.社区实施绿色办公

社区实施绿色办公方法介绍张丽 为什么要在这里给大家讲绿色办公，目的是要大家在生态建设的实际工作中推行绿色办公。 与创建绿色社区的直接关系，就是用绿色办公的方法整理创建档案，在最基层的办公场所实现节能减排。参考教材：第一本是 参考内容 在第3章第三节社区绿色办公第二本是 以问答的形式介绍与绿色办公相关的政策和知识。 参考内容重点在第28-44题里。 上面两幅卡通图生动形象地请大家将《走向低碳时代》一书翻开到第69页，开始我们的专题讲座： “社区实施绿色办公的方法”第三节社区绿色办公P.69-79分别介绍了： 一、社区网上办公 二、社区办公自动化 三、社区文档电子化一、社区网上办公 P.69-72前半部份从理论上解说了网上办公的概念，后半部份提出了社区网上办公的方法。二、社区办公自动化 P.72-76从四个方面解说了社区办公自动化的理论。三、社区文档电子化 P.76-79列出了有助于实现社区文档电子化的常用方法。 第三点很重要，为整理绿色创建档案指出了新的途径。 接下来就从创建档案的实际出发，给大家介绍文档电子化的整理方法。 随着减少文山会海的工作逐步落实到社区，文档电子化的作用越来越突出。一、首先来讲一下文件归档的意义 创建绿色社区活动是用科学发展观指导城乡社区生态建设的具体体现。 绿色社区、绿色家庭、环保志愿者、社区环保志愿组织、居民环境问卷调查系列档案，是对创建工作情况的记录，是社区生态建设历史的真凭实证，是评估创建工作的第一手参考材料。 它既反映了创建的整体工作， 又为指导、整改、考核、命名绿色社区， 有效组织环保志愿者开展环保公益活动， 建设社区环保志愿组织， 从问卷调查中了解居民对环境的反映， 提供了可靠的备查依据。 创建档案整理的意义主要是将零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合及编目，使各种材料系统起来。二、讲完意义，再介绍一下绿色创建档案整理的发展过程 整理绿色创建档案这项工作，在创建绿色社区活动开展的初期没有引起重视，只是把它当作申报材料及台账检查的一部分内容，随着创建工作的深入开展，逐步认识到系统整理绿色创建档案的重要性，这才开始作为一项独立的工作加以规范。 随着社区生态建设范围的不断扩大，绿色创建档案需要整理的内容也在增多，但是万变不离其宗，基本原则可以归纳为：无纸化、电子化、减量化。 其他工作文档管理也可以触类旁通地加以应用。 电子文档就是这一基本原则的具体体现。 下面就围绕“三化”来讲解电子文档。 （一）首先讲无纸化 我们先来看一下过去的归档方式。 下面图片是常用的归档文件夹这两张图片是比较有特色的绿色家庭归档文件夹这三张图片是在归档的基础上整理出的绿色社区和绿色家庭申报材料 上面这些图片反映了过去归档方法需要大量的纸张，我们在现场考核检查台账时，许多社区都捧着几摞材料到会场来，与节能减排的要求很不相适应。 那么我们提倡的无纸化归档操作方法是什么呢？ 通俗地讲，就是用第二个基本原则：电子化，将这些纸张材料转换为电子文档，经过系统整理就成为电子档案。 这样可以增强创建档案的实用价值，为简约整理、快捷查阅绿色创建档案提供了方便的条件。（二）再来讲电子化 绿色创建档案电子化体现了节约资源的原则，好处是确保创建档案的真实性、完整性、有效性和连续性，同时方便查阅、申报、考核和资源网络化共享。 正是因为电子文件的重要性，中办和国办于2009年联合下发了《电子文件管理暂行办法》。电子文档的来源分类 根据社区居委会目前办公自动化的现有条件，绿色创建电子化档案可以分为： 1、自然生成的文字材料和数码图片， 2、数字化后的往来文件， 3、公务电子邮件。 1、自然生成的Word文本和Excel表格可以直接成为电子文档。下面图片反映的是文本和表格 自然生成的数码照片也可以直接成为电子文档。 