　讣告是将某人不幸去世的消息通知死者生前的好友、亲属和有关组织及个人的一种文体。一般用白纸黑字书写或张贴，并用黑框框之。书写的格式为：在第一行正中写"讣告"两个较为醒目的大字。第二行起写正文，正文具体内容主要有：其一，去世者的姓名、身份、职务，去世的原因、地点时间（年、月、日、时、分）及死者的年龄。年长者写享年多少岁，一般写终年多少岁；其二，用评价性的语言简介去世者的生平事迹；其三，写明殡葬的时间与方式，以通知人们参加追悼会或遗体告别仪式等。在讣告的右下角写明"XXX同志治丧委员会"作为署名，并注明日期。　　（三）公关公文　　公关公文是企业处理行政公务的往来文书，它是企业加强管理、沟通信息与联系的一种有效方式。　　根据国务院一九九四年一月一日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中的规定，我国国家行政机关的公文种类主要包括：（一）命令（令）；（二）议案；（三）决定；（四）指示；（五）公告、通告；（六）通知；（七）通报；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）函；（十二）会议纪要。　　1、公关公文的一般礼仪要求　　公关公文的写作，应当遵守相应的礼仪要求。　　首先，要讲究行文的格式。礼仪讲究的是适宜、恰当，往往通过一定的规范、规格、格式、程式等体现出来。注意格式，讲究行文用词的规范性，是对收文单位和收文人的尊重、礼貌的表示。在公关公文的写作中，一篇规范的公关公文，包括文件版头、机密等级、缓急程序、公文编号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期，报送单位等专项，书写时应严格遵守，缺一不可。　　其次，应讲究行文关系。组织与上级组织、平级组织以及下级组织之间的种种隶属关系，在公关公文的写作中都应明确地体现出来。对上级组织应使用上行文礼仪，对平级组织应使用平行文礼仪，对下级组织应使用下行文礼仪，不可错位使用。　　再次，应讲究行文的准确和明确。公关公文是组织处理行政公务的往来文书，具有严肃性、针对性和政策性强的特点，因此，　　行文用词必须准确、明确，任何含糊不清、前后矛盾、冗长杂乱的公文，必然会影响组织的工作，亦有损组织形象。　　为了准确书写公关公文，达到礼仪的要求，公关人员应熟悉和掌握公关公文的规范写作格式。下面以文件为例做一简要介绍。　　写作公文的一般格式是：公文版头、秘密等级及缓急程度、公文编号、标题、受文单位（主送）、正文、附件、发文单位署名（包括印章或主管人签名）、发文日期、抄送抄报单位等。　　公文版头。公文版头是由发文单位全称或规范化简称加"文件"二字组成，用大字印在文件首页上端正中位置，通常都套红。　　秘密等级。秘密等级简称密级，是关于密别的问题。在公文处理中应树立保密观念，来保证国家和组织的机密。密别分绝密、机密和秘密三种，视公文的具体内容而定。密级的标注一般写在标题的左下角，加方括号"[]"，或写在公文版头的左上角或右上角，不加方括号。　　缓急程度。缓急程度是对公文送达和办理的时限要求，使公文处理部门可以按具体情况分别对待。按规定分为特急件、急件、平件三种，标注位置紧靠秘密等级。　　发文编号。发文编号简称"文号"、"字号"，包括公文的机关代号、发文年号和文件顺序三部分，位于版头下方正中右侧。联合行文时，一般只用主办单位的头号。　　标题。公文一般要有标题，标题由签发单位、内容事由和公文名称组成，必须准确，简明地概括全文的主要内容和要求。　　受文单位。受文单位（包括主送和抄送）在公文中叫作主送单位和抄送单位。以报告、请示或执行任务的对象为主送单位；以协助执行任务或需要知道公文内容的单位为抄送单位。主送单位是行文的对象。主送单位在标题下方，正文之前顶格书写，后加冒号。　　正文。正文是公文的主体部分。公文的行文，分上行文、平行文和下行文三种。对上级使用的行文叫上行文，如请示报告；对平级使用的行文叫平行文，如函；对下级使用的行文叫下行文，如通知、批复等。公关公文的正文一般包括开头、主体、结尾三部分。第一部分开头主要是表明发文的目的与依据。如根据国家法律、法规行文；根据事物发展变化的情况行文；根据对方来文行文；根据一定的事由行文等。起头常为"兹为"、"兹因"、"兹介绍"、"据报"、"关于"等词语。第二部分主体是公文内容的中心。若内容较多，可分段并用数字标明条款。文字必须简明扼要、叙事准确、层次分明。切勿冗长紊乱、空洞无物。向上级单位写请示性公文。可先提自己的看法，然后提出要求，请上级单位审批；向平级单位写商洽性公文，要写明请示协助解决的具体问题；向下级单位发布指导性的公文，要写明具体的指导性意见和办法，以利下级贯彻执行。第三部分是结尾，结尾一般用惯用语作结束，如"特此函达"、"特此通知"、"特先联系"、"希参照执行"、"承蒙惠允"、"不胜感激"等词语，正文写在主送单位之后，另起一行开始书写。　　附件。附件是随文发送的附属文件或报表材料，是对正文有关内容的补充或说明。详细内容附在正文后一页。附件的标题、件数写在正文的下一行中，并注明"附件"字样。　　发文单位及印章。发文单位应写在附件（或正文）的右下侧。最后一字不要与正文中各行右边最后来个字排齐，一般以缩回三到四个字为宜。发文单位要写明单位全称，并清晰地、端庄地在年、月、日字样之上加盖单位公章。盖章时要注意齐年盖月。　　发文时间。发文时间应写明年、月、日全称，位置写在发文单位名称下方稍向右错开。　　抄送抄报单位。