财务报销规定及系统操作流程
一、财务报销、借款
1、报销流程:每校区所有支出,由文员填报,校长审核,总经理审批,总部财务审核并付款。分公司支付的各项费用,分公司出纳填报,总经理审批,总部财务审核并付款。
2、借款流程:每个校区根据规模大小,可预支借款1000—2000元,此款用于零时紧急使用。各项开支应及时申报。特殊事项,需借支款项,由分公司经理批准,借款事项完成后,及时报销冲帐。各分公司出纳可借支5000元,用于紧急支付款项。借款审批流程与报销审批流程相同。
3、工作流程:文员(出纳)整理好报销单据,由校长签字后,登录网上报销系统填报,校长登录审核,分公司总经理登录审批,总部付款。月底,出纳到各校区收取单据,或校长将单据带到分公司总部,由出纳登录系统一一核对原始单据及校长签字,然后报给分公司总经理,在单据上补签字(分公司经理,登录系统,查询本月所有网上签出费用并和单据一一核对,并在单据上补签字)。出纳将分公司经理签好的单据整理装订后,报名思总部。总部财务登录系统,一笔笔审核各分公司的单据与网上报销的情况。
二、单据填报规范
(一)、书面填报规范
1、报销单上整体字迹要清楚,不得潦草。
2、报销人必须取得相应的原始票据,且在发票背面有经办人签名,报销人将原始票据粘贴规整后,填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、费用发生日期、报销日期、报销人所属部门、报销内容(事由、用途说明)、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写须相符,且费用报销单表面不得涂抹。
3、报销单上填写报销的内容应清楚,完整,如有支付时间段的费用应注明起止时间段(如:新街口校区房租2011年8月--10月)。报销内容的项目数不得超过序号栏的数目,如超过,应另填一张。(注:购买办公用品必须附有物品详细清单)
4、报销单上的合计金额和大写金额应一致。如金额有错误,须重填。
5、所有的报销单上至少要有两人以上的签字,如费用经办人,报销人、审批人。
6、如报销票据是复印件,须说明原件去向,并将复印件复印清晰,品名、金额不清晰,须重新复印或用原件报销。
7、出纳在付款时须审核每张报销单是否有校区主管及城市负责人签字,核审后盖付讫章,出纳支付任何一笔款项须在报销单上签字。
(二)网上填报规范(网上填报内容必须与书面单据相一致)
1、报销人登录报销系统后选择《日常费用》或《借款预付》进行填报。摘要、用途须填写详细,《费用类型》、《归属部门》双击后选择与其相对应的。《发生日期》为费用的支付日期,点击选择,《发生人》为费用的经办人,双击在人员名单里选择。若此人不在系统里可联系总部财务人员将此人添加到系统中,《发生金额》按报销单实际金额填写。
2、同一张报销单有多个报销项目,根据需求点击增加一个条目,按报销单上的顺序填写报销项目,《增加一个附件》点击可上传表格、文档、图片资料,做为审批人审批报销单的依据,上传附件只能用字母或数字代替文件名,不能用汉字,用汉字则打不开上传的文件。
3、该系统设置为自动提交,填写好单据,点击自动提交,单据会自动传到首签经理处。网上审批流程结束,总部出纳将即时付款。
4、冲销情况的使用,员工借款冲帐,可用到此功能,正常报销不需要此功能。
5、各用户登录报销系统后请在《个人中心》里把个人资料、信息录入完整,以便工作对接
联系,如帐号变更请及时在《个人中心》里修改保存,并通知总部出纳。
三、系统操作流程
(一)、员工申报类
1,打开浏览器输入软件系统地址等待登陆页面出现。
2,输入自己的姓名,和密码(初始密码为:111111)登录。
3,登陆成功后上面有一条横着的菜单是一级菜单,每选择一个一级菜单后都会在显示器的左边显示对应的2级菜单,系统默认的1级菜单为“费用和资金”。
4,可点击一级菜单的“个人中心”-----》个人资料修改密码和维护个人资料。
5,“个人中心”-------》我的单据中查看自己的单据在哪个状态,谁审批了谁没审批,校区文员可在此查看到自己某个区间总共审批了多少钱,可按状态过滤。校区主管也可再次查看总共审批过多少钱。
6,如何借款,在“费用和资金”里选择-------》借款预付点击后按页面下面的提示操作,请注意下面有对应的提示。
7,如何报销,在“费用和资金”里选择-------》日常费用点击后按页面下面的操作提示操作。
(二)、校区主管以上如何审批
1,登陆,用自己的姓名登陆成功后首页面我的秘书会提示您有多少条单据等待处理,直接点击此标题就可进入审批状态,或者点击菜单“我要审批”。
2,多张单据等待审批,先点击某一个单据的单据号,或者勾选某张单据,点击右下角“审批该单据“按钮,进入该单据详细查看。
3,详细查阅单据后最下面有审批输入框,可在审批输入框中输入审批内容,当然也可以不输入点击输入框右边(最下面的右边)“确定审批“按钮,对提示
框再点击确定就完成审批。
4,审批时最下面有审批结果选择,通过或否决,,默认为通过,要否决,请点击,被否决的单据就返回到单据填写人处,单据填写人编辑修改重新填写。
(三)、总部财务人员如何审核,付款。
1,单据城市经理审批完后转入总部审核,总部审核通过后总部付款。
2,审核,先用总部会计登陆,会提示有多少条单据等待您审核,注意审核,审核方式和和审批一样,只是菜单不同,审核通过后的单据可以被统计到。
3,付款,总部出纳帐号登录,有相应的提示,和审核一样,付款后会流程结束。出纳不可否决,只是最后执行确认。
4,统计:点击““费用和资金”选择“统计报表”后再最上面的输入框中选择要统计的一个或多个部门,再选择统计区间(开始时间、结束时间),结束时间不选
择系统自动默认为当天,点击统计按钮就可。
5,对统计出来的费用可以按照自己需求按资金类型,部门,人员等不同纬度任意组合过滤。
备注:1、员工离职:需将登录名及密码提交上来,总部将此用户冻结后方可离职。
2、总部出纳:余少华QQ:495304721 手机:182******** 座机:0551-*******
名思教育财务总部
2011年8月10日
本文档为【财务报销规定及系统操作流程】，请使用软件OFFICE或WPS软件打开。作品中的文字与图均可以修改和编辑，
图片更改请在作品中右键图片并更换，文字修改请直接点击文字进行修改，也可以新增和删除文档中的内容。
该文档来自用户分享，如有侵权行为请发邮件ishare@vip.sina.com联系网站客服，我们会及时删除。
[版权声明] 本站所有资料为用户分享产生，若发现您的权利被侵害，请联系客服邮件isharekefu@iask.cn，我们尽快处理。
本作品所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权，请谨慎使用。
网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽..)目的在于配合国家政策宣传，仅限个人学习分享使用，禁止用于任何广告和商用目的。
浙公网安备 33021202002483