下面的图片都是用数码相机现场拍摄的，左边的图片留有时间，是存档的最好说明。 2、具备扫描仪的居委会可以将盖有公章的文件，扫描成图片存入电脑，这样就是电子化后的文件。 图片反映了扫描后的文件，既有文号又有公章，保证了电子文件的真实可靠。下面图片是用数码相机翻拍的文件，也是文档电子化的一种方法。 用数码相机拍摄的图片，最好不要在相机上删选，因为色彩和清晰度都受到一定的限制，而是先下载到电脑中，再挑选有代表性的图片存档。 由于电脑易受病毒攻击，而且办公电脑使用人较多，所以电子档案要注意做好备份，避免文件丢失，无法弥补。 比较好的备份方法是将整理好后的电子文档刻录成光盘。（三）最后讲减量化 绿色创建档案整理减量化的目的是突出主要内容，删除无关材料，因此结合创建绿色社区的归档范围和方法来介绍。归档范围 1、创建绿色社区的有关文件，特别是国家、省、市、区（县）绿色社区考核指标和评选标准。 例如：《关于进一步开展江苏省绿色社区创建活动的 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 》（苏环委〔2006〕17号）和《关于申报2014年度江苏省绿色社区的通知》（苏环办〔2014〕82号）。图片反映的是江苏省环境保护厅网页，相关文件可以在此下载。 2、创建绿色社区的有关证明，如社区区划图、环保局证明、各类奖状。 图片反映环保局证明3、创建的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 。图片反映保存有价值的文件资料4、创建的成效 主要体现在环境质量建设的硬件方面 如垃圾分类、雨污分流 再如居民环境满意度 对社区环境状况意见 参加人数 满意 基本满意 不满意 备注 2227 2205 22 社区对环境工作重视程度 参加人数 重视 较重视 不重视 备注 2227 2201 26 居民意见、建议 社区内的整体环境卫生抓得很好，社区保洁员的工作责任性强，居委负责工作认真，管理工作到位。社区绿化工作很好。社区对环保宣传工作非常重视，活动形式也多种多样，希望继续保持。社区对居民反映的环境问题能够及时解决，在居民中有很好的反响。目前社区内的环境有了较大改观，希望社区能不断提高工作目标，提升创建水平。5、公众参与 如环保志愿者、共建单位 序号 单位名称 负责人 联系电话 1 常熟市广播电视台尚湖管理站 顾建华 52401230 2 常熟市尚湖镇劳动保障所 丁惠弟 52408337 3 常熟市尚湖镇冶塘环境卫生管理所 曹建国 52401199 4 常熟市冶塘卫生院 徐咏梅 52403832 5 常熟市冶塘中学 陈焰烽 524082116、宣传教育 主要体现在环境质量建设的软件方面 如环保宣传栏、环保书籍公众围绕创建开展的重要环保活动归档方法 1、归案是挑选出有查阅和保存价值的文件材料，按文件形成的时间或内容做好归类。 2、一项活动完成，一个会议结束，一个问题解决，应及时将该项工作形成的主要文件材料整理后归档。 3、归档文件材料要注意检查应盖公章的是否盖了，文件没有标题的应加上标题，内容没有标明日期的要标上日期。 4、归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。请大家将书翻到P.176 绿色社区考评指标分解表是归档的重点内容，也是当前创建绿色社区活动的主要依据，今年的申报文件也有附件，所以具体讲一下。 分解表包括申报条件、组织机构、环境质量和宣传教育四部份内容，对应的有分值、要求和评分，请大家认真理解。下面图片就是考评指标分解表这里以第三部份“环境质量”展开讲一下环境质量中基本分是40分，加分是15分 在自评中关键是加分部分，主要是考核区、县（市）环保部门的指导，社区居委会自评基本分，区、县（市）环保部门自评加分，两部份合起来是总得分，如果没有加分，总得分就达不到95分。 