公司行文管理办法PAGE1行文管理办法1、目的规范公司和各部门文档的管理。2、范围适用于公司各部门。3、职责3.1综合管理部负责公司名义的文件收发管理。3.2各部门/项目负责本部门/项目的文件收发管理。4、行文种类4.1部门行文：以部门名义起草的业务往来文件，如部门报告、部门请示、部门工作往来函、会议纪要等，各服务中心对外行文，格式参考公司行文规定。4.2公司行文：以公司名义起草的文件，如工作
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
、报告、请示、函、申请、会议纪要、通报、通告、
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
、任命、传真、指示、批复等。公文格式公司所有发文统一格式，详见“发文模板”。文件要求6.1文件印制用纸一律使用国家标准用纸A4型（297mm×210mm）；标题统一使用黑体加粗体字并居中；正文和主送单位用仿宋4号；左右边距为2.8cm；如果正文恰好占满全文，落款必须另起一页的，必须在另页白纸上注明“此页无正文”字样。6.2发文字号6.2.1包括机关字号、年号、顺序号。年号用全称、顺序号用阿拉伯数码标注，不加“第”字。文号统一使用3号仿宋体字居中。6.2.2以公司名义行文的文号统一采取“司发〔xxxx年〕xx号”，编号由综合管理部统一管理。xxx”，如附件较多，还须编上附件序号1.2.3.，末尾不使用任何符号。6.4日期一般应写发文日期，会议通过的文件（会议记录、会议纪要）等要写会议通过的日期，重要文件要写签发的日期。6.5盖章公司红头文件在落款处不署公司名称，只标识成文时间；盖章应在公文打印校对后进行，盖章文件的份数应与印发的份数保持一致，盖章位置“骑年盖月”之称。6.6公文根据实际情况可对格式适当调整，原则上采用部门及公司行文两种模板，参考附件，但对模板不进行表单记录编号，以行文编号按要求记录保存。7、行文程序7.1公司级行文公司所有对外发文由综合管理部统一审核、发布，总经理审批，对外发文存复印件，送原件。7.2部门/项目级行文经办部门/项目以内部联络函拟写、校对，经部门经理审批。原件和电子文档交经办部门/项目资料管理员存档。如需要抄送其他部门需要报总经理按审批权限审批。7.3打印公司级发文文件由综合管理部统一打印，部门/项目发文由各部门/项目自行负责，字符校对差错（含错别字、标点符号）率不得超过5‰，非正式文件可用废纸打印，但作废文件须标注“作废”字样，或者标记“X”以便识别文件的有效性。7.4复印字迹清楚、页面整洁、无错位、无偏斜等。发送范围在2份（含2份）以上和页数超过4张（含4张）时可以采取双面复印，外送文件除外。7.5对外行文需要盖章时，采取印章申请使用时审核，不在正文中保留签核记录。8、收、发文要求8.1所有外来文件需综合管理部填写《文件处理记录表》，确定传阅范围，公司总经理批示处理意见，处理完毕后综合管理部存档。8.2凡公司文件发送必须登记在《发文登记表》内，登记时应填写清楚：日期、发文编号、收文单位、事由；必要时应要求收文单位签字确认。9、文件的更改9.1文件如需更改时，按文件审批程序须重新报批。10、文件的存档9.2部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作。11、电子文档的管理11.1综合管理部负责公司资料文档的电脑储存及管理工作，各部门/项目须指定专人负责本部门/项目各类文档的电脑储存及管理工作。11.2电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，并指定专人保管，管理情况须在《文件资料存储清单》备注栏中注明。11.3电子文档须妥善保存，如需删除，须报部门/项目经理批准。11.4如以电子文档形式传送的文件，存档时须将有审批意见的邮件封面及文档内容打印备份。如文件内容为质量记录，须保持原质量记录表格的格式。12、文件的保密12.1以下文件需严格保密：公司质量管理体系文件、公司办公会会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故
分析
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报告、重要
合同
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、薪金福利
制度
关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载
等。12.2保密文件以电子文档形式传送需加密码。12.3有权阅读保密文件的公司员工需对保密文件负有相关责任，如有泄密，追究当事人行政责任。13、文件的公示13.1所有文件按其要求公示一段时间后收回存档，未明确说明公示时间，按公示期5天执行。14、记录KJWY/WI/4.2.3-02-F2《文件处理记录表》KJWY/WI/4.2.3-02-F1《文件登记表》KJWY/WI/4.2.3-01-F1《发文登记簿》KJWY/WI/4.2.3-01-F2《报告审批单》
浙公网安备 33021202002483