浅析物料移动在SAP环境下的内控要点

浅析物料移动在SAP环境下的内控要点摘要：在SAPERP系统下，财务数据的形成直接集成于仓库等其它部门的系统物料移动。财务部门对原始单据的审核监控，完全有别于传统财务记账系统模式下的管理。因而对SAP环境下的物料移动内部控制产生了新的控制要点。关键词：物料及物料移动；SAP环境；内部控制一、物料及物料移动本文物料特指购订单指向对象。SAP环境下，不仅有形物料，而且外购服务也是通过收货物料移动产生费用，并自动产生财务凭证。而物料在企业内外部之间的移动是本文主要论述对象，因为内部库位之间的物料移动一般不会产生经济后果和影响财务报告信息的会计分录。二、SAP环境指使用SAPERP软件系统的企业三、内部控制企业的内部控制目标，其中一是企业确保将风险控制在与总体目标相适应的，并且企业可承受的范围之内；二是企业内外部之间的信息沟通，尤其是财务报告真实可靠；三是保证经营管理的有效性，提高经营活动的效率效果，并有效降低企业经营目标实现的不确定性。基于上述主要目标，当企业的控制环境发生变化，从传统财务系统记账流程转而使用SAPERP，内控部门重新进行风险评估，取新的控制措施。四、SAP环境下的物料移动主要控制要点1.SAP环境下物料移动管理特点传统模式中，每个部门都是并行着面对财务。只要发生钱财物相关的动作，相关部门即递交审批单据，原始购、物流单据上财务报账或核销，再由财务入账。而在SAP下，诸多模块由各个部门（销售、生产、购、仓库等）所实施的系统操作，都会集成至财务模块，产生会计分录。而强大系统如双刃剑的两面性，高效精深的背后，财务失去直接账务操作，企业的物料监控面临了新的风险和要求。以下几点是容易产生风险并影响企业财务报告准确性的SAP物料移动监控要点。2.SAP物料移动数据时效性的检查在以往传统模式下，财务控制需要账实相符，账单相符。而企业当时的实物收货（仓管员）和财务入账（存货或应付会计）应该是截然分开并且仓库人员必须在 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 时限内将供应商送货单原件，本企业入库单原件送交财务审核入账，生成存货增加和应付账款增加（忽略税收影响）的会计凭证。意味着在物料进入的有限时间内，财务人员得以核对原始单据，生成存货数据。而在SAP环境下，存货数据的变动在存货模块使用部门那里生成。仓库人员在实物到货后，验收并核对供应商送货单及所附收货企业购订单信息，然后通过系统物料移动（MIGO）的收货（101）操作、保存，尽管相应单据财务人员尚未谋面，存货的会计分录已经形成。由此就会产生SAP等ERP环境下的特殊风险：仓库人员收到实物库存后未控照规定期限入账；而很多公司基于无纸化管理的趋势，财务不需要将物料移动生成的收货凭证打印出来，然后要求仓库提交原始单据予以装订。因而一旦仓库人员出于工作懈怠的原因，甚至基于某些人为控制存货数据指标的意图而非正常延迟系统收货，财务部门相当长时期内可能无从发现。从而账实相符的原则受到严重影响。并且企业对内外部出具的财务报告无法确保真实可靠。针对SAP环境下的无纸化凭证的这项风险，企业可以建立收货时效性检查流程。具体步骤及要求为：（1）企业内控部门对原始单据信息填制、取得保管提出要求①所有原始单据显示购订单号。由于物料移动的关键信息是购订单号，所以订单号是原始单据的首要关键信息。其次供应商的送货单原件要清晰显示送货日期，以及与购订单相符的物料代码、品名、计量单、数量等，并随送货单附带购订单，以便仓库收货人员核对无误再选择正确的购订单进行SAP收货操作。送货单及购订单核对无误后仓库收货员开具收货单签字盖章并注明收到日期，一联留存一联返回送货单位。②通常SAP使用单位原始收货单据平时由仓库部门保存。原始单据保管条件、地点、期限，内控应有清晰细致的规定，比如考虑内部审核的便捷高效，规定收货单据的存放排序应以供应商为第一要素，在同一供应商下再以收货日期进行整理。总之前提是单据摆放整齐，易于查找；存放安全，避免毁损；保管期限可达到财务凭证期限要求，等等。3.内部收货时效性审查步骤：①期间选择：控制部门每月中旬开始，通常财务结账、报告期结束后，财务控制人员导出SAP物料移动清单（MB51等），期间选择长短可依据企业规模及数据量。