这几年不合格的申 报表 企业所得税申报表下载财务会计报表下载斯维尔报表下载外贸周报表下载关联申报表下载 多数问题就出在加分部分，区、县（市）环保部门没有自评加分，居委会只评了基本分，这样的材料评估就不合格。还要注意的是 在“一、申报条件”第5条里，市级绿色社区命名年限改为满2年。 近三年来获得的荣誉，主要是指环境保护方面和省辖市级以上的荣誉。书中P.99是绿色家庭评选条件 也是归档的主要内容，包括三部分内容 一、申报条件 二、环境意识 三、环境行为 需要说明的是：多年来绿色家庭是与绿色社区有机联系在一起创建的，由于2013年在全省规范创建表彰工作中，明确创建绿色家庭不作为一项单独工作开展，所以今后就不再推荐表彰绿色家庭，而是作为创建绿色社区工作中的一部分内容。 这里就不展开讲了。请大家参看P.9-20 社区环保志愿组织也是归档的主要内容。这些材料可以反映绿色社区环保志愿组织建设，以及环保志愿者开展环保公益活动的真实情况。 这部分关键是绿色社区要成立规范的环保志愿组织。规范的环保志愿组织应具备的条件 一是街道办事处备案， 二是社区居委会管理， 三是区、县（市）环保局业务指导。例如：常州市钟楼区永红街道清潭三社区成立的环保志愿组织就很规范（参看P.18） 有了规范的环保志愿组织就可以在社区居民里招募环保志愿者，举办环保公益活动。逐级精编也是减量化的具体方法 绿色创建档案整理在区、市级保留的材料可范围大一些、内容广一点，尽可能多收集原始资料。 申报省级绿色社区时，应该在经过整理的创建档案基础上，对材料进行选择精编。电子目录 电子文档整理好后要编辑目录。 最后来介绍电子化汇编目录。 先请看一下纸张目录汇编的样式那么电子化如何汇编目录呢？ 简单的方法就是在电脑里建立文件夹系统。 先建一个“绿色创建”总文件夹，里面再分“绿色社区”、“社区环保志愿组织”“居民问卷调查”、“绿色家庭”等文件夹，而在“绿色社区”文件夹里可以再按考评指标四部份内容建“申报条件”、“组织机构”、“环境质量”、“宣传教育”文件夹，这已经是三级文件夹了。下面结构图反映的就是三级文件夹 到第四级还可以依据考核指标细化内容，在每一部分下建文件夹，如“环境质量”文件夹下可再建“水环境”、“空气质量”、“噪声管理”、“固体废物处置”、“环境面貌”、“绿色消费”等文件夹。 “水环境”文件夹里还可以再建“材料”和“图片”文件夹。 建好后的文件夹里面再包含若干个文档。 在每个文件夹里都要建立一个目录文档。 文档要根据目录建立文件名。 如此建立起来的文件夹体系既便于查阅，又方便考核。 例如：“水环境”考评指标和要求里有“1）区内河、湖、池水面清洁，没有漂浮物，附市环保局证明”，那么在“水环境”文件夹里建的目录文档就是“一、环保局证明”，对应环保局证明这份文档的文件名就是“环保局证明”。图解举例：方框中的“待定”指的是内容，如果二是雨污分流图片，那么“待定”就是“雨污分流图片” 针对近几年社区环保志愿组织的发展状况，人数多并且活动也多，这部分的电子化可以在“社区环保志愿组织”文件夹下面再建“环保志愿者”、“环保公益活动”子文件夹。 目录一般按每一份文件分别填写，如几份文件的内容完全是针对某一个具体问题的，也可以综合起来填写。 下面图片反映的单份文件，应该作为文档分类归入文件夹。 在总文件夹中要有汇编总目录，在各个子文件夹中要有分目录，总目录要标子文件夹，分目录要注文档。 需要强调的是标注明确非常重要，既方便查找档案，也便于考评。 我们在实际工作中发现，很多社区不注意写清内容，造成很多不必要的麻烦。 例如，一些居委会参加培训报名，不写那个市，那个区，那个县，只写什么社区，电话号码不写区号，造成无法统计，这与目录没有明确标注一样无法使用。 今天给大家讲解了用绿色办公整理创建档案，以后的申报材料、创建总结、现场汇报、问卷调查、档案检查都要用电子文档，带光盘或者U盘到会场用电脑演示及查看。