抄送（抄报）单位是指主送单位之外其他需要了解公文内容的单位，对上级单位用抄报，对同报、下级和不相隶属的单位均用抄送。　　2、通知、通报中的礼仪规范　　通知。通知是公共关系活动使用较多的公文文种。它的主要作用是：传达上级机关的指示，要求下级机关办理或告知下级单位应该知道的事项，批转下级单位的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属的机关的公文。　　按通知的性质和内容分，通知大体可分为发布性通知、转发性通知、批转性通知、指示性通知、知照性通知、会议通知、任免通知和一般性通知。通知的书写格式一般为，第一行正中写明"通知："或"紧急通知"，"会议通知"等字样，第二行起顶格写受文单位名称（知照性通知、会议通知不必写受文单位），接下去换行空两格写正文。正文内容包括在通知的起因和目的、通知事项、执行要求等三部分。其篇幅有长有短，有复杂有简单，应视通知的内容而定。　　会议通知正文部分要求写明会议名称、会议内容、主持单位、开会日期、地点、出席会议的对象等内容。任免通知用于上级单位任免下级单位的负责人，或向下级机关知照有关人员职务任免的决定。一般要写出任免的机关（或会议）、时间和任免人员的姓名、具体职务。　　通报。通报是公关工作中使用频率最高的一种公文文体，它通常被用于表扬好人好事，批评错误的人和事，以及传达重要情况和问题。表扬性通报旨在宣传先进典型，树立榜样，推动工作。通报的写作格式与公函相同，只是标题中应写明是"关于XXXX的通报"。行文时要求写明通报的原因、通报的事迹、总结的经验、表彰决定和提出的要求。批评性通报旨在通过反面典型，提醒人们吸取教训。引以为戒，做好今后的工作，行文时要写明通报原因、通报事情、总结的教训、处分决定和提出的要求等。传达性通报旨在沟通信息， 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 情况，为工作提供参考。行文时要求准确、清晰地写明所要通报的情况，并提出指导性意见。　　由于通知、通报一般为下行文，所以写作时要遵循下行文的礼仪规范。　　一是应充分尊重下级。对下级组织递交的请示、报告等，上级组织应及时处理、给予具体指导意见和信息反馈。漠然置之或拖延多日，都是不礼貌的，也会有误组织的公事。　　二是应注意下行文的用语。行文要庄重严肃，避免使用谦词敬语，以体现下行文的权威性。如下行文的结尾常用"特此批复"、"希即遵照办理"、"望研究执行"、"请认真贯彻执行"等。当然，必要的礼貌用语亦不可少，使用时以合乎双方的层次关系为宜。　　3、报告、请示、批复中的礼仪规范　　报告、请示、批复的写作格式是一致的。第一行正中写标题。如"关于XXXX的报告"、"关于XXXX的请示"、"关于XXXXX的批复"；第二行右端写"X字（年）XX号"；第三行顶写受文单位；第四行写正文，然后是署名和日期。最后一行空两格起写报送单位。　　报告。报告是一种陈述性公文，主要用于向上级汇报、反映情况、陈述问题，答复上级的查询或要求。报告一般需备案。报告标题要写具体，写明单位名称、事由和公文文体。正文一般写两部分内容，一是报告的缘由，二是报告的内容。结尾时常用"特此报告"、"如有不妥，请指正"等字样。报告行文，内容要实事求是，详细明了，用字谦恭简洁。由于报告是向上级单位所做的工作汇报，因此可以同时报送有关领导或部门。　　请示。请示是下级单位向上级单位请求指示和批准时使用的文体。与报告相比，请　　示更为具体，它是一事一报，一文一事。由于请示一般要求上级单位做出答复和指示，因此，若遇多件事需要请示时，则应分别成文，否则，上级单位无法作答。请示的标题同报告一样，一般应祥写，使人读来一目了然。正文中要写清楚所请示问题的背景情况和有关材料，以充分证明请示的合理性和必要性，同时也要明确地提出自己的处理意见，提供领导批复时参考。结尾时通常写上"妥否，请指示"或"以上意见妥否，请批示"等字样。请示由于其具体性、针对性强，因此只送一个主管领导单位审理。　　批复。批复是上级单位答复下级单位请示事项时使用的文体。针对性强，一般是一请示一批复。行文时要求针对所请示的问题明确做出同意与否的答复，也可以提出具体意见，要求下级单位认真执行。批复正文由批复的原由和批复的内容两部分组成。批复的原由一般引述来文的编号、日期、标题、再加上"收悉"等惯用词。批复的内容一般是表明领导的态度、答复的依据等。两者之间用"现批复如下"作为上下文的衔接，最后用"此复"、"特此批复"等字样作为结束语。　　报告、请示和批复中的礼仪规范也是由这三种文体的性质所决定的。报告与请示均属上行文，所以写作时应注意下面一些上行文礼仪规范：1.下级组织一般应按照直接的隶属关系进行请示、报告，无特殊情况，不要越级，以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况必须越级报告时，也应当同时抄报所超过的上级机关。2.请示报告的内容应符合客观实际。所述事情应清晰明了；如有数据应核查准确；应明确表明本组织的意见供上级组织审核参考。不得以任何形式要挟上级，这是礼仪之大忌，也是纪律所不允许的。3.上行文的文字要求郑重朴实、简明扼要、行文中应表现出对上级组织的尊重，注意使用谦词敬语，如结尾时写上"以上各点请审查"、"当否，请批示"、"特此报请核批"、"即请审核批复"等字样。　　批复属下行文，不必讲求词语的恭谦，但仍须注意使用必要的礼貌用语。同时，批复总是针对请示而言的，及时对请示做出批复，不仅是工作的需要，也是一种礼仪规范的具体表现。