一般为上月末十天至下月初十天。②记录选择：原则为重要性与全面性兼顾。可在购订单收货移动类型记录中先控订单货值排序，从高到低选取若干条记录；接下来完全随机再抽取若干条记录，从而审查样本范围确定。③单据审查：审核人员根据抽查的记录至仓库部门取得原始单据，包括双方签字盖章送货单、收货单等。审核人员将原始单据信息与SAP收货信息进行匹配。④审查要点：收货人员是否在一个工作日完成系统收货；收货单据，购订单，系统操作是否完全相符；系统收货是否跨月甚至跨年。第三点非常重要，月度当中一般规定SAP系统收货在收到第二工作日内完成即可。但如面临月度甚至年度最后一天，无论加班多晚都必须将实际入库的物料录入系统，以保证财务报告数据的真实可靠。4.收货时效性检查的常见问题及解决方法①供应商送货单填制错误或不规范。审核发现单据与系统不符，但确认过后发现供应商随货送货单信息有错未及时更正，或随意涂改后信息模糊难以辨识。该种情况需责成购部门对供应商建立规范，如实际到货时发现错误，应要求送货人员清晰注明正确信息并签署姓名日期。②系统收货日期迟于实物收货日期一个工作日以上但同属一个月份。审核人员应查明属于仓库人员人为原因，还是其他例如SAP系统问题无法操作的原因。并在审查结束后的问题报告中列明真实理由，及审核人员的纠正建议。③系统收货跨期间。这种情况无论背后原因是什么，对企业财务报告真实可靠性影响最大。因而要力争完全杜绝。可能的原因也无非一是人为原因，二是系统原因。预防性措施是对仓库系统操作人员进行充分的流程规则培训，强调问题后果严重性。SAP系统维护人员作好日常维护，确保月末月初系统稳定可靠。改正性措施则是问题一旦发生，如果能在月初账期未关时发现，则立即责成仓库人员用物料移动操作冲回下一期间的收货，重新系统收货在报告期间。5.生产订单发料错误（COGI）预防与纠正SAP使用企业有相当多使用生产订单物料倒扣（Backflash）方式申报物料消耗。其倒扣的对象是生产订单物料清单（BOM）的标准物料及用量。这种方式对于生产及工艺部门提出更高的操作要求：要么每次计划人员都针对可预见的实际创建定制化的生产定单，而不是简单导入标准物料清单，以确保倒扣物料品种数量与实际相符；要么工艺部门根据实际生产的工艺创建年度标准成本修订所建物料清单之外的另一套或几套成品物料清单，以满足生产计划依据实际情况进行勾选的，最贴近实际的生产订单物料清单。而如果SAP使用企业上线时设置了生产订单物料倒扣方式，而又在订单创建时贪图便捷直接导入标准物料清单，导致的后果往往就是生产订单关闭时产生大量的扣料错误记录，生产人员将花费大量的时间逐个清查，主要因素或是物料已被替代，或是物料实际用量小于标准，或是库存实际大于系统数据等等。总之，如果在工艺或计划环节不能投入时间完善物料或订单主数据，那么后道仓库环节就必须加强存货数据准确性的工作。6.特殊物料移动类型审核还有一些占据SAP物料移动记录比重不大，价值相对较小，移动类型使用频度较小的物料移动类型，例如成本中心物料领用、物料代码转换、仓库盘点差异及非正常物料数量调整、供应商寄售原料移库及领用等等。财务控制人员可建立月度监控流程，在系统调取记录后选取货值影响重要的，平时极不常见的，或审批要求特别高的类型或某些记录，要求相关部门提供原始单据，审核其批准签字流程是否完善，实际业务与系统移动类型是否相符，非正常报废等税务对其有特殊申报要求的有无及时就相关信息资料提交税务会计等等。对于物料收货与发票校验没有设置先后顺序依存控制点的SAP使用企业，供应商物料退回有没有使用退货开红票订单，或确保应付往来及发票校验已冲回的前提下再冲回收货，等等。总之，不常用的移动类型操作，流程控制比较薄弱的可能性更大。控制人员更应加强对这部分特殊记录的审核，发现有流程缺陷，及时完善，以达到风险控制防患于未然的目的。五、 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 针对新的武器，必须有新的使用方法。SAP博大精深、千变万化，但各家企业设置再有不同，也离不了集成这个基本特点。现代的财务控制部门不能仅满足于财务一本通的专家，而要熟悉SAP各模块流程逻辑的全才，才能出色发挥监控功能，做个SAP环境下的好警察。