IBMTstandardizationoffice【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】会议管理办法
制度
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修订版会议管理办法一．目的通过制定本管理办法，保证公司会议管理的制度化。二．适用范围公司各部（含所属公司）。三．内容第一条总则为使公司的会议管理规范化，提高会议的行政决策效率，特制定本管理办法。会议种类(一)公司设立例会制度?1．董事会议（常设）；2．公司常务会议（每月召开一次）；?3．部门工作会议（每月召开一次）；?4.全体员工会议（一年度召开一次）。?(二)公司设立其他的会议制度?1.总裁办公会议；2.工作汇报会；?3.工作协调会；?4.研讨会；5.鉴定、评审、论证会；?6.投资决策（审议）会议。(三)公司会议分为常设会议、定期会议和临时会议。针对不同会议可根据需要制定细则管理。会议管理体制?(一)董事会议由公司总裁办公室统一安排、管理。(二)公司级会议由主办部门统一安排、管理。(三)总裁办在年度计划中提出全年董事常设会议和公司级常设会议
工作计划
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和费用预算指标，经总裁批准后遵照执行；各部门（所属公司）在年度计划中提出全年部门（所属公司）常设会议工作计划和费用预算，经总裁批准后遵照执行。(四)各部门的月度工作计划中应包括当月的会议工作计划。?(五)董事会议的会务工作主要由总裁办承办、其他有关部门协办；其他会议，会务工作主要由主办部门承办，其他有关部门协办。(六)董事会议的资料由总裁办整理、归档；其他会议资料由主办部门整理、归档。会议程序(一)会前准备1.对定期的常设会议，在会前应明确会议议题、议程和出席或列席人员。2.对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：2.1会议名称；2.2会议宗旨；2.3会议议题；2.4会议时间；2.5会议地点；2.6会议议程；2.7会议召集人、主持人；2.8出席/列席人员（名单）。如有必要。报告还须包括以下内容：2.9财务（支出收入）预算；2.10接待工作说明；2.11筹备情况及进展；2.12（可能）存在的问题、解决
方案
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及
要求
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；2.13筹划/备时间进度表。?该报告经总裁批准后方可执行。3.会议通知。主办部门根据会议要素拟订会议通知，并提前发送。因故不能出席会议的人员，应通过电子邮件或传真等书面方式通知主办部门，并做出相应安排。4.会议承办部门及时准备会议场所、会议文件或资料。?必要时要进行会场布置、设备调试。(二)会中服务1.主办部门要安排参会人员会议签到；2.主办部门要安排会议资料的发放；3.主办部门安排做好会议记录。记录方式为要事速记笔录（会议结束时，记录员、会议召集人、主持人、重要发言人应在笔录上签字，以确认笔录内容）；必要时可录音、录像，并妥善保存记录材料；4.对于重要会议,有关设备、设施的维修(护)人员须全程跟进。(三)会后工作1.主办部门负责组织完成会议的善后工作；2.主办部门负责安排整理会议记录,完成会议纪要的拟制；3.有关部门负责拟制、发布会议决议、跟进决议的执行；4.主办部门负责将有关会议资料整理、归档。会议参加1.对于本管理办法包含的各类会议，参会人员需遵照会议通知内容，至少于会议正式开始前5分钟到达会场，按会议要求签到（报到）、就座;2.参会人员需按会议要求准备或领取有关资料;3.会议的重要或主要发言人应按照会议要求准备好发言资料（内容）。如有必要，会议发言文字资料需至少于会议开始前2个工作日提交会议主办部门负责人或会议召集人审核；如需扩充发言内容或增加发言主题，发言人需于会前征得会议主办部门负责人或会议召集人的同意。第六条会议过程控制1.会议主持人负责会议的过程控制和时间控制;2.对于会中提出增加议题的要求需征得会议主持人的同意；3.对于与会议主题无关的发言需征得会议主持人的同意。第七条会议内容的传达和会议决策的执行参会人员需根据工作需要，做好有关内容的记录；会后对有关内容(决策)进行传达(执行)。会议保密参会人员对于需保密的会议内容有保密的义务。第九条附则1.本管理办法经总裁办公会议讨论通过并经总裁批准后实施;2.本管理办法视实施情况,经总裁批准后可以修改;3.本管理办法未尽事宜,按公司有关规定执行;4.本管理办法的解释权归总裁办公